Inleiding
Het dagoverzicht is het scherm waar je op terechtkomt als je inlogt. Het heeft de kop Operationeel overzicht (Operational manager), met Je dagoverzicht (Your daily overview) eronder, en het beantwoordt één vraag: wat moet er vandaag gebeuren, en wat is al te laat?
Van boven naar beneden: twee snelkoppelknoppen onder de kop, dan eventuele waarschuwingsbalken, dan een zoekveld Snel zoeken (Quick lookup), dan een rij teltegels — auto's die weggaan, auto's die terugkomen, wat te laat is, wat nog gefactureerd moet worden. Onder de tellers staan de werklijsten: de uitgiftes en innames van vandaag links, meldingen van RentVisie zelf in het midden, en onderhoud en inspecties die eraan komen rechts.
Je gebruikt het wanneer:
- je de zaak opent en de vorm van de dag wilt zien
- een klant aan de balie staat en je diens boeking snel moet openen
- een manager vraagt hoeveel auto's te laat zijn
- je boekingen natrekt die zijn teruggekomen maar nog niet gefactureerd zijn
- je papierwerk natrekt dat niet is verstuurd
Je komt er terecht wanneer je inlogt, en het heeft ook een eigen plek in het hoofdmenu, Operationeel (Operational), zodat je er overal vandaan naar terug kunt. Gebruik het als startpunt voor de dag; elke tegel en balk stuurt je door naar het scherm waar het echte werk gebeurt.
Begrippen op dit scherm
Het scherm combineert eigen labels met een paar externe namen:
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Operationeel overzicht (Operational manager) | Dit scherm — je startpagina |
| Aggregaties (Aggregations) | De teltegels bovenaan |
| Kenteken | Kenteken (de kolomkop staat in het Nederlands) |
| ASI verloopt binnen 30 dagen (ASI due within 30 days) | ASI — de periodieke keuring op rijwaardigheid |
| Peppol | Het netwerk voor het elektronisch versturen van facturen tussen bedrijven |
| Exact | Het boekhoudpakket waarnaar je facturen kunnen worden verstuurd |
| Keycafe | De sleutelkluisdienst waarmee klanten sleutels ophalen zonder personeel |
Zo werkt het
Configuratie
Het enige dat je hier instelt, is welke tegels en lijsten jij ziet. Er hoeft niets vooraf ingesteld te worden: de eerste keer dat je het scherm opent, worden je keuzes voor je aangemaakt.
- Klik op het dagoverzicht op het kleine handvat aan de rechterrand van het scherm. Een paneel met de kop Kies wat je wilt zien op je Operationeel overzicht (Choose what you want to see on your Operational Manager) schuift in beeld.
- Zet onder Aggregaties elke teller op Ja of Nee.
- Doe onder Lijsten (Lists) hetzelfde voor Uitgiftelijst (Pickup list), Innamelijst (Dropoff list), Aankomend onderhoud (Upcoming maintenance) en ASI verloopt binnen 30 dagen.
- Klik op Opslaan (Save). Annuleren (Cancel), of buiten het paneel klikken, behoudt wat je had.
Elke teller en lijst staat standaard aan, behalve drie: Beschikbare assets (Available assets), Inspectiecontrole (Inspection control) en ASI verloopt binnen 30 dagen blijven verborgen tot je ze zelf aanzet. Vier schakelaars zijn anders geformuleerd dan de tegel die ze aansturen — let op de naam van de schakelaar zelf:
| De schakelaar zegt | De tegel zegt |
|---|---|
| Verlopen offertes (Qoutes overdue — zo gespeld, in het Engels) | Verlopen offertes (Quotes overdue) |
| Contact | Contactaanvragen (Contact requests) |
| RFP | Offerteaanvragen (Request for proposals) |
| Betaalverzoeken in behandeling (Pending Payment Requests) | Te late betaalverzoeken (Overdue Payment Requests) |
De volledige uitleg, en waarom je keuzes je volgen van computer naar computer, staat in Instellen welke tegels je dashboard toont.
De waarschuwingsbalken worden niet in dit paneel geschakeld. De balk Actie vereist voor Peppol (Peppol action required) heeft zowel Peppol als Key cafe op Ja nodig onder Beheer → Instellingen → Integraties (Admin → Settings → Integrations); de balk Keycafe-acties (Keycafe Actions) heeft Key cafe aan nodig. Zie Facturen elektronisch versturen via Peppol en Sleuteloverdracht via de sleutelkluis instellen.
Voordat je begint: de tellers zijn maar zo goed als de boekingen erachter, en een aantal ervan telt alleen de vestigingen waarvoor jij bent ingedeeld, dus je aantallen kunnen terecht afwijken van die van een collega. Welke tegels je ziet, is je eigen keuze en heeft geen gevolgen voor iemand anders. De balk Actie vereist voor Peppol wordt alleen aan bedrijfsbeheerders getoond, en de knop Exact-integraties (Exact integrations) op de balk Exact-fouten (Exact errors) opent alleen voor bedrijfsbeheerders. Mislukte automatische incasso's staan helemaal niet op dit scherm — zie de Veelgestelde vragen.
Het dagoverzicht gebruiken
Klik in het hoofdmenu op Operationeel — of log gewoon in, wat je hier al brengt.
- Gebruik om iets nieuws te starten de knoppen onder de kop: Nieuwe boeking (New Booking) opent een lege boeking (Een boeking aanmaken), en Scheduler opent de planningskalender (Boekingen verzetten op de Scheduler).
- Lees bovenaan eerst elke waarschuwingsstrook van RentVisie zelf — zie Wat is er nieuw en hulp krijgen.
- Behandel daarna elke gekleurde waarschuwingsbalk. Een balk betekent dat iets mislukt is, niet dat iets vervalt; elke balk heeft een knop naar het scherm waar je het oplost (zie Goed om te weten).
- Gebruik Snel zoeken om direct naar één record te springen: kies een boeking onder Boeking (Booking) om die te openen, of een klant onder Klant (Customer) om diens gegevens te openen.
- Lees de teltegels. Elke tegel staat voor één soort werk. Klik op een tegel om de volledige lijst achter het getal te openen.
- Werk de tabbladen Uitgifte (Pickup) en Inname (Dropoff) onder de tegels af — de echte klussen van vandaag, met boekingsnummer, klant, Kenteken, status, locaties, tijden en totaalprijs. Klik op het potlood aan het einde van een rij om die boeking te openen. Meer kolommen (Merk (Make), Model, Externe referentie (External reference), Vervangende referentie (Replacement reference), Bestuurder (Driver)) kunnen worden aangezet vanuit de kolombesturing van het rooster.
- Controleer de rechterkolom: Aankomend onderhoud en, als je die hebt aangezet, ASI verloopt binnen 30 dagen. Beide hebben een knop Naar overzicht (Go to overview) voor de volledige lijst.
Goed om te weten
Wat elke teller telt, en waar die je naartoe brengt. Loop dit eenmaal door; je komt later terug naar losse regels. De laatste kolom legt uit waarom jouw scherm en dat van een collega niet overeenkomen:
| Tegel | Wat het toont | Meer erover | Alleen jouw vestigingen |
|---|---|---|---|
| Nog in te plannen (To be scheduled) | Actieve boekingen zonder toegewezen voertuig | Een boeking aanmaken | Ja |
| Uitgiftes (Pickups) | Boekingen die vandaag uit moeten en nog niet weg zijn | De boeking | Ja |
| Innames (Dropoffs) | Boekingen die uiterlijk vandaag terug moeten, inclusief al te late | De boeking | Ja |
| Te laat (Overdue) | Auto's die nog niet terug zijn terwijl hun innametijd al voorbij is, plus boekingen die nooit zijn opgehaald | De boeking | Nee — hele bedrijf |
| Transporten (Transports) | Voertuigverplaatsingen die vandaag lopen | Transporten | Nee — hele bedrijf |
| Onderhoud (Maintenance) | Werkplaatsklussen die vandaag lopen | Onderhoudsschema's | Nee — hele bedrijf |
| Verlopen offertes (Quotes overdue) | Verstuurde offertes waarvan de geldigheidsdatum is verstreken | Offertes | Ja |
| Beschikbare assets (Available assets) | Actieve voertuigen waar vandaag niets op geboekt staat | De lijst die het opent | Nee — hele bedrijf |
| Nog te factureren (To be invoiced) | De auto is terug of de boeking is niet doorgegaan, maar is nog niet gefactureerd — of voor het verkeerde bedrag | Een boeking factureren | Ja |
| Leasefacturen in behandeling (Pending lease invoices) | Leaseboekingen in de wachtrij voor automatische facturatie | Lopende leases | Nee — hele bedrijf |
| Inspectiecontrole (Inspection control) | Auto's die de klant heeft teruggemeld maar die nog niemand heeft ingecheckt | Self-service-innames | Ja |
| Contactaanvragen (Contact requests) | Contactaanvragen die nog wachten | Contactaanvragen | Nee — hele bedrijf |
| Offerteaanvragen (Request for proposals) | Offerteaanvragen die nog wachten | Offerteaanvragen | Nee — hele bedrijf |
| Te late betaalverzoeken (Overdue Payment Requests) | Betaalverzoeken die hun vervaldatum zijn gepasseerd | Betaalverzoeken | Ja |
Nog te factureren negeert afronding, maar slechts één cent. Een boeking van in totaal € 181,50 die gefactureerd is voor € 181,49 zit één cent ernaast, en één cent is niet genoeg om op de tegel te verschijnen. Factureer dezelfde boeking voor € 181,48 en het verschil van twee cent wordt wel getoond. Een tegel op nul betekent dus dat elke teruggebrachte boeking tot op één cent nauwkeurig gefactureerd is, niet dat elk bedrag exact klopt.
De lijsten hebben vaste tijdvensters. De tabbladen Uitgifte en Inname volgen de tellers Uitgiftes en Innames erboven, eerst de dichtstbijzijnde. Aankomend onderhoud loopt van het begin van vandaag tot een week vooruit. ASI verloopt binnen 30 dagen toont actieve voertuigen waarvan de keuring binnen 30 dagen vervalt of al verstreken is, eerst de dichtstbijzijnde, met de resterende dagen tussen haakjes — een negatief getal betekent dat die al over tijd is. Een voertuig dat al is ingepland voor de keuring valt van deze lijst af, en zo zie je het verschil; zie De ASI van een voertuig plannen en vastleggen.
De drie waarschuwingsbalken staan boven de tellers.
| Balk | Wat er staat | Knop | Wanneer die verschijnt |
|---|---|---|---|
| Actie vereist voor Peppol (Peppol action required) | Facturen konden niet worden gesynchroniseerd met Peppol (Invoices failed to sync to Peppol) met een aantal | Peppol-overzicht (Peppol Overview) | Facturen zijn niet verstuurd, en zowel Peppol als Key cafe staan op Ja; alleen bedrijfsbeheerders |
| Keycafe-acties (Keycafe Actions) | Actie vereist (Action required) | Toegangsoverzicht (Access overview) | Key cafe staat aan en er zijn sleutelkluistoegangen om te beoordelen |
| Exact-fouten (Exact errors) | Actie vereist. Niet-gesynchroniseerde Exact-items (Action required. Unsynchronised exact items) met een aantal | Exact-integraties (Exact integrations) | Facturen zijn niet bij Exact aangekomen |
Staat Key cafe op Nee, dan verschijnt de Peppol-balk nooit, hoeveel facturen er ook mislukt zijn, dus controleer dan zelf het tabblad Problemen (Issues) op het Peppol-scherm (Facturen elektronisch versturen via Peppol). De knop van de Keycafe-balk toont elke sleutelkluistoegang met Bijwerken (Update) en Intrekken (Revoke) op elke rij (Sleuteloverdracht via de sleutelkluis instellen). De Exact-balk wordt uitgelegd in Facturen naar je boekhoudpakket sturen.
Een tegel uitzetten verbergt het getal, niet het werk. De instellingen zijn van jou alleen, en een tegel weer aanzetten toont meteen een actueel aantal.
Wat je hierna doet: behandel eerst elke balk — die is al mislukt, niet alleen vervallen. Werk dan het tabblad Uitgifte af — die klanten komen eraan. Te laat vraagt om een telefoontje, niet om een scherm. Kom aan het eind van de dag terug op Nog te factureren.
Veelgestelde vragen
Waarom verschijnt een mislukte automatische incasso nooit op dit scherm? Mislukte automatische incasso's staan op het menu Financieel (Financials), waar een balk zegt We hebben fouten geconstateerd in de Twikey-synchronisaties (We have identified errors in the Twikey syncs) (Twikey is de incassodienst) met een aantal en een knop Twikey-fouten (Twikey errors). Dat aantal is elke fout die ooit voor jouw bedrijf is gelogd, dus het loopt niet terug naarmate je dingen oplost — behandel het als een logboek om door te werken, niet als een to-do-teller. Zie Facturen incasseren via automatische incasso.
Waarom is er geen Peppol-balk, terwijl facturen niet zijn verstuurd? De balk is alleen voor bedrijfsbeheerders, en heeft ook Key cafe aan nodig onder Beheer → Instellingen → Integraties. Ontbreekt een van de twee, controleer dan zelf het tabblad Problemen op het Peppol-scherm — zie Facturen elektronisch versturen via Peppol.
Waarom opent de knop Exact-integraties niet voor mij? De balk Exact-fouten wordt aan iedereen getoond, maar het scherm erachter is voor bedrijfsbeheerders. Vraag het je bedrijfsbeheerder, of zie Facturen naar je boekhoudpakket sturen.
Waarom lijkt een auto te laat, terwijl de klant hem nooit heeft opgehaald? Te laat telt auto's die nog niet terug zijn terwijl hun innametijd al voorbij is én boekingen waarvan de uitgiftetijd is verstreken maar die nooit zijn opgehaald. Open de tegel en dan de boeking. Een boeking die nooit is opgehaald, moet geannuleerd worden of nieuwe data krijgen, niet een telefoontje over een late inname.
Waarom wijkt mijn aantal Uitgiftes af van dat van een collega, terwijl Te laat gelijk is? Boekingstellers tellen alleen de vestigingen die op jouw profiel zijn ingedeeld, terwijl Te laat, Transporten, Onderhoud en Beschikbare assets het hele bedrijf tellen. Geen van beide aantallen is fout.
Waarom ontbreekt een one-way-boeking in een boekingstegel, terwijl ik die vestiging wel beheer? Die tegels vereisen dat zowel de uitgifte- als de innamelocatie voor jou zijn ingedeeld. Een verhuur die vanaf jouw vestiging vertrekt en terugkomt bij een vestiging waarvoor jij niet bent ingedeeld, verschijnt voor jou helemaal niet — vraag je beheerder de andere vestiging toe te voegen.
Waarom lijkt Innames hoger dan het aantal auto's dat vandaag terug wordt verwacht? Het heeft geen startdatum: het telt alles wat uiterlijk vandaag terug moet, dus late innames van gisteren en vorige week staan er ook tussen. Het overlapt met Te laat in plaats van ernaast te staan — tel de twee niet bij elkaar op.
Waarom zijn zowel het tabblad Uitgifte als Inname verdwenen terwijl ik er maar één uitzette? De twee tabbladen worden samen getoond of helemaal niet: Uitgiftelijst of Innamelijst uitzetten verbergt ze allebei. Zet beide weer aan in het instellingenpaneel (Instellen welke tegels je dashboard toont).
Waarom mis ik een tegel of lijst die een collega wel heeft? Die staat uit in jouw instellingenpaneel — drie staan standaard voor iedereen uit, en de schakelaar kan anders geformuleerd zijn dan de tegel (zie Configuratie). Open het handvat aan de rechterrand en zet die op Ja.
Gerelateerde pagina's: Instellen welke tegels je dashboard toont om het scherm anders in te richten; Wat is er nieuw en hulp krijgen voor de waarschuwingsstrook en Uitgelicht (Highlighted)-meldingen; Boekingen verzetten op de Scheduler voor de planningskalender achter de knop Scheduler.