Inleiding
Een betaalverzoek is een e-mail die de klant laat weten hoeveel er nog openstaat op een boeking, met een link om online te betalen. Je start het vanaf de boeking. De pop-up met als titel Betaalverzoek (Payment Request) heeft twee keuzes onder Bedragtype (Amount type), een vak Bedrag (Amount) en een regel Totaal verschuldigd (Total Due) met wat er nog openstaat; Aanmaken en versturen (Create and send) verstuurt het. Elk verzoek verschijnt daarna op de tab Betaalverzoeken (Payment Requests) van de boeking, en op het scherm Overzicht openstaande betalingen (Pending Payments Overview), met twee tabs, Te laat (Overdue) en In behandeling (Pending).
Je bent hier omdat:
- een klant online heeft geboekt maar de huur nog niet heeft betaald, en de uitgifte is volgende week;
- een klant heeft afgesproken nu een deel te betalen en de rest aan de balie;
- een verzoek vorige week is verstuurd en de klant zegt het nooit te hebben ontvangen;
- je controleert welke verzoeken hun datum zijn gepasseerd zonder te zijn betaald;
- een klant per bankoverschrijving heeft betaald en je wilt weten of het verzoek zichzelf heeft afgesloten.
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Wat het betekent |
|---|---|
| Totaal verschuldigd (Total Due) | Wat er nog openstaat op de huur van de boeking, zonder de borg |
| Aangepast (Custom) | Je typt het bedrag zelf in, in plaats van te vragen om alles wat openstaat |
| In behandeling (Pending) | Verstuurd, nog niet betaald, en nog binnen de datum |
| Betaald (Paid) | Er is genoeg geld op de boeking binnengekomen om het te dekken |
| Te laat (Overdue) | De Verloopdatum (Expiry date) is verstreken voordat het is betaald |
| Aantal herinneringen (Reminder Count) | Hoe vaak je het opnieuw hebt verstuurd |
Elke manier waarop een betaalverzoek ontstaat
| Route | Waar de klant om wordt gevraagd | Hier behandeld |
|---|---|---|
| Nieuw betaalverzoek (New Payment request) op de tab Betaalverzoeken van de boeking | Alles wat openstaat, of een bedrag dat je zelf kiest | Ja |
| Betaalverzoek (Payment Request) op het scherm Boekingsbetalingen (Booking payments) van de boeking | Hetzelfde | Ja |
| E-mail met betaalverzoek (Email with payment request) wanneer je de data van een boeking wijzigt | Alles wat nog openstaat na de nieuwe prijs | Nee, zie Een boeking wijzigen van data |
| Een automatische e-mail van het type Betaalverzoek (Payment request) | Alles wat openstaat | Nee, zie de pagina over automatische e-mails (automated-emails.md) |
Gebruik deze pagina altijd wanneer je wilt dat een klant online betaalt voordat die langskomt, of om een verzoek op te volgen dat nog niet is betaald.
Zo werkt het
Configuratie
Er is één instelling: het aantal dagen dat een verzoek open blijft staan. Een bedrijfsbeheerder stelt dit in:
- Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings), en klik op de tegel Operationeel (Operational).
- Open de tab Betaalverzoek (Payment Request).
- Vul Vervaltermijn (dagen) (Expiration period (Days)) in. Dit staat standaard op 10 en accepteert hele getallen boven 0.
- Klik op Opslaan (Save).
De nieuwe termijn geldt voor verzoeken die vanaf dat moment worden verstuurd. Al verstuurde verzoeken houden de Verloopdatum die ze hebben gekregen.
De e-mail zelf wordt geschreven door het e-mailsjabloon Betaalverzoek (Payment request) van je bedrijf, ingesteld onder Beheer → Communicator; zie de pagina over automatische e-mails (automated-emails.md). De link erin brengt de klant naar online betalen, wat voor je bedrijf aangesloten moet zijn; zie de pagina over kaart- en onlinebetalingen (card-and-online-payments.md).
Voordat je begint: elk personeelsaccount kan een betaalverzoek aanmaken, opnieuw versturen en verwijderen. Alleen een bedrijfsbeheerder kan de vervaltermijn wijzigen, de e-mailgeschiedenis van een verzoek bekijken, of de status van een verzoek met de hand wijzigen. De klant op de boeking heeft een e-mailadres nodig.
Betaalverzoeken gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Boekingen (Bookings), dan Overzicht (Overview), en open de boeking.
- Scroll naar de rij tabs onderaan de boeking en open Betaalverzoeken (Payment Requests). Deze toont elk verzoek op deze boeking, met Verzenddatum (Sent Date), Bedrag (Amount), Status, Verloopdatum (Expiry date) en Aantal herinneringen (Reminder Count).
- Klik op Nieuw betaalverzoek (New Payment request). De pop-up Betaalverzoek opent. (De knop Betaalverzoek op het scherm Boekingsbetalingen, geopend met Betalingen (Payments) op de boeking, opent dezelfde pop-up.)
- Onder Bedragtype laat je Totaal verschuldigd geselecteerd om alles wat nog openstaat op te vragen. Bedrag wordt ingevuld met het bedrag van de regel Totaal verschuldigd.
- Of kies Aangepast en typ het bedrag in Bedrag. Het moet meer zijn dan 0 en minder dan het bedrag van Totaal verschuldigd.
- Klik op Aanmaken en versturen. Je ziet E-mail verzonden (Email sent) en de pop-up sluit. Het verzoek staat nu op de tab met status In behandeling. Er is niets opgeslagen voor deze klik: Annuleren (Cancel) in de pop-up verwerpt het verzoek volledig.
Om een verzoek opnieuw te versturen, klik je op het envelopicoon aan het einde van de rij, op de tab Betaalverzoeken van de boeking of op Overzicht openstaande betalingen. Een pop-up met als titel Handmatige e-mail (Manual email) opent met het betaalverzoek al ingevuld. Wijzig Verloopdatum bovenaan als de klant meer tijd nodig heeft en klik op E-mail versturen (Send email). De e-mail gaat altijd naar het e-mailadres op de klantgegevens: E-mail aan (Email to) moet een geldig adres bevatten, maar een ander adres dat je daar typt wordt genegeerd; zet een tweede ontvanger in E-mail cc (Email cc) (zie Stuur een klant een losse e-mail vanaf een boeking). Je ziet E-mail succesvol verzonden! (E-mail sent succesfully!) en Aantal herinneringen gaat één omhoog.
Om een verzoek in te trekken, klik je op het rode prullenbakicoon aan het einde van de rij. Er bestaat geen status "geannuleerd": het verzoek wordt verwijderd van de boeking en uit de lijsten. Een e-mail die de klant al heeft, wordt niet teruggehaald, dus laat het de klant weten.
Om verzoeken over alle boekingen heen op te volgen, open je Operationeel vanuit het hoofdmenu en klik je op de tegel Te late betaalverzoeken (Overdue Payment Requests) op je dagoverzicht. De tegel staat standaard aan; de bijbehorende schakelaar heet Betaalverzoeken in behandeling (Pending Payment Requests), zoals beschreven in Wijzig welke tegels je dashboard toont. Dit opent Overzicht openstaande betalingen. De tab Te laat staat eerst, dan In behandeling; betaalde verzoeken staan er niet bij. Elke rij heeft deze iconen, van links naar rechts:
| Icoon | Wat het doet |
|---|---|
| Potlood | Wijzigt de status met de hand. Alleen zichtbaar als RentVisie-support dit voor je bedrijf heeft aangezet, en alleen voor een bedrijfsbeheerder |
| Oog | Opent de boeking |
| Envelop | Verstuurt het verzoek opnieuw, zoals hierboven |
| Klok | Toont elke e-mail die voor dit verzoek is verstuurd (E-mailgeschiedenis betaalverzoek, Payment request E-mail history) |
| Rode prullenbak | Verwijdert het verzoek |
Goed om te weten
Wanneer een verzoek vervalt. De vervaldatum wordt geteld vanaf het einde van de dag waarop het verzoek is verstuurd, dus een verzoek verstuurd om 09:00 en een verzoek verstuurd om 23:00 op dezelfde dag vervallen gelijktijdig. De betaalstatus wordt dagelijks ververst, zoals het overzicht zelf zegt: eenmaal per dag sluit de app eerst elk verzoek dat is betaald, en verplaatst daarna de onbetaalde verzoeken die hun datum zijn gepasseerd naar Te laat. Tot die dagelijkse run kan een verzoek zijn datum zijn gepasseerd en toch nog In behandeling tonen.
Welke betalingen een verzoek afsluiten. Je markeert een verzoek nooit zelf als betaald. Elke keer dat een betaling op de boeking wordt vastgelegd, via welke route dan ook (de online link, de balie, een bankoverschrijving, een import), controleert de app de openstaande verzoeken, oudste eerst. Een verzoek wordt Betaald zodra deze drie allemaal waar zijn:
| Voorwaarde | Wat je controleert |
|---|---|
| De betaling staat op deze boeking | Zichtbaar op het scherm Boekingsbetalingen van de boeking |
| De betaling is gedateerd op of na de Verzenddatum van het verzoek | Geld ontvangen vóór het verzoek telt er nooit voor mee |
| Er is nog geen ander verzoek mee afgesloten | Elke betaling sluit maar één verzoek af |
Tot 5 cent te weinig telt nog als betaald, om afronding op te vangen.
Totaal verschuldigd of Aangepast bepaalt wat de link vraagt. Met Aangepast vraagt de link precies het bedrag dat je hebt ingetypt. Met Totaal verschuldigd vraagt de link wat er openstaat op het moment dat de klant erop klikt, wat kan afwijken van het bedrag op het verzoek als de boeking intussen is gewijzigd.
Uitgewerkt voorbeeld. De huur van een boeking is € 640 en de klant heeft € 240 betaald bij het boeken, dus Totaal verschuldigd toont 400. Op 3 maart om 14:30, met de vervaltermijn op 10 dagen, kies je Aangepast en typ je 150:
- 150 is meer dan 0 en minder dan 400, dus het wordt geaccepteerd. 400 intypen wordt geweigerd met "Het bedrag moet lager zijn dan het totaal verschuldigd." ("Amount must be less than the total due.") — gebruik daarvoor Totaal verschuldigd.
- Het verzoek vervalt aan het einde van 13 maart.
- Op 5 maart maakt de klant € 149,97 over, en jij legt het vast. Het is gedateerd na 3 maart en maar 3 cent te weinig, dus het verzoek wordt Betaald. Er staat nog € 250 open op de boeking.
- Had de klant niets betaald, dan verplaatst de dagelijkse run op 14 maart het naar Te laat.
Wat je hierna doet: leg geld vast dat buiten de link binnenkomt, zoals beschreven op de pagina over het vastleggen van een betaling (recording-a-payment.md), en werk de tab Te laat regelmatig af, te beginnen met de oudste rijen.
Veelgestelde vragen
De klant heeft betaald, maar het verzoek toont nog steeds In behandeling of Te laat. Waarom? Meestal is de betaling gedateerd vóór de Verzenddatum van het verzoek, bijvoorbeeld geld ontvangen de week voordat je het verzoek verstuurde. Die betaling telt er nooit voor mee. Andere redenen: de betaling is vastgelegd op een andere boeking, of hij sloot al een eerder verzoek op dezelfde boeking af. Als de klant echt heeft betaald, verwijder je het verzoek met het rode prullenbakicoon, of vraag je een bedrijfsbeheerder om de status met het potloodicoon te wijzigen, waar dat is aangezet.
De klant heeft € 400 in één keer betaald voor twee verzoeken van € 150 en € 250. Waarom is er maar één Betaald? Eén betaling sluit maar één verzoek af; ze wordt niet gesplitst. Het verzoek van € 150, als oudste, nam de volledige € 400, en het verzoek van € 250 blijft open en wordt Te laat. Verwijder het tweede verzoek met het rode prullenbakicoon, aangezien het geld al is ontvangen.
Waarom blijft een nieuwer verzoek open terwijl de klant het overduidelijk heeft betaald? De app sluit verzoeken oudste eerst af en stopt bij het eerste dat niet is gedekt. Een ouder verzoek dat nooit betaald zal worden, bijvoorbeeld voor een bedrag waarover de klant discussie heeft, blokkeert de verzoeken erachter. Verwijder het oude verzoek met het rode prullenbakicoon; het nieuwere sluit de volgende keer dat een betaling wordt vastgelegd of bij de dagelijkse run.
Het verzoek zegt Betaald, maar ik heb de klant intussen terugbetaald. Waarom is het niet heropend? Een verzoek gaat nooit terug vanaf Betaald. Als er opnieuw geld verschuldigd is, maak je een nieuw verzoek aan.
Ik heb een te laat verzoek opnieuw verstuurd met een latere Verloopdatum. Waarom staat het nog op de tab Te laat? Opnieuw versturen wijzigt de datum maar niet de status. Het blijft op Te laat tot het betaald is, ook al werkt de link van de klant nog gewoon.
Ik klikte op Aanmaken en versturen en zag E-mail verzonden, maar de klant heeft niets ontvangen. Waarom? E-mail verzonden betekent dat de e-mail is overgedragen om verstuurd te worden, niet dat ze is aangekomen. Controleer het e-mailadres op de klantgegevens, corrigeer het indien nodig, en verstuur het verzoek opnieuw met het envelopicoon. Als er helemaal geen betaalverzoek-e-mails aankomen, vraag je een bedrijfsbeheerder om het sjabloon Betaalverzoek onder Beheer → Communicator te controleren.
Nieuw betaalverzoek zegt "Geen openstaand bedrag voor deze boeking." (No outstanding amount for this booking.) Waarom? Er staat niets open op de huur: de klant heeft alles al betaald. De borg telt niet mee voor Totaal verschuldigd, dus een betaalverzoek kan niet worden gebruikt om een borg te innen; zie de pagina over borgen (deposits-and-pre-authorisation.md).
Aangepast weigert het exacte bedrag dat openstaat. Waarom? Een aangepast bedrag moet lager zijn dan Totaal verschuldigd. Om het volledige bedrag te vragen, kies je Totaal verschuldigd.
Een verzoek ontbreekt op Overzicht openstaande betalingen maar staat wel op de boeking. Waarom? Het overzicht toont alleen verzoeken voor boekingen waarvan zowel de uitgifte- als inleverlocatie behoren tot de locaties die jij mag zien, en het toont nooit betaalde verzoeken. De tab Betaalverzoeken van de boeking toont ze altijd allemaal.
Kan ik zien welke betaling een verzoek heeft afgesloten, of een betaling ervan loskoppelen? Nee, geen enkel scherm toont dit, en er is geen manier om zelf een betaling van een verzoek los te koppelen. Als een betaling aan het verkeerde verzoek is gekoppeld, vraag je dit aan RentVisie-support.
Gerelateerde pagina's:
- Een boeking wijzigen van data — een verzoek versturen samen met een verlenging.
- De pagina over het vastleggen van een betaling (recording-a-payment.md) — geld dat binnenkomt per overschrijving of aan de balie.
- De pagina over kaart- en onlinebetalingen (card-and-online-payments.md) — wat de klant achter de link ziet.
- De pagina over herinneringen (reminders.md) — automatische herinneringsmails.