Inleiding
Twee van de inspectiestappen leggen cijfers vast in plaats van beoordelingen: wat de kilometerteller aangaf, en hoe vol de tank was. Beide worden twee keer vastgelegd — één keer als het voertuig vertrekt, één keer als het terugkomt — en het verschil tussen de twee paren is waarvoor de klant mogelijk wordt belast.
Het zijn ook de twee stappen die je het vaakst doen vastlopen, omdat de kilometerstandstap diverse afgelezen waarden weigert die aan de balie heel redelijk lijken. Deze pagina behandelt wat je invult, wat geweigerd wordt en waarom, en waar de resulterende kosten worden toegevoegd.
Beide stappen verschijnen alleen als een beheerder ze voor dat voertuig heeft aangezet. Gaat jouw wizard van het notitiescherm direct naar schade of direct naar de afrondknoppen, dan staan ze uit — zie De uitgifte-inspectie doorlopen.
Zo werkt het
Configuratie
Voordat je begint: standen vastleggen tijdens een inspectie vereist elke baliefunctie — Medewerker (Employee), Medewerker (beperkt) (Employee (minimal)) of Bedrijfsbeheerder (Company admin). De stappen aanzetten vereist Bedrijfsbeheerder.
De stappen voor kilometerstand en brandstof worden per voertuig aangezet, onder Instellingen → Asset-instellingen (Settings → Asset Settings), met de schakelaars Kilometerstand (Mileage) en Brandstof (Fuel). Beide staan standaard uit. De volledige doorloop staat op De uitgifte-inspectie doorlopen — deze pagina gaat ervan uit dat ze al aanstaan.
Twee dingen zijn het waard om in te stellen voordat het personeel deze schermen tegenkomt:
De kilometervrijstelling. Open een boeking, klik op de tab Kilometerstand (Mileage), dan op Verwacht aantal kilometers (Expected mileage), en voer het aantal inbegrepen kilometers in. Klik op Opslaan (Save). Alles wat boven de inbegrepen afstand wordt gereden, wordt in rekening gebracht.
Een brandstofprijs om mee te rekenen. De prijs per liter komt uit de brandstofprijzen op de prijslijst van de boeking, dus een bedrijfsbeheerder stelt die eenmalig in — zie De prijs instellen die je voor brandstof rekent.
De kilometerstand- en brandstofstappen gebruiken
Beide verschijnen binnen de inspectie: open de boeking, klik op de tab Inspectie (Inspection), dan op de tegel Inspectie, en werk ernaartoe.
De kilometerstandstap
Het scherm heeft twee velden, Kilometerstand (Odometer) en Datum (Date). De datum staat al op nu.
Het kilometerstandvak is nooit leeg. Het komt al ingevuld binnen, vanuit een van twee bronnen:
- als het voertuig zijn eigen standen doorgeeft, de stand die het meldt;
- anders, de hoogste ooit voor dat voertuig geregistreerde stand.
Bij een voertuig zonder live-koppeling is het getal dat je ziet dus waar het voertuig voor het laatst is achtergelaten, niet wat er op het dashboard voor je staat. Lees het dashboard af en corrigeer het.
Klik op Opslaan. Drie dingen houden je tegen, elk met zijn eigen melding:
| Melding | Wat het betekent | Wat je doet |
|---|---|---|
| De kilometerstand moet positief zijn (Mileage should be positive) | Het vak bevat nul of een negatief getal | Vul de echte stand in. Nul wordt nooit geaccepteerd, zelfs niet bij een gloednieuw voertuig |
| De kilometerstand van het voertuig is lager dan de laatst bekende waarde! Je kunt de laatst bekende waarde indien nodig corrigeren onder assets. (The mileage of the vehicle is lower than the last known value! You can correct the last known value under assets if needed.) | Je bent bij uitgifte en hebt minder getypt dan de hoogste bekende stand voor dit voertuig | Controleer op een tikfout. Als de oude stand fout is, corrigeer die dan op het voertuigrecord |
| De kilometerstand van het voertuig is lager dan bij uitgifte. Vul de juiste kilometerstand in of wijzig de kilometerstand bij uitgifte. (The mileage of the vehicle is lower than during pickup. Please fill in the correct mileage or change the mileage at pickup.) | Je bent bij inname en hebt minder getypt dan de uitgiftestand | Controleer op een tikfout, of corrigeer de uitgiftestand |
Standen kunnen alleen oplopen. Er is geen manier om vanaf dit scherm een naar beneden gecorrigeerde stand vast te leggen — de correctie gebeurt altijd op het voertuigrecord of op de uitgiftestand.
De brandstofstap
Het scherm heeft Brandstofniveau (Fuel level) en Datum (Date). Het niveau is een percentage en begint op 100. Zet het op wat de meter werkelijk aangeeft — een tank van zevenachtste is ongeveer 88, half is 50.
Omdat de brandstofstap de laatste in de wizard is, zijn de twee knoppen de afrondknoppen in plaats van een Volgende: Inspectie afronden (Finalise Inspection) rondt de overdracht af en e-mailt de bon, Afronden (geen e-mail) (Finalise (no email)) rondt af en stuurt niets.
De bijtankkosten toevoegen
Vastleggen hoe vol de tank was, belast niemand. Komt de klant het voertuig met een te lage tank terug en reken je de brandstof na, voeg het dan apart toe: open de boeking, klik op de tab Brandstof (Fuel), dan op Nieuwe boekingsbrandstof (New Booking fuel).
| Veld | Wat je erin zet |
|---|---|
| Brandstof (Fuel) | Begint als de eigen brandstof van het voertuig; een andere kiezen zoekt de prijs van die brandstof op |
| Basisprijs (Base price) | Ingevuld vanuit de prijslijst van de boeking voor de brandstof van het voertuig. Alleen personeel dat prijzen mag overschrijven kan dit wijzigen |
| Hoeveelheid (Quantity) | Hoeveel je erin hebt gedaan |
| Totaalprijs (Total price) | Voor je berekend — je kunt in dit vak niet typen |
Alle drie de getallen moeten groter dan nul zijn, anders weigert Opslaan. Klik op Opslaan, en het boekingstotaal wordt meteen herberekend.
Een uitgewerkt voorbeeld
Een Polo vertrekt op boeking B-10432 met een vrijstelling van 500 km.
Bij uitgifte komt het kilometerstandvak al ingevuld binnen op 42 050 — de laatst bekende stand. Het dashboard geeft werkelijk 42 180 aan, dus je corrigeert het en klikt op Opslaan. Op het brandstofscherm zet je het niveau op 88 en druk je op Inspectie afronden.
Drie dagen later komt het voertuig terug. De kilometerstandstap komt opnieuw voorgevuld binnen; het dashboard geeft 42 810 aan, dus dat typ je in. Dat is hoger dan de uitgiftestand, dus het wordt geaccepteerd. De tank staat nog op een kwart, dus je zet het brandstofniveau op 25.
De boeking heeft 42 810 − 42 180 = 630 km afgelegd. Met 500 km inbegrepen is 130 km belastbaar. Je tankt zelf bij met 38 liter à € 1,89, dus je opent de tab Brandstof, klikt op Nieuwe boekingsbrandstof. De basisprijs komt binnen als 1,89 vanuit de prijslijst; je typt 38 als hoeveelheid. De totaalprijs, € 71,82, wordt voor je ingevuld.
Goed om te weten
Afstand is het verschil tussen twee standen, nooit één enkel getal. Het systeem telt de uitgiftestanden en de innamestanden voor de boeking op en trekt ze van elkaar af. Zou de uitkomst negatief zijn, dan wordt die als nul behandeld, dus een boeking met alleen een uitgiftestand toont geen afstand in plaats van een foute.
Belastbare afstand is wat overblijft na de vrijstelling. De inbegrepen kilometers — uit de kilometervrijstelling en elk kilometerpakket op de boeking — worden eerst afgetrokken, en alleen de rest wordt in rekening gebracht. Is de klant binnen de vrijstelling gebleven, dan wordt er niets toegevoegd.
Een stand opslaan werkt het voertuig zelf bij. Het vastleggen van een kilometerstand voedt de eigen geregistreerde kilometerstand van het voertuig, en dat is waarom een verkeerd getypte hoge stand bij uitgifte elke latere, lagere stand blokkeert. Corrigeren betekent de stand op het voertuigrecord repareren.
De uitgifte-inspectie opnieuw draaien wist de standen van beide trajecten. Bij het uitgiftetraject worden de kilometerstandregels voor die boeking verwijderd en wordt elke brandstofstand losgekoppeld van de boeking — zowel uitgifte als inname. Bij het innametraject verdwijnen alleen de innamestanden. Draai je een uitgifte opnieuw op een boeking die al is teruggebracht, verwacht dan dat je alles opnieuw moet invoeren.
Het brandstofniveau en de brandstofkosten zijn aparte registraties. De ene is een meterstand die tijdens de inspectie wordt afgelezen; de andere is een geprijsde regel op de boeking. Een laag niveau vastleggen levert nooit een kostenregel op, en een kostenregel toevoegen verandert nooit een niveau.
"Wie heeft bijgetankt" kan je niet instellen. De brandstofkostenregel van de boeking heeft een veld voor of het bedrijf of de klant heeft bijgetankt, maar geen scherm in de app toont of zet het, en niets leest het terug. Vertrouw er niet op om de twee gevallen uit elkaar te houden — zet dat in de boekingsnotities.
Wat je hierna doet: rond de inspectie af en controleer of het boekingstotaal de kilometerstand- en brandstofkosten heeft meegenomen voordat je factureert. Ziet de belastbare afstand er verkeerd uit, controleer dan eerst de twee kilometerstanden — een verkeerd getypte uitgiftestand is meestal de oorzaak.
Veelgestelde vragen
Er staat al een getal in het kilometerstandvak. Is dat de huidige stand? Alleen als het voertuig zijn eigen kilometerstand doorgeeft. Anders is het de hoogste ooit voor dat voertuig geregistreerde stand, waar het voor het laatst is achtergelaten. Lees altijd het dashboard af.
Ik krijg "Mileage should be positive" maar ik heb de echte stand getypt. Het vak bevat nul of een negatief getal — meestal doordat het is geleegd en niet opnieuw getypt, of doordat een cijfer is verwijderd. Nul wordt in elk geval geweigerd.
Ik krijg "lower than the last known value" en mijn stand klopt zeker. Iemand heeft eerder een hogere stand opgeslagen dan de echte voor dit voertuig. De melding vertelt je de oplossing: corrigeer die eerdere stand op het voertuigrecord en kom terug om op te slaan.
Kan ik vastleggen dat de kilometerteller is vervangen en teruggezet naar nul? Niet vanaf dit scherm — elke stand moet hoger zijn dan de vorige, en nul wordt geweigerd. Dat moet eerst op het voertuigrecord worden rechtgezet.
Welk getal vul ik in voor brandstof — liters of een percentage? Een percentage, 0 tot 100. Het vak begint op 100, dus bij een voertuig dat met een volle tank vertrekt, kun je het laten staan.
Ik heb het brandstofniveau laag ingesteld maar de klant is niet belast. Het niveau is een meterstand, geen kostenregel. Voeg de kosten toe op de tab Brandstof van de boeking met Nieuwe boekingsbrandstof.
Save op het brandstofkostenscherm doet niets. Basisprijs, hoeveelheid en totaal moeten alle drie boven nul liggen. Een lege of nul basisprijs of hoeveelheid blokkeert het opslaan. Een lege basisprijs betekent meestal dat de prijslijst van de boeking geen prijs heeft voor die brandstof — zie De prijs instellen die je voor brandstof rekent.
Waarom kan ik de totaalprijs niet typen? Die wordt berekend uit de basisprijs en de hoeveelheid, en werkt zich bij zodra je een van beide wijzigt.
De klant is ruim binnen de vrijstelling gebleven maar er zijn toch kilometerkosten. Controleer de uitgiftestand op de boeking. Is die te laag ingevoerd, dan valt de berekende afstand te hoog uit. Controleer ook de innamestand op een tikfout.
Waar is de Volgende-knop op het brandstofscherm? Die is er niet. De brandstofstap is de laatste stap, dus hij draagt Inspectie afronden en Afronden (geen e-mail) in plaats daarvan.