Inleiding
Een broker is een bedrijf dat jouw verhuur verkoopt aan zijn eigen klanten, bijvoorbeeld een reissite. Zijn boekingssysteem stuurt de boekingen naar RentVisie met een rate code (tariefcode): een korte code die de app vertelt welke korting de broker krijgt. De broker betaalt de gekorte huur vooraf en ontvangt daarvoor een brokerfactuur (broker invoice); de huurder betaalt de rest aan je balie.
Het scherm met de kop Brokers toont je brokers. Klik op een broker om zijn pagina te openen: een kopregel met Cancel en Save, dan vijf tabbladen. Details bevat de eigen gegevens van de broker, wie voor hem mag boeken en wie wordt gefactureerd. Rate codes bevat zijn codes. Bookings, Fundings en Broker invoices tonen wat de broker heeft geboekt en gefactureerd gekregen.
Je bent hier omdat:
- je met een nieuwe broker gaat werken en hem een tariefcode moet geven
- de korting van een broker per volgende maand verandert
- een broker zegt dat zijn code wordt geweigerd, of dat een code verplicht is
- een brokerboeking zonder zijn code binnenkwam, tegen de volledige prijs
- je wilt zien wat een broker heeft geboekt en hoeveel daarvan aan de broker is gefactureerd
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Rate code | De code die een broker met een boeking meestuurt om zijn prijs te krijgen |
| Broker customer | Het klantrecord dat de brokerfactuur ontvangt |
| Broker pays, Renter pays | Hoe het totaal van een boeking is verdeeld tussen de broker en degene die huurt |
| Funding, Prepaid | Het aandeel van de broker in een boeking, vooraf betaald. Hetzelfde als de funding die een derde bij elke boeking kan hebben; zie Een derde laten meebetalen aan een boeking |
| Excess | Het eigen risico van de huurder: wat hij betaalt aan schade |
Gebruik deze pagina om een broker en zijn codes in te stellen en om te controleren wat hij heeft geboekt.
Zo werkt het
Configuratie
Elke broker heeft drie dingen nodig voordat zijn codes werken: de broker zelf, een broker customer die zijn facturen ontvangt, en minstens één rate code.
- Open de brokers. Open in het hoofdmenu Admin, dan Brokers. (De tegel Brokers onder Financials en de knop Brokers op Fundings openen dezelfde lijst.)
- Klik op New broker, rechtsboven. Er opent een nieuwe brokerpagina met de titel New broker.
- Vul het tabblad Details in. Loop de tabel eenmaal door; je komt terug naar rijen als ze aan bod komen:
| Veld | Begint als | Wat het doet |
|---|---|---|
| Active | Aan | Alleen de codes van een actieve broker worden geaccepteerd. Uitzetten verandert bestaande boekingen niet |
| Name | Leeg | Wordt getoond in de back-office, en aan de huurder als de partij die de huur betaalt. Verplicht voordat je een rate code toevoegt |
| Contact name, Contact email, Contact phone | Leeg | Voor je eigen referentie; facturen gaan naar het e-mailadres van de broker customer |
| Chamber of Commerce, VAT number | Leeg | Ter referentie; facturen gebruiken de gegevens van de broker customer, houd ze dus gelijk |
| API users | Geen | De logins die het boekingssysteem van de broker gebruikt. Alleen deze mogen boeken met de codes van de broker |
| Broker customer | Leeg | Ontvangt de brokerfactuur. New maakt er een aan op basis van de gegevens van de broker |
| Email renter on voucher payment | Uit | Aan: de huurder krijgt de e-mail dat de betaling is ontvangen wanneer de vooruitbetaling van de broker bij bevestiging wordt vastgelegd |
- Maak de broker customer aan als je er geen hebt: klik op Create broker customer in het gele vak No broker customer account yet, of op New naast Broker customer. Er opent een klantformulier met de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer en het KvK-nummer van de broker al ingevuld. Vul het aan en sla het op.
- Klik op Save rechtsboven. Cancel of Back to brokers sluit zonder op te slaan.
De logins van de broker worden aangemaakt door je beheerder onder Settings › Employees; je kiest ze daarna in het loginveld van stap 3.
Voordat je begint: de brokerschermen zijn voor bedrijfsbeheerders. Spreek de code en de korting eerst af met de broker; je geeft de broker de exacte tekst van de code.
De tariefcodes gebruiken
- Open de broker via Admin → Brokers, met het openpictogram aan het eind van zijn rij.
- Klik op het tabblad Rate codes, dan op New rate code. De app slaat eerst de broker op en opent het venster Rate code.
- Vul het venster in, van boven naar beneden. Loop de tabel eenmaal door; je komt terug naar rijen als ze aan bod komen:
| Veld | Begint als | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| Code | Leeg | De exacte tekst die de broker meestuurt. Geef hem aan de broker | Tekst; verplicht |
| Name | Leeg | Je eigen naam ervoor, niet getoond aan de huurder | Tekst |
| Active | Aan | Uit: de code wordt niet meer geaccepteerd; al gemaakte boekingen houden hun prijs | Vinkje |
| Valid from | Leeg | Leeg: direct geldig | Een datum |
| Valid to | Leeg | Leeg: geen einddatum | Een datum, niet vóór Valid from |
| Base discount % | 0 | Korting op de basishuurprijs. De gekorte basishuur is wat de broker vooruitbetaalt | 0 tot 100 |
| Zero excess | Uit | Het eigen risico van de huurder op deze boekingen is 0 | Vinkje |
| Unlimited mileage | Uit | Geen kilometerkosten op deze boekingen | Vinkje |
| Override deposit | Uit | Aan: toont Deposit amount, gebruikt in plaats van de borg van de voertuigklasse | Vinkje |
| Deposit amount | 0 | De borg die de huurder betaalt; 0 betekent geen borg | Hele euro's |
| Override excess | Uit | Aan: toont Excess amount, gebruikt in plaats van het eigen risico van de voertuigklasse | Vinkje |
| Excess amount | 0 | Het eigen risico van de huurder op deze boekingen | Een bedrag |
- Klik op Save. De code verschijnt op het tabblad Rate codes. Cancel voegt niets toe.
- Om een code te wijzigen klik je op het potloodpictogram op zijn rij. Om hem te verwijderen klik je op het prullenbakpictogram; dat werkt alleen voor een code die geen boeking gebruikt.
- Om de boekingen van de broker te controleren open je het tabblad Bookings (Broker pays en Renter pays per boeking), het tabblad Fundings (het aandeel van de broker per boeking) of het tabblad Broker invoices (wat aan de broker is gefactureerd, en Paid).
Een tariefcode toepassen op een boeking die zonder code binnenkwam:
- Open de boeking op het scherm Booking details en klik op het tabblad Financial, dan op Funding.
- Klik op Apply broker rate code, naast Add funder. Hij verschijnt alleen zolang de boeking geen broker heeft.
- Kies de code onder Rate code in het venster en klik op Apply. Cancel wijzigt niets.
- Zegt de melding dat de boeking al is gefactureerd, klik dan op Rebalance invoices op hetzelfde tabblad, en betaal terug wat de huurder te veel heeft betaald (Borg en te veel betaalde bedragen terugbetalen aan klanten).
Als het gelukt is, is de knop weg en staat de boeking op het tabblad Bookings van de broker.
Goed om te weten
Wanneer een code wordt geaccepteerd. Al deze voorwaarden moeten waar zijn op het moment dat de boeking binnenkomt:
| Voorwaarde | Waar je het controleert |
|---|---|
| De code bestaat, precies zoals verstuurd, en is Active | Tabblad Rate codes |
| Vandaag valt tussen Valid from en Valid to | Tabblad Rate codes |
| De broker is Active | Tabblad Details |
| De boeking komt van een van de logins van de broker | Tabblad Details, het loginveld |
Een login van de broker moet een code meesturen. Een boeking van een van de logins van de broker zonder rate code wordt geweigerd, en het systeem van de broker krijgt te horen dat een code verplicht is. Oudere boekingen die zo binnenkwamen, staan tegen de volledige prijs zonder de broker; gebruik Apply broker rate code.
De prijs wordt één keer bepaald. De code wordt toegepast wanneer de boeking wordt aangemaakt, of daarna met Apply broker rate code. De code later wijzigen verandert al gemaakte boekingen niet. De datums of het voertuig van een boeking later wijzigen herprijst hem tegen de normale lijstprijs, terwijl de vooruitbetaling blijft zoals ze was; controleer het saldo na zo'n wijziging.
Wat de code met een boeking doet. De boeking wordt gekoppeld aan de broker, krijgt de borg en het eigen risico van de code als je die overschrijft, en krijgt een vooruitbetaalde funding voor de broker customer die de basishuur en de korting daarop dekt. Bij bevestiging legt de app de vooruitbetaling van de broker vast als betaling met betaalmethode Broker.
Een uitgewerkt voorbeeld. Een boeking van 5 dagen met een basishuur van € 300 komt binnen met een code met Base discount % 20. De basishuur wordt € 240: dat is wat de broker vooruitbetaalt en waarvoor hij wordt gefactureerd. De huurder voegt aan de balie een verzekering van € 50 toe en betaalt die € 50.
Daalt de prijs later, dan legt de app een correctie vast op de vooruitbetaling van de broker (referentie "Broker voucher adjustment"). Een prijsstijging wordt niet als ontvangen vastgelegd; ze blijft openstaan op de brokerfactuur.
Een code achteraf toepassen doet wat een code doet die met de boeking is meegestuurd, behalve:
| De boeking is | Borg en eigen risico | Vooruitbetaling van de broker |
|---|---|---|
| Concept, offerte of nog niet bevestigd | Van de code | Niet vastgelegd, ook niet bij bevestiging: bevestig eerst, pas dan toe |
| Bevestigd | Van de code | Vastgelegd |
| Opgehaald of teruggebracht | Blijven zoals ze waren | Vastgelegd |
Geannuleerde, verlopen (timed-out) en no-show-boekingen worden geweigerd. Neem het voorbeeld hierboven, maar teruggebracht, aan de huurder gefactureerd voor € 350 en betaald. Nadat je de code hebt toegepast, betaalt de broker € 240 vooruit, is de huurder de verzekering van € 50 schuldig, en na Rebalance invoices krijgt de huurder € 300 terug.
Wat je hierna doet: voor hoe de brokerfactuur wordt gemaakt en gecrediteerd, zie Een gefinancierde boeking factureren en crediteren.
Veelgestelde vragen
Waarom staat een brokerboeking tegen de volledige prijs en ontbreekt hij op het tabblad Bookings van de broker? Hij kwam binnen zonder zijn rate code, voordat de app dergelijke boekingen ging weigeren, of hij is met de hand gemaakt. Open hem en klik op Apply broker rate code op het tabblad Funding, zoals beschreven onder De tariefcodes gebruiken hierboven.
Waarom wordt alles aan de huurder gefactureerd bij een brokerboeking? De broker heeft geen Broker customer. Zonder die wordt er geen brokerfactuur gemaakt. Voeg er een toe op het tabblad Details; boekingen die al binnenkwamen behouden hun verdeling.
Waarom toont Apply een waarschuwing in plaats van de code toe te passen? Er staat iets in de weg en er is niets gewijzigd. De waarschuwing zegt wat:
| De waarschuwing zegt | Wat je doet |
|---|---|
| broker has no broker customer account yet, so no broker invoice can be made. | Open de broker, klik op Create broker customer, sla op en pas opnieuw toe |
| This booking already has a funder (…). | Klik eerst op Delete op de kaart van die funding op het tabblad Funding, of voeg de broker met de hand toe als funder met Add funder (Een derde laten meebetalen aan een boeking) |
| A cancelled, timed-out or no-show booking cannot get a rate code. | Niets toe te passen; de boeking loopt niet meer |
| This rate code belongs to another company than the booking. | Kies een code van het eigen bedrijf van de boeking |
| This booking already has a broker rate code. | Niets te doen; de code zit er al op |
| Choose a rate code. | Kies eerst een code onder Rate code |
Waarom is er geen knop Apply broker rate code op het tabblad Funding? De boeking heeft al een broker, of je bent geen bedrijfsbeheerder. Vraag je beheerder hem toe te passen.
Waarom staat de code die ik nodig heb niet in de lijst Rate code? De code of zijn broker is niet Active. Vink Active aan op het tabblad Details van de broker of in het venster van de code, en open dan Apply broker rate code opnieuw.
Waarom zegt een broker dat zijn boeking is geweigerd met "A rate code is required"? Zijn systeem stuurde een boeking zonder code vanaf een van de logins van de broker. De broker moet zijn code meesturen. Is die login niet echt van de broker, bijvoorbeeld de login van je eigen website, haal hem dan uit het loginveld van de broker op het tabblad Details.
Waarom is de korting groter dan het percentage van de code na Apply broker rate code? De korting van de code komt bovenop een korting die de basishuur al had, bijvoorbeeld van een kortingscode: € 300 min 10% is € 270, en min 20% is € 216. Corrigeer de prijs op de boeking (De prijs van een boeking aanpassen).
Kan ik een code toepassen waarvan de datum Valid to is verstreken? Ja. Apply broker rate code controleert Valid from en Valid to niet, dus je kunt de code toepassen die gold toen de boeking binnenkwam.
Hoe haal ik een tariefcode weer van een boeking af? Apply broker rate code heeft geen ongedaan maken, en de knop is weg zodra de code erop zit. Vraag het je beheerder.
Waarom zijn extra kilometers nog steeds in rekening gebracht na het toepassen van een code met onbeperkt kilometers? Kilometerkosten die al waren gefactureerd, blijven op de factuur staan. Neem ze terug met een creditfactuur (Een factuur terugnemen met een creditfactuur).
Waarom sluit Save op een tariefcode het venster niet? Code is leeg, Valid to ligt vóór Valid from, Base discount % is lager dan 0 of hoger dan 100, of een andere actieve code in je bedrijf heeft dezelfde tekst.
Waarom kan ik een tariefcode niet verwijderen? De melding zegt Bookings use this rate code, so it cannot be deleted. Set it to inactive instead. Haal het vinkje bij Active weg in het venster van de code; al gemaakte boekingen houden hun prijs.
Waarom zegt een broker dat zijn code wordt geweigerd? Controleer de vier voorwaarden hierboven: de exacte spelling, Active, de datums en de logins van de broker op het tabblad Details. De datums worden gecontroleerd tegen de dag waarop de boeking binnenkomt, niet tegen de ophaaldatum.
Waarom kan ik geen tariefcode aan een nieuwe broker toevoegen? De broker heeft nog geen Name. Vul die in; New rate code slaat eerst de broker op.
Waar is het brokerdashboard? Dat bestaat niet meer. Alles over één broker staat op zijn eigen pagina, op de tabbladen Bookings, Fundings en Broker invoices.
Gerelateerde pagina's:
- Een derde laten meebetalen aan een boeking, voor funders zoals verzekeraars en leasemaatschappijen, en de knop Funding agreements op Brokers.
- Boekingen van andere systemen verwerken, voor boekingen die van buiten de app binnenkomen.