Inleiding
Achter alles wat je in RentVisie doet, staat één bedrijfsrecord: de naam en het nummer van je bedrijf, de tijdzone en taal ervan, voor hoeveel voertuigen en gebruikers je account is bedoeld, en welk plan en welke betaalde extra's je hebt. Je ziet het op het scherm Bedrijf (Company), dat je opent via Beheer → Bedrijfsgegevens (Admin → Company details). Bovenaan staat Bedrijf, gevolgd door je bedrijfsnaam, met je bedrijfsnummer erna tussen haakjes. Daarnaast staat de lijst Medewerkers (Employees), en onderaan een regel die aangeeft of Self-service toestaan (Allow self service) aanstaat.
Het grootste deel van dit record wordt bij het openen van je account ingesteld door RentVisie-support, en alleen zij kunnen het wijzigen. Deze pagina legt uit wat elk onderdeel doet, waar je het in je dagelijkse werk merkt, en wat je moet vragen als er iets moet veranderen.
Je komt hier terecht wanneer:
- Een collega vraagt waarom de uitgiftetijden in klant-e-mails een uur afwijken.
- Je bedrijf van naam is veranderd en je wilt dat elk scherm en document dat volgt.
- Je op het punt staat een reeks nieuwe voertuigen of collega's toe te voegen en je je afvraagt of je account dat toestaat.
- Een scherm je Upgrade vereist (Upgrade required) meldt of voorstelt om je pakket te upgraden.
- Je wilt weten op welk plan je zit voordat je met RentVisie over prijzen praat.
Begrippen op dit scherm
| Het scherm of deze pagina zegt | Het betekent |
|---|---|
| Bedrijf | Je account bij RentVisie als geheel, niet één handelsnaam. Handelsnamen heten vestigingen. |
| Bedrijfsnummer (Company number) | Het nummer tussen haakjes achter je bedrijfsnaam. RentVisie gebruikt het om je account te herkennen. |
| Plan | Het pakket dat je bij RentVisie hebt gekocht, zoals Starter, Standard of Professional |
| Betaalde add-on | Een extra, zoals Gebruikersrollen & rechten (User roles & rights), die RentVisie voor je account aanzet |
Gebruik deze pagina om je account te begrijpen en te controleren. Om te wijzigen wat op je documenten staat, ga je naar Zet je logo, bedrijfsgegevens en voorwaarden op je documenten.
Zo werkt het
Configuratie
Er is hier niets voor jou om in te stellen. De bedrijfsnaam, tijdzone, taal, voertuig- en gebruikerslimieten, plan en betaalde add-ons worden allemaal door RentVisie-support ingevoerd, op een scherm dat alleen zij kunnen openen. Wil je iets daarvan wijzigen, neem dan contact op met RentVisie-support en geef je bedrijfsnummer door.
Voordat je begint: Beheer → Bedrijfsgegevens staat alleen in het menu voor een bedrijfsbeheerder. Zie je het niet, vraag dan een collega die dat wel is. Zelfs een bedrijfsbeheerder kan het bedrijfsrecord alleen bekijken: de naam, tijdzone, taal, limieten, het plan en Self-service toestaan worden allemaal door RentVisie-support gewijzigd.
Het bedrijfsrecord gebruiken
- Open Beheer in het hoofdmenu en klik op Bedrijfsgegevens. Het scherm Bedrijf opent.
- Controleer je bedrijfsnaam en -nummer. De regel onder de kop luidt bijvoorbeeld Bedrijf Jansen Verhuur (412). Schrijf het nummer op: het is de snelste manier voor RentVisie-support om je account te vinden.
- Bekijk de lijst Medewerkers rechts. Hier voeg je collega's accounts toe, blokkeer je ze en verwijder je ze. Hoe dat werkt, staat op Voeg een medewerker toe en stel diens rechten in. Tel de rijen als je je gebruikerslimiet controleert (zie Goed om te weten).
- Controleer Self-service toestaan onderaan het scherm. Dit toont Ja (Yes) of Nee (No) en je kunt het hier niet wijzigen. Staat er Ja, dan draagt de app online gemaakte boekingen met een automatische uitgiftetijd zelf over op dat moment, zonder iemand aan de balie. Staat er Nee, dan gebeurt dat nooit en dragen je medewerkers elk voertuig zelf over. Nieuwe accounts beginnen met Nee. Zie Stel sleutelkluis-overdracht in voor de overdracht zelf.
- Wil je iets wijzigen dat je hier ziet, neem dan contact op met RentVisie-support.
Goed om te weten
De tijdzone van je bedrijf. De app gebruikt deze voor vier dingen:
- het tellen van de huururen bij het berekenen van een prijs
- bepalen of een last-minute deal is begonnen (zie Stel een last-minute deal in)
- het schrijven van uitgifte- en innametijden in automatische klant-e-mails (zie Stel de e-mails in die de app zelf verstuurt)
- het lezen van de tijden op boekingen die uit een spreadsheet zijn geïmporteerd
Een verkeerde tijdzone uit zich in tijden die steeds een of meer uren afwijken.
De taal van je bedrijf. Dit is de taal waarin je je eigen teksten schrijft: voertuigomschrijvingen, veelgestelde vragen, websiteteksten. Een websitebezoeker die om die taal vraagt, ziet je teksten zoals geschreven; een bezoeker in een andere taal ziet je vertalingen. Zie Vertaal je websiteteksten naar andere talen.
Nieuwe collega's erven beide. Elk nieuw medewerkersaccount begint met de taal en tijdzone van het bedrijf. Daarna heeft iedereen zijn eigen Taal (Language) en Tijdzone (Time zone) op diens bewerkformulier, dus het later wijzigen van de bedrijfsinstellingen verandert niets aan bestaande accounts.
Je bedrijf hernoemen. De bedrijfsnaam op dit scherm is de naam van je account bij RentVisie. Het is niet wat klanten zien. Je documenten, e-mails en briefpapier gebruiken de naam van de vestiging (branch), die je zelf kunt wijzigen: zie Zet je logo, bedrijfsgegevens en voorwaarden op je documenten. Is je juridische bedrijfsnaam veranderd, wijzig dan zelf de vestigingsnaam en vraag RentVisie-support om het account te hernoemen.
Voertuig- en gebruikerslimieten. Je account heeft een voertuiglimiet en een gebruikerslimiet die bij je plan passen. Een nieuw account begint met 100 voertuigen en 5 gebruikers. De app houdt je niet tegen als je over een van beide gaat: je kunt nog steeds het volgende voertuig of de volgende collega toevoegen. RentVisie houdt een overzicht bij van accounts die over hun limiet gaan.
- Alleen voertuigen met Actief (Active) aangezet tellen mee voor de voertuiglimiet.
- Elk medewerkersaccount telt mee voor de gebruikerslimiet, ook geblokkeerde en inactieve. Alleen het verwijderen van een account verlaagt het aantal.
Jansen Verhuur heeft bijvoorbeeld een limiet van 100 voertuigen en 5 gebruikers. Met 100 actieve voertuigen blijft het binnen de limiet; voeg er nog een actieve bestelwagen aan toe en het staat op 101, één erover. Hetzelfde bedrijf heeft 6 medewerkersaccounts, waarvan er één is geblokkeerd voor een collega die is vertrokken. Het bedrijf blijft één over de gebruikerslimiet, omdat het geblokkeerde account meetelt. Het verwijderen van dat account brengt het terug naar 5, precies op de limiet, wat is toegestaan.
Je plan en de status ervan. Je account zit op één plan: Starter, Standard, Professional, Premium, Enterprise, Custom, Trial of Temp. Het heeft een begin- en einddatum en een status van Actief (Active), Verlopen (Expired) of Opgeschort (Suspended). Niets hiervan wordt ergens getoond dat je kunt openen. Vraag RentVisie-support op welk plan je zit en wanneer het afloopt.
Betaalde add-ons. RentVisie houdt per plan een lijst met extra's bij, zoals Peppol, KeyCafe, Planbord (Planning board), Onderhoudsplanner (Maintenance planner), RDW-integratie (RDW integration) en Gebruikersrollen & rechten (User roles & rights). Gebruikersrollen & rechten is de enige waarvan je het effect kunt zien:
| Gebruikersrollen & rechten | Wat je ziet |
|---|---|
| Op je plan | Het bewerkformulier van elke medewerker heeft een veld Beveiligingsprofiel (Security profile), en de app controleert ieders rechten voordat die een prijs wijzigt of korting geeft |
| Niet op je plan | Er is geen veld Beveiligingsprofiel, en elke collega mag prijzen wijzigen en korting geven |
De andere add-ons worden op je plan vastgelegd, maar de schermen waar ze bij horen openen hetzelfde, of ze er nu wel of niet op staan.
Het scherm Upgrade vereist. Dit is een klein venster met een slotje, met de kop Upgrade vereist, dat meldt Geen toegang tot deze functie (No access to this feature), Deze functie is niet ingeschakeld op je plan. (This feature isn't enabled on your plan.) en Neem contact op met RentVisie-support voor hulp. (Please contact RentVisie support to assist.) Het heeft één knop, Sluiten (Close). Sluiten verandert niets. Het is alleen een melding: om de functie te krijgen, neem je contact op met RentVisie-support. Los daarvan draagt het scherm Dashboards altijd de regel Upgrade je pakket voor meer dashboards. (Upgrade your package for more dashboards.) onder de titel; die verschijnt voor elk plan en betekent niet dat er iets geblokkeerd is.
Wat je hierna doet: kwam je hier om te wijzigen wat klanten zien, ga dan naar Zet je logo, bedrijfsgegevens en voorwaarden op je documenten. Kwam je om collega's toe te voegen of te verwijderen, ga dan naar Voeg een medewerker toe en stel diens rechten in. Voor een nieuwe handelsnaam, zie Stel je vestigingen in; voor je standaard boekingstijden en wagenpark-instellingen, zie operationele instellingen.
Veelgestelde vragen
Waarom kan elke collega korting geven, terwijl ik limieten heb ingesteld op diens beveiligingsprofiel? Die limieten worden alleen gecontroleerd als Gebruikersrollen & rechten op je plan staat. Zonder deze add-on laat de app iedereen prijzen wijzigen en korting geven, wat diens profiel ook zegt. Vraag RentVisie-support om de add-on toe te voegen. Zie Voeg een medewerker toe en stel diens rechten in voor het instellen van de rechten zodra deze aanstaat.
Waarom wijken de uitgifte- en innametijden in klant-e-mails een uur af? De tijdzone van het bedrijf staat waarschijnlijk verkeerd. Vraag RentVisie-support dit te controleren. Klopt de tijd alleen niet bij één collega, controleer dan diens eigen Tijdzone op het bewerkformulier onder Beheer → Bedrijfsgegevens.
Waarom is er geen veld Beveiligingsprofiel als ik een collega bewerk? Dat veld verschijnt alleen als Gebruikersrollen & rechten op je plan staat. Vraag RentVisie-support.
Waarom ziet een collega die kort geleden is begonnen de app in een andere taal dan de rest van ons? Elk nieuw account begint in de bedrijfstaal, maar ieders Taal kan op het bewerkformulier worden gewijzigd. Open Beheer → Bedrijfsgegevens, klik op het bewerkpictogram bij diens rij in Medewerkers, en stel Taal in.
We hebben onze bedrijfsnaam gewijzigd. Waarom tonen onze facturen nog de oude? Facturen gebruiken de vestigingsnaam, niet de bedrijfsnaam. Wijzig die op de vestiging: zie Zet je logo, bedrijfsgegevens en voorwaarden op je documenten. Al gemaakte documenten behouden de oude naam.
Waarom kan ik Self-service toestaan, de bedrijfsnaam of de tijdzone niet wijzigen? Die staan voor iedereen in je bedrijf op alleen-lezen. RentVisie-support wijzigt ze.
Waarom liet de app me een zesde collega toevoegen terwijl ons plan vijf gebruikers heeft? De limieten worden niet door de app gehandhaafd. Je account zit simpelweg over zijn limiet, en RentVisie kan dat zien. Verwijder accounts die je niet meer nodig hebt, of vraag RentVisie-support naar een groter plan.
Ik zag een venster Upgrade vereist. Wat doe ik? Klik op Sluiten en neem contact op met RentVisie-support, en meld op welk scherm je was. Het venster wijzigt of verwijdert niets.
Boekingen → Abonnement (Bookings → Subscription) — is dat mijn RentVisie-abonnement? Nee. Dat menu-item toont de langdurige verhuren (leases) van je klanten. Zie Factureer en verleng een lopende lease. Je eigen RentVisie-plan wordt niet in de app getoond.
Waar zie ik mijn plan, de prijs ervan of de einddatum? Nergens in de app. Vraag RentVisie-support.