Inleiding
Identiteitsdocumenten staan op de tab Identificatie (Identification) van het klantformulier, in de rij tabs onder de persoonsgegevens. De tab bevat twee blokken. Rijbewijs (Drivers license) staat bovenaan en heeft twee eigen subtabs: Core, waar het nummer, de uitgevende instantie, de datums en de rijbewijscategorieën staan, en Afbeeldingen (Images), waar foto's van het rijbewijs worden bewaard. Daaronder staat Paspoort / ID-kaart (Passport / ID-card) met zijn eigen Nummer (Number), Uitgevende instantie (Issuer), Afgiftedatum (Date of issuance) en Vervaldatum (Date of expiration), en onder beide een enkel vak Burgerservicenummer/nationaal identificatienummer (National identification number).
Het grootste deel van deze tab houdt niets tegen. De app legt vast wat je typt en toont het terug aan wie de klant hierna opent; hij vergelijkt geen vervaldatum met de huurdata, en weigert geen voertuig aan iemand van wie het rijbewijs vorige maand is verlopen. Het enige waar de app hier wel op reageert, is het Nummer van het rijbewijs, waar de blokkeerlijst tegen matcht. Staat dat nummer op de blokkeerlijst van je bedrijf, dan vinkt het openen van het klantformulier Geblokkeerd (Blocked) aan, en kunnen zijn boekingen dan niet worden bevestigd of overgedragen — zie Het rijbewijs van een klant op de blokkeerlijst zetten.
Je gebruikt dit wanneer:
- een klant aan de balie zijn rijbewijs overhandigt en je de gegevens overneemt
- je een foto maakt van het rijbewijs en die op het dossier wilt voordat de auto vertrekt
- een Belgische klant zijn identiteitskaart aanbiedt en je een kaartlezer hebt
- de gegevens van een klant vanaf je website zijn binnengekomen en je wilt controleren wat er is doorgekomen
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Core | De subtab met de nummers en data van het rijbewijs, in tegenstelling tot zijn foto's |
| Rijbewijscategorie (License type) | De categorieën op het rijbewijs — B voor een auto, BE voor een auto met aanhanger |
| Gevalideerd? (Validated?) | Je eigen notitie dat een collega het document heeft gecontroleerd; niets in de app leest het |
| Kant van het rijbewijs (Drivers license side) | Welke zijde van het rijbewijs een foto toont, Voorkant (Front) of Achterkant (Back) |
| Paspoort / ID-kaart (Passport / ID-card) | Het blok voor een eventueel tweede document — een paspoort, een identiteitskaart of een verblijfsvergunning |
Waar deze gegevens vandaan kunnen komen
| Waar je begint | Wat je krijgt |
|---|---|
| De tab Identificatie op het klantformulier | Je typt alles zelf. Dit is de enige plek waar je een rijbewijs of paspoort met de hand kunt bewerken. |
| Het sleepvak op de tab Overig (Other) van het klantformulier | Een Belgische identiteitskaart inlezen vult in één keer de naam, geboortegegevens, adres en het blok Paspoort / ID-kaart in. |
| Je website of de eigen app van de klant | Rijbewijs- en paspoortgegevens komen al ingevuld binnen, inclusief dingen die het formulier niet toont. |
Zo werkt het
Configuratie
Het enige wat je van tevoren moet instellen, is de lijst met rijbewijscategorieën waaruit het personeel kan kiezen. Open in het hoofdmenu Klanten (Customers), klik op de tegel Rijbewijscategorieën (License Types). Het scherm toont de categorieën die je bedrijf gebruikt, met een potloodicoon en een prullenbakicoon aan het eind van elke rij.
- Klik op Nieuwe rijbewijscategorie (New License type).
- Typ de categorie in Code — één regel per categorie, dus B, BE en C zijn drie aparte rijen.
- Druk op Opslaan (Save).
Elk nieuw bedrijf begint met vijf kant-en-klare: B, C, CE, AM en BE. Voeg toe waar je verder nog tegen verhuurt. Een lege code wordt geweigerd met Code is leeg (Code is empty), en een code die je al hebt, wordt geweigerd met Bestaat al. (Already exists.) — de controle geldt per bedrijf, dus een andere RentVisie-klant met dezelfde code maakt niets uit.
Een categorie van dit scherm verwijderen haalt hem niet weg bij klanten die hem al dragen, ruim de lijst dus zelden op en voeg er vrijelijk aan toe.
Voordat je begint: de tab Identificatie invullen vereist een normaal personeelsaccount. Gewoon personeel kan de lijst Rijbewijscategorieën wel openen maar alleen om te bekijken; een categorie toevoegen of wijzigen vereist een bedrijfsbeheerdersaccount. Iedereen in je bedrijf kiest uit dezelfde lijst.
De tab Identificatie gebruiken
Open in het hoofdmenu Klanten, klik op de tegel Klanten. Zoek de persoon op de lijst met als kop Klant, klik op zijn rij, en klik op de tab Identificatie.
- Blijf op het blok Rijbewijs op de subtab Core en typ het Nummer van het rijbewijs precies zoals afgedrukt. Krijg dit goed — het is het enige veld waar de blokkeerlijst mee vergelijkt.
- Typ de Uitgevende instantie — de instantie die het rijbewijs heeft uitgegeven.
- Vul Afgiftedatum en Vervaldatum in vanaf het rijbewijs.
- Kies de categorieën in Rijbewijscategorie. Je kunt er meer dan één aanvinken, dus een klant met een auto-en-aanhangerrijbewijs krijgt zowel B als BE.
- Zet Gevalideerd? op ja zodra een collega het fysieke document heeft gezien, en zet de datum waarop je het opnieuw wilt controleren in Gevalideerd tot (Validated until), die verschijnt zodra je dat doet.
- Klik op de subtab Afbeeldingen. Klik op Nieuwe rijbewijsafbeelding (New Drivers license image), kies Voorkant of Achterkant onder Kant van het rijbewijs, klik op Afbeelding uploaden (Upload image), en druk op Opslaan op dat kleine venster. Herhaal voor de andere kant. De lijst toont Geen (None) tot de eerste foto erin staat.
- Scroll naar Paspoort / ID-kaart en vul Nummer, Uitgevende instantie, Afgiftedatum en Vervaldatum in als je een tweede document opneemt.
- Vul Burgerservicenummer/nationaal identificatienummer in als jouw land er een gebruikt.
- Druk op Opslaan rechtsboven op het klantformulier.
Neem onderstaande tabel eenmaal door; je komt bij specifieke rijen terug als ze aan de orde komen:
| Veld | Standaard | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| Nummer (rijbewijs) | leeg | Het enige veld waar de blokkeerlijst tegen matcht | Elke tekst tot 200 tekens; exact gematcht, dus een verdwaalde spatie breekt het |
| Uitgevende instantie (rijbewijs) | leeg | Vastgelegd voor je eigen referentie | Elke tekst tot 200 tekens |
| Afgiftedatum / Vervaldatum | leeg | Vastgelegd en getoond; niets blokkeert een huur erop | Elke datum, ook een in het verleden |
| Rijbewijscategorie | geen aangevinkt | De categorieën op dit rijbewijs | Elk aantal van de codes op je lijst Rijbewijscategorieën |
| Gevalideerd? | nee | Je eigen notitie dat het document is gezien | Ja of nee |
| Gevalideerd tot | vandaag | De datum waarop je van plan bent opnieuw te controleren | Elke datum; alleen getoond als Gevalideerd? op ja staat |
| Kant van het rijbewijs | Voorkant | Welke kant deze foto toont | Voorkant of Achterkant |
| Nummer, Uitgevende instantie en de twee data op Paspoort / ID-kaart | leeg | De gegevens van het tweede document | Zelfde als de rijbewijsvelden hierboven |
Goed om te weten
Foto's slaan zichzelf op. Het kleine venster waarin je een foto uploadt, heeft een eigen Opslaan, en daarop drukken bewaart de foto meteen — voordat je op Opslaan hebt gedrukt op het klantformulier, en of je dat daarna nog doet of niet. Annuleren (Cancel) erop gooit alleen die ene foto weg.
Het prullenbakicoon verwijdert een foto onmiddellijk. Er is geen Weet je het zeker? en geen manier om de foto terug te krijgen, controleer dus of je de juiste rij hebt voordat je klikt.
Gevalideerd tot begint op de datum van vandaag. Een gloednieuw rijbewijsrecord draagt al vandaag, dus op het moment dat je Gevalideerd? op ja zet, leest het als gevalideerd tot vanmiddag. Zet er een echte datum in, anders vertelt het veld de volgende collega niets.
Een Belgische identiteitskaart kan het meeste hiervan voor je invullen. Op de tab Overig van het klantformulier, onder Taal (Language), zit een kaal sleepvak zonder bijschrift. Sleep het bestand van je kaartlezer erop en de app vult in wat de kaart draagt: Voornaam, Achternaam, Geboortedatum, Geboorteplaats, Burgerservicenummer/nationaal identificatienummer en het adres. Het vult ook het hele blok Paspoort / ID-kaart. Het kaartnummer wordt het Nummer, de uitgevende gemeente wordt de Uitgevende instantie, en de geldigheidsdata van de kaart worden de twee datumvakken. Wat de kaart leeg laat, houdt wat er al stond. Twee dingen raakt hij nooit aan: het blok Rijbewijs, en de nationaliteit van de klant. Er wordt niets opgeslagen tot je op Opslaan drukt op het klantformulier.
Sommige paspoortgegevens kunnen alleen van buitenaf binnenkomen. De app houdt ook een documenttype bij — Paspoort (Passport), ID-kaart (ID card) of Verblijfsvergunning (Residence permit) — en foto's van het paspoort, en geen van beide verschijnt ergens op deze tab. Ze worden gezet als gegevens binnenkomen vanaf je website of de eigen app van de klant. Een record kan dus een verblijfsvergunning dragen en je niets tonen dan de nummers.
Wat je hierna doet: het rijbewijsnummer is wat telt verderop in het proces, dus gaat deze klant een voertuig ophalen, ga dan verder naar De uitgifte-inspectie uitvoeren — dat is waar een rijbewijsnummer op de blokkeerlijst de overdracht tegenhoudt.
Veelgestelde vragen
Waarom kwam een geblokkeerde klant er toch doorheen? De blokkeerlijst vergelijkt alleen het Nummer van het rijbewijs en niets anders — niet de naam, niet de geboortedatum, niet het paspoort. Een klant zonder geregistreerd rijbewijsnummer kan nooit matchen, en de match is exact, dus een nummer getypt met een spatie of streepje op de verkeerde plek glipt erdoorheen. Controleer het nummer op de subtab Core tegen het fysieke rijbewijs.
Waarom gebeurt er niets als een rijbewijs is verlopen? Niets in de app vergelijkt de Vervaldatum met vandaag of met de huurdata. Verlopen of niet, de boeking wordt gemaakt en het voertuig overgedragen. Als vervaldatum telt voor je bedrijf, maak het controleren ervan dan onderdeel van de balieroutine — de app doet het niet voor je.
Ik sleepte het kaartbestand en er verscheen niets. Het sleepvak begrijpt alleen het bestand dat een Belgische identiteitskaartlezer produceert. Al het andere — een foto, een scan, een PDF — wordt zonder melding genegeerd. Typ de gegevens in plaats daarvan met de hand in.
De kaart vulde het paspoortblok maar liet het rijbewijs leeg. Dat is wat hij doet: een identiteitskaart draagt geen rijbewijsgegevens, dus het blok Rijbewijs wordt nooit aangeraakt. Vul het zelf in vanaf het fysieke rijbewijs.
Waar leg ik vast welk type document dit is? Dat kan niet vanaf deze tab. Het blok Paspoort / ID-kaart neemt een nummer, een uitgever en twee data en verder niets, zet dus al het andere in Notities (Notes) op het hoofdgedeelte van het klantformulier.
Een categorie die ik nodig heb staat niet in de lijst Rijbewijscategorie. Een bedrijfsbeheerder moet die eenmalig toevoegen voor het hele bedrijf. Open in het hoofdmenu Klanten, dan Rijbewijscategorieën, klik op Nieuwe rijbewijscategorie, en typ de code.
Kan ik een foto verwijderen die ik bij de verkeerde klant heb geüpload? Ja — het prullenbakicoon aan het eind van zijn rij op de subtab Afbeeldingen, en dat gebeurt meteen. Er is geen ongedaan maken, upload hem dus opnieuw bij de juiste klant.
Verwante pagina's: Een klantrecord aanmaken voor de rest van het klantformulier, en Het adres van een klant vastleggen voor het adresblok waar de identiteitskaart ook naar schrijft.