Inleiding
RentVisie zet een boeking op vaste momenten om in pdf-documenten: wanneer je een offerte verstuurt, de boeking bevestigt, het voertuig overdraagt, het weer inneemt en factureert. Je ontwerpt of bewaart deze bestanden nooit zelf. De app maakt ze, bewaart ze bij de boeking en e-mailt ze meestal op datzelfde moment naar de klant. Op het boekingsscherm staan ze op twee tabs in de rij tabs onder de boekingsgegevens: Documenten (Documents) bevat de overeenkomst, offerte en inspectieformulieren, en Facturen (Invoices) bevat alles waar geld op staat.
Je bent hier waarschijnlijk omdat:
- Een klant om een kopie van zijn huurovereenkomst of factuur vraagt.
- Je wilt controleren of het uitgifteformulier is gemaakt voordat de klant wegrijdt.
- Je door een boeking kijkt om te zien wat er tot nu toe naar de klant is gestuurd.
- Een collega vraagt waar het borgbewijs is gebleven.
Begrippen op deze schermen
| Het scherm zegt | Wat het betekent |
|---|---|
| Overeenkomst (Agreement) | De huurovereenkomst (het contract) |
| Overeenkomst uitgifte (Agreement Pickup) | Het uitgifteformulier: de staat van het voertuig toen de klant het ophaalde |
| Innameformulier (Dropoff Form) | Het innameformulier: de staat van het voertuig toen het terugkwam |
| Borgfactuur (Deposit Invoice) | Het borgbewijs |
| Credit | Een creditfactuur |
| Concept / Officieel (Draft / Official) | Of het document een werkexemplaar is of de definitieve versie |
Elk document, en wat het maakt
Loop deze tabel eenmaal door; je komt later terug op losse rijen zodra ze aan de orde komen:
| Document | Gemaakt wanneer | Te vinden op |
|---|---|---|
| Huurovereenkomst, Concept | Je drukt op Bevestigen (Confirm) of Nieuwe gegevens bevestigen (Reconfirm new data) | Tab Documenten |
| Huurovereenkomst, Officieel | De klant ondertekent hem, of je drukt op Overeenkomst verlengen (Renew agreement) | Tab Documenten |
| Offerte (Quote) | Je drukt op Conceptofferte aanmaken, Offerte aanmaken of Offerte aanmaken en versturen (Create draft quote / Create quote / Create and send quote) | Tab Documenten |
| Overeenkomst uitgifte | De uitgifte-inspectie wordt afgerond | Tab Documenten |
| Innameformulier | De inname-inspectie wordt afgerond | Tab Documenten |
| Borgfactuur | Je drukt op Borgfactuur bij de boeking | Tab Facturen |
| Factuur (Invoice) | Er wordt een factuur gemaakt voor de boeking | Tab Facturen |
| Credit | Een factuur wordt gecrediteerd, of de factuur van een boeking komt onder nul uit | Tab Facturen |
| Handmatige en gecombineerde facturen | Gemaakt vanuit de factuurschermen, niet vanuit één boeking | Tegel PDF's (PDFs) bij Financieel (Financials) |
Gebruik deze pagina om uit te zoeken welk document je zoekt, en waar het staat.
Zo werkt het
Configuratie
Welke documenten worden gemaakt, en wanneer, ligt vast; er is geen schakelaar om er een uit te zetten. Wat je wel kunt veranderen is hoe ze eruitzien en wat erbij komt:
- Het logo, de kleuren en de bedrijfsgegevens boven- en onderaan: zie Briefpapier en huisstijl.
- Welke gegevens op een document worden afgedrukt: zie Wat er op een document staat.
- De taal waarin een document wordt gemaakt: zie Documenttaal.
- Of er een e-mail mee wordt verstuurd: zie Automatische e-mails.
Voordat je begint: elk gebruikersaccount kan de tabs Documenten en Facturen van een boeking openen, de bestanden daar openen en e-mailen, op Overeenkomst verlengen drukken en een Borgfactuur versturen. Het menu Financieel en de tegel PDF's zijn alleen voor het account van de bedrijfsbeheerder.
De documenten op een boeking gebruiken
Open eerst de boeking. Open vanuit het hoofdmenu Boekingen (Bookings) en klik op de rij van de boeking. Scroll voorbij de boekingsgegevens naar de rij tabs (Inspectie (Inspection), Checklists, Kilometerstand (Mileage), Brandstof (Fuel), Schades (Damages), Documenten, Facturen).
- Klik op Documenten. De lijst toont de huurovereenkomsten, offertes, uitgifteformulieren en innameformulieren van deze boeking. De eerste kolom, met als kop Gemaakt op, is de datum en tijd waarop het bestand is gemaakt. Documenttype (Document type) en Documentstatus (Document status) laten zien om welk document het gaat en of het Concept of Officieel is.
- Druk op Vernieuwen (Refresh) bovenaan de tab als een document dat je verwacht er nog niet staat. De app maakt documenten op de achtergrond, dus een nieuw document kan een minuut nodig hebben om te verschijnen.
- Klik op het oogje aan het eind van een rij om de pdf in je browser te openen; daar kun je hem afdrukken of opslaan.
- Klik op het envelopje ernaast om dat document naar de klant te e-mailen. Zie Een document terugvinden en opnieuw versturen voor wat dat scherm doet.
- Om een nieuwe officiële huurovereenkomst te maken, druk je bovenaan de tab op Overeenkomst verlengen. Er verschijnt een nieuwe rij Overeenkomst met status Officieel; er wordt niets ge-e-maild. De knop staat er niet bij een lease-boeking.
- Klik op Facturen voor de geldzaken. Onder Reguliere facturen (Regular invoices) zie je de facturen, creditfacturen en borgbewijzen van deze boeking, met dezelfde oog- en envelopicoontjes. Het pijl-terug-icoontje op een factuurrij start een creditfactuur; zie Creditfacturen. Daaronder toont Verzamelfacturen (Aggregated invoices) de verzamelfacturen waar deze boeking deel van uitmaakt; het oogje opent de pdf van die factuur.
Een borgbewijs versturen. Onder de tabs staat een tweede rij kleine tabs. Klik op E-mails (Emails), dan op Borgfactuur. De app meldt Verzonden! (Sent!), maakt het bewijs en e-mailt het. Het verschijnt op de tab Facturen als Borgfactuur. Deze knop is de enige manier waarop de app er een maakt.
Alle factuur-pdf's in één lijst. Heb je het account van de bedrijfsbeheerder, open dan Financieel vanuit het hoofdmenu en klik op de tegel PDF's. Het scherm met de kop Pdf toont elke factuur- en creditfactuur-pdf van je bedrijf, nieuwste eerst, inclusief handmatige en gecombineerde facturen die bij geen enkele losse boeking horen. Filter op Boekingsnr. (Booking no.) of Factuurnr. (Invoice no.) en klik op het oogje om er een te openen.
Goed om te weten
Elke druk maakt een nieuw bestand. De app overschrijft nooit een document. Een boeking twee keer bevestigen geeft twee rijen Overeenkomst; de nieuwste staat bovenaan als je op datum sorteert. De oudere blijven staan als bewijs van wat er destijds naar de klant is gestuurd.
De overeenkomst begint als concept. Een bevestigde boeking heeft normaal gesproken een Concept-overeenkomst. Dat is geen fout: de overeenkomst wordt Officieel zodra de klant hem ondertekent, zie De huurovereenkomst ter ondertekening versturen. Een boeking op Voorlopig (Provisional) krijgt een reserveringsaanvraag-e-mail maar helemaal geen overeenkomst.
De inspectieformulieren worden altijd gemaakt. De uitgifte of inname afronden maakt het formulier, ook als je ervoor kiest het niet te e-mailen, zodat je het later alsnog kunt openen.
Wat een factuur oplevert, hangt af van het totaal.
| Factuurtotaal | Document gemaakt |
|---|---|
| Boven nul | Factuur |
| Onder nul (jij bent de klant iets schuldig) | Credit |
| Precies nul | Geen; de app meldt Niets te factureren. (Nothing to be invoiced.) |
Uitgewerkt voorbeeld. Boeking 10482: een bestelwagen van 5 tot 12 september, € 500,00 exclusief btw, met een borg van € 300,00. Aan het eind staat op de tabs:
| Wanneer | Wat je deed | Rij die verschijnt | Bestandsnaam |
|---|---|---|---|
| 2 september | Bevestigen | Overeenkomst, Concept | Rental_Agreement-10482.pdf |
| 3 september | Klant ondertekent via link | Overeenkomst, Officieel | Rental_Agreement-10482.pdf |
| 3 september | E-mails, Borgfactuur | Borgfactuur | Deposit_Receipt-10482.pdf |
| 5 september | Uitgifte-inspectie afgerond | Overeenkomst uitgifte | Rental_Agreement_Pickup-10482.pdf |
| 12 september | Inname-inspectie afgerond | Innameformulier | Dropoff_Form-10482.pdf |
| 12 september | Boeking gefactureerd, € 605,00 met 21% btw | Factuur | Inv-2026117_B-10482.pdf |
De twee overeenkomsten delen een bestandsnaam; je herkent ze aan Documentstatus en de datum.
Wat je hierna doet: om een document opnieuw te e-mailen of er een op te sporen die niet is aangekomen, zie Een document terugvinden en opnieuw versturen; om de boeking te factureren, zie Een boeking factureren.
Veelgestelde vragen
Ik heb een pdf uit de Pdf-lijst verwijderd en hij is weg. Het prullenbakicoontje op die lijst verwijdert het bestand meteen, zonder eerst te vragen, en het kan niet worden teruggehaald. De prullenbak staat in een kolom die verborgen is totdat je hem aanzet. Open voor een boekingsfactuur de factuur bij Financieel, Facturen en druk op PDF: als er geen bestand bestaat, maakt de app een nieuwe.
Waarom staat er geen huurovereenkomst bij een boeking die ik op Voorlopig heb gezet? Een voorlopige boeking krijgt er geen. Druk op Bevestigen bij de boeking om er een te maken; zie Een boeking bevestigen.
Waarom toont de tab Documenten een Concept-overeenkomst bij een bevestigde boeking? Dat is normaal totdat de klant tekent. Druk op Overeenkomst verlengen om de klant een officiële kopie zonder handtekening te geven.
De overeenkomst van de klant toont oude datums of het oude voertuig. De overeenkomst wordt gemaakt op het moment dat je bevestigt en wordt daarna niet bijgewerkt. Druk op Nieuwe gegevens bevestigen op de tab E-mails, of op Overeenkomst verlengen op de tab Documenten, om een nieuwe te maken.
Waarom staat een handmatige of gecombineerde factuur niet op de tab Facturen van de boeking? Die facturen horen niet bij één boeking. Een verzamelfactuur staat onder Verzamelfacturen op de tab; beide soorten staan bij Financieel, PDF's.
Waar is het borgbewijs? Ik kan het niet vinden op de tab Documenten. Het staat op de tab Facturen, als Borgfactuur.
Een document dat ik net heb gemaakt staat niet in de lijst. Het wordt nog gemaakt. Wacht een minuut en druk op Vernieuwen. Staat het er nog steeds niet, zie Een document terugvinden en opnieuw versturen.
Gerelateerde pagina's: De uitgifte-inspectie doorlopen en Een voertuig terugnemen aan het eind van een verhuur voor de inspectieformulieren, Een offerte versturen en opvolgen voor offertes, Een eigen document toevoegen voor bestanden die je zelf toevoegt.