Inleiding
Elke nacht loopt de app je boekingen door en e-mailt de klanten die een herinnering verdienen: om te betalen, om de borg te betalen, om het voertuig te komen ophalen, om het terug te brengen, en een paar dagen na de verhuur om feedback te geven. Niemand aan de balie drukt hiervoor op iets. De enige herinnering die je handmatig verstuurt is de knop Betalingsherinnering (Payment Reminder) op de tab E-mails (Emails) van de boeking.
Waarom dit nuttig is:
- een klant boekte drie weken van tevoren en heeft nog niet betaald, en je wilt hem achterna zitten zonder te bellen
- een borg staat nog open een paar dagen voor de uitgifte
- je wilt dat klanten een dag voor het ophalen worden herinnerd, zodat minder van hen het vergeten
- een klant is nog onderweg met het voertuig en het moet morgen terug
- een klant belt dat hij nooit een herinnering kreeg, en je moet weten of hij er een had moeten krijgen
De herinneringen in één oogopslag. Loop dit eenmaal door; de secties hieronder leggen elke rij uit.
| Herinnering (het type van het sjabloon) | Wie hem krijgt | Wanneer |
|---|---|---|
| Betalingsherinnering (Payment reminder) | Bevestigde boekingen met nog geld verschuldigd | Op maandag, woensdag en vrijdag, zolang de uitgifte tussen 4 en 28 dagen weg is |
| Herinnering borgbetaling (Deposit Payment Reminder) | Bevestigde boekingen met nog geld verschuldigd | Elke nacht zolang de uitgifte tussen 1 en 4 dagen weg is |
| Herinnering uitgifte (Pickup Reminder) | Bevestigde boekingen | Eenmalig, de nacht voordat de uitgifte minder dan een dag weg is |
| Herinnering inname (Dropoff reminder) | Klanten die het voertuig hebben | Eenmalig, de nacht dat de inname minder dan 24 uur weg is |
| Feedback | Ingenomen, gefactureerde en betaalde boekingen | Eenmalig, vier tot vijf dagen na de innamedatum |
De 4 en 28 dagen zijn je eigen instellingen; de tabel toont de waarden waarmee elk bedrijf begint. Gebruik deze pagina om de herinneringen in te stellen en om uit te zoeken waarom er wel of geen is verstuurd.
Zo werkt het
Configuratie
Twee dingen bepalen of herinneringen uitgaan: een sjabloon voor elke herinnering, en de vooruitbetalingsvoorwaarden van je bedrijf.
1. Een sjabloon voor elke herinnering. De app schrijft de e-mail niet zelf. Elke herinnering heeft een actief sjabloon van zijn type nodig, geschreven door je bedrijf. Zonder sjabloon wordt die herinnering simpelweg niet verstuurd, en niets meldt je dat. Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Communicator, en klik op de tegel Boekingen (Bookings). Maak een sjabloon voor elk type in de tabel hierboven. Hoe je een sjabloon schrijft, en hoe de taal wordt gekozen, staat op de pagina over automatische e-mails (Stel de automatische e-mails in).
2. De vooruitbetalingsvoorwaarden. De betalings- en borgherinneringen draaien alleen voor een bedrijf dat vooruitbetalingsvoorwaarden heeft. Die bestaan vanaf de eerste keer dat iemand op Instellen (Setup) drukt; tot dan worden die twee herinneringen nooit verstuurd.
- Open vanuit het hoofdmenu Beheer, dan Instellingen (Settings), en klik op de tegel Operationeel (Operational).
- Open de tab Betalingen (Payments). Druk onder de kop Payment advanced op Instellen (de link met een tandwielicoontje). Het scherm Geavanceerde betalingsvoorwaarden bewerken (Edit Advanced Payment Terms) opent.
- Controleer de drie velden hieronder en druk op Opslaan (Save).
| Veld | Begint als | Wat het doet voor herinneringen | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| Drempel herinnering uitgifte (Pickup reminder threshold) | 1 | Hoeveel dagen voor de uitgifte de uitgifteherinnering uitgaat | Alleen hele dagen |
| Drempel vooruitbetaling (Advance payment threshold) | 28 | Betalingsherinneringen stoppen voor uitgiftes die verder weg zijn dan dit | Alleen hele dagen |
| Drempel volledige betaling (Full payment threshold) | 4 | Betalingsherinneringen stoppen, en borgherinneringen beginnen, zodra de uitgifte dichterbij is dan dit | Alleen hele dagen |
Drempel vooruitbetaling en Drempel volledige betaling bepalen ook welke bevestigingsmail een boeking krijgt; zie Een boeking bevestigen. De herinneringen gebruiken de twee getallen, ongeacht of de schakelaars Vooruitbetaling en Volledige betaling op hetzelfde scherm aan of uit staan. Wijzigingen gelden vanaf de volgende nacht, voor elke boeking, ook een die al is bevestigd.
Voordat je begint: sjablonen schrijven en Geavanceerde betalingsvoorwaarden bewerken openen vereisen de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin). De knop Betalingsherinnering op een boeking werkt voor elk gebruikersaccount. Een herinnering gaat naar het e-mailadres van de klant van de boeking, dus dat moet zijn ingevuld.
De herinneringen gebruiken
Er is niets te starten. De nachtelijke run doet het werk. Wat je dagelijks doet is handmatig een betalingsherinnering versturen als je er nu een wilt.
- Open vanuit het hoofdmenu Boekingen (Bookings) en klik op de rij van de boeking.
- Open in de onderste rij tabs E-mails.
- Druk op Betalingsherinnering. De e-mail gaat meteen uit en de app toont E-mail verstuurd (Email sent).
De knop staat er bij elke status, en hij controleert niet of er geld verschuldigd is. Het is jouw beslissing om erop te drukken.
Goed om te weten
Betalingsherinneringen. Dit alles moet waar zijn op de nacht zelf:
| Voorwaarde | Wat te controleren |
|---|---|
| Het bedrijf heeft vooruitbetalingsvoorwaarden | Er is minstens één keer op Instellen gedrukt (zie hierboven) |
| De boeking is Bevestigd (Confirmed) en de uitgifte is nog toekomstig | Status op de boeking |
| De uitgifte is meer dan Drempel volledige betaling en minder dan Drempel vooruitbetaling dagen weg | 4 en 28 dagen, tenzij gewijzigd |
| De boeking is meer dan zeven dagen geleden gemaakt | De aanmaakdatum van de boeking |
| Het is maandag, woensdag of vrijdag | De dag van de nachtelijke run |
| De klant is nog huur verschuldigd | Het saldo op de boeking, de borg niet meegerekend |
Een boeking die minder dan zeven dagen geleden is gemaakt krijgt helemaal geen betalingsherinnering, zodat een klant die een week van tevoren boekt niet wordt achternagezeten voordat de bevestiging goed en wel is doorgedrongen.
Borgherinneringen vereisen dezelfde betalingsvoorwaarden en een boeking die Bevestigd is. Ze gaan elke nacht, elke dag van de week, zolang de uitgifte meer dan één dag en minder dan Drempel volledige betaling dagen weg is, en de boeking nog geld verschuldigd toont. Afhankelijk van hoe de boeking moet worden betaald, kan dat bedrag de borg meerekenen.
Uitgifteherinneringen gaan eenmalig, op de nacht dat de uitgifte tussen Drempel herinnering uitgifte min één en Drempel herinnering uitgifte dagen weg is. Bij de startwaarde van 1 is dat de nacht voor een uitgifte binnen de komende 24 uur. Zet hem op 2 om hem een dag eerder te versturen. Een bedrijf zonder vooruitbetalingsvoorwaarden krijgt nog steeds uitgifteherinneringen, alsof de drempel 1 was.
Innameherinneringen gaan eenmalig naar een klant van wie de boeking Opgehaald (Picked up) is, op de nacht dat de inname minder dan 24 uur weg is. Ze vereisen geen betalingsvoorwaarden.
Het feedbackverzoek gaat eenmalig, vier tot vijf dagen na de innamedatum op het contract, en alleen naar een boeking die is gefactureerd en betaald. De volledige regels staan op Klantfeedback na een verhuur controleren.
Uitgewerkt voorbeeld. Vooruitbetalingsvoorwaarden op hun startwaarden (1, 4 en 28). Een klant boekt op donderdag 1 oktober voor een uitgifte op vrijdag 23 oktober om 10:00, totaal € 640,00, borg € 500,00, nog niets betaald.
| Nacht van | Uitgifte is | Wat er uitgaat |
|---|---|---|
| ma 5 okt | 18 dagen weg | Niets: de boeking is pas vier dagen oud |
| vr 9, ma 12, wo 14, vr 16, ma 19 okt | 14¼ tot 4¼ dagen weg | Elke nacht een betalingsherinnering |
| di 20, wo 21, do 22 okt | 3¼ tot 1¼ dagen weg | Elke nacht een borgherinnering |
| vr 23 okt (vroege ochtend) | ¼ dag weg | De uitgifteherinnering |
Betaalt de klant op 14 oktober alles wat hij verschuldigd is en leg je dat vast, dan stoppen de betalings- en borgherinneringen; alleen de uitgifteherinnering gaat nog uit.
Geen inhaalslag voor een gemiste nacht. Elke herinnering wordt op de nacht zelf beslist. Is de nachtelijke run niet gedraaid, of was het sjabloon die nacht uitgeschakeld, dan worden de herinneringen van die nacht niet later alsnog verstuurd. De uitgifte-, inname- en feedbackherinneringen hebben elk maar één nacht, dus een gemiste nacht betekent dat die klant hem nooit krijgt.
Wat je hierna doet: zodra een klant heeft betaald, leg je dat vast met Een betaling van een klant vastleggen, zodat de herinneringen stoppen. Gebruik Een klant een betaalverzoek sturen om een betaallink in plaats van een herinnering te sturen.
Veelgestelde vragen
Waarom blijven klanten betalingsherinneringen krijgen nadat ze hebben betaald? De betaling is niet vastgelegd op de boeking, dus toont hij nog steeds geld verschuldigd. Leg hem vast op de boeking (Een betaling van een klant vastleggen); de run van de volgende nacht ziet het.
Waarom krijgt niemand betalings- of borgherinneringen? Óf je bedrijf heeft geen vooruitbetalingsvoorwaarden, óf er is geen actief sjabloon van het type Betalingsherinnering of Herinnering borgbetaling. Vraag je Bedrijfsbeheerder om eenmalig op Instellen te drukken onder Beheer, Instellingen, Operationeel, Betalingen en op te slaan, en om de sjablonen te controleren onder Beheer, Communicator, Boekingen.
Ik drukte op Betalingsherinnering en zag E-mail verstuurd, maar de klant kreeg niets. Waarom? E-mail verstuurd verschijnt ook als er geen actief sjabloon Betalingsherinnering bestaat voor de taal van die klant, en dan vertrekt er geen e-mail. Controleer de sjablonen, en controleer de lijst met verzonden e-mails onder Beheer, Communicator, Verzonden e-mails. Zie Uitzoeken waarom een e-mail niet is aangekomen.
Waarom kreeg een klant drie nachten achter elkaar een borgherinnering? Dat is normaal. Borgherinneringen gaan elke nacht in hun venster zolang er iets verschuldigd is. De app onthoudt niet dat hij er al een heeft verstuurd.
Waarom kreeg een klant die vorige week boekte geen betalingsherinnering? Betalingsherinneringen slaan boekingen over die zeven dagen geleden of korter zijn gemaakt, en ze gaan alleen op maandag, woensdag en vrijdag. Druk op Betalingsherinnering op de tab E-mails van de boeking als je er nu een wilt versturen.
Waarom kwam de uitgifteherinnering op de ochtend van de uitgifte aan, niet de dag ervoor? Bij de startwaarde van Drempel herinnering uitgifte van 1 gaat de herinnering uit op de nacht voor een uitgifte die minder dan een dag weg is, en dat is de vroege ochtend van de dag van uitgifte zelf. Zet de drempel op 2 om hem een dag eerder te versturen.
Kan ik herinneringen voor één klant stoppen? Ja, per type e-mail. Zie E-mails stoppen of onderdrukken.
Is er een automatische herinnering voor een offerte waarop de klant niet heeft gereageerd? Nee. Je kunt een sjabloon van het type Offerteherinnering (Quote reminder) schrijven, maar de nachtelijke run verstuurt hem nooit. Volg open offertes op vanuit Een offerte versturen en opvolgen.
Gerelateerde pagina's:
- Stel de automatische e-mails in: het sjabloon van elke herinnering schrijven.
- Bevestigingsmails: het andere gebruik van de twee betalingsdrempels.
- Uitzoeken waarom een e-mail niet is aangekomen: wanneer een verwachte herinnering ontbreekt.