Inleiding
Elke boeking heeft een eigen factuurscherm, met bovenaan Factuuroverzicht (Invoice summary). Bovenin staan Als gefactureerd markeren (Mark as invoiced), Overzicht nog te factureren (To be invoiced overview) en Verzonden facturen (Issued invoices), en daarna de knoppen Factuur aanmaken en versturen (Create and send invoice), Factuur aanmaken (Create invoice) en Overschrijven (Override). Daaronder staan links de contractdata en een tab Kerncijfers (Key financials); rechts staat Kerninfo (Key info) over schade, brandstof en kilometers.
De app bepaalt zelf niet wat er op een factuur komt. Hij factureert alles op de boeking dat nog niet gefactureerd is. De eerste factuur bevat de hele boeking; een latere factuur bevat alleen wat er sindsdien is veranderd, zoals extra kilometers, brandstof, een schadebedrag of een credit.
Je gebruikt dit scherm wanneer:
- een klant het voertuig heeft teruggebracht en de eindafrekening eruit moet
- een klant de huur vooraf wil betalen en daar een factuur voor nodig heeft
- bij een ingeleverde boeking brandstof of extra kilometers zijn bijgeboekt en je het verschil factureert
- een boeking is geannuleerd en de annuleringskosten gefactureerd moeten worden
- je de ingeleverde boekingen afwerkt die nog openstaand bedrag hebben
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Gefactureerd bedrag (Invoiced amount) | Alles wat al op deze boeking is gefactureerd, inclusief btw |
| Nog te factureren (To be invoiced) | Het totaal van de boeking minus Gefactureerd bedrag: waar de volgende factuur op uit zou moeten komen |
| Contract van / Contract tot (Contract from / Contract to) | De huurperiode waarvoor de klant wordt belast |
| Werkelijk van / Werkelijk tot (Actual from / Actual to) | Wanneer het voertuig daadwerkelijk uitging en terugkwam |
| Peppol | Een Europees systeem om facturen elektronisch naar bedrijven te sturen |
Elke manier om een boeking te factureren
| Route | Wat het doet | Hier behandeld |
|---|---|---|
| Factuur aanmaken en versturen (Create and send invoice) op het Factuuroverzicht | Maakt de factuur en mailt die naar de klant | Ja |
| Factuur aanmaken (Create invoice) op het Factuuroverzicht | Maakt de factuur zonder die te mailen | Ja |
| De nachtelijke lease-run, en Selectie verwerken (Process selected) op Overzicht openstaande facturen (Pending invoice overview) | Factureert een leasecyclus zelfstandig, soms meerdere leases op één factuur | Alleen wat de factuur dekt; zie Een lopende lease factureren en verlengen |
| Als gefactureerd markeren (Mark as invoiced) | Registreert de boeking als gefactureerd, zonder een factuur te maken | Nee; zie De gegevens van een boeking corrigeren en de geschiedenis bekijken |
| Een handmatige factuur | Een factuur die je zelf intypt, niet opgebouwd uit een boeking | Nee; zie Een factuur met de hand opstellen |
Gebruik dit scherm steeds wanneer de factuur moet overeenkomen met wat op de boeking staat.
Zo werkt het
Configuratie
Eén bedrijfsinstelling bepaalt wat Factuur aanmaken en versturen doet. Open in het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings), klik op Operationeel (Operational), dan de tab E-mail (Email):
- Handmatige factuur-e-mail (Manual invoice email) staat standaard op Nee. Bij Nee gaat de factuurmail meteen naar de klant. Zet hem op Ja als medewerkers elke factuurmail eerst moeten lezen en bewerken voordat die wordt verstuurd: de factuur wordt nog steeds meteen gemaakt, en daarna opent een e-mailscherm waarmee jij hem verstuurt.
- Klik op Opslaan (Save). Dit geldt voor de volgende factuur die iemand maakt.
Facturen via Peppol naar zakelijke klanten sturen wordt één keer voor je bedrijf ingesteld door RentVisie-support. Zodra dat is gebeurd, staan de Peppol-codes van de klant op de tab Peppol-instellingen (Peppol Settings) van de klant.
Voordat je begint: elk medewerkersaccount kan het Factuuroverzicht openen en Factuur aanmaken en versturen en Factuur aanmaken gebruiken. Als gefactureerd markeren, Overschrijven en het scherm Instellingen vereisen een bedrijfsbeheerder. De boeking moet een klant hebben en mag geen concept zijn.
Het Factuuroverzicht gebruiken
Open de boeking: open in het hoofdmenu Boekingen (Bookings) en klik op de rij van de boeking. Klik dan op Factuur (Invoice) in de knoppenrij bovenaan de boeking (naast Betalingen (Payments) en Afwijkingen (Overrides)). Het Factuuroverzicht opent. Hetzelfde scherm opent ook vanuit de link Factuur in het paneel Te doen (To do's) van de boeking, vanuit een rij op de lijst Nog te factureren op je dagoverzicht, en vanzelf nadat je een boeking annuleert.
- Controleer de data. Is het voertuig meer dan drie uur buiten het contract teruggekomen, dan verschijnt een blok met de titel Prijs wijzigen? (Change price?). Klik op Wijzigen (Change) als de klant voor de werkelijke periode moet betalen; zie De data van een boeking wijzigen.
- Lees op de tab Kerncijfers de regels. Dit is precies wat de volgende factuur zal bevatten. Klopt een regel niet, corrigeer dan eerst de boeking (zie De prijs van een boeking aanpassen) en open het scherm opnieuw.
- Controleer Nog te factureren. Dit is het bedrag waar de factuur op uit moet komen.
- Klik op Factuur aanmaken en versturen om te factureren en de klant te mailen, of op Factuur aanmaken om te factureren zonder te mailen.
- Gebruikt je bedrijf Peppol en gaat het om een zakelijke klant, dan opent eerst een pop-up met de titel Verzendopties (Send Options). Vink Verzenden naar Peppol (Send to Peppol), E-mail versturen (Send Email) of beide aan, en klik dan op Factuur aanmaken en versturen. Annuleren doet niets.
Als het is gelukt, zegt de app Factuur aangemaakt! (Invoice generated!). Staat Handmatige factuur-e-mail op Ja, dan opent daarna het e-mailscherm waarmee jij hem verstuurt. Nog te factureren staat nu op € 0,00, of op een paar centen (zie hieronder), en de factuur staat in de lijst onder Verzonden facturen, op een lijst met de titel Factuur overzicht. De factuur is definitief zodra je klikt: er is geen concept en geen ongedaan maken. Om een factuur terug te draaien, zie Een factuur crediteren.
Goed om te weten
Alleen het verschil wordt gefactureerd
Elke prijsregel wordt vergeleken met wat er al voor was gefactureerd. Een nieuwe factuur krijgt een regel voor extra aantal, één voor een gewijzigde prijs, en een minregel voor wat is verwijderd. Ongewijzigde regels blijven weg.
Neem een bestelwagen die voor vijf dagen is geboekt voor € 85,00 per dag, met verzekering voor € 12,00 per dag. De klant betaalt vooraf: de eerste factuur is € 485,00 plus € 101,85 btw, € 586,85. De bus komt terug met 120 extra kilometers à € 0,25, die je aan de boeking toevoegt. Nog te factureren staat nu op € 36,30. Factuur aanmaken maakt een tweede factuur met één kilometerregel: € 30,00 plus € 6,30 btw, € 36,30. De dagen en de verzekering worden niet opnieuw gefactureerd.
Is het totaal van de boeking gedaald, dan maken dezelfde knoppen een creditfactuur voor het verschil, en mailt Factuur aanmaken en versturen de credit naar de klant.
Niets te factureren
Staat elke regel op de boeking al gefactureerd, dan maakt geen van beide knoppen een factuur. De app zegt Factuur leeg of komt niet overeen. (Invoice empty or mismatch.) en er wordt niets gemaild. Een tweede klik, of een collega die dezelfde boeking nog eens factureert, belast de klant dus niet dubbel.
De controle van tien cent
Elke factuurregel wordt apart op de cent afgerond, waardoor facturen een paar cent kunnen afwijken van het totaal van de boeking. Bij het factureren vergelijkt de app het totaal met alles wat al is gefactureerd, deze factuur meegerekend. Tot tien cent verschil geldt als kloppend. Meer wordt vastgelegd in een technisch logboek voor RentVisie-support, maar de factuur wordt gewoon gemaakt en verstuurd, en op het scherm zie je daar niets van.
Voor een boeking van € 623,15 met € 586,85 al gefactureerd: een nieuwe factuur van € 36,40 maakt het verschil tien cent, wat nog klopt. Een factuur van € 36,41 wijkt elf cent af. Ook die gaat gewoon uit, en Nog te factureren laat dan € -0,11 zien.
Facturen die meerdere boekingen bevatten
Alleen leases die op Gecombineerd (Combined) staan delen een factuur, één per klant, gemaakt door de nachtelijke lease-run of Selectie verwerken; zie Instellen hoe een lease wordt gefactureerd. Die gaat naar de klant van de eerste boeking, neemt de vervaldatum van die boeking over, en slaat de controle van tien cent over. De knoppen van het Factuuroverzicht factureren altijd één boeking.
Welke leasecyclus een factuur dekt
| Factuur gemaakt door | Periode op de factuurregels | Maand op de factuur |
|---|---|---|
| De nachtelijke run of Selectie verwerken | De openstaande periode van de lease, de data in Openstaand factureren van en Openstaand factureren tot (Invoice pending from / Invoice pending to) | De Actieve maand (Active month) van de lease |
| Factuur aanmaken en versturen of Factuur aanmaken | Contract van tot Contract tot | De Actieve maand van de lease |
Bij een lease zetten de twee knoppen van het Factuuroverzicht ook de Actieve cyclus (Active cycle) een stap verder, tenzij die al gelijk is aan Totaal cycli (Total cycles). Zolang een lease een factuur heeft die nog moet worden uitgegeven, stoppen de knoppen met Boeking komt in aanmerking voor leaseverlenging. Verwerk dit eerst. (Booking qualifies for lease extension. Please process this first.) en openen ze Overzicht openstaande facturen. Zodra het voertuig terug is en de boeking Ingeleverd (Dropped off) toont, werken de knoppen weer en factureren ze alles wat nog openstaat, de wachtende factuur meegerekend.
Wat je hierna doet
Heb je de factuur niet gemaild, verstuur hem dan nu; zie Een factuur versturen. Neem daarna de betaling aan; zie Een betaling aan de balie aannemen. Het nummer en de vervaldatum die de factuur kreeg, worden uitgelegd in Factuurnummers en vervaldata controleren en instellen.
Veelgestelde vragen
Waarom staat Nog te factureren na het factureren nog op een paar cent? De factuurregels zijn apart afgerond; zie De controle van tien cent hierboven. Opnieuw op Factuur aanmaken klikken zegt meestal Factuur leeg of komt niet overeen., omdat elke regel al is gefactureerd. Een bedrijfsbeheerder kan het restant wegwerken met Als gefactureerd markeren; zie De gegevens van een boeking corrigeren en de geschiedenis bekijken. Tot die tijd kan een ingeleverde boeking die meer dan één cent te kort komt, zichtbaar blijven op de tegel Nog te factureren van je dagoverzicht.
Waarom kreeg de klant een credit in plaats van een factuur? Het totaal van de boeking was lager dan wat al was gefactureerd, bijvoorbeeld na een annulering of een kortere huur. De knop factureerde het verschil, en dat was negatief. Klopt dat niet, corrigeer dan de prijs van de boeking en factureer opnieuw.
Waarom zegt de app "Werk de boekingsstatus bij (niet concept)" (Please update booking status (not draft))? De boeking is nog een concept. Bevestig hem eerst; zie Een boeking bevestigen.
Waarom zegt de app "Wijs eerst een klant toe" (Please assign a customer first)? De boeking heeft geen klant. Voeg er één toe op de boeking en klik dan opnieuw op Factuur.
Waarom zegt de app dat de Peppol-codes van de klant ongeldig zijn? Je hebt Verzenden naar Peppol aangevinkt en het btw-nummer of KvK-nummer van de klant ontbreekt. Vul ze in bij het klantdossier, of voer de code in op de tab Peppol-instellingen, en factureer opnieuw. Er is geen factuur gemaakt.
Waarom ontbreken Factuur aanmaken en versturen en Factuur aanmaken? Het scherm toont Facturatie vergrendeld (Invoicing locked) met Facturatie is vergrendeld omdat deze extern is verwerkt. (Invoicing is locked as it has been processed externally.) De boeking is overgenomen uit je vorige systeem, waar hij al was gefactureerd. Factureer eventuele resterende kosten met de hand; zie Een factuur met de hand opstellen.
Ik klikte op Factuur aanmaken. Waarom kreeg de klant niets? Factuur aanmaken mailt nooit. Verstuur de factuur vanuit Een factuur versturen. Gebruikte je Factuur aanmaken en versturen en staat Handmatige factuur-e-mail op Ja, dan wacht de mail op het scherm dat opende om hem te versturen.
Waarom toont de rij Factuur van het paneel Te doen een vinkje en een waarschuwingsteken samen? Het vinkje verschijnt zodra het gefactureerde bedrag het totaal in hele euro's bereikt; het waarschuwingsteken blijft staan zolang er nog centen te factureren zijn. Controleer Nog te factureren op het Factuuroverzicht.
Kan ik meerdere gewone boekingen van een klant op één factuur zetten? Nee. Elke boeking wordt los gefactureerd. Alleen leases die op Gecombineerd staan delen een factuur; zie Instellen hoe een lease wordt gefactureerd.
Gerelateerde pagina's:
- Een voertuig terugnemen aan het einde van een huurperiode: doe eerst de inname, zodat kilometers, brandstof en schade op de boeking staan voordat je factureert.
- Een boeking annuleren: het Factuuroverzicht opent na een annulering om de kosten te factureren.
- Een lange huur of een groepsbedrijf zonder btw factureren: wanneer een factuur geen btw mag bevatten.
- Je dagoverzicht bekijken: de tegel Nog te factureren toont ingeleverde boekingen met nog openstaand bedrag.