Inleiding
Een extra is alles wat een klant bovenop het voertuig kan nemen: een kinderzitje, een navigatiesysteem, sneeuwkettingen, een extra bestuurder. Hem aanmaken is maar de helft van het werk. Een extra doet niets totdat je zegt waar hij wordt aangeboden, en hij bereikt een klant pas als iemand hem op een boeking zet, of de klant hem aanvinkt op je website.
Er zijn vier plekken die bepalen wie een extra ziet:
- De extra zelf, op het scherm met de titel Extra: of hij op je website verschijnt, in welke volgorde, voor welke huurlengtes, en met welk icoon.
- Elke voertuigklasse, op het scherm met de titel Extra-opties koppelen (Link optional options): welke klassen hem aanbieden, en op welke klassen hij aan elke boeking wordt toegevoegd zonder te vragen.
- De instellingenset van de klasse, die bepaalt of de tegel Opties (Optionals) überhaupt op een boeking verschijnt.
- De boeking, waar de balie hem toevoegt of verwijdert met de tegel Opties.
Er is geen aparte lijst per locatie. Elke voertuigklasse hoort bij één vestiging, dus een extra koppelen aan de klassen van je vestiging Utrecht is hoe je hem alleen in Utrecht aanbiedt.
Je komt hier als:
- Je hebt tien kinderzitjes gekocht en wilt dat klanten ze online kunnen boeken.
- Sneeuwkettingen moeten alleen worden aangeboden bij winterhuur van een paar dagen of meer.
- Een klant aan de balie vraagt om een tweede kinderzitje op een boeking die al bestaat.
- Een extra is in één keer op elke klasse aangeboden en moet nu van een paar klassen af.
Begrippen op deze schermen
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Extra-optie, Opties, Extra, andere opties (Optional option, Optionals, Extra, other options) | Een extra. De app gebruikt alle vier namen voor hetzelfde ding |
| Voertuigklasse (Asset group) | Een voertuigklasse, zoals Compact of Bestelbus 12m3 |
| Web | De online boekingswebsite van je bedrijf |
Verzekering en kilometerpakketten worden op dezelfde manier aan klassen gekoppeld, maar hebben hun eigen knoppen en pagina's: zie De verzekering instellen die een klant kan kiezen en Extra kilometers verkopen aan een klant.
Zo werkt het
Configuratie
Voordat je begint: alles in dit onderdeel vereist een account Bedrijfsbeheerder (company administrator). De tegels Productontwerp (Product design) en Instellingen (Settings) zijn voor niemand anders toegankelijk. Een extra toevoegen aan een boeking, verderop, werkt voor elk medewerkersaccount. De prijzen, de categorie en max selecteerbaar staan uitgelegd in De drie soorten extra; laat Speciale optie (Option special) op General staan tenzij Speciale soorten extra's anders zegt.
1. Open de extra. Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Productontwerp, dan de tegel Extra-opties (Optional options). Het scherm heet Opties (Optionals) en toont elke extra met zijn is ingeschakeld voor web (is enabled for web) en Volgorde op web (Web order). Klik op Nieuw (New), of klik op een rij (of het potlood-icoon aan het einde ervan) om een bestaande te openen. Het scherm met de titel Extra opent, met twee tabbladen: Extra-optie (Optional option) en Vertaling (Translation).
2. Bepaal of hij online verschijnt. Deze velden staan in de linkerkolom van het tabblad Extra-optie:
| Veld | Begint als | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| is ingeschakeld voor web (is enabled for web) | Ja | Toont de extra op je website voor elke klasse waaraan hij gekoppeld is | Ja of Nee |
| Volgorde op web (Web order) | 0 | De positie in de lijst van de website. Lagere getallen komen eerst; extra's met hetzelfde getal worden op goedkoopste eerst gesorteerd | Alleen hele getallen |
| Aangepaste webdagen toepassen (Apply custom web days) | Nee | Verschijnt alleen als is ingeschakeld voor web op Ja staat. Zet aan om de extra te beperken tot bepaalde huurlengtes | Ja of Nee |
| Aangepaste webdagen min (Custom web days min) | 0 | De kortste huurperiode, in dagen, die de extra krijgt. Verschijnt alleen zodra Aangepaste webdagen toepassen op Ja staat | Alleen hele getallen |
| Aangepaste webdagen max (Custom web days max) | 999999 | De langste huurperiode, in dagen, die de extra krijgt | Alleen hele getallen |
Een nieuwe extra begint aan voor de website. Koppel hem aan een klasse en klanten kunnen hem meteen online boeken, stel dus eerst de prijs in.
Beide grenzen tellen: met een minimum van 3 en een maximum van 14 krijgen zowel een huurperiode van 3 als van 14 dagen de extra; een huurperiode van 2 of 15 dagen niet. De grenzen gelden op de website en bij automatisch toevoegen (stap 5). Ze houden baliemedewerkers niet tegen om de extra handmatig toe te voegen.
3. Upload een icoon. Onderaan de rechterkolom staat een afbeeldingsveld met een uploadknop. Kies een afbeeldingsbestand; het wordt met de extra naar je website gestuurd. Upload een nieuwe om het te vervangen.
4. Koppel hem in één keer aan elke klasse, maar alleen als je dat echt bedoelt. Het eerste veld, Koppelen aan alle voertuigklassen (Link to all asset groups), begint op Nee. Zet het op Ja en klik op Opslaan (Save), en de extra wordt gekoppeld aan elke voertuigklasse die je bedrijf op dat moment heeft, op elke vestiging. Nogmaals opslaan doet geen kwaad; klassen die hem al hebben, worden overgeslagen. Lees Een extra intrekken die naar elke klasse ging onder Goed om te weten voordat je dit gebruikt.
Klik op Opslaan. De app controleert of Naam (Name) is ingevuld, of een prijstype is gekozen en of max selecteerbaar groter is dan 0, en toont een melding onder elk veld dat niet klopt. Annuleren (Cancel) sluit het scherm zonder op te slaan.
5. Koppel hem aan één klasse. Klik vanuit Productontwerp op de tegel Voertuigklassen (Asset groups), en open de klasse met het potlood-icoon op zijn rij. Open het tabblad Opties (Options) en klik op Andere opties koppelen (Link other options). Het scherm met de titel Extra-opties koppelen (Link optional options) toont elke extra die je bedrijf heeft, met twee vinkjes per rij:
| Kolom | Vink aan om | Wat er gebeurt |
|---|---|---|
| isSelected | De extra aan te bieden op deze klasse | Medewerkers kunnen hem toevoegen aan boekingen voor deze klasse, en de website toont hem als hij is ingeschakeld voor web |
| isCharged | Hem automatisch toe te voegen aan elke nieuwe boeking van deze klasse | Werkt alleen samen met isSelected |
Elk vinkje wordt opgeslagen op het moment dat je het zet. Opslaan en Annuleren onderaan sluiten alleen het scherm; Annuleren maakt een vinkje niet ongedaan. Vink isSelected uit om een extra niet langer op deze klasse aan te bieden. De koppeling wordt meteen verwijderd.
6. Laat de tegel Opties verschijnen op boekingen. De tegel verschijnt alleen op boekingen van een klasse waarvan de instellingenset Opties (Optional) heeft aangezet, en een nieuwe instellingenset begint ermee uit. Open vanuit het hoofdmenu Beheer, dan Instellingen, dan de tegel Asset-instellingen (Asset Settings), en open het tabblad Voertuigklasse-instellingen (Asset Groups Settings). Klik op de set die genoemd wordt in het veld Voertuigklasse-instellingen (Asset group settings) van de klasse, zet Opties op Ja en klik op Opslaan. Is er geen schakelaar Opties op die set, dan is hij voor je bedrijf uitgeschakeld; vraag het de RentVisie-support.
De tegel Opties gebruiken op een boeking
Open eerst de boeking: open vanuit het hoofdmenu Boekingen (Bookings) en klik op de rij van de boeking. Onder de boekingsgegevens staat een rij tegels: Verzekeringen (Insurances), Kilometerpakketten (Mileage packages), Opties (Optionals) en Bestuurders (Drivers).
- Klik op Opties. Er opent een venster met de titel Overig (Other), met elke extra die aan de voertuigklasse van deze boeking is gekoppeld.
- Vink is geselecteerd (is selected) aan op elke extra die de klant wil. Vink uit wat hij niet meer wil.
- Typ het aantal dat hij wil in Aantal (Quantity), bijvoorbeeld 2 voor twee kinderzitjes.
- Klik op Opslaan (Save). Het venster sluit en het boekingstotaal wordt opnieuw berekend.
Sluiten (Close) verlaat zonder iets te wijzigen. Er wordt niets opgeslagen tot je op Opslaan klikt, en Opslaan vervangt de hele lijst: wat aangevinkt is, blijft op de boeking staan, wat niet aangevinkt is, gaat eraf.
Hetzelfde venster opent vanuit een offerte; zie Een offerte versturen en opvolgen.
Goed om te weten
Een uitgewerkt voorbeeld
Je vestiging Utrecht verhuurt Compact-auto's. Je maakt Kinderzitje aan voor € 6,00 per dag, laat is ingeschakeld voor web op Ja staan, en vinkt op de klasse Compact in Utrecht alleen isSelected aan. Je maakt ook Sneeuwkettingen aan voor € 25,00 per huurperiode met Aangepaste webdagen toepassen aan, minimum 3, maximum 14, en koppelt ze ook aan Compact.
Een klant boekt online een Compact voor 5 dagen. Beide extra's verschijnen op de website; 5 valt tussen 3 en 14. Hij vinkt twee kinderzitjes aan. Aan de balie toont het venster Overig Kinderzitje met BasePrice 6,00 en TotalPrice 30,00. TotalPrice geldt voor één zitje voor de hele huurperiode. Met Aantal 2 wordt de boeking 2 × 5 × € 6,00 = € 60,00 in rekening gebracht.
Een online boeking van 2 dagen van dezelfde auto toont het kinderzitje maar niet de sneeuwkettingen. Medewerkers kunnen de sneeuwkettingen er nog steeds aan toevoegen via Opties.
Waar de prijs vandaan komt
Het venster prijst elke extra vanuit de prijslijst van de boeking, en valt terug op de prijs die op de extra zelf is getypt. Zodra een extra op een boeking staat, behoudt hij de prijs waarmee hij is toegevoegd. De prijs later op de extra wijzigen verandert niets aan bestaande boekingen. Zie De drie soorten extra.
Wat automatisch wordt toegevoegd, en wanneer
Extra's die op isCharged zijn aangevinkt op een klasse, worden toegevoegd zodra een boeking voor die klasse wordt aangemaakt, voor de hele huurperiode, met inachtneming van de huurlengtegrenzen uit stap 2. isCharged later aanvinken voegt de extra niet toe aan boekingen die al bestaan; voeg hem daar handmatig aan toe met Opties. Wat een nieuwe boeking standaard krijgt, staat uitgelegd in Een boeking aanmaken.
Een extra intrekken die naar elke klasse ging
Koppelen aan alle voertuigklassen werkt eenmalig, op het moment dat je opslaat. Het is geen levende instelling:
- Hem terugzetten op Nee verwijdert niets. De extra blijft gekoppeld aan elke klasse.
- Een klasse die daarna wordt aangemaakt, krijgt de extra niet. Op het scherm Extra-opties koppelen van die klasse koppelt de knop Vooraf gedefinieerde opties selecteren (Select predefined options) boven de tabel elke extra die is gemarkeerd met Koppelen aan alle voertuigklassen.
- Er is geen knop die een extra van alle klassen tegelijk verwijdert. Open elke klasse, klik op Andere opties koppelen en vink isSelected uit.
Zet om hem in te trekken eerst Koppelen aan alle voertuigklassen op Nee en sla op, vink hem daarna klasse voor klasse uit. Doe het in die volgorde, want Vooraf gedefinieerde opties selecteren zet elke extra die nog op Ja staat, terug.
Wat je hierna doet
Stel daarna de prijs van de extra in op je prijslijst, zodat de website en de balie het juiste bedrag gebruiken: zie Een prijslijst instellen. Maak vervolgens een korte testboeking van een gekoppelde klasse en controleer of de extra wordt getoond in het venster Overig.
Veelgestelde vragen
Waarom is een extra van een boeking verdwenen nadat iemand op Opslaan klikte in het venster Overig? Opslaan vervangt de hele lijst met wat is aangevinkt. Het venster toont alleen extra's die aan de klasse van de boeking zijn gekoppeld. Is de extra na toevoeging aan de boeking van de klasse ontkoppeld, dan staat hij niet meer in de lijst, en verwijdert Opslaan hem van de boeking. Koppel hem opnieuw aan de klasse (stap 5), en voeg hem daarna toe met Opties.
Waarom staat een gloednieuwe extra al op de website? is ingeschakeld voor web begint op Ja. Zodra de extra aan een klasse gekoppeld is, toont de website hem. Zet hem op het scherm Extra op Nee totdat de prijs klopt.
Waarom staat er geen tegel Opties op de boeking? De instellingenset van de klasse heeft Opties uitgeschakeld. Zet hem aan zoals in stap 6, of vraag een bedrijfsbeheerder.
Waarom ontbreekt de extra in het venster Overig? Hij is niet gekoppeld aan de voertuigklasse van deze boeking. Controleer isSelected op het scherm Extra-opties koppelen van de klasse (stap 5). Is de boeking verplaatst naar een andere klasse, dan staan alleen extra's die aan de nieuwe klasse gekoppeld zijn in de lijst; zie Het voertuig of de klasse van een boeking wijzigen.
Waarom deed isCharged aanvinken niets? isCharged werkt alleen op een rij waar isSelected ook is aangevinkt. Vink eerst isSelected aan, dan isCharged.
Waarom ziet een klant een extra niet online, terwijl hij wel aan de klasse is gekoppeld? Controleer twee dingen op het scherm Extra: is ingeschakeld voor web moet op Ja staan, en staat Aangepaste webdagen toepassen op Ja, dan moet de huurlengte tussen het minimum en het maximum vallen. Klopt beide, controleer dan Speciale optie: extra's met een andere waarde dan General worden anders behandeld; zie Speciale soorten extra's.
Waarom bleef een extra op een boeking staan nadat de data wijzigden en hij niet meer binnen de huurlengtegrenzen past? De grenzen worden alleen gecontroleerd als extra's worden aangeboden of automatisch toegevoegd. Het wijzigen van de data houdt elke extra die al op de boeking staat erop en verplaatst hem naar de nieuwe data. Verwijder hem met Opties als hij niet meer zou moeten gelden; zie De data van een boeking wijzigen.
Kan ik een extra op de ene vestiging aanbieden maar niet op een andere? Ja, via de klassen. Elke klasse hoort bij één vestiging, koppel de extra dus alleen aan de klassen van die vestiging (stap 5). Gebruik hiervoor niet Koppelen aan alle voertuigklassen, want dat koppelt elke klasse op elke vestiging.