Een betaling van een klant vastleggen

Inleiding

De knop Betalingen (Payments) bovenin een boeking opent een scherm met de titel Boekingsbetalingen (Booking payments), met daaronder het nummer en de naam van de klant, een rij knoppen, de betalingen die al op de boeking zijn vastgelegd, en een lijst met kaartautorisaties.

Bedrijfsbeheerders hebben ook de tegel Betalingen onder Financieel (Financials), met elke betaling van het bedrijf — de route voor geld dat niet aan één boeking is gekoppeld.

Je gebruikt dit wanneer:

• een klant de borg aan de balie betaalt voordat hij wegrijdt
• een klant de huur contant of met kaart betaalt bij het terugbrengen van het voertuig
• een bankoverschrijving binnenkomt voor een boeking en je wilt dat de boeking die als betaald toont
• een klant een factuur betaalt die niet bij één boeking hoort

Begrippen op deze schermen

De methodenamen staan exact zoals hieronder:

Elke manier om een betaling vast te leggen

Gebruik de knop Betalingen van de boeking voor alles wat op een boeking is betaald. Gebruik de tegel Betalingen alleen voor geld zonder boeking.

Zo werkt het

Configuratie

Eén bedrijfsbrede instelling bepaalt welke betaalmethode al is ingevuld op Nieuwe betaling.

1. Open in het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings), klik dan op de tegel Financieel (Financial). Het scherm heeft de titel Financiële instellingen (Financial settings).
2. Zet Standaard betaalmethode (Default payment method) op de methode die de meeste klanten aan de balie gebruiken. Hij begint op DebitCard.
3. Druk op Opslaan. Dit geldt voor de volgende betaling die je begint. Al vastgelegde betalingen houden hun methode.

De twee knoppen met (handmatig) negeren deze instelling en beginnen altijd op DebitCard.

Voordat je begint: een betaling op een boeking vastleggen werkt met een gewoon medewerkersaccount. Het menu Financieel, de tegel Betalingen en Financiële instellingen vereisen een bedrijfsbeheerdersaccount. De boeking moet al een klant hebben; heeft hij er geen, dan antwoordt elke betaalknop met "Wijs eerst een klant toe." ("Please assign a customer first.")

De betaalschermen gebruiken

Op de boeking

1. Open in het hoofdmenu Boekingen (Bookings), dan Overzicht (Overview), en open de boeking.
2. Klik op Betalingen bovenin de boeking. Het scherm Boekingsbetalingen opent.
3. Kies een van drie knoppen:

Bij Nieuwe betaling. Er opent een venster met drie genummerde onderdelen.

1. Zet onder 1. Borg of huur? (Deposit or Rent?) Betaalmethode (Payment type) op Borg of Verhuur. Dit begint op Borg, met Bedrag (Amount) al ingevuld met alles wat nog openstaat: huur plus borg.
2. Controleer onder 2. Betaalbedrag? (Payment amount?) Bedrag, en wijzig het naar wat de klant daadwerkelijk betaalt. Het omzetten van Betaalmethode naar Verhuur wijzigt het bedrag niet — laat je het zo, dan wordt de borg vastgelegd als betaalde huur.
3. Onder 3. Betaalwijze? (Payment method?) staan twee afbeeldingstegels zonder tekst. De linker, een kaartterminal, staat beschreven in Kaart- en onlinebetalingen. Klik op de rechter (die krijgt een groene rand), en kies dan Betaalwijze eronder. Op die tegel klikken zet de methode terug op DebitCard, klik hem dus eerst.
4. Klik op Betaling registreren (Register payment). De betaling wordt opgeslagen, gedateerd op nu, en het venster sluit. Annuleren (Cancel) sluit het zonder iets vast te leggen.

Bij Nieuwe betaling (handmatig) of Borg (handmatig). Er opent een venster met de titel Betaling bewerken (Edit Payment).

1. Zet Betaaldatum (Payment date) als het geld op een andere dag binnenkwam. Hij begint op nu.
2. Betaalmethode staat al vast door de knop die je indrukte. Je kunt hem nog wijzigen.
3. Controleer Bedrag. De links eronder, elk gevolgd door het bedrag dat nog openstaat, kopiëren dat bedrag erin: Borg + huur (Deposit + Rent) en Borg voor een borg, Huur (Rent) voor huur.
4. Kies de Betaalwijze. Betaalreferentie (Payment reference, een bonnummer) en Externe referentie (External reference, een banktransactienummer) zijn optioneel.
5. Klik op Opslaan. Annuleren gooit de betaling weg.

De betaling verschijnt op Boekingsbetalingen en de betaalde totalen van de boeking worden meteen bijgewerkt.

Om een betaling te corrigeren, klik op de rij ervan. Het venster Betaling bewerken opent met Bedrag en Betaalwijze vergrendeld. Je kunt nog Betaaldatum, Betaalmethode en beide referenties wijzigen, en klik dan op Opslaan.

Vanuit de tegel Betalingen

Deze route vereist een bedrijfsbeheerdersaccount.

1. Open in het hoofdmenu Financieel en klik op de tegel Betalingen. Het scherm heeft de titel Betalingsoverzicht (Payment overview).
2. Klik op Nieuwe betaling. Er opent een venster met de titel Betaling (Payment), met Betaalmethode al op Factuur.
3. Vul de velden in. Welke verschijnen hangt af van Betaalmethode:

1. Kies eerst Klant: de lijsten Boeking en Factuur tonen alleen de gegevens van die klant.
2. Klik op Opslaan. Annuleren sluit het venster zonder iets vast te leggen.

Na Opslaan staan Bedrag, Betaaldatum, Betaalwijze, Klant en Boeking vast.

Goed om te weten

Borg of huur bepaalt waar het geld meetelt. Een betaling van Borg telt op bij de betaalde borg van de boeking; elke andere telt op bij de betaalde huur.

Een uitgewerkt voorbeeld. Een bestelwagen is geboekt voor € 480 inclusief btw, met een borg van € 250. Er is nog niets betaald.

Nieuwe betaling met ongewijzigd Betaling registreren had alle € 730 vastgelegd als Borg.

Een betaling op een factuur blijft alleen buiten de boekingscijfers. Een betaling van Factuur of Overig heeft geen boeking. Hij wijzigt geen betaalde totalen van een boeking, geen saldo op Openstaande saldi, en markeert de factuur niet als betaald.

Wat de klant ontvangt. Een betaling boven nul op een boeking stuurt de mail betaling-ontvangen of borg-ontvangen, als dat voor je bedrijf is ingeschakeld. Factuur- en overige betalingen sturen niets.

Wat je hierna doet: heeft de klant nog geld open staan, zie dan Betaalverzoeken om een betaallink te sturen; wil je in plaats van geld aannemen een kaart vasthouden voor de borg, zie Borg en pre-autorisatie.

Veelgestelde vragen

Waarom toont de boeking het hele bedrag als betaalde borg? De betaling is vastgelegd met Betaalmethode op Borg, waar Nieuwe betaling mee begint, en dat telt het volledige bedrag als borg. Klik op de rij van de betaling op Boekingsbetalingen, zet Betaalmethode op Verhuur en klik op Opslaan. Moet het bedrag worden gesplitst tussen huur en borg, zie Borg en pre-autorisatie.

Hoe corrigeer ik een betaling met het verkeerde bedrag of de verkeerde methode? Geen van beide kan worden gewijzigd nadat is opgeslagen. Een bedrijfsbeheerder kan de betaling aanvinken op Betalingsoverzicht, hem verwijderen met de rode prullenbakknop, en jij legt hem opnieuw vast. Dat werkt alleen zolang de betaling nog niet bij je boekhoudpakket is aangekomen. Lees eerst Betaalproblemen voor wat het verwijderen van een betaling doet.

Waarom ziet een factuur er nog onbetaald uit nadat ik er een betaling tegen opsloeg? Een betaling van het type Factuur is alleen ter referentie aan de factuur gekoppeld. Leg geld op een boeking in plaats daarvan vast met de knop Betalingen van de boeking. Hoe je controleert of een factuur is betaald, staat in Een factuur versturen.

Waarom staat er geen knop Betaling registreren op Nieuwe betaling? Hij is verborgen wanneer Betaalwijze op Batch staat, en wanneer de tegel kaartterminal is gekozen. Klik op de rechtertegel en kies een andere methode.

Waarom verscheen "Niet geldig" (Not valid) na Betaling registreren? Bedrag, Betaalmethode of Betaalwijze is leeg gelaten. Vul het in en klik opnieuw op Betaling registreren.

Waarom blijft de lijst Boeking leeg op het venster Betaling? Er is nog geen Klant gekozen, of die klant heeft geen boekingen. Kies eerst de klant.

Waarom verschijnt "De boeking is niet gekoppeld aan de gekozen klant." (Booking is not linked to selected customer.)? De klant is gewijzigd nadat de boeking was gekozen. Kies de boeking opnieuw uit de lijst, die nu de boekingen van de nieuwe klant toont.

Waarom verschijnt "Vul in" (Please fill in) onder Betaalmethode op het venster Betaling? Er staat nog een boeking ingevuld terwijl de methode Factuur of Overig is. Zet de methode op Borg of Verhuur, maak Boeking leeg, en zet de methode dan terug.

Waarom verschijnt "Bedrag mag niet nul zijn." (Amount cannot be nul.)? Bedrag staat op 0 op het venster Betaling. Vul het ontvangen bedrag in. De spelfout in het Engels ("nul" in plaats van "null") is die van de app zelf.

Waarom verschijnt "Wijs eerst een klant toe." (Please assign a customer first.)? De boeking heeft geen klant. Voeg er één toe op de boeking, en druk dan opnieuw op Betalingen.

Waarom kan ik de tegel Betalingen niet vinden? Het menu Financieel vereist een bedrijfsbeheerdersaccount. Leg de betaling vast op de boeking, of vraag je beheerder.

Waarom is de cel SyncID rood op Betalingsoverzicht, en wat doen Resync en Mark synced? Ze tonen of een betaling bij je boekhoudpakket is aangekomen. Zie Boekhoudkoppeling.

Gerelateerde pagina's:

• Wat een klant nog moet controleren en een betaling aannemen, voor geld dat nog openstaat op gefactureerde boekingen.
• Kaart- en onlinebetalingen, voor de kaartterminal.
• Terugbetalingen, wanneer de klant te veel heeft betaald.
• Betalingen in bulk importeren, voor een bankoverschrijving die meerdere facturen dekt.