Stel je algemene voorwaarden in

Inleiding

De juridische tekst van je bedrijf staat op één instellingenscherm, met de kop Juridisch (Legal). Het toont drie tegels naast elkaar: B2B-voorwaarden (B2B Terms), B2C-voorwaarden (B2C Terms) en Uitgelichte voorwaarden (Highlighted Terms). De eerste twee bevatten elk één PDF-bestand met je volledige algemene voorwaarden, dat de app aan boekings-e-mails hangt. De derde bevat een korte lijst kernregels die de app afdrukt in een blok Uitgelichte voorwaarden op elke huurovereenkomst en elk uitgifteformulier, zodat de klant ze ziet voordat die tekent.

Je komt hier terecht wanneer:

• Je net met de app begint en klanten boekings-e-mails krijgen zonder je voorwaarden erbij.
• Je jurist een nieuwe versie van je algemene voorwaarden heeft gestuurd.
• Je wilt dat de belangrijkste regels, zoals het eigen risico of het rookverbod, worden afgedrukt op de overeenkomst die de klant tekent.
• Een regel op je overeenkomst is verouderd, bijvoorbeeld een schoonmaakkostenbedrag dat is gestegen.

Begrippen op dit scherm

Gebruik dit scherm voor de tekst waarmee je klant moet instemmen. Voor je logo, bank- en registratiegegevens op documenten, zie Zet je logo, bedrijfsgegevens en voorwaarden op je documenten.

Zo werkt het

Configuratie

Voordat je begint: het scherm Juridisch en alles achter diens drie tegels is alleen voor een bedrijfsbeheerder (company administrator). Medewerkers met een gewoon account kunnen nog steeds de e-mails versturen en de overeenkomsten afdrukken die deze tekst gebruiken, maar kunnen hem niet wijzigen. Vraag je bedrijfsbeheerder.

Het scherm Juridisch openen

1. Open Beheer (Admin) in het hoofdmenu, dan Instellingen (Settings).
2. Klik op de tegel Juridisch (met een boekicoon). Het scherm Juridisch opent.

De eerste keer dat iemand dit scherm opent, maakt de app twee lege items aan, één genaamd B2B-voorwaarden en één genaamd B2C-voorwaarden. Ze hebben nog geen bestand erin, dus wordt er niets aan e-mails gehangen tot je je PDF's uploadt.

B2B- en B2C-voorwaarden

Het uploaden van de twee PDF-bestanden staat stap voor stap beschreven in Zet je logo, bedrijfsgegevens en voorwaarden op je documenten, onder Je algemene voorwaarden-PDF's toevoegen. Kort gezegd: klik op B2B-voorwaarden, upload de PDF, controleer dat Naam (Name) op .pdf eindigt, druk op Opslaan (Save), en doe hetzelfde onder B2C-voorwaarden. Grootte (Size) wordt door de app ingevuld en kan niet worden gewijzigd.

Om een bestand door een nieuwe versie te vervangen, klik je opnieuw op dezelfde tegel, upload je de nieuwe PDF en druk je op Opslaan. Het nieuwe bestand wordt vanaf dan aan e-mails gehangen.

Uitgelichte voorwaarden

1. Klik op het scherm Juridisch op de tegel Uitgelichte voorwaarden. Het scherm Uitgelichte voorwaarden opent, met een lijst van de regels die je al hebt, gesorteerd op Volgorde (Order).

2. Klik op Nieuwe uitgelichte voorwaarde (New Highlighted terms). Een klein venster opent.

3. Vul de twee velden in:

   Veld	Begint als	Wat het doet	Wat het accepteert
   Volgorde	0	Sorteert de lijst op dit scherm	Alleen hele getallen
   Item	Leeg	De regel, afgedrukt als één regel op de overeenkomst	Vrije tekst, elke lengte

4. Druk op Opslaan. Annuleren (Cancel) sluit het venster zonder de regel toe te voegen.

Om een regel te wijzigen, klik je op het potloodpictogram aan het einde van diens rij, wijzig je hem en druk je op Opslaan. Om een regel te verwijderen, klik je op het prullenbakpictogram aan het einde van diens rij. Hij wordt meteen verwijderd, zonder vraag, en kan niet worden teruggehaald.

Terug (Back) linksboven op elk scherm brengt je terug naar het vorige.

De juridische tekst gebruiken

Er is dagelijks niets te doen. Zodra de bestanden en regels klaarstaan, gebruikt de app ze zelf:

• De PDF-voorwaarden gaan mee met de boekingsbevestigingsmails en de e-mail die wordt verstuurd zodra het voertuig is opgehaald. Zie Goed om te weten voor precies wanneer.
• De uitgelichte voorwaarden worden afgedrukt op elke huurovereenkomst en elk uitgifteformulier dat vanaf dan wordt gemaakt.

Het resultaat controleren. Stuur een boekingsbevestiging voor een testboeking naar je eigen e-mailadres en controleer of het juiste voorwaardenbestand is bijgevoegd. Maak daarna een nieuwe huurovereenkomst voor die boeking en controleer het blok Uitgelichte voorwaarden. Zie Vind de documenten die de app voor een boeking maakt voor waar elk document wordt gemaakt.

Wijzigingen werken niet met terugwerkende kracht. Al verzonden e-mails en al gemaakte documenten behouden de oude tekst. Om een klant de nieuwe versie te geven, maak je het document opnieuw en stuur je het; zie Vind een document en verstuur het opnieuw.

Goed om te weten

Welk voorwaardenbestand een klant krijgt. De app kijkt naar de klant op de boeking. Heeft het klantrecord is bedrijf (is company) op ja staan, dan krijgt de e-mail het bestand B2B-voorwaarden. Elke andere klant krijgt B2C-voorwaarden. Er is één bestand van elk soort voor het hele bedrijf: niet één per vestiging, per locatie of per taal.

Welke e-mails de voorwaarden dragen. Alleen deze vier:

Het voorwaardenbestand gaat mee met het eigen document van de boeking: de huurovereenkomst bij de bevestigingsmails, het uitgifteformulier bij de e-mail Uitgifte voltooid. Is dat document niet aan de e-mail gehangen, dan worden de voorwaarden ook niet bijgevoegd. Een voorwaardenitem zonder geüpload bestand wordt overgeslagen zonder melding. Zie Stel de e-mails in die de app zelf verstuurt voor de e-mails zelf.

Hoe de uitgelichte voorwaarden worden afgedrukt. De huurovereenkomst en het uitgifteformulier dragen altijd een blok met de kop Uitgelichte voorwaarden. Elke regel uit je lijst wordt afgedrukt als eigen regel die met een streepje begint. Het blok drukt ook de vrije tekst af uit Uitgelichte huurovereenkomsttekst (Highlighted rental agreement text) op het documentinstellingenscherm; beide staan beschreven in Wijzig wat op je contracten en facturen staat.

Een uitgewerkt voorbeeld. Autoverhuur Jansen B.V. voegt drie uitgelichte voorwaarden toe:

De volgende huurovereenkomst toont, onder Uitgelichte voorwaarden, drie regels die elk met een streepje beginnen, één per regel. Een zakelijke klant die een bus boekt, krijgt de bevestigingsmail met de huurovereenkomst en Algemene voorwaarden zakelijk.pdf; een particuliere klant die dezelfde bus boekt, krijgt in plaats daarvan Algemene voorwaarden particulier.pdf.

Geavanceerde voorwaarden zijn betaalinstellingen, geen juridische tekst. Het item genaamd geavanceerde voorwaarden is het scherm met de kop Geavanceerde betalingsvoorwaarden bewerken (Edit Advanced Payment Terms), waar je bepaalt wanneer een bevestigingsmail om een vooruitbetaling of volledige betaling vraagt. Het wordt geopend vanuit Beheer > Instellingen > Operationeel, op het tabblad Betalingen, niet vanuit het scherm Juridisch. Het staat beschreven in Vraag om een vooruitbetaling of volledige betaling in de bevestigingsmail.

De twee in lijn houden. De uitgelichte voorwaarden herhalen regels die ook in je PDF-voorwaarden staan, maar de app vergelijkt ze niet. Verandert je voorwaarden, bijvoorbeeld gaan de schoonmaakkosten van € 250 naar € 300, upload dan dezelfde dag de nieuwe PDF's en bewerk de bijpassende uitgelichte voorwaarde, anders tonen de overeenkomst en de bijgevoegde voorwaarden verschillende bedragen.

Wat je hierna doet: upload beide PDF-bestanden, voeg je uitgelichte voorwaarden toe, en stuur jezelf dan een testboekingsbevestiging en maak een testhuurovereenkomst om het resultaat te controleren.

Veelgestelde vragen

Waarom ontving een particuliere klant onze zakelijke voorwaarden? Het klantrecord heeft is bedrijf op ja staan. Corrigeer dit op het klantrecord; zie Maak een klantrecord aan. Al verzonden e-mails kunnen niet worden teruggehaald.

Waarom werd een boekingsbevestiging verstuurd zonder onze voorwaarden erbij? Controleer drie dingen. Het item B2B-voorwaarden of B2C-voorwaarden moet een geüpload bestand hebben, niet alleen een naam. De e-mail moet een van de vier zijn die onder Goed om te weten staan vermeld. En de e-mail moet ook de huurovereenkomst of het uitgifteformulier van de boeking dragen; zonder dat worden de voorwaarden ook weggelaten.

Waarom kan de klant de bijlage met de voorwaarden niet openen? De bijlage is genoemd naar Naam in het venster B2B-voorwaarden of B2C-voorwaarden. Eindigt de naam niet op .pdf, dan kunnen sommige e-mailprogramma's hem niet openen. Voeg .pdf aan de naam toe en druk op Opslaan.

Hoe stop ik het versturen van voorwaarden helemaal? De vensters B2B-voorwaarden en B2C-voorwaarden hebben geen knop om het bestand te verwijderen; je kunt het alleen door een ander vervangen. Vraag RentVisie-support om het bestand te verwijderen.

Waarom worden mijn uitgelichte voorwaarden niet afgedrukt in de volgorde die ik heb genummerd? Volgorde sorteert de lijst alleen op het scherm Uitgelichte voorwaarden. Het is niet gegarandeerd dat het document die volgorde volgt. Is de volgorde belangrijk, zet de regels dan in plaats daarvan in één stuk tekst in Uitgelichte huurovereenkomsttekst; zie Wijzig wat op je contracten en facturen staat.

Waarom staat de kop Uitgelichte voorwaarden op de overeenkomst zonder iets eronder? De kop wordt altijd afgedrukt. Voeg minstens één regel toe onder Uitgelichte voorwaarden, of tekst in Uitgelichte huurovereenkomsttekst.

Waarom kan ik de tegel Juridisch niet openen? Daarvoor is een bedrijfsbeheerder-account nodig. Vraag je bedrijfsbeheerder; zie Voeg een medewerker toe en stel diens rechten in.

Kan ik per vestiging andere voorwaarden hebben, of in het Engels en Nederlands? Nee. Er is één bestand B2B-voorwaarden en één bestand B2C-voorwaarden voor het hele bedrijf. Heb je beide talen nodig, zet ze dan in één PDF.

Gerelateerde pagina's:

• Zet je logo, bedrijfsgegevens en voorwaarden op je documenten, voor het briefpapier van de vestiging.
• Wijzig wat op je contracten en facturen staat, voor de rest van de lay-out van de overeenkomst.
• Stel de e-mails in die de app zelf verstuurt, voor de tekst van de e-mails die je voorwaarden dragen.