Inleiding
Worden auto's verkocht, aan het eind van een lease teruggegeven of afgeschreven, dan moeten ze niet meer boekbaar zijn zonder hun geschiedenis kwijt te raken. De knop Defleet boven de lijst Voertuigen (Vehicles) doet dit voor meerdere voertuigen tegelijk. Je vinkt de voertuigen aan en drukt op Defleet, waarna een pop-up met de kop Defleet vehicles opent. Bovenaan staat een regel uitleg, één vak Defleet date (all vehicles), en dan één regel per voertuig met een eigen Defleet date. Voertuigen waarvan de aanschafgegevens zijn vastgelegd krijgen ook een Sale price en een Sale date. Defleet en Cancel sluiten hem.
Je komt hier wanneer:
- een partij auto's naar de dealer is gegaan en niet meer in beschikbaarheidszoekopdrachten mag verschijnen;
- een leasemaatschappij aan het eind van het contract haar bussen heeft opgehaald;
- de boekhouder de verkoopprijs en verkoopdatum vastgelegd wil hebben en de maandelijkse afschrijvingen gestopt moeten worden;
- een voertuig na een ongeluk is afgeschreven en niet meer terugkomt.
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Defleet | Een voertuig uit je wagenpark halen: het uitzetten en, waar vastgelegd, als verkocht markeren |
| Defleet date | De dag waarop het voertuig het wagenpark verlaat. Hij wordt opgeslagen als de datum Active to van het voertuig |
| Unit | Het interne wagenparknummer van het voertuig |
| Financial record | De aanschaf- en afschrijvingsgegevens van het voertuig op Asset financial overview |
Elke manier om een voertuig eruit te halen
| Route | Waar | Wat je moet weten |
|---|---|---|
| Defleet | Boven de lijst Voertuigen | Meerdere voertuigen tegelijk. Zet ze uit, legt verkoopprijs en -datum vast, stopt de afschrijvingen. Controleert hun boekingen niet |
| Actief uitvinken | Op het record van één voertuig | Eén voertuig. Controleert eerst zijn toekomstige boekingen; zie Een voertuig aan je wagenpark toevoegen |
| Is verkocht aanvinken | Op de aanschafgegevens van het voertuig | Stopt alleen de afschrijvingen. Het voertuig blijft boekbaar; zie Leg de aanschafprijs en afschrijving van een voertuig vast |
| Het verwijdericoon | Aan het eind van een rij in de lijst Voertuigen | Verwijdert het voertuig en zijn geschiedenis voorgoed. Niet bedoeld voor verkochte voertuigen |
Gebruik Defleet wanneer een voertuig definitief vertrekt en je zijn boekingen, schades, kosten en afschrijvingen ter referentie wilt bewaren.
Zo werkt het
Configuratie
Er is niets in te stellen. De pop-up vult zichzelf vanuit de voertuigen die je aanvinkte en hun aanschafgegevens.
Voordat je begint: alleen een bedrijfsbeheerder ziet de knop Defleet en kan de pop-up gebruiken. Verplaats de toekomstige boekingen van elk voertuig eerst naar een ander voertuig, want defleeten haalt het voertuig er niet af — zie de eerste vraag hieronder. Om een verkoopprijs vast te leggen heeft het voertuig aanschafgegevens nodig op Asset financial overview; zie Leg de aanschafprijs en afschrijving van een voertuig vast.
De pop-up Defleet gebruiken
Klik in het hoofdmenu op Assets. Een pagina met tegels opent; klik op de tegel Assets. Het scherm heeft de kop Assets; zorg dat het tabblad Voertuigen (Vehicles) is geselecteerd.
-
Vink de voertuigen aan die je eruit haalt, met het selectievakje aan het begin van elke rij. Filter de lijst eerst als ze zo makkelijker te vinden zijn. Het vakje in de kop selecteert de hele pagina, waarna de app aanbiedt elke rij in de lijst te selecteren.
-
Klik op Defleet, de oranje knop met een min-teken boven de lijst, naast RDW-import (RDW Import). Is er niets aangevinkt, dan krijg je Select one or more vehicles to defleet. en opent er niets.
-
Stel Defleet date (all vehicles) in. Hij begint bij vandaag. Wijzig je hem, dan wordt de nieuwe datum op elke regel eronder gezet, waarbij een datum die je al op een regel had gewijzigd wordt vervangen.
-
Controleer elke regel. Elke regel toont het kenteken, dan Unit, het interne nummer, en active to met de huidige datum Active to van het voertuig. Daarna:
Veld Begint als Wat het doet Wat het accepteert Defleet date De datum uit stap 3 De dag waarop dit voertuig vertrekt. Wijzig hem voor een voertuig dat op een andere dag vertrekt Een datum. Verplicht Sale price De verkoopprijs die al op zijn aanschafgegevens staat, of 0 Waarvoor het voertuig is verkocht. Alleen getoond als het voertuig aanschafgegevens heeft Bedragen met decimalen, niet onder 0 Sale date De verkoopdatum die al op zijn aanschafgegevens staat, of leeg Wanneer het is verkocht. Alleen getoond als het voertuig aanschafgegevens heeft Een datum Een voertuig zonder aanschafgegevens toont No financial record — only deactivated. in plaats van de twee verkoopvakken.
-
Klik onderaan de pop-up op Defleet. Er is geen bevestigingsvraag. Heeft een regel geen datum, dan zegt de app Every vehicle needs a defleet date.; een verkoopprijs onder nul geeft A sale price cannot be negative. Corrigeer de regel en druk opnieuw op Defleet.
De pop-up sluit en de lijst toont de voertuigen met is active uitgezet. Er verandert niets totdat je op Defleet drukt: Cancel sluit de pop-up en laat elk voertuig zoals het was. De voertuigen worden allemaal samen gewijzigd, of geen enkele.
Goed om te weten
Wat er met elk voertuig gebeurt.
| Voertuig met aanschafgegevens | Voertuig zonder | |
|---|---|---|
| Active | Uitgezet | Uitgezet |
| Active to | Gezet op de defleet-datum | Gezet op de defleet-datum |
| Depreciation active | Uitgezet, dus geen afschrijvingen meer | — |
| Is sold, Sale price | Aangevinkt en opgeslagen als je een verkoopprijs boven 0 invulde | — |
| Sale date | De datum die je invulde; vulde je wel een prijs maar geen datum in, dan de defleet-datum | — |
Een uitgewerkt voorbeeld. Op 31 oktober defleet je drie bussen. AB-123-C is verkocht voor € 14.500 en je laat zijn Sale date leeg. DE-456-F wacht op een koper, dus zijn prijs blijft 0. GH-789-J heeft geen aanschafgegevens en vertrekt op 15 november, dus je wijzigt de datum op zijn regel. Na Defleet staan alle drie uit. AB-123-C is op 31 oktober als verkocht voor € 14.500 gemarkeerd. DE-456-F wordt niet meer afgeschreven maar is niet als verkocht gemarkeerd. GH-789-J heeft Active to 15 november en verder verandert er niets.
Vertrekken gebeurt nu, wat de datum ook is. De defleet-datum wordt vastgelegd, maar het voertuig wordt uitgezet op het moment dat je op Defleet drukt, ook als de datum in de toekomst ligt. Een inactief voertuig telt niet meer mee voor beschikbaarheid, dus het wordt meteen niet meer aangeboden voor nieuwe boekingen.
De geschiedenis blijft. Boekingen, schades, inspecties, onderhoud, kosten en de al gemaakte afschrijvingen blijven allemaal bij het voertuig. Inactieve voertuigen blijven op de lijst Voertuigen staan, met is active uit; gebruik het filter in die kolom om ze te tonen of te verbergen.
Om het ongedaan te maken open je het voertuig vanuit de lijst, vink je Active aan, zet je een datum in de toekomst bij Active to op het tabblad Financieel (Financial), en druk je op Save. Open daarna zijn aanschafgegevens op Asset financial overview, vink Depreciation active weer aan, vink Is sold uit als het was aangevinkt, en druk op Save; de volgende dagelijkse run haalt de gemiste afschrijvingen in.
Wat je hierna doet. Controleer de boekingen van de voertuigen die je defleet hebt en verplaats eerst eventuele toekomstige — zie Het voertuig of de klasse van een boeking wijzigen. Laat je boekhouder daarna weten dat de verkoopprijzen zijn ingevoerd.
Veelgestelde vragen
Waarom tonen toekomstige boekingen nog een voertuig dat ik heb gedefleet? Defleet kijkt niet naar boekingen. Anders dan Actief uitvinken op het voertuigrecord, haalt het het voertuig niet van zijn toekomstige boekingen en waarschuwt het je er niet voor, dus die klanten staan nog geboekt op een auto die je niet meer hebt. Vind ze op de Scheduler en verplaats ze stuk voor stuk, zie Het voertuig of de klasse van een boeking wijzigen.
Waarom zijn de datums die ik op losse regels wijzigde allemaal terug naar één datum? Je wijzigde daarna Defleet date (all vehicles). Die zet zijn datum op elke regel. Stel eerst de algemene datum in en wijzig dan de regels die afwijken.
Waarom is er geen vak Sale price bij een van de voertuigen? Dat voertuig heeft geen aanschafgegevens vastgelegd; de regel zegt No financial record — only deactivated. Het wordt wel uitgezet. Om vast te leggen waarvoor het is verkocht, maak je zijn aanschafgegevens aan via Ongekoppelde assets (Unlinked assets) op Asset financial overview, vink je Is sold aan en vul je Sale price en Sale date in; zie Leg de aanschafprijs en afschrijving van een voertuig vast.
Waarom is een voertuig na het defleeten niet als verkocht gemarkeerd? Zijn Sale price bleef op 0 staan. Zonder prijs stopt de app de afschrijvingen maar vinkt hij Is sold niet aan. Open zijn aanschafgegevens, vink Is sold aan, vul de prijs en datum in, en druk op Save.
Waarom zie ik de knop Defleet niet? Hij wordt alleen aan een bedrijfsbeheerder getoond. Vraag er een de voertuigen te defleeten, of vink zelf Actief uit op elk voertuigrecord.
Waarom opent er niets als ik op Defleet klik? Er was geen voertuig aangevinkt; de app zegt Select one or more vehicles to defleet. Vink eerst minstens één rij aan. Op een rij klikken opent het voertuigrecord in plaats van aan te vinken, dus gebruik het selectievakje zelf.
Kan ik een gedefleet voertuig terugbrengen? Ja. Vink Actief op zijn record weer aan en sla op, en zet dan zijn afschrijvingen weer aan — de stappen staan onder Goed om te weten. Boekingen die je intussen naar andere voertuigen hebt verplaatst, blijven staan waar je ze hebt gezet.
Gerelateerde pagina's:
- Een voertuig aan je wagenpark toevoegen — de voertuiglijst, en één voertuig uitzetten met de boekingscontrole
- Leg de aanschafprijs en afschrijving van een voertuig vast — verkoopprijs, verkoopdatum en de afschrijvingen
- Het voertuig of de klasse van een boeking wijzigen — boekingen verplaatsen van een voertuig dat is vertrokken
- Een beschikbaar voertuig zoeken — waarom een inactief voertuig niet meer wordt aangeboden