Inleiding
Elke boeking en elke offerte heeft een knop Handmatig (Manual) die een venster opent met de kop Handmatige e-mail (Manual email), waar je een e-mail schrijft aan de klant van de boeking en hem via de app verstuurt. Van boven naar beneden bevat het venster een lijst Sjabloon (Template), de adresvakken Aan (Email to), Van (Email from), Bcc (Email bcc) en Cc (Email cc), een regel Onderwerp (Subject), een Berichttekst (Body) met een kleine opmaakwerkbalk, en de knoppen E-mail versturen (Send email) en Annuleren (Cancel).
Typ alles zelf, of kies een e-mailsjabloon van je bedrijf om het in te vullen. Een sjabloon bepaalt ook of een document van de boeking, zoals de factuur of de huurovereenkomst, met de e-mail meegaat.
Je bent hier waarschijnlijk omdat:
- De klant vraagt of je de factuur opnieuw stuurt, en zijn accountant er ook een kopie van nodig heeft.
- Je een klant wilt laten weten dat het busje een half uur eerder klaarstaat dan gepland.
- Er een standaard-e-mail met een fout is uitgegaan, en je een gecorrigeerde versie wilt versturen met je eigen notitie bovenaan.
- Een klant belde met een vraag, en je je antwoord schriftelijk wilt bevestigen.
Gebruik deze pagina voor een eenmalige e-mail over één boeking. De e-mails die de app zelf verstuurt staan beschreven in Stel de automatische e-mails in.
Zo werkt het
Configuratie
Er hoeft niets te worden ingesteld: je kunt altijd een e-mail vanaf nul typen. De lijst Sjabloon bevat de boekings-e-mailsjablonen van je bedrijf, die een bedrijfsbeheerder schrijft onder Beheer (Admin) → Communicator → Boekingen (Bookings) (zie Stel de automatische e-mails in). Elk heeft zijn eigen onderwerp, berichttekst, Cc, Bcc, taal en getalnotatie.
Voordat je begint: elk gebruikersaccount dat boekingen kan openen kan een handmatige e-mail versturen. De klant van de boeking moet een e-mailadres hebben op zijn klantrecord, want daar gaat de e-mail naartoe (zie Goed om te weten). Het vak Van begint met het e-mailadres van de uitgiftelocatie van de boeking; heeft die locatie geen adres, vraag dan je bedrijfsbeheerder er een toe te voegen, of typ elke keer je eigen adres.
De handmatige e-mail gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Boekingen (Bookings), dan Overzicht (Overview), en open de boeking. Open voor een offerte Boekingen, dan Offertes (Quotes), en open de offerte.
- Klik in de rij pilvormige tabs op de boeking of offerte op E-mails (Emails).
- Klik op Handmatig, de knop met een persoonicoontje onderaan de tab. Het venster Handmatige e-mail opent. Aan bevat al het e-mailadres van de klant, en Van dat van de uitgiftelocatie.
- Kies onder Sjabloon een sjabloon om vanaf te beginnen, bijvoorbeeld Factuur (Invoice) of Herinnering uitgifte (Pickup Reminder). Onderwerp, Berichttekst, Cc en Bcc worden vervangen door de tekst van het sjabloon, ingevuld met de gegevens van deze boeking — kies het dus voordat je iets typt.
- Vul de vakken in of corrigeer ze. De tabel hieronder toont wat elk vak accepteert.
- Druk op E-mail versturen. Je ziet E-mail succesvol verstuurd! (E-mail sent succesfully!) en het venster sluit.
Annuleren sluit het venster; er wordt niets verstuurd, en een halfgeschreven e-mail wordt niet bewaard.
De vakken:
| Vak | Begint met | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| Sjabloon | Leeg | Vult de tekst in en bepaalt de bijlage | Eén soort sjabloon, of geen |
| Aan | Het e-mailadres van de klant | Moet een geldig adres bevatten voordat je kunt versturen; zie Goed om te weten | Eén adres. Leeg geeft Vul dit in (Please fill in); een foutief adres E-mail is niet geldig (Email is not Valid) |
| Van | Het e-mailadres van de uitgiftelocatie | Afzenderadres, en waar antwoorden binnenkomen | Eén adres. Leeg geeft E-mail is leeg (Email is empty); een foutief adres E-mail is niet geldig (Email is not valid) |
| Bcc | Leeg, of de Bcc van het sjabloon | Verborgen kopieën | Meerdere adressen, gescheiden door een puntkomma (;) |
| Cc | Leeg, of de Cc van het sjabloon | Zichtbare kopieën | Meerdere adressen, gescheiden door een puntkomma (;) |
| Onderwerp | Leeg, of het onderwerp van het sjabloon | Onderwerpregel | Verplicht. Leeg geeft Vul dit in |
| Berichttekst | Leeg, of de tekst van het sjabloon | Het bericht | Verplicht. Leeg geeft Vul dit in |
Het eigen venster Handmatige e-mail van een betaalverzoek toont bovenaan ook een vak Verloopdatum (Expiry date). Dat venster staat beschreven in Een klant een betaalverzoek sturen.
Goed om te weten
De e-mail gaat altijd naar de klant van de boeking. Wat je ook typt in Aan, de app verstuurt naar het e-mailadres op het klantrecord van de boeking, met de factuurnaam van de klant als ontvanger; Aan wordt alleen gecontroleerd op een geldig adres. Gebruik Cc om iemand anders te bereiken, zoals een accountant of een bestuurder. Wijzig voor een ander klantadres eerst het klantrecord; zie Een klant aanmaken.
Wat wordt bijgevoegd. Er is geen knop om je eigen bestand toe te voegen. De bijlage komt van het sjabloon dat je koos — altijd het nieuwste document van dat soort dat al op de boeking staat:
| Gekozen sjabloon | Bijgevoegd |
|---|---|
| Boekingsbevestiging (Booking confirmation) (en de twee bevestigingsvarianten met betaling) | De huurovereenkomst, een agendabestand voor de boeking, en je algemene voorwaarden |
| Ondertekende huurovereenkomst (Signed rental agreement) | De huurovereenkomst |
| Offerte (Quote), Offerteherinnering (Quote reminder) | De offerte |
| Borgfactuur (Deposit invoice) | De borgfactuur |
| Herinnering uitgifte | Het uitgifteformulier |
| Uitgifte voltooid (Pickup completed) | De huurovereenkomst met het uitgifteformulier, en je algemene voorwaarden |
| Inname voltooid (Dropoff completed) | Het innameformulier |
| Factuur, Lease-verlenging (Lease renewal), No-show (No show) | De factuur |
| Creditfactuur (Credit invoice) | De creditfactuur |
| Elk ander sjabloon, of geen | Niets |
Heeft de boeking nog geen document van dat soort, dan gaat de e-mail zonder, en zonder waarschuwing. Zie Een document terugvinden en opnieuw versturen om één document vanaf de tab Documents van de boeking te versturen.
Welke sjabloontekst je krijgt. De app zoekt eerst naar een sjabloon van het gekozen soort in de taal van de klant, dan in de taal van je bedrijf, dan in je eigen taal, en ten slotte een zonder ingestelde taal. Een sjabloon dat is uitgeschakeld wordt hier nog steeds gebruikt.
Placeholders. De placeholders van een sjabloon, zoals ${bookingNumber}, worden ingevuld op het moment dat je het kiest; een die je zelf typt wordt ingevuld zodra je op E-mail versturen drukt.
Uitgewerkt voorbeeld. Petra de Vries huurde een bestelbusje op boeking 2231: 3 dagen à € 89,00 is € 267,00, plus 21% btw maakt € 323,07. Ze vraagt opnieuw om de factuur en wil dat haar accountant, boekhouding@devries.example, hem ook krijgt.
| Stap | Resultaat |
|---|---|
| Open boeking 2231, E-mails, Handmatig | Aan toont petra@devries.example |
| Kies Factuur onder Sjabloon | Onderwerp en berichttekst ingevuld met de gegevens van boeking 2231 |
| Typ boekhouding@devries.example in Cc | |
| Voeg een regel toe aan Berichttekst: Zoals gevraagd, een kopie voor je accountant. | |
| Druk op E-mail versturen | Petra ontvangt de e-mail met de factuur van € 323,07 bijgevoegd; de accountant krijgt een kopie |
Had je in plaats daarvan het adres van de accountant getypt in Aan, dan was de e-mail nog steeds alleen naar Petra gegaan.
Wat je hierna doet: zegt de klant dat de e-mail nooit is aangekomen, zie dan Wanneer een e-mail niet aankomt.
Veelgestelde vragen
Waarom kreeg de klant de e-mail terwijl ik een ander adres typte in Aan? Hij gaat altijd naar het adres op het klantrecord van de boeking; zie Goed om te weten.
Waarom zie ik "Er is een fout opgetreden" (An error occured) na het drukken op E-mail versturen? De e-mail is niet vertrokken; de tekst na de dubbele punt is de reden van de verzenddienst. Een veelvoorkomende oorzaak is een klantrecord zonder e-mailadres — een adres typen in Aan helpt dan niet. Het venster blijft open, dus kopieer je tekst, druk op Annuleren, voeg het adres toe aan het klantrecord, en verstuur opnieuw.
Waarom mist de e-mail die ik vanuit de boeking stuurde zijn bijlage? Het sjabloon heeft geen bijlage, of de boeking heeft nog geen document van dat soort. Maak eerst het document, bijvoorbeeld de factuur, en verstuur daarna opnieuw met het bijbehorende sjabloon.
Waarom verdween mijn getypte tekst toen ik een sjabloon koos? Een sjabloon kiezen vervangt Onderwerp, Berichttekst, Cc en Bcc. Kies eerst het sjabloon, bewerk daarna.
Waar komen de antwoorden van de klant terecht? Op het adres in Van, niet in de app.
Kan ik een handmatige e-mail versturen vanaf het eigen scherm van de klant? Nee. De knop Handmatig staat alleen op een boeking en op een offerte. Open een van de boekingen van de klant en verstuur hem daarvandaan.
Waar kan ik zien wat er is verstuurd? Elke succesvol verstuurde e-mail wordt bewaard in de lijst met verzonden e-mails, die een bedrijfsbeheerder opent onder Beheer → Communicator → Verzonden e-mails (Sent Emails). De Cc-adressen van een handmatige e-mail worden daar niet geregistreerd. Zie Wanneer een e-mail niet aankomt.
Gerelateerde pagina's:
- Stel de automatische e-mails in, voor het schrijven van de sjablonen die dit venster gebruikt.
- Een document terugvinden en opnieuw versturen, voor het versturen van één document vanaf de boeking.
- Een verzekeraar of klant e-mailen over een schadeclaim, voor e-mails over een schadeclaim, waar je je eigen bestanden kunt bijvoegen.
- Een klant een betaalverzoek sturen, voor het opnieuw versturen van een betaalverzoek.