Beta: shortlease-contracten zijn nieuw in RentVisie en worden als beta uitgebracht.
Inleiding
Een shortlease-contract loopt tot de laatste gefactureerde dag. Die dag stel of wijzig je in met Einddatum wijzigen (Change end date) op het contract. Dat opent de pop-up met de kop Einddatum (End date). Voor een contract zonder einddatum (voor onbepaalde tijd) zegt een blauwe opmerking bovenaan dat het instellen van een einddatum een opzegging is, en welke einddatum het vroegst is toegestaan binnen de opzegtermijn. Daaronder staan het keuzevak Onbepaalde tijd (geen einddatum) (Open-ended (no end date)), de datum Laatste gefactureerde dag (Last day billed) en, voor een contract voor onbepaalde tijd, Opgezegd op (Notice given on).
Je komt hier omdat:
- een klant belt dat hij de bestelbus volgende maand inlevert
- een klant die heeft opgezegd de auto toch wil houden
- een klant met een contract voor bepaalde tijd het voertuig drie weken te vroeg terugbrengt
- een klant vraagt zijn lease met twee maanden te verlengen
Elke manier om het einde te beëindigen of te wijzigen
| Route | Wat er gebeurt | Hier behandeld |
|---|---|---|
| Einddatum wijzigen op het contract | Stelt de laatste gefactureerde dag in, verplaatst of verwijdert hem | Ja |
| De boeking op het Planbord slepen | Geweigerd; de boeking wordt teruggezet | Onder Goed om te weten |
| Contractperiode wijzigen (Change contract period) op de boeking | Niet getoond bij een shortlease-boeking | Onder Goed om te weten |
| Contract verwijderen (Remove contract), voordat er iets is gefactureerd | Het contract verdwijnt en de boeking wordt op de gewone manier gefactureerd | Nee, zie Een boeking omzetten in een shortlease-contract |
Zo werkt het
Configuratie
De opzegtermijn en de schakelaar voor herberekenen komen uit de Shortlease-instellingen (zie Shortlease-contracten voor je bedrijf inschakelen). De eigen opzegtermijn van een contract staat onder Voorwaarden bewerken (Edit terms). Wijzig de einddatum van een lopend contract alleen hier, met Einddatum wijzigen: Voorwaarden bewerken wijzigt de einddatum alleen op een concept.
Voordat je begint: alleen een bedrijfsbeheerder ziet Einddatum wijzigen. De knop verdwijnt zodra het contract Beëindigd (Ended) is.
Einddatum wijzigen gebruiken
Open het contract: klik op de boeking op Shortlease contract, of open het via het Shortlease-overzicht (zie Een shortlease-contract en zijn factuurschema lezen).
-
Klik op Einddatum wijzigen. De pop-up Einddatum opent.
-
Kies wat je nodig hebt:
Je wilt Doe dit Opzeggen op een contract voor onbepaalde tijd Laat Opgezegd op staan op de dag dat de klant het je vertelde (begint bij vandaag), en kies Laatste gefactureerde dag. Die begint bij de vroegste einddatum die de opzegtermijn toestaat Een opzegging intrekken, of een vast contract voor onbepaalde tijd maken Vink Onbepaalde tijd (geen einddatum) aan Een vaste einddatum inkorten of verlengen Kies de nieuwe Laatste gefactureerde dag -
Klik op Einddatum opslaan (Save end date). Het schema wordt opnieuw gepland. Na een opzegging wordt de status Opgezegd (Notice given); een opzegging intrekken zet hem terug op Actief. De kaart Voorwaarden zegt dan From de startdatum to de laatste dag, of open-ended met de maanden opzegtermijn.
Goed om te weten
Hoe de vroegste einddatum wordt berekend. De opzegdatum plus de opzegtermijn, min één dag. Opzegging op 10 april met een maand opzegtermijn: de vroegste laatste dag is 9 mei. Kies je 8 mei, dan krijg je With a notice period of 1 month(s), the earliest end date is 9 May 2027. Bij een opzegtermijn van 0 is elke dag vanaf de opzegdatum toegestaan. Zolang de opzegging loopt (status Opgezegd), wordt elke latere wijziging van de einddatum gecontroleerd tegen dezelfde opzegdatum: het einde later zetten mag, het eerder zetten dan de vroegste einddatum wordt geweigerd met dezelfde melding. Om vanaf een nieuwe opzegdatum te rekenen vink je eerst Onbepaalde tijd (geen einddatum) aan en zeg je daarna opnieuw op. Een contract dat vanaf het begin een vaste einddatum had, wordt niet tegen de opzegtermijn gecontroleerd.
Ongebruikte dagen komen terug als credit. Valt het nieuwe einde binnen een periode die al is gefactureerd, dan worden de dagen na het einde gecrediteerd op de laatste factuur, als een regel van het soort Correctie (Adjustment). Voorbeeld: € 1.200 per maand, mei vooraf gefactureerd; het contract eindigt nu op 9 mei. De 22 dagen van 10 tot 31 mei komen terug: € 1.200 × 22 ÷ 31 = € 851,61, op een factuur van 10 mei.
De afrekening: een hoger tarief voor een kortere periode. Het tarief was vastgelegd voor de aan het begin afgesproken looptijd. Eindigt het contract nu eerder, en heeft die kortere periode een hoger dagtarief, dan wordt het verschil gerekend op één regel van het soort Afrekening (Settlement), gefactureerd op de dag na het einde. Voorbeeld: een contract van drie maanden tegen het driemaandstarief van € 38 per dag eindigt na 46 dagen; het eenmaandstarief is € 42 per dag. De afrekening is (€ 42 − € 38) × 46 = € 184. Je bedrijf kan dit uitschakelen met Herberekenen als een contract eerder eindigt in een duurdere looptijd (Re-rate when a contract ends early into a more expensive duration).
Zodra de afrekening is gefactureerd, ligt de einddatum vast. Einddatum wijzigen zegt dan The settlement of this contract is already invoiced, so its end date can no longer change. Om hem toch te wijzigen crediteer je eerst de afrekening (zie Een shortlease-factuur corrigeren).
Als het contract eindigt. Na de laatste dag, zodra er niets meer te factureren is, zet de nachtelijke run het contract op Beëindigd. Heeft de boeking kilometerstanden, dan wacht hij ook op een stand op of na de laatste dag, zodat de extra kilometers eerst afgerekend kunnen worden. Hij wacht maximaal 60 dagen na de einddatum. Daarna eindigt het contract zonder de kilometers af te rekenen. De laatste-run-notitie van het contract zegt dat, bijvoorbeeld Ended without a return odometer reading (none on or after 30 Apr 2027 within 60 days): the kilometres over the allowance were not settled. Reken ze zo nodig met de hand af. Als het contract eindigt, wordt een geplande voertuigwissel geannuleerd, en worden Einddatum wijzigen, Voertuig wijzigen en Wissel plannen niet meer getoond. Extra's die later opduiken worden nog 60 dagen gefactureerd.
De boeking volgt het contract. De inleverdatum van de boeking wordt de dag na de laatste gefactureerde dag, op de uitgiftetijd. Op de boeking wordt Contractperiode wijzigen niet getoond, en de pop-up voor uitgifte en inlevering zegt This booking is billed by a shortlease contract: its contract period and return date follow the contract. Op het Planbord wordt het slepen van de boeking naar nieuwe datums geweigerd: de balk springt terug, er verandert niets aan de boeking, en het bord toont de melding This booking is billed by a shortlease contract. Change its dates on the contract (Change end date).
Kilometers worden aan het eind afgerekend. Voer de kilometerstand van de laatste dag in, normaal de inleverstand, zodat de extra kilometers worden afgerekend; de nachtelijke run plant ze dan op de volgende factuur. Zie Kilometerstanden vastleggen en extra kilometers doorberekenen bij een shortlease.
Wat je hierna doet
Boek de inlevering zoals gewoonlijk op de laatste dag (zie Een voertuig terugnemen aan het eind van een verhuur), en controleer de eindfactuur met Factuur bekijken (Preview invoice).
Veelgestelde vragen
Waarom zegt Einddatum opslaan "With a notice period of … month(s), the earliest end date is …"? De klant moet zoveel opzegtermijn aanhouden. Kies die datum of later, of wijzig de Opzegtermijn (maanden) van het contract onder Voorwaarden bewerken als je een kortere termijn hebt afgesproken.
Waarom kreeg de klant een credit na het opzeggen? De laatste maand was al vooraf gefactureerd. De dagen na de nieuwe einddatum worden gecrediteerd. Dit is normaal.
Waarom staat er een regel Afrekening op de laatste factuur? Het contract eindigde vóór de looptijd waarvoor het tarief was vastgelegd, en de kortere periode heeft een hoger tarief. Zie het voorbeeld hierboven.
Waarom zegt Einddatum wijzigen "This contract has ended; its end date can no longer change."? Het contract is Beëindigd. Een nieuwe lease vraagt om een nieuwe boeking en een nieuw contract.
Waarom toont het Planbord het voertuig jarenlang geboekt? Het contract is voor onbepaalde tijd. Het voertuig blijft geblokkeerd tot er is opgezegd en een einddatum is ingesteld.
Waarom is het contract na de einddatum nog Actief? Er moet nog iets gefactureerd worden, zoals de afrekening of extra kilometers, de laatste kilometerstand ontbreekt, of de nachtelijke run is nog niet gedraaid. Controleer het Factuurschema (Billing schedule) op rijen Gepland (Planned) of Verschuldigd (Due), en de kaart Kilometers op Final reading in. Zonder laatste stand wacht het contract maximaal 60 dagen na de einddatum en eindigt het dan zonder de kilometers af te rekenen; de laatste-run-notitie zegt dan Ended without a return odometer reading ....
Gerelateerde pagina's: Shortlease-contracten factureren en mislukkingen opvolgen voor de laatste factuur.