Inleiding
Eén scherm bevat de geldinstellingen voor je hele bedrijf. Daaronder vallen de btw-tarieven, het eerste factuurnummer, de betalingstermijn en kredietlimiet van een nieuwe klant, en prijsafronding. Het heet Financiële instellingen (Financial settings), met een link Terug (Back) boven de kop.
Het scherm is één grijs paneel met één kolom velden, van boven naar beneden gelezen. De btw-tarieven en het factuurnummer komen eerst, dan de betaalmethode, dan de betalingstermijnen en kredietlimieten (elk met een knop er direct boven), dan terugbetalingen, bankbetalingen en het adres voor verkeersboetes, en afronding als laatste. Opslaan (Save) en Annuleren (Cancel) staan helemaal onderaan.
Je komt hier terecht wanneer:
- je de app voor je bedrijf instelt en wilt dat nieuwe klanten met de juiste voorwaarden beginnen;
- je bedrijf overstapt van veertien naar dertig dagen betalingstermijn voor zakelijke klanten;
- het financiële team wil dat de kredietlimiet van elke klant wordt teruggebracht naar één getal;
- je gewoon controleert wat de bedrijfsbrede waarden zijn voordat je een klant wijzigt.
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| betalingstermijn (payment terms) | Hoe lang een klant heeft om een factuur te betalen |
| particulier (individual) | Een particuliere klant (een persoon) |
| bedrijf (company) | Een zakelijke klant |
| op rekening (on account) | Een klant die later wordt gefactureerd en nooit om een borg wordt gevraagd |
| subgrootboek (subledging) | Of terugbetalings- en borgverrekeningen naar je boekhoudpakket worden gestuurd |
De meeste velden hier hebben hun eigen pagina in deze handleiding; deze pagina zegt welke je moet lezen.
Zo werkt het
Configuratie
Deze pagina is zelf de configuratie. Alles op het scherm is bedrijfsbreed, en niets hier verandert de schermen van je collega's totdat je op Opslaan drukt — met uitzondering van de vier knoppen die in stap 4 hieronder worden beschreven.
Voordat je begint: het scherm Financiële instellingen vereist een bedrijfsbeheerdersaccount; met een ander account opent het niet. Vraag je bedrijfsbeheerder als je iets gewijzigd wilt hebben.
De Financiële instellingen gebruiken
Open in het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings), en klik dan op de tegel Financieel (Financial, een koffertje-icoon, eerste in de rij). Het scherm heet Financiële instellingen.
Scan de tabel hieronder één keer door; hij vermeldt elk veld in de volgorde van het scherm, en je komt later terug op specifieke rijen:
| Veld | Begint als | Wat het doet | Lees meer |
|---|---|---|---|
| Hoog btw-percentage (VAT high percentage) | 21 | Je normale btw-tarief | Stel je btw-tarieven en prijsafronding in |
| Laag btw-percentage (VAT low percentage) | 0 | Je tweede, lagere btw-tarief | Stel je btw-tarieven en prijsafronding in |
| Min. factuurnummer (Min. invoice number) | 1 | Het laagste nummer dat de volgende factuur mag krijgen | Controleer en stel factuurnummers en vervaldatums in |
| Standaard betaalmethode (Default payment method) | DebitCard | De methode die al is ingevuld wanneer je een nieuwe betaling vastlegt | Leg een betaling van een klant vast |
| Standaard betalingstermijn particulier (Default payment terms individual) | 14 dagen | De betalingstermijn die een nieuwe particuliere klant krijgt | Stap 2 hieronder |
| Standaard betalingstermijn bedrijf (Default payment terms company) | 14 dagen | De betalingstermijn die een nieuwe zakelijke klant krijgt | Stap 2 hieronder |
| Standaard kredietlimiet (Default credit limit) | 20000 | De kredietlimiet die een nieuwe klant krijgt | Stap 3 hieronder |
| Standaard kredietlimiet op rekening (Default credit limit on account) | 20000 | Alleen gebruikt door de knop Alles overschrijven op rekening (Override all on account) | Stap 4 hieronder |
| Type batchaanmaak (Batch creation type) | PerLocation | Of terugbetalingsbankbestanden per uitgiftelocatie of per vestiging worden gemaakt | Betaal borg en te veel betaalde bedragen terug aan klanten |
| subgrootboek gebruiken (use subledging) | Ja | Of terugbetalingsverrekeningen naar je boekhoudpakket worden gestuurd | Betaal borg en te veel betaalde bedragen terug aan klanten |
| Betaalmethode bulkbetaling toewijzen (Assign bulk payment method) | Bank (een leeg veld telt ook als Bank) | De methode die wordt genoteerd bij een betaling die over meerdere facturen is verdeeld | Verdeel één bankoverschrijving over meerdere facturen |
| URL boetenportaal (Fine portal URL) | leeg | Het webadres dat op een verkeersboete-factuur wordt afgedrukt | Breng een verkeersboete bij de klant in rekening |
| Afronding inschakelen (Enable rounding) | Nee | Rondt elke prijs af op een vast aantal decimalen vanaf een startdatum | Stel je btw-tarieven en prijsafronding in |
-
Kies de Standaard betaalmethode. Kies de methode die de meeste van je klanten aan de balie gebruiken, zoals DebitCard, CreditCard, Cash of Bank.
-
Stel de twee betalingstermijnen in. De keuzes zijn Direct (Immediately), 7 dagen (7 Days), 14 dagen en 30 dagen (30 Days). Een nieuwe klant krijgt de termijn die past: een bedrijf krijgt Standaard betalingstermijn bedrijf, een persoon krijgt Standaard betalingstermijn particulier.
-
Stel de twee kredietlimieten in. Typ een bedrag in euro's, zonder het €-teken. Beide velden hebben een getal boven nul nodig; 0 of een negatief getal toont Moet positief zijn (Should be positive) onder het veld.
-
Gebruik de knoppen alleen als je elke klant wilt resetten. Elk van de vier velden uit stap 2 en 3 heeft een knop er direct boven:
Knop Wat het overschrijft, bij elke klant die al in je systeem staat Alle betalingstermijnen particulier bijwerken (Update all individual payment terms) De betalingstermijn van elke particuliere klant Alle betalingstermijnen bedrijf bijwerken (Update all company payment terms) De betalingstermijn van elke zakelijke klant Alles overschrijven standaard (Override all default) De kredietlimiet van elke klant die niet op rekening staat Alles overschrijven op rekening De kredietlimiet van elke klant die op rekening staat Elke knop vraagt Weet je het zeker? (Are you sure?); druk op Doorgaan (Proceed) of Annuleren. De kredietlimiet-knoppen eindigen met Synchronisatie voltooid. (Sync Completed.); de knoppen voor betalingstermijn tonen geen melding.
-
Druk op Opslaan. Het scherm sluit. Zijn de afrondingsvelden verkeerd ingevuld, dan blijft het in plaats daarvan open met een rode melding onder het veld — zie Stel je btw-tarieven en prijsafronding in. Annuleren gooit weg wat je hebt getypt, maar maakt een knop uit stap 4 niet ongedaan.
Goed om te weten
Alleen nieuwe klanten, tenzij je op een knop drukt. Het wijzigen van een standaardwaarde in stap 1 tot 3 doet niets met klanten die al bestaan. Zij houden hun eigen betalingstermijn en kredietlimiet. Alleen de vier knoppen in stap 4 bereiken bestaande klanten, en ze bereiken ze allemaal.
De knoppen werken meteen, met wat op het scherm staat. Een knop wacht niet op Opslaan. Hij gebruikt de waarde die op dat moment in het veld eronder staat, ook als je die waarde nog niet hebt opgeslagen. Elk cijfer dat een collega met de hand op één klant had ingesteld, wordt vervangen, en de app houdt geen lijst van de oude waarden bij.
Een klant tussen persoon en bedrijf wisselen zet diens termijn terug. Wordt is bedrijf (is company) op het formulier van een klant gewijzigd, dan wordt diens betalingstermijn ingesteld op de bijpassende standaardwaarde van dit scherm, in plaats van wat die had.
Uitgewerkt voorbeeld. De standaardwaarden van je bedrijf zijn de startwaarden. Finance besluit dat zakelijke klanten voortaan dertig dagen krijgen, en dat de standaard kredietlimiet naar € 5.000 gaat.
- Je zet Standaard betalingstermijn bedrijf op 30 dagen en Standaard kredietlimiet op 5000, en drukt op Opslaan. Een zakelijke klant die morgen wordt aangemaakt, krijgt 30 dagen en een limiet van € 5.000. Van Dijk Bouw BV, al sinds vorig jaar klant, heeft nog steeds 14 dagen en € 20.000.
- Om Van Dijk Bouw BV en elke andere zakelijke klant ook te verplaatsen, druk je op Alle betalingstermijnen bedrijf bijwerken en Doorgaan. Alle zakelijke klanten hebben nu 30 dagen — inclusief een klant die je collega met de hand op Direct had gezet.
- Particuliere klanten houden 14 dagen; je hebt hun veld of knop niet aangeraakt.
- De kredietlimieten van bestaande klanten blijven op € 20.000 tot iemand op Alles overschrijven standaard drukt.
Niet op dit scherm. Het verlopen van een betaalverzoek (Vervaltermijn (dagen), Expiration period (Days)) en de standaardwaarden voor leasefacturering, zoals Factureringsdag lease (Lease billing day), staan onder de tegel Operationeel (Operational). Zie Stuur een klant een betaalverzoek en Stel in hoe een lease wordt gefactureerd.
Wat je hierna doet. Heb je een betalingstermijn of kredietlimiet gewijzigd, open dan één klant en controleer diens tabblad Financieel — zie Stel de betalings- en facturatievoorwaarden van een klant in. Voor elk ander veld volg je de pagina die in diens rij van de tabel wordt genoemd.
Veelgestelde vragen
Waarom veranderde de betalingstermijn van elke particuliere klant, ook die met de hand ingestelde? Iemand drukte op Alle betalingstermijnen particulier bijwerken (of Alle betalingstermijnen bedrijf bijwerken voor zakelijke klanten). Dit overschrijft elke bijpassende klant en houdt geen overzicht van de oude waarden bij. Zet de uitzonderingen één voor één terug op het tabblad Financieel van elke klant — zie Stel de betalings- en facturatievoorwaarden van een klant in.
Ik drukte op Annuleren, waarom veranderden de klanten toch? De vier knoppen wijzigen de klanten op het moment dat je op Doorgaan drukt. Annuleren gooit alleen de velden weg die je nog niet hebt opgeslagen; het kan een knop niet terugdraaien. Om het ongedaan te maken, typ je de oude waarde terug in het veld en druk je opnieuw op dezelfde knop — maar eventuele met de hand ingestelde uitzonderingen zijn dan nog steeds verloren.
Waarom veranderde de betalingstermijn van een klant terwijl niemand eraan zat? Iemand wijzigde is bedrijf bij die klant. Wisselen tussen persoon en bedrijf geeft de klant de bijpassende standaardwaarde van dit scherm. Stel de termijn opnieuw in op het tabblad Financieel van het klantformulier.
Ik heb Standaard betalingstermijn bedrijf gewijzigd. Waarom tonen bestaande zakelijke klanten nog 14 dagen? De standaardwaarden bereiken alleen klanten die daarna zijn aangemaakt. Druk op Alle betalingstermijnen bedrijf bijwerken als elke bestaande zakelijke klant ook moet verplaatsen.
Waarom staat er bij Standaard kredietlimiet "Moet positief zijn"? Het veld heeft een getal boven nul nodig; 0 wordt net als een negatief getal geweigerd. Wil je niet dat de limiet iemand tegenhoudt, typ dan een cijfer ruim boven wat welke klant ook verschuldigd is, zoals 1000000.
Waarom kan ik Afronding inschakelen niet wijzigen? Zodra afronding van kracht is geworden, staat het voorgoed aan en zijn de afrondingsvelden grijs. Zie Stel je btw-tarieven en prijsafronding in; vraag RentVisie-support als het echt moet veranderen.
Waar stel ik in hoe lang een betaalverzoek geldig blijft, of de factuurdag voor lease? Niet hier. Ga één stap terug en klik op de tegel Operationeel — zie Stuur een klant een betaalverzoek en Stel in hoe een lease wordt gefactureerd.
Gerelateerde pagina's:
- Stel de operationele instellingen van je bedrijf in — de tegel Operationeel naast deze, voor standaardwaarden voor boekingen en lease
- Bekijk wat een klant verschuldigd is en neem een betaling aan — waar de hier ingestelde kredietlimiet wordt getoetst aan wat een klant verschuldigd is
- Stuur facturen naar je boekhoudpakket — wat er met facturen gebeurt zodra ze zijn genummerd