Inleiding
Veel van de e-mails die RentVisie verstuurt, kunnen een link bevatten waarmee de klant zelf iets doet: de huurovereenkomst ondertekenen, een offerte ondertekenen of accepteren, of betalen wat hij verschuldigd is. De klant heeft geen account nodig. Hij klikt, er opent een pagina in zijn browser, en het resultaat landt op de boeking zonder dat jij er iets voor hoeft te doen.
Een link verschijnt in een e-mail alleen als het sjabloon erom vraagt. Elk soort link heeft zijn eigen placeholder, een korte code in de vorm ${signQuoteUrl} die je in de tekst van het sjabloon typt. Wordt de e-mail verstuurd, dan vervangt RentVisie de code door het eigen adres van die boeking. Het meeste werk op deze pagina gebeurt dus eenmalig, in de sjablonen, en daarna gaan de links vanzelf de deur uit.
Je bent hier omdat:
- Je wilt dat klanten ja zeggen tegen een offerte zonder jou te bellen.
- Je wilt dat de overeenkomst getekend is voordat de klant aankomt, zodat de overdracht sneller gaat.
- Een klant vraagt om een manier om de rest van de huur online te betalen.
- Een klant zegt dat de link in zijn e-mail een fout toont, of niets doet.
Elke link die een klant kan krijgen
Lees deze tabel eenmaal door; elke regel is een placeholder die je in een e-mail kunt zetten:
| Placeholder | Wat de klant krijgt | Hier behandeld |
|---|---|---|
| ${signAgreementUrl} | De huurovereenkomst van een boeking ondertekenen | Hier; de details van het ondertekenen staan in Stuur de huurovereenkomst ter ondertekening |
| ${signQuoteUrl} | Een offerte ondertekenen, wat hem bevestigt | Ja |
| ${acceptQuoteUrl} | Een offerte accepteren met één klik | Ja, maar zie de waarschuwing hieronder |
| ${payBookingOutstandingUrl} | Betalen wat nu verschuldigd is | Ja |
| ${payBookingFullOutstandingUrl} | Alles betalen wat nog openstaat, inclusief borg | Ja |
| ${payBookingRentOutstandingUrl} | De nog openstaande huur betalen, zonder borg | Ja |
| ${payPaymentRequestUrl} | Een betaalverzoek betalen dat je hebt aangemaakt | Stuur een klant een betaalverzoek |
| ${payInvoiceUrl} | Een factuur betalen | Accepteer betalingen met kaart en online |
| ${customerPortalUrl} | Het klantportaal openen | De pagina over het klantportaal (the-customer-portal.md) |
Gebruik deze pagina om te bepalen welke links je e-mails bevatten en om te begrijpen wat elke link doet zodra de klant erop klikt.
Zo werkt het
Configuratie
Links worden toegevoegd in de e-mailsjablonen.
- Open Beheer (Admin) vanuit het hoofdmenu, daarna Communicator.
- Klik op de tegel Boekingen (Bookings). Het scherm met de kop Geautomatiseerd (Automated) toont je sjablonen, één regel per e-mailtype en taal.
- Klik op het openicoon aan het eind van de gewenste regel, of op Nieuwe automatisering (New Automated) om er een aan te maken.
- Controleer of Actief (Active) aan staat en of Type automatisering (Automated type) de e-mail is die je bedoelt (zie de tabel hieronder).
- Typ de placeholder in Berichttekst (Body) op de plek waar de link moet komen, precies zoals hij in de lijst Variabelen (Variables) op hetzelfde scherm staat, inclusief het dollarteken en de accolades. Zet hem achter een woord zoals Teken hier als je editor je een link laat maken.
- Druk op Opslaan (Save).
Lees de tabel eenmaal door; kom erop terug als je een specifieke e-mail instelt.
| Type automatisering | Placeholder die erbij hoort |
|---|---|
| Offerte (Quote) en Offerteherinnering (Quote reminder) | ${signQuoteUrl} (aanbevolen) of ${acceptQuoteUrl} |
| Document ondertekenen (Sign document) | ${signAgreementUrl} |
| Boekingsbevestiging (Booking confirmation), Boekingsbevestiging vooruitbetaling (Booking confirmation advance payment), Boekingsbevestiging volledige betaling met borg (Booking confirmation full payment with deposit) | Een van de drie betaallinks |
| Openstaande betaling (Payment outstanding), Betalingsherinnering (Payment reminder) | Een van de drie betaallinks |
| Betaalverzoek (Payment request) | ${payPaymentRequestUrl} |
Niets controleert of een placeholder in het juiste sjabloon staat. Een verkeerd gespelde code, of een code in een e-mail die nergens naar kan verwijzen (een offertelink in een sjabloon voor een boeking die nooit een offerte was), wordt als platte tekst naar de klant verstuurd.
Elke taal heeft zijn eigen sjabloon, dus voeg de link aan elk ervan toe. Het wijzigen van een sjabloon geldt alleen voor e-mails die vanaf dat moment worden verstuurd; al verstuurde e-mails houden de links die ze hadden.
De betaallinks hebben online betalingen nodig die voor je bedrijf zijn gekoppeld, zoals beschreven in Accepteer betalingen met kaart en online.
Voordat je begint: alleen een Bedrijfsbeheerder (Company admin) kan Communicator openen en sjablonen bewerken. Het versturen van de e-mails vanuit een boeking vereist Medewerker (Employee) of Bedrijfsbeheerder.
De links gebruiken
Zodra de sjablonen de links bevatten, verstuur je ze op de normale manier:
- Een offerte: druk op Offerte aanmaken en versturen (Create and send quote) op de offerte, zoals beschreven in Stuur een offerte en volg hem op.
- De overeenkomst: open de boeking, klik op het tabblad E-mails (Emails) en klik op Document op afstand ondertekenen (Sign document remote), zoals beschreven in Stuur de huurovereenkomst ter ondertekening.
- Een betaallink: die gaat mee met welke e-mail hem ook bevat, bijvoorbeeld de bevestigingse-mail wanneer je de boeking bevestigt.
Wat de klant ziet bij het ondertekenen. Beide ondertekenlinks openen dezelfde pagina, getiteld Overeenkomst ondertekenen (Sign contract). Die toont Jouw gegevens (Your information) (naam, e-mail, telefoon, adres), Onze gegevens (Our information) (de gegevens van je bedrijf en de ophaallocatie), Boeking (Booking) (voertuigklasse, Eigen risico (Own risk / deductible), brandstof, transmissie, Inbegrepen kilometers (Included mileage), Extra kilometers (Extra mileage)), de prijsregels, en Subtotaal (Subtotal), Btw (VAT), Totaal (Total) en Borg (Deposit). Onder Onderteken ter goedkeuring (Sign for approval) ondertekent hij in het vak, drukt op Wissen (Clear) om opnieuw te beginnen, of drukt op Bevestigen (Confirm). Daarna ziet hij Succesvol aangemaakt! (Succesfully created!) en komt hij in het klantportaal terecht.
Wanneer een ondertekenlink opent.
| Link | De boeking moet zijn | Anders ziet de klant |
|---|---|---|
| ${signAgreementUrl} | Onbevestigd (Unconfirmed), Bevestigd (Confirmed) of Opgehaald (Picked up) | Boekingsstatus komt niet in aanmerking voor ondertekening. (Booking status not elegible for signature.) |
| ${signQuoteUrl} | Nog een offerte, verstuurd (geen concept) en met Offerte geldig tot (Quote valid until) nog in de toekomst | Offerte is verlopen. als hij verlopen is of nooit is verstuurd; Offerte is niet meer geldig. als het geen offerte meer is |
Een offerte ondertekenen bevestigt de boeking. RentVisie controleert eerst of een voertuig van die klasse nog vrij is. Zo ja, dan wordt de boeking Bevestigd, wordt de prijs herberekend en krijgt de klant de getekende overeenkomst gemaild met het sjabloon Signed rental agreement.
De betaallinks. Elke link opent het online-betaalscherm voor het bedrag hieronder. Staat er niets open, dan ziet de klant Geen openstaand saldo (No balance outstanding) en start er geen betaling. Eenmaal betaald, wordt de betaling vanzelf aan de boeking toegevoegd.
| Link | Gevraagd bedrag |
|---|---|
| ${payBookingRentOutstandingUrl} | De nog niet betaalde huur. Nooit de borg |
| ${payBookingFullOutstandingUrl} | Huur plus borg, min wat is betaald. Na inlevering van het voertuig, of bij een geannuleerde boeking, alleen de nog niet betaalde huur |
| ${payBookingOutstandingUrl} | Wat nu verschuldigd is volgens je betaalvoorwaarden (volgende tabel). Elk bedrag dat al op de kaart van de klant wordt vastgehouden telt als betaald |
Wat ${payBookingOutstandingUrl} vraagt, hangt af van de betaaldrempels onder Instellingen (Settings), beschreven in Bevestig een boeking:
| Situatie | Gevraagd bedrag |
|---|---|
| Instellingen vooruitbetaling (Advanced payment configuration) uit | Huur plus borg, min wat is betaald (na inlevering of annulering: alleen huur) |
| Aan, Vooruitbetaling (Advance payment) aan, ophalen verder weg dan de Drempel vooruitbetaling (Advance payment threshold) | De vooruitbetaling, min wat is betaald |
| Aan, Volledige betaling (Full payment) aan, ophalen dichterbij dan de Drempel volledige betaling (Full payment threshold) | Huur plus borg, min wat is betaald |
| Aan, iets daartussenin | Huur, min wat is betaald |
Een uitgewerkt voorbeeld
Offerte Q-5520 is voor een bus van 14 tot 17 oktober: huur € 385, borg € 500. Je bedrijf heeft Vooruitbetaling aan op 20% met een drempel van 28 dagen, en Volledige betaling aan met een drempel van 4 dagen. De offerte-e-mail bevat ${signQuoteUrl}; de bevestigingse-mail bevat ${payBookingOutstandingUrl}.
Op 2 september ondertekent de klant. De offerte is verstuurd en nog geldig, er is een bus vrij, dus wordt de boeking Bevestigd en gaat de bevestigingse-mail eruit. De ophaaldatum ligt 42 dagen verder weg, meer dan 28, dus vraagt de betaallink om 20% van € 385: € 77. De klant betaalt het.
Op 10 oktober is de ophaaldatum nog 4 dagen weg: niet meer dan 28, en niet minder dan 4, dus vraagt de link alleen om de huur: € 385 − € 77 = € 308. Op 11 oktober, 3 dagen weg, geldt de volledige betaling en vraagt hij om € 385 + € 500 − € 77 = € 808.
Hadden ze nog eens geklikt op 2 september, meteen na het betalen, dan blijft er na € 77 − € 77 niets open, en hadden ze Geen openstaand saldo gezien.
Goed om te weten
De acceptlink werkt op dit moment niet voor klanten. ${acceptQuoteUrl} is alleen toegankelijk voor iemand die als Bedrijfsbeheerder is ingelogd bij RentVisie. Een klant die er in zijn e-mail op klikt, komt er niet doorheen, en de offerte blijft een offerte. Zet in plaats daarvan ${signQuoteUrl} in je offertesjablonen: dat bevestigt de offerte op dezelfde manier, met een beschikbaarheidscontrole en een handtekening op het dossier. De acceptlink is ook losser als hij wel werkt: hij slaat de beschikbaarheidscontrole over en laat Offertestatus (Quote status) op Send staan.
Een offerte kan alleen worden ondertekend met de offertelink. ${signAgreementUrl} weigert een boeking die nog een offerte is. Zodra de offerte is bevestigd, werkt de overeenkomstlink.
Een onbevestigde boeking ondertekenen bevestigt hem niet. Alleen een offerte verandert van status als hij wordt ondertekend. Een Onbevestigde boeking krijgt de beschikbaarheidscontrole en de handtekening, en blijft Onbevestigd.
Elke ondertekening vervangt eerdere handtekeningen, herberekent de prijs en mailt de getekende overeenkomst, wat de status van de boeking ook is.
Een link hoort bij één boeking. Hij werkt voor iedereen die hem heeft; behandel hem als een sleutel. Links verlopen niet vanzelf, afgezien van de Offerte geldig tot van de offerte; ze stoppen met werken zodra de status van de boeking ze niet meer toestaat.
Wat je hierna doet: nadat een offerte is ondertekend, is de boeking een gewone bevestigde boeking; zie Bevestig een boeking. Om een bedrag te innen dat de links niet dekken, maak je een betaalverzoek aan.
Veelgestelde vragen
Een klant heeft via een link betaald, maar het bedrag is niet wat ik verwachtte. ${payBookingOutstandingUrl} vraagt om wat op het moment van de klik verschuldigd is, en dat verandert naarmate de ophaaldatum dichterbij komt en betalingen binnenkomen. Voor een vast bedrag stuur je een betaalverzoek met een aangepast bedrag.
Een klant zegt dat de offertelink "Offerte is verlopen." toont. De offerte is voorbij Offerte geldig tot, of is nooit verstuurd. Zet de datum verder vooruit en druk opnieuw op Offerte aanmaken en versturen, zoals beschreven in Stuur een offerte en volg hem op.
Een klant zegt dat de offertelink "Offerte is niet meer geldig." toont. De boeking is geen offerte meer; iemand heeft hem bevestigd of de status is veranderd. Open hem vanuit Boekingen en controleer. Is hij bevestigd, stuur dan in plaats daarvan de overeenkomstlink met Document op afstand ondertekenen.
Waarom staan die twee berichten in het Nederlands voor een Engelstalige klant? Ze bestaan in deze versie alleen in het Nederlands. De rest van de ondertekenpagina volgt de taal van de klant, die hij rechtsboven kan wisselen.
Een klant zegt "we ran out of availability" bij het ondertekenen. Er was geen voertuig van die klasse meer vrij voor de datums, dus de handtekening is niet bewaard. Zoek een ander voertuig of andere datums, en stuur dan een nieuwe link.
Een klant heeft op accepteren geklikt bij een offerte en er gebeurde niets. Zie de waarschuwing bij de acceptlink onder Goed om te weten. Bevestig de offerte voor hem met Offerte accepteren (Accept quote) op de boeking, en zet het sjabloon om naar ${signQuoteUrl}.
De e-mail kwam aan met een code zoals ${signQuoteUrl} erin in plaats van een link. De code is verkeerd gespeld in het sjabloon, of de e-mail gaat niet over een boeking die een offerte heeft. Corrigeer dit onder Beheer, Communicator, Boekingen.
De e-mail kwam aan zonder enige link. Het sjabloon heeft geen placeholder. Voeg er een toe zoals beschreven onder Configuratie, in elke taal die je gebruikt.
De betaallink zegt "Geen openstaand saldo" (No balance outstanding) maar de klant is nog geld verschuldigd. De link telt betalingen van elke soort mee, en ${payBookingRentOutstandingUrl} bevat nooit de borg. Controleer de betalingen van de boeking; om de borg te vragen, gebruik je ${payBookingFullOutstandingUrl} of een betaalverzoek.
Gerelateerde pagina's:
- Stuur de huurovereenkomst ter ondertekening — voor de ondertekening zelf.
- Stuur een offerte en volg hem op — voor het uitbrengen van offertes.
- Accepteer betalingen met kaart en online — voor hoe online betalingen worden vastgelegd.
- De pagina over het klantportaal (the-customer-portal.md) — voor waar de klant terechtkomt na ondertekenen of betalen.