Checklists voor uitgifte en inname instellen

Inleiding

Een checklist is de lijst met rondloopvragen die het personeel tijdens een inspectie moet beantwoorden — "Schoongemaakt?", "Tankpas in het dashboardkastje?", "Aantal overhandigde sleutels". Het is het eerste scherm van de overdrachtswizard, en voor veel bedrijven is het de enige stap die ze gebruiken.

Er zijn twee soorten, en het zijn aparte lijsten: een Checklist uitgifte (Checklist Pickup) voor wanneer het voertuig vertrekt en een Checklist inname (Checklist Return) voor wanneer het terugkomt. Ze kunnen compleet verschillende vragen bevatten, of dezelfde delen.

Checklists hangen aan individuele voertuigen, niet aan je bedrijf als geheel. Een bestelbus kan vragen naar de laadklep terwijl een stadsauto dat niet doet, en een voertuig zonder gekoppelde checklist toont gewoon een lege eerste stap. Een checklist bouwen is daarom twee taken: hier de vragen schrijven, en daarna voertuigen naar de lijst wijzen die je wilt gebruiken.

Zo werkt het

Configuratie

Voordat je begint: checklists maken en bewerken vereist de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin). Gewone Medewerker-accounts (Employee) kunnen elke checklist zien maar niet wijzigen — de knop Opslaan is voor hen niet beschikbaar. Alles wat je maakt hoort bij je eigen bedrijf en is onzichtbaar voor andere bedrijven in het systeem.

Open in het hoofdmenu Beheer (Admin), klik op Assets, en klik dan op de tegel Checklists. (Dit is niet hetzelfde als het hoofdmenu-item Assets, dat geen checklisttegel heeft; Beheer is alleen zichtbaar voor bedrijfsbeheerders.) Het scherm heeft als kop Beheer je checklists (Manage your checklists) en bevat drie lijsten.

1. Schrijf de vragen. Klik in de lijst Checklistitems (Checklist Items) op Nieuw checklistitem (New Checklist item):

Itemtype bepaalt wat het personeel op die regel te zien krijgt:

Klik op Opslaan (Save). Items worden gedeeld, dus een item kan op meerdere checklists tegelijk voorkomen en het bewerken ervan verandert ze allemaal.

2. Bouw de lijsten. Klik op Nieuwe Checklist uitgifte (New Checklist pickup) (of Nieuwe Checklist inname (New Checklist return)):

Klik op Opslaan. Annuleren (Cancel) gooit het hele record weg, niet alleen je laatste wijziging.

3. Wijs voertuigen naar de lijst. Een checklist doet niets tot een voertuig hem gebruikt. Open het eigen record van het voertuig en kies daar zijn uitgiftechecklist en zijn innamechecklist. Elk voertuig wordt apart ingesteld.

Om checklists voor één voertuig uit te zetten, wis je die keuzes op het voertuig. Er is geen aan/uit-schakelaar: een voertuig zonder gekoppelde checklist toont een lege eerste stap in de wizard, en het personeel drukt gewoon op Volgende om die over te slaan.

Assettype en brandstoftype filteren zelf niets. Het zijn labels op het checklistrecord om je te helpen je lijsten uit elkaar te houden bij het toewijzen. Wat een voertuig daadwerkelijk gebruikt, is wat op dat voertuig is gekozen, of de types nu overeenkomen of niet.

De checklists gebruiken

Checklists verschijnen als eerste scherm van de inspectie: open de boeking, klik op de tab Inspectie (Inspection), en dan op de tegel Inspectie. Welke lijst je krijgt, wordt bepaald door de status van de boeking — een boeking met status Bevestigd (Confirmed) toont de uitgiftelijst van dat voertuig, een boeking met status Opgehaald (Picked up) toont zijn innamelijst.

Werk de regels af. Elke regel toont zijn omschrijving en precies één antwoordvak, passend bij het itemtype — een cijfervak bij een Number-item, een tekstregel bij een Text-item, en verder niets ernaast. Alles (de)selecteren ((Un)check all) zet in één keer alle vinkjes op de lijst om, en nogmaals drukken zet ze terug, dus het is een snelle manier om te beginnen vanuit "alles in orde" en dan de uitzonderingen uit te vinken.

Druk op Volgende (Next) als je klaar bent. Is een verplichte vraag niet beantwoord, dan gebeurt er niets en krijg je: Controleer/vul alle verplichte velden in. (Please check/ fill in all required fields.) De melding zegt niet welke regel fout is, dus scan naar de lege.

De uitgifte- of inleverdatum en -tijd staan ook op dit scherm en kunnen hier worden gecorrigeerd. Na de checklist volgt een scherm notities (notes) — Notities uitgifte (Pickup notes) bij vertrek, Notities inname (Dropoff notes) bij terugkomst — voor alles wat de vragen niet dekten. Het is optioneel. Druk opnieuw op Volgende en de wizard gaat verder naar schade, of naar het afrondscherm als je wagenpark de latere stappen heeft uitgeschakeld.

Een uitgewerkt voorbeeld

Je innamechecklist voor bestelbussen, Vans — return, heeft vier vragen: "Cleaned" (YesOrNo, niet verplicht), "Fuel card returned" (YesOrNo, verplicht), "Number of keys returned" (Number, verplicht) en "Anything the customer reported" (Text, niet verplicht).

Een bestelbus komt terug. Je opent de boeking — status Opgehaald, dus je krijgt de innamelijst. De bus is smerig, dus je laat Cleaned leeg. De tankpas zit in het portierzakje, dus je vinkt Fuel card returned aan. Je typt 2 bij de sleutels. De klant noemde een rammelend geluid, dus dat typ je in de tekstregel.

Druk op Volgende. Beide verplichte vragen zijn ingevuld, dus je gaat door naar het notitiescherm.

Had de klant de tankpas gehouden, dan had je dat hier niet kunnen vastleggen — een verplicht vinkje accepteert alleen een vinkje. Dan zou je die vraag uit de verplichte set houden, of het feit in de notities zetten.

Goed om te weten

Elk bedrijf begint met één checklistitem en twee lijsten. Een nieuw bedrijf wordt voorgeladen met één item Cleaned en twee lijsten die allebei Basic heten — één uitgifte, één inname — die datzelfde item delen. Omdat ze het delen, verandert het bewerken van Cleaned ze allebei tegelijk.

Voorgevinkte antwoorden werken alleen op de heenweg. Een item kan worden gemarkeerd als standaard al aangevinkt, en het voorgeladen item Cleaned is dat. Dat voorvinkje wordt toegepast als een uitgiftechecklist opent. Bij een innamechecklist beginnen alle vinkjes altijd leeg — hetzelfde item gedraagt zich dus verschillend op de twee trajecten.

Je kunt het voorvinkje zelf niet instellen. De kolom Standaard aangevinkt (Default checked) wordt getoond op de lijst Checklistitems, maar er is geen veld ervoor op het bewerkscherm van het item zelf. In de praktijk heeft alleen het voorgeladen item Cleaned het, en niets wat je zelf via de app maakt zal het krijgen.

De checklist opnieuw openen wist je antwoorden. Elke keer dat het checklistscherm opent, gooit het de werkantwoorden voor die boeking weg en bouwt de lijst vers op uit het sjabloon. Terug (Back) en weer vooruit gaan betekent de checklist opnieuw beginnen. Antwoorden blijven alleen bewaard zodra je op Volgende hebt gedrukt.

De uitgifte-inspectie opnieuw draaien wist de opgeslagen checklists van beide trajecten, zowel uitgifte als inname. De innameinspectie opnieuw draaien wist alleen de innameantwoorden. Dit komt overeen met het gedrag van brandstofstanden.

Een voertuig zonder wizardinstellingen springt naar schade. Heeft een voertuig helemaal geen inspectie-instellingen, dan gaat de wizard van het notitiescherm direct naar het schadescherm, wat schakelaars elders ook zeggen.

Vragen kunnen niet opnieuw worden gerangschikt. Er is geen positieveld op een item, en het inspectiescherm toont ze in de volgorde waarin het systeem ze bewaart. Als de volgorde ertoe doet — eerst rondom de buitenkant, dan de binnenkant — bouw de lijst dan meteen in die volgorde, en voeg een nieuw item toe in plaats van een bestaand item te herformuleren als je een stap tussen moet voegen.

Een checklist wijzigen verandert niets aan boekingen die al geïnspecteerd zijn. Antwoorden worden op de boeking gekopieerd zodra je op Volgende drukt, dus eerdere inspecties houden de vragen die toen gesteld werden. Een lijst bewerken verandert wat de volgende inspectie vraagt, nooit wat een afgeronde al heeft vastgelegd.

Wat je hierna doet: zodra de lijsten bestaan, wijs je ze toe aan je voertuigen en draai je één inspectie volledig door op een testboeking om de vragen te zien in de volgorde waarin het personeel ze tegenkomt. De rest van de wizard staat op De uitgifte-inspectie doorlopen.

Veelgestelde vragen

Het eerste inspectiescherm is leeg. Is dat kapot? Nee — dat voertuig heeft geen gekoppelde checklist. Dat is ofwel bewust zo, ofwel heeft nog niemand er een gekozen op het voertuigrecord. Druk op Volgende om verder te gaan.

Ik krijg "Please check/ fill in all required fields." maar alles lijkt ingevuld. Drie dingen tellen als onbeantwoord, ook als ze ingevuld lijken: een verplicht vinkje dat leeg is, een verplicht cijfervak met 0 erin, en een verplichte tekstregel met alleen spaties erin. Een verplicht vinkje kan geen "nee" vastleggen — als het eerlijke antwoord nee is, moet die vraag niet verplicht worden gemaakt.

Kan ik vastleggen dat er iets ontbrak bij een verplichte vraag? Niet op de vraag zelf. Gebruik het notitiescherm dat na de checklist volgt, of maak van de vraag een Text-item in plaats van een vinkje.

Ik heb de verkeerde vinkjes aangevinkt en op Terug gedrukt. Nu is de lijst gereset. Dat is normaal — het scherm bouwt elke keer opnieuw op uit het sjabloon. Beantwoord de vragen opnieuw.

Waar is de Opslaan-knop op het checklistscherm tijdens een inspectie? Die is er niet. Antwoorden worden opgeslagen zodra je op Volgende drukt.

Waarom begint mijn vraag "Cleaned" aangevinkt bij uitgifte maar niet bij inname? Voorvinken wordt alleen toegepast op uitgiftechecklists. Innamechecklists beginnen altijd met alle vinkjes leeg.

Ik heb een item bewerkt en het veranderde een checklist die ik niet aanraakte. Items worden gedeeld tussen lijsten. Wil je een vraag anders formuleren voor één lijst, maak dan een tweede item in plaats van het gedeelde item te bewerken.

Ik kan niets veranderen op het Checklists-scherm. Je hebt de rol Bedrijfsbeheerder nodig. Medewerker-accounts kunnen checklists lezen maar niet wijzigen.

Kan ik een andere checklist per brandstoftype hebben? Je kunt een lijst labelen met een brandstoftype, en je kunt verschillende lijsten aan verschillende voertuigen koppelen — wat hetzelfde resultaat geeft. Het brandstoftype op de lijst zelf selecteert op zichzelf niets.

Ik klikte op de knop die de standaardchecklists aanmaakt en nu heb ik duplicaten. Die actie maakt elke keer dat hij draait een nieuw Basic-paar voor uitgifte en inname aan, zonder controle op bestaande. Verwijder de extra's uit de lijsten Checklist uitgifte en Checklist inname.