Inleiding
Als een klant zegt dat een e-mail nooit is aangekomen, kijk dan eerst op het scherm met de kop Verzonden e-mails overzicht (Sent Email Overview). Het heeft één regel per e-mail die de app heeft doorgegeven aan zijn e-mailservice, nieuwste eerst: het adres, het onderwerp, het boeking- of factuurnummer en het moment van verzending. Een oogicoon aan het eind van elke regel opent de hele e-mail. Deze pagina legt uit wat die lijst bewijst, en de paar manieren waarop een e-mail kan verdwijnen zonder dat iemand een fout ziet.
Je gebruikt dit wanneer:
- een klant aan de balie zegt dat de bevestiging of factuur nooit is aangekomen
- een klant zegt dat een betaallink nooit is binnengekomen, en je wilt zien wat is verstuurd en wanneer
- je op een knop hebt gedrukt die zei dat de e-mail was verstuurd, en de klant heeft niets ontvangen
- een bevestiging te laat is en je wilt weten of de app het nog probeert
- je een snelle controle doet of de facturen van vanochtend echt zijn verstuurd
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Verzonden e-mails (Sent Emails) | De lijst met e-mails die de app heeft overgedragen voor bezorging |
| Type automatisering booking (Automated type booking) | Om welk soort automatische e-mail het ging, zoals Boekingsbevestiging (Booking confirmation) |
| Type automatisering factuur (Automation type invoice) | Om welk soort factuur-e-mail het ging: Handmatig (Manual), Boete (Fine) of AggregatedInvoice |
| E-mailservice | Het externe bedrijf dat de e-mail van de app bezorgt, genaamd SendGrid. De app geeft elke e-mail aan SendGrid; SendGrid bezorgt hem |
Gebruik deze pagina om een gemiste e-mail te traceren. Om de e-mails zelf in te stellen of te wijzigen, zie Stel de e-mails in die de app zelf verstuurt.
Zo werkt het
Configuratie
Er hoeft niets te worden aangezet: elke e-mail die de app aan de e-mailservice geeft, komt automatisch op de lijst. Twee instellingen elders bepalen of een e-mail überhaupt kan vertrekken, en allebei zijn het controleren waard als e-mail niet meer aankomt:
- Controleer het afzenderadres van elke locatie. E-mails over een boeking worden verstuurd vanaf het e-mail van de ophaallocatie van de boeking, onder de naam van de vestiging van die locatie. Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), Productontwerp (Product design), daarna de tegel Locaties (Locations), en open elke locatie. Opslaan (Save) weigert een locatie zonder adres (e-mail is leeg (email is empty)), maar locaties die vóór die controle zijn gemaakt, of binnengekomen via een import, kunnen er nog altijd geen hebben.
- Controleer het Antwoordadres van elk factuursjabloon. E-mails van de sjablonen Factuur (Invoice) (handmatige facturen, boetes en gecombineerde facturen) worden in plaats daarvan verstuurd vanaf het Antwoordadres (Reply to) van het sjabloon. Open Beheer, Communicator, Factuur, en open elk sjabloon.
Het account bij de e-mailservice zelf, en welke afzenderadressen het accepteert, wordt beheerd door RentVisie-support, niet op een scherm in de app.
Voordat je begint: de lijst Verzonden e-mails wordt geopend vanuit het scherm Communicator, dat alleen iemand met de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin) kan openen. Andere medewerkers zien alleen de e-mails bij een betaalverzoek, vanuit de boeking; voor al het andere vraag je het je bedrijfsbeheerder.
De lijst met verzonden e-mails gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Beheer, daarna Communicator. Er opent een scherm met vier tegels: Boekingen (Bookings), Factuur (Invoice), Peppol en Verzonden e-mails. Klik op Verzonden e-mails.
- Vind de e-mail. Typ het boekingnummer in het filterveld onder Boekingsnummer (Booking Number), of het factuurnummer onder Factuurnummer (Invoice Number). Je kunt ook filteren op Aan (To) (een deel van een adres is genoeg), Onderwerp (Subject), of een dag kiezen onder Verzenddatum (Sent Date). De kolom Vestigingsnaam (Branch Name) is meestal leeg; filter daar niet op.
- Controleer het adres. Vergelijk Aan met het adres dat de klant je heeft gegeven. Een tikfout is makkelijk te missen. Corrigeer het in het klantrecord en verstuur de e-mail opnieuw.
- Open de e-mail. Klik op het oogicoon aan het eind van de regel. Verzonden e-mail weergave (Sent Email View) toont het soort e-mail, Aan, CC, BCC, Onderwerp, Antwoordadres (het adres waarvandaan hij is verstuurd) en de tekst precies zoals hij is verzonden. Klik op Sluiten (Close) of Terug (Back) om terug te gaan.
- Staat er helemaal geen regel, dan is de e-mail nooit overgedragen. Werk de eerste vraag door in de veelgestelde vragen onderaan deze pagina.
- Voor een betaalverzoek open je de boeking, ga je naar het tabblad Betaalverzoeken (Payment Requests), en klik je op het klokicoon op de regel van het verzoek. Betaalverzoek e-mailgeschiedenis (Payment request E-mail history) toont elke e-mail die voor dat verzoek is verstuurd, inclusief herinneringen. Elke medewerker kan dit openen.
Om een e-mail opnieuw te versturen, gebruik je de knoppen op het tabblad E-mails (Emails) van de boeking of de stappen in Vind een document en verstuur het opnieuw. De lijst heeft geen knop om opnieuw te versturen en kan niet worden bewerkt.
Goed om te weten
Wat een regel in de lijst bewijst
Een regel betekent dat de app de e-mail heeft overgedragen aan de e-mailservice. Het betekent niet dat de klant hem heeft ontvangen. Daarna hoort de app niets meer: bounces (een adres dat niet bestaat, een volle mailbox) en spamfilters worden nergens in de app getoond. RentVisie-support kan een e-mail opzoeken in de eigen administratie van de e-mailservice.
Een timeout wordt geregistreerd als verzonden. De app wacht tot vijf minuten op antwoord van de e-mailservice. Weigert de service, dan wordt er geen regel geschreven. Maar antwoordt hij niet op tijd, of valt de verbinding weg, dan behandelt de app dat als een succes: er komt een regel bij, en waar jij een knop had ingedrukt, zegt hij dat de e-mail is verstuurd. Toont de lijst dus een e-mail terwijl de klant volhoudt dat er niets is aangekomen, geloof dan de klant en verstuur hem opnieuw.
E-mails staan in een wachtrij, niet direct
De meeste e-mails worden niet verstuurd op het moment dat je op een knop drukt. De app zet ze in een wachtrij en verstuurt ze één voor één, op de achtergrond, nadat het bijhorende document is gemaakt. Een knop kan dus al bevestigen voordat er iets is verstuurd, en op een druk moment kan een e-mail enkele minuten duren. Hij verschijnt pas in de lijst zodra hij is overgedragen.
Het herhaalschema
Mislukt het maken of versturen van een e-mail met een fout (bijvoorbeeld omdat het bijhorende document niet kan worden gemaakt), dan probeert de app het zelf opnieuw, elke keer met een langere wachttijd. Een weigering door de e-mailservice is in deze zin geen fout en wordt niet opnieuw geprobeerd. Lees de tabel eenmaal door:
| Wat de e-mail verstuurde | Eerste nieuwe poging na | Pogingen |
|---|---|---|
| Een boeking bevestigen, een bevestiging na een online betaling, een boeking factureren, de volgende factuur van een lease, e-mails aangevraagd via een extern boekingssysteem | Ongeveer 2 minuten, daarna ruwweg elke keer verdubbeld, tot maximaal eens per dag | 10 |
| Een offerte versturen, en sommige factuurroutes en uitgifte- en innameformulieren | 30 seconden, daarna verdubbeld | 5 |
| Een klant die online een offerte accepteert, of boekt via self-service | 1 minuut, daarna verdubbeld | 3 |
| De reserveringsaanvraag wanneer je een voorlopige boeking opslaat | 10 seconden, daarna verdubbeld | 3 |
| Een creditfactuur op zichzelf maken | 5 seconden, daarna verdubbeld | 5 |
| Annuleren met e-mail (Cancel with email), de knop Borgfactuur (Deposit Invoice), de reserveringsaanvraag-e-mail voor een boeking gemaakt op je website | Geen nieuwe poging | — |
Een uitgewerkt voorbeeld. Je bevestigt boeking 24117 om 10:00, en het maken van de huurovereenkomst mislukt. De app probeert het opnieuw om ongeveer 10:02, 10:06, 10:14 en 10:30, daarna rond 11:02, 12:06, 14:14 en 18:30, en de volgende dag om ongeveer 03:00 en nog eens om ongeveer 20:00. Is de oorzaak om 11:30 verholpen, dan lukt de poging van 12:06 en verschijnt de bevestiging in de lijst met 12:06 als Verzenddatum. Is het nooit verholpen, dan wordt de bevestiging na de tiende poging afgebroken en wordt niemand geïnformeerd.
De annuleringse-mail heeft geen nieuwe poging, dus één mislukking is er genoeg om hem kwijt te raken. Controleer na Annuleren met e-mail de lijst; staat er geen regel, verstuur dan een handmatige e-mail.
Een leeg of geweigerd afzenderadres
Een automatische e-mail over een boeking wordt verstuurd vanaf het e-mail van de ophaallocatie. Is dat adres leeg, of een adres waarvan de e-mailservice niet wil versturen, dan weigert de service de e-mail. Bij e-mails die op de achtergrond worden verstuurd, komt er geen regel bij en ziet niemand een melding; druk je zelf op de knop, dan zie je Er is een fout opgetreden: (An error occured:) met de reden, of Er is iets misgegaan. Probeer het opnieuw..! (Something went wrong. Please try again..!) voor factuur- en document-e-mails. Herstel het adres zoals beschreven onder Configuratie, en verstuur de e-mail opnieuw.
Een nieuwe taal
Een klant van wie de taal geen sjabloon heeft, krijgt het sjabloon in de taal van je bedrijf, dan in de taal van de medewerker, dan het sjabloon zonder taal. Een nieuw toegevoegde taal levert dus alleen geen e-mail op wanneer geen van die opties bestaat, of het gevonden sjabloon is uitgeschakeld. Zie Welk sjabloon een klant krijgt in Stel de e-mails in die de app zelf verstuurt.
Wat je hierna doet: ontbreekt de e-mail in de lijst, werk dan de veelgestelde vragen hieronder van boven af door. Staat hij in de lijst met het juiste adres, verstuur hem dan opnieuw vanuit het tabblad E-mails van de boeking, en vraag RentVisie-support de bezorging te controleren als hij twee keer verdwijnt.
Veelgestelde vragen
Waarom staat er geen regel voor een bevestiging of factuur die de klant had moeten krijgen? Vier oorzaken laten geen regel achter. Er is geen actief sjabloon voor dat soort e-mail: zie Stel de e-mails in die de app zelf verstuurt. De klant is uitgesloten van dat soort e-mail, en een uitsluiting laat geen sporen na: zie Stop e-mails van de app naar een klant. De e-mailservice heeft hem geweigerd, meestal vanwege het afzenderadres (zie Een leeg of geweigerd afzenderadres hierboven). Of hij staat nog in de wachtrij of wordt opnieuw geprobeerd; kijk over tien minuten nog eens.
De lijst zegt dat de e-mail is verstuurd, maar de klant heeft niets. Waarom? Een regel bewijst alleen dat de app de e-mail heeft overgedragen, en een timeout wordt ook geregistreerd als verzonden. Controleer Aan op een tikfout, vraag de klant in de spammap te kijken, en verstuur hem opnieuw vanuit het tabblad E-mails van de boeking. Verdwijnt een tweede poging ook, vraag dan RentVisie-support hem op te zoeken in de administratie van de e-mailservice.
Waarom zag ik "Er is een fout opgetreden" (An error occured) en meteen daarna "E-mail verzonden" (Email sent)? De knoppen Betalingsherinnering (Payment Reminder) en Document op afstand ondertekenen (Sign document remote) eindigen altijd met E-mail verzonden, ook als de e-mailservice de e-mail kort daarvoor had geweigerd, als er geen sjabloon bestaat (je ziet dan eerst Geen e-mailsjabloon beschikbaar. Maak eerst een sjabloon. (No email template available. Please create a template first.)), of als de klant is uitgesloten. Geloof het eerste bericht. Controleer de lijst onder Verzonden e-mails: staat er geen regel, dan is er niets verstuurd.
Waarom zei de knop Borgfactuur "Verzonden!" (Sent!) maar is er niets aangekomen? Verzonden! betekent alleen dat de e-mail in de wachtrij is gezet. Deze e-mail heeft geen nieuwe poging, dus als de borgfactuur niet kan worden gemaakt, is hij kwijt. Controleer de lijst na een paar minuten en druk opnieuw op Borgfactuur als er geen regel staat.
Ik heb een boeking geannuleerd met e-mail; waarom kreeg de klant de annulering niet? De annuleringse-mail krijgt geen nieuwe poging, en heeft ook een actief sjabloon Boekingsannulering (Booking cancellation) nodig. Zie het annuleringsgedeelte van Een boeking annuleren en verstuur in plaats daarvan een handmatige e-mail.
Waarom komt een bevestiging uren na het bevestigen van de boeking aan? De eerste poging is mislukt en een latere nieuwe poging is gelukt; zie het uitgewerkte voorbeeld onder Het herhaalschema. De Verzenddatum in de lijst is het moment van de geslaagde poging, niet het moment waarop je hebt bevestigd.
Waarom toont de lijst de e-mails over een schadeclaim niet? Die hebben hun eigen geschiedenis bij de schadeclaim. Zie Mail een verzekeraar of klant over een schadeclaim.
Waarom gaf een handmatige e-mail een fout en liet hij geen regel achter? Het venster waarin je een handmatige e-mail schrijft, meldt elke mislukking, inclusief een timeout, en registreert de e-mail pas als hij echt is geaccepteerd. Zie Stuur een klant een e-mail vanuit een boeking.
Waarom kan een collega de tegel Verzonden e-mails niet vinden? Communicator verschijnt alleen voor de rol Bedrijfsbeheerder. Een collega zonder die rol kan voor betaalverzoek-e-mails het klokicoon gebruiken op het tabblad Betaalverzoeken van de boeking, of het de bedrijfsbeheerder vragen. Rollen stel je in bij Voeg een medewerker toe en stel diens rechten in.
Gerelateerde pagina's:
- Stel de e-mails in die de app zelf verstuurt — sjablonen, en welk sjabloon een klant krijgt.
- Stop e-mails van de app naar een klant — uitsluitingen, die een e-mail blokkeren zonder een regel toe te voegen.
- Stuur een klant een e-mail vanuit een boeking — zelf naar een klant schrijven.
- Stuur klanten herinneringen voor en na een verhuur — de e-mails die de nachtelijke run verstuurt.
- Kies de taal van de documenten en e-mails van een klant — stel de taal van de klant in.