Inleiding
Operationele instellingen (Operational settings) is één scherm met de bedrijfsbrede regels voor je dagelijkse werk. Het bepaalt de tijden waarmee een nieuwe boeking begint, hoe een voertuig voor een boeking wordt gekozen, hoe je wagenpark over je locaties is verdeeld, hoe oud een klant moet zijn, en welke klantgegevens als verplicht gelden. Iedereen in je bedrijf werkt met deze regels, maar alleen een bedrijfsbeheerder kan ze wijzigen.
Het scherm heet Operationele instellingen, met een link Terug (Back) boven de kop. Daaronder staat een rij van elf tabbladen: Algemeen (General), Lease, Klantportaal (Customer portal), Betalingen (Payments), Klantvalidatie (Customer validation), Standaard boekingstijden (Default booking times), Documenten (Documents), Self-service (Self service), Web, E-mail (Email) en Betaalverzoek (Payment Request). Eén knop Opslaan (Save) staat rechtsonder en slaat alle tabbladen tegelijk op. De meeste instellingen zijn een paar knoppen Ja / Nee (Yes / No).
Je komt hier terecht wanneer:
- Nieuwe boekingen blijven om 08:00 openen terwijl je balie om 09:00 opengaat.
- Je bedrijf heeft besloten te stoppen met willekeurig auto's kiezen en wil dat de auto die het laatst is teruggekomen als eerste uitgaat.
- Je opent een tweede locatie en moet beslissen of diens voertuigen alleen daar horen.
- Je controleert, voor een drukke periode, wat de app zelf zal doen.
Begrippen op dit scherm
| Begrip | Betekenis |
|---|---|
| Asset | Een voertuig |
| Voertuigklasse (Asset group) | Een voertuigklasse, zoals "compact car" of "bestelwagen 12 m3" |
| Wagenpark (Fleet) | Al je voertuigen, en bij welke locatie of vestiging elk hoort |
| Iframe | De boekingswidget op je eigen website |
| Shortlease | Een verhuur van 30 dagen of langer, die op zijn eigen contract loopt |
Veel instellingen op dit scherm hebben al hun eigen pagina in deze handleiding. Deze pagina geeft het overzicht per tabblad en verwijst je naar die pagina voor de details.
Zo werkt het
Configuratie
Open in het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings). Klik op het tegelscherm op de tegel Operationeel (Operational). Het scherm Operationele instellingen opent op het tabblad Algemeen.
- Klik op een tabblad en wijzig wat je nodig hebt.
- Klik op Opslaan, rechtsonder. Dit slaat de wijzigingen op alle tabbladen op en sluit het scherm. Verlaat je het scherm met Terug, dan worden je wijzigingen niet opgeslagen.
Elke wijziging geldt vanaf het moment dat je opslaat. Boekingen, klanten en voertuigen die al in het systeem staan, worden niet herberekend.
Het tabblad Algemeen bevat de instellingen hieronder. Scan de tabel één keer door; je komt later terug op specifieke rijen zodra ze ter sprake komen:
| Instelling | Begint als | Wat het doet |
|---|---|---|
| Hybride wagenpark (Hybrid fleet) | Ja | Alleen online boekingen. Kiest een klant een locatie op je website, dan toont een klasse zich alleen als beschikbaar als er een vrij voertuig op die locatie staat, niet alleen ergens in je wagenpark. Zie Je wagenparkmodel hieronder |
| Vaste wagenparkgroep (Fixed fleet group) | Nee | Elke voertuigklasse hoort bij één locatie. Zie Je wagenparkmodel hieronder |
| Vast wagenpark-asset (Fixed fleet asset) | Nee | Een klasse wordt aangeboden op een locatie waar een van zijn voertuigen staat. Zie Je wagenparkmodel hieronder |
| Voertuigen komen vuil terug (Vehicles return dirty) | Nee | Ja markeert elk ingeleverd voertuig als vuil. Zie Controleer waar een voertuig is en of het schoon is |
| Validatie bestaande klant (Existing customer validation) | Ja | Weigert een nieuwe klant van wie het e-mailadres al bij een andere klant hoort. Zie Maak een klantrecord aan |
| Wijziging contractdatums altijd toestaan (Always allow change of contract dates) | Nee | Alleen voor datumwijzigingen die van je website of een ander gekoppeld systeem komen, nooit voor wijzigingen in de app zelf. Nee: zo'n wijziging wordt alleen geaccepteerd als die de verhuur langer maakt, als de boeking minder dan een uur oud is, of als de uitgifte binnen 24 uur is. Ja: altijd geaccepteerd |
| Omschakelen naar inactieve asset altijd toestaan (Always allow switch to inactive asset) | Ja | Wat er gebeurt als je een voertuig uitschakelt dat nog boekingen heeft. Zie Voeg een voertuig toe aan je wagenpark |
| Naamvelden tonen bij bedrijf (Show name fields at company) | Nee | Toont Voornaam (First name) en Achternaam (Last name) ook bij zakelijke klanten. Zie Maak een klantrecord aan |
| Taakwachtrij gebruiken (Use task queue) | Ja | Ja verstuurt factuur- en creditfactuur-e-mails op de achtergrond, zodat je kunt doorwerken. Laat dit aan tenzij RentVisie-support anders zegt |
| Assets automatisch toewijzen (Auto assign assets) | Random | Hoe een voertuig voor een nieuwe boeking wordt gekozen: Random, LastBooked of None. Zie Maak een boeking aan |
| Standaard boekingstype (Default booking type) | Regular | Shortlease zorgt dat Boekingen → Nieuw (Bookings → New) opent met Shortlease? op Ja en een inleverdatum 90 dagen vooruit, om 08:00 |
| Type openstaand bedrag (Outstanding amount type) | Booking outstanding | Geen schermwijziging als je dit omzet. Zie Bekijk wat een klant verschuldigd is en neem een betaling aan |
| Asset automatisch toewijzen bij aanvraag in Iframe (Auto assign asset on request in Iframe) | Nee | Voor klassen ingesteld op Op aanvraag (web)? (On request (web)?): Ja zet ook een voertuig op die online boekingen, via de methode Assets automatisch toewijzen. Nee laat ze zonder voertuig. Zie Stel je voertuigklassen in |
| Leeftijd jonge bestuurder (Young driver age) | 0 | Klanten op of onder deze leeftijd betalen de toeslag voor jonge bestuurders; 0 betekent niemand doet dat. Zie Stel een schadetoeslag, toeslag jonge bestuurder of andere speciale extra in |
| Boete niet-roken (No smoking penalty) | 0 | Een bedrag dat je website aan klanten kan tonen. De app zelf rekent het nooit aan |
| Standaardland (Default Country) | Leeg | Vult de netnummer/landcode, nationaliteit en het land van het adres van nieuwe klanten in. Zie Maak een klantrecord aan |
De andere tien tabbladen, en de pagina die elk ervan uitlegt:
| Tabblad | Wat het bevat | Waar het wordt uitgelegd |
|---|---|---|
| Lease | Hoe langdurige verhuur wordt gefactureerd | Stel in hoe een lease wordt gefactureerd |
| Klantportaal | Het adres van je klantportaal. Het tabblad zegt Neem contact op met RentVisie voor hulp bij het instellen. (Please contact RentVisie for assistance with the setup.) | Stel het klantportaal in en help klanten het te gebruiken |
| Betalingen | Bovenaan: hoeveel een klant wordt gevraagd te betalen bij betalen vanaf je website (zie hieronder). Onder Geavanceerde betaling (Payment advanced): Instellingen vooruitbetaling (Advanced payment configuration) en de knop Instellen (Setup) | Vraag om een vooruitbetaling of volledige betaling in de bevestigingsmail |
| Klantvalidatie | Welke klantgegevens verplicht zijn, min. leeftijd (min age), en welke velden klanten zien | Zie hieronder, en Stel het klantportaal in en help klanten het te gebruiken |
| Standaard boekingstijden | De tijden en lengte waarmee een nieuwe boeking begint | Zie hieronder |
| Documenten | Wat op contracten en facturen wordt afgedrukt | Wijzig wat op je contracten en facturen staat |
| Self-service | Self-service handmatige inspectiecontrole (Self service manual inspection control) | Help een klant van wie de self-service-inname is geweigerd |
| Web | canonieke webpad-prefix (web canonical path prefix), gebruikt in je websiteadressen | Schrijf de websitetekst en foto's voor een voertuigklasse |
| Handmatige factuur-e-mail (Manual invoice email) en Handmatige boekingsbevestiging-e-mail (Manual booking confirm email): houdt deze e-mails tegen tot je ze zelf verstuurt | Factureer een boeking, Bevestig een boeking | |
| Betaalverzoek | Vervaltermijn (dagen) (Expiration period (Days)), begint op 10 | Stuur een klant een betaalverzoek |
Tabblad Klantvalidatie. Het tabblad heeft twee kolommen met schakelaars Ja / Nee.
- De linkerkolom (Naam (Name), E-mail (Email), Telefoon (Phone), Geboortegegevens (Birth data), Adres (Address), Bedrijfsnaam (Company name), Kamer van Koophandel (Chamber of commerce), Btw-nummer (Tax number), IBAN, BIC, Rijbewijs (Drivers license)) bepaalt welke gegevens een klantrecord moet hebben voordat het als compleet geldt. De controle geldt voor klanten die hun eigen gegevens invullen, in het klantportaal of via je website. Ze verhindert medewerkers niet om een klant in de app op te slaan.
- min. leeftijd, onderaan de linkerkolom, begint op 18. Dit is de jongste leeftijd die een klant mag hebben, en wordt ook op het klantformulier in de app gecontroleerd. Zet het op 0 om de leeftijdscontrole uit te zetten. Het is een ander getal dan Leeftijd jonge bestuurder, dat alleen bepaalt wie de toeslag betaalt.
- KYC automatisch bijwerken (Auto update KYC) begint op Nee. KYC staat voor "know your customer", de identiteitscontrole beschreven in Screen een klant voordat je verhuurt. Ja markeert een klant automatisch als geverifieerd zodra een scan van diens identiteitsdocument goedgekeurd terugkomt, waardoor diens knop Klantidentificatie (KYC) (Know your customer) groen wordt.
- De rechterkolom, onder Of de velden worden getoond in de inspectie-app en het klantportaal., bepaalt welke velden klanten te zien krijgen. Zie Stel het klantportaal in en help klanten het te gebruiken.
Voordat je begint: het menu Instellingen, diens tegels en dit scherm zijn alleen voor de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin). Medewerkers zonder die rol werken wel onder elke regel die hier staat; ze kunnen hem alleen niet zien of wijzigen. Lijkt een instelling niet te kloppen, vraag dan je bedrijfsbeheerder. De instellingen horen bij je eigen bedrijf; geen enkel ander bedrijf op het systeem ziet ze.
De instellingen in het dagelijks werk gebruiken
Je opent dit scherm niet om deze instellingen te gebruiken; je ziet ze elders aan het werk. Open Boekingen, dan Nieuw, in het hoofdmenu om de standaard boekingstijden en het wagenparkmodel hieronder in actie te zien.
Standaard boekingstijden. Op het tabblad Standaard boekingstijden begint Aangepaste standaardwaarden (Custom defaults) op Nee. Met Nee opent een nieuwe boeking met uitgifte vandaag om 08:00 en inname morgen om 07:00. Zet het op Ja en de app gebruikt in plaats daarvan je eigen waarden:
| Veld | Begint als | Wat het accepteert |
|---|---|---|
| Standaard startuur boeking (Default booking start hours) | 8 | Een heel uur op de 24-uursklok, zoals 9 voor 09:00 |
| Standaard startminuten boeking (Default booking start minutes) | 0 | Hele minuten, zoals 30 voor half |
| Standaard einduur boeking (Default booking end hours) | 7 | Een heel uur op de 24-uursklok, zoals 17 voor 17:00 |
| Standaard eindminuten boeking (Default booking end minutes) | 0 | Hele minuten, zoals 30 voor half |
| Standaard aantal dagen (Default amount of days) | 1 | Hele dagen |
Als de eindtijd later op de dag valt dan de starttijd, valt de inname op dag nummer Standaard aantal dagen, waarbij de uitgiftedag als dag 1 telt. Is de eindtijd eerder dan de starttijd, dan wordt er een dag bij opgeteld, omdat de verhuur 's nachts doorloopt.
Voorbeeld. Je balie opent om 09:00 en de meeste verhuren duren drie dagen. Je zet Aangepaste standaardwaarden op Ja, start 9 en 0, eind 17 en 0, en 3 dagen. Om 07:30 op dinsdag 6 oktober open je Boekingen → Nieuw: uitgifte toont dinsdag 09:00 en inname donderdag 8 oktober 17:00. Open je het opnieuw om 11:15, dan toont de uitgifte 11:15, omdat een starttijd die al voorbij is wordt vervangen door de huidige tijd; de inname blijft donderdag 17:00. Wijzig het eind naar 8 en de eindtijd is nu vroeger dan het begin: de inname wordt vrijdag 9 oktober 08:00.
Je ziet deze waarden op drie plekken. Boekingen → Nieuw en het shortlease-scherm openen ermee. De uitgiftedatum naar op of na de inleverdatum verplaatsen stelt de inname opnieuw in met deze waarden. Een nieuwe boeking die je op de Scheduler sleept, klikt ernaar vast. De boekingswidget van je website gebruikt ze niet.
Je wagenparkmodel. Drie schakelaars op het tabblad Algemeen bepalen welke voertuigklassen Boekingen → Nieuw aanbiedt voor een uitgifte- en inleverlocatie:
| Vaste wagenparkgroep | Vast wagenpark-asset | Een klasse wordt aangeboden wanneer |
|---|---|---|
| Nee | Nee | De klasse hoort bij dezelfde vestiging als beide locaties. Dit is de gebruikelijke opzet |
| Ja | Beide | De eigen Locatie van de klasse (in de instellingen van de klasse) is zowel de uitgifte- als de inleverlocatie |
| Nee | Ja | De klasse heeft een voertuig staan op de uitgiftelocatie en een op de inleverlocatie |
Voor Vaste wagenparkgroep moet elke klasse zijn Locatie hebben ingevuld. Zie Stel je voertuigklassen in. Hoe dit eruitziet als je zoekt, staat beschreven in Zoek een beschikbaar voertuig. Hybride wagenpark verandert niet welke klassen de app aanbiedt. Het verandert alleen het aantal dat je website toont. Met Ja heeft een websitezoekopdracht voor een locatie een vrij voertuig nodig dat op die locatie staat, én een vrij voertuig in de klasse als geheel.
Wat je website een klant vraagt te betalen. Bovenaan het tabblad Betalingen bepaalt Betalingsbasis (Payment base) waar het bedrag op wordt gebaseerd: Rent, Deposit of RentAndDeposit. Percentage (0 tot 100, begint op 100) en Bedrag (Amount, begint op 0) zijn de twee manieren om het uit te rekenen, en Berekening betalingsvoorwaarden (Payment terms calculation) kiest Percentage, Bedrag, de Hoogste (Highest) van de twee of de Laagste (Lowest). Een percentage of bedrag van 0 betekent de hele basis. Voorbeeld: huur € 480 inclusief btw, nog niets betaald, Betalingsbasis Rent, Percentage 25 en Bedrag € 150. Percentage vraagt € 120, Bedrag € 150, Hoogste € 150 en Laagste € 120. Zodra de klant iets heeft betaald, vraagt de volgende betaling om alles wat nog verschuldigd is, huur en borg samen.
Goed om te weten
De twee boekingsdatums hernoemen. De namen die je website-boekingswidget aan zijn twee datumvelden geeft, zoals "Uitgifte" en "Inname" in plaats van "Startdatum" en "Einddatum", staan niet op dit scherm. Open Beheer, dan Instellingen, klik op de tegel Asset-instellingen (Asset Settings) en open het tabblad Datuminstellingen (Dates Settings). De namen bereiken alleen widgets die zijn gemaakt nadat je ze hebt gewijzigd. Zie Stel de boekingswidget op je website in.
Wat je hierna doet: heb je Aangepaste standaardwaarden of Assets automatisch toewijzen gewijzigd, open dan Boekingen → Nieuw en controleer of een nieuwe boeking begint zoals je verwacht. Loop daarna de pagina's in de tabel hierboven langs voor elk tabblad dat je voor het eerst instelt.
Veelgestelde vragen
Waarom verdween een voertuigklasse uit de zoekresultaten nadat we de wagenparkinstellingen hadden gewijzigd? Met Vaste wagenparkgroep op Ja wordt een klasse alleen aangeboden op de locatie die in de eigen instellingen is ingevuld, en een klasse zonder Locatie wordt nooit aangeboden. Open Beheer → Productontwerp (Admin → Product design), klik op de tegel Voertuigklassen (Asset groups), open de klasse en vul Locatie in. Zie Stel je voertuigklassen in.
Waarom begint een nieuwe boeking nog om 08:00 nadat ik de standaarduren heb gewijzigd? De uren worden alleen gebruikt zolang Aangepaste standaardwaarden op Ja staat. Zet het aan, op hetzelfde tabblad, en klik op Opslaan.
Waarom is de uitgiftetijd nu, en niet onze standaard starttijd? De standaard starttijd voor vandaag is al voorbij. De app start een nieuwe boeking nooit in het verleden, dus gebruikt hij de huidige tijd. Wijzig Uitgifte (Pickup) met de hand als de klant later komt.
Waarom werd de datumwijziging van een klant vanaf de website geweigerd, terwijl we dezelfde boeking in de app wel kunnen wijzigen? Wijziging contractdatums altijd toestaan staat op Nee. Wijzigingen van buiten de app worden dan alleen geaccepteerd in de gevallen die in de tabel bij Algemeen staan. Wijzig de datums zelf in de app, zie Wijzig de datums van een boeking, of vraag je beheerder om de instelling op Ja te zetten.
Waarom werd een klant van 21 jaar geaccepteerd terwijl onze Leeftijd jonge bestuurder 24 is? Leeftijd jonge bestuurder weigert nooit iemand; het bepaalt alleen wie de toeslag voor jonge bestuurders betaalt. De leeftijd waaronder een klant wordt geweigerd is min. leeftijd op het tabblad Klantvalidatie.
Waarom wordt een klant van wie het record geen IBAN heeft toch opgeslagen? De linkerkolom op Klantvalidatie verhindert medewerkers niet om een klant in de app op te slaan. Het bepaalt alleen wanneer een record compleet is voor klanten die hun eigen gegevens invullen. Zie Maak een klantrecord aan voor wat het klantformulier controleert.
Waarom kan ik de tegel Operationeel niet vinden? Het menu Instellingen en diens tegels zijn alleen voor de rol Bedrijfsbeheerder. Vraag je beheerder.
Gerelateerde pagina's: Maak een boeking aan voor hoe Assets automatisch toewijzen een voertuig kiest, Zoek een beschikbaar voertuig voor hoe het wagenparkmodel zich aan de balie toont, en de pagina financiële instellingen voor betalingstermijnen, kredietlimieten en factuurnummers.