Inleiding
RentVisie e-mailt je klanten uit zichzelf: een bevestiging zodra een boeking is bevestigd, de factuur zodra hij is gemaakt, herinneringen voor de uitgifte, een feedbackverzoek erna, en meer. Soms moet een van die e-mails niet uitgaan. Deze pagina toont de drie manieren om ze te stoppen: voor één klant en één soort e-mail, voor één boeking op het moment dat je erop handelt, of voor iedereen in één keer.
De lijst per klant staat op het eigen scherm van de klant, op een tab genaamd E-mails (Emails). Onder de kop E-mailuitsluitingen (Email exclusions) en de regel Hieronder kun je e-mailtypen uitsluiten die niet naar deze klant worden verstuurd. (You can exclude email types from being sent to this customer below.) staat een knop Nieuw (New) en een lijst met één kolom, Type automatisering (Automated type). Elke rij is één soort e-mail die deze klant niet meer krijgt.
Wanneer gebruik je dit:
- de boekhoudafdeling van een zakelijke klant wil facturen alleen via hun eigen portaal, niet per e-mail
- een vaste klant boekt telefonisch en vindt de bevestigings- en herinneringsmails vervelend
- je bevestigt een boeking voor een familielid van een collega en wilt niet dat de standaard-e-mail uitgaat
- een klant vroeg je het feedbackverzoek na elke verhuur te stoppen
- je corrigeert een oude boeking en mag de klant niets sturen
Begrippen op dit scherm:
| Op het scherm | Wat het betekent |
|---|---|
| Type automatisering (Automated type) | De soort e-mail, zoals Factuur of Boekingsbevestiging |
| Sjabloon (Template) | De tekst die je bedrijf bewaart voor één soort e-mail, in één taal |
| Uitsluiting (Exclusion) | Eén rij op de tab E-mails van een klant: "stuur deze klant deze soort e-mail nooit" |
Elke manier om een e-mail te stoppen:
| Route | Wie het raakt | Hoe lang | Hier behandeld |
|---|---|---|---|
| Een rij op de tab E-mails van de klant | Eén klant, één soort e-mail | Tot je de rij verwijdert | Ja |
| Bevestigen zonder e-mail (Confirm without email), Annuleren zonder e-mail (Cancel without email), Factuur aanmaken (Create invoice), Crediteren (geen e-mail) (Credit (no email)), Afronden (geen e-mail) (Finalise (no email)) | Eén boeking, één actie | Alleen die ene keer | Samengevat onder Goed om te weten; elk heeft zijn eigen pagina |
| Actief van een sjabloon op No zetten | Elke klant | Tot hij weer wordt aangezet | Nee, zie Stel de automatische e-mails in |
Gebruik de tab E-mails van de klant als de klant een soort e-mail definitief niet meer moet krijgen; gebruik een "without email"-knop als het alleen om deze ene boeking gaat.
Zo werkt het
Configuratie
Er is niets in te stellen. De tab E-mails staat op het scherm van elke klant.
Voordat je begint: een uitsluiting toevoegen of verwijderen vereist een gewoon gebruikersaccount. Een beperkt gebruikersaccount ziet de lijst maar kan hem niet wijzigen. Een sjabloon voor het hele bedrijf uitschakelen vereist een bedrijfsbeheerder.
De e-mailuitsluitingen gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Klanten (Customers), en klik op de tegel Klanten. Klik op de rij van de klant om zijn scherm te openen, en klik op de tab E-mails in de rij tabs (hij staat tussen Mandaten (Mandates) en Overig).
- Klik op Nieuw (New). Er opent een klein venster met de kop Uitsluiting bewerken (Edit Email Exclusion).
- Kies bij Type automatisering de soort e-mail die je wilt stoppen. De lijst bevat elke soort automatische e-mail die de app kent, onder de namen in de tabel bij Goed om te weten.
- Klik op Opslaan (Save). Het venster sluit en de rij verschijnt in de lijst.
- Herhaal dit voor elke volgende soort e-mail. Eén rij stopt maar één soort.
Wanneer de wijziging echt wordt. De rij wordt bewaard op het moment dat je op Opslaan klikt in het kleine venster. Je hoeft de klant niet ook nog op te slaan, en Annuleren (Cancel) op het klantscherm maakt het niet ongedaan.
Hoe je het ongedaan maakt. Klik op het prullenbakicoontje rechts van de rij. De rij gaat meteen weg, zonder vraag, en de klant krijgt die soort e-mail vanaf dan weer.
Of het met terugwerkende kracht geldt. Het werkt vanaf het moment van opslaan, voor elke boeking van de klant, oud of nieuw. E-mails die al zijn verstuurd worden niet teruggeroepen, en er wordt niets later alsnog verstuurd om de gestopte in te halen.
Is het gelukt, dan staat de soort e-mail in de lijst op de tab, en de volgende keer dat de app hem zou hebben verstuurd, gaat er niets uit. Er verschijnt geen melding dat een e-mail is tegengehouden.
Goed om te weten
Wat een uitsluiting stopt. Elke e-mail die de app zelf over een boeking verstuurt controleert eerst de lijst: bevestigingen, facturen, herinneringen, het feedbackverzoek, en die verstuurd via de knoppen op de tab E-mails van een boeking, zoals Betalingsherinnering (Payment Reminder). Het stopt geen e-mail die je zelf schrijft of controleert in een e-mailvenster voordat je op versturen drukt; die gaat naar het adres dat je ziet. Een gestopte e-mail laat geen spoor na: hij verschijnt niet onder Beheer, Communicator, Verzonden e-mails (Sent Emails).
De uitsluiting moet op de klant van de boeking staan. De app controleert de klant van wie de boeking is, zelfs als de e-mail naar iemand anders gaat. Zo stop je de bevestiging aan een extra bestuurder door DriverBookingConfirmation toe te voegen op de tab E-mails van de hoofdklant. Een rij op het eigen record van de bestuurder doet niets voor die boeking.
De automatische factuur-e-mail stoppen. Facturen komen in vier soorten e-mail, en elke heeft zijn eigen rij nodig:
| Type automatisering | Welke factuur |
|---|---|
| Factuur (Invoice) | De gewone factuur voor een boeking |
| Borgfactuur (Deposit invoice) | De factuur voor een borg |
| Creditfactuur (Credit invoice) | Een creditfactuur |
| Lease-verlenging (Lease renewal) | De maandelijkse factuur die de nachtelijke lease-run maakt |
De factuur zelf wordt nog steeds gemaakt, genummerd en als pdf bewaard op de boeking. Alleen de e-mail blijft achterwege, dus stuur de pdf op een andere manier als de klant hem nog nodig heeft. Klik voor maar één factuur op Factuur aanmaken in plaats van Factuur aanmaken en versturen; zie Een boeking factureren.
De automatische bevestiging stoppen. Klik voor één boeking op Bevestigen zonder e-mail; zie Een boeking bevestigen. Die knop staat er niet als een boeking zichzelf bevestigt, bijvoorbeeld als een klant op je website boekt en betaalt. Alleen een uitsluiting stopt die. Heeft je bedrijf Instellingen vooruitbetaling (Advanced payment configuration) aanstaan, dan kan de bevestiging als een van twee andere soorten uitgaan, afhankelijk van hoe ver de uitgifte weg is. Voeg alle drie toe om elke bevestiging te stoppen: Boekingsbevestiging, Boekingsbevestiging vooruitbetaling en Boekingsbevestiging volledige betaling met borg.
Uitgewerkt voorbeeld. Bouwbedrijf De Vries huurt een bestelbusje voor een maand voor € 1.200 exclusief btw, gefactureerd via de nachtelijke lease-run, en wil geen facturen per e-mail. Je voegt alleen Factuur toe. Op de eerste van de maand maakt de lease-run een factuur van € 1.452,00 inclusief 21% btw, en die wordt toch ge-e-maild, omdat de lease-run hem verstuurt als Lease-verlenging. Je voegt ook Lease-verlenging toe. Volgende maand wordt de factuur van € 1.452,00 gemaakt en op de boeking bewaard, en gaat er geen e-mail uit.
Wat je hierna doet. Zodra de rijen er staan, is er verder niets nodig. Zegt de klant later dat een e-mail die hij wel wilde is gestopt, open dan eerst zijn tab E-mails; heeft het hele bedrijf gestopt een soort e-mail te ontvangen, zie Uitzoeken waarom een e-mail niet is aangekomen.
Veelgestelde vragen
Ik heb Boekingsbevestiging toegevoegd voor een klant, maar hij kreeg toch een bevestiging. Waarom? Je bedrijf gebruikt waarschijnlijk Instellingen vooruitbetaling, dus ging de bevestiging van deze boeking uit als Boekingsbevestiging vooruitbetaling of Boekingsbevestiging volledige betaling met borg. Voeg die twee rijen ook toe op de tab E-mails van de klant.
Een klant die facturen per e-mail uitsloot kreeg toch de leasefactuur van deze maand. Waarom? Leasefacturen uit de nachtelijke run worden verstuurd als Lease-verlenging, niet Factuur. Voeg een rij Lease-verlenging toe. Een creditfactuur is Creditfactuur en heeft ook zijn eigen rij nodig.
Ik drukte op Betalingsherinnering en zag Verzonden, maar de klant kreeg niets. Waarom? De app toont Verzonden (Email sent) ook als de klant een uitsluiting heeft voor die soort e-mail. Controleer zijn tab E-mails en verwijder de rij met het prullenbakicoontje als hij hem wel moet krijgen. Zie voor andere oorzaken Stuur klanten herinneringen voor en na een verhuur.
Waarom toont Opslaan de melding Dit e-mailuitsluitingstype bestaat al. (Email exclusion type already exists.)? Deze klant heeft al een rij voor die soort e-mail. Klik op Annuleren. Dezelfde melding verschijnt als je een bestaande rij opent met het potloodicoontje en op Opslaan klikt zonder iets te wijzigen. Verwijder de rij met het prullenbakicoontje en voeg de nieuwe toe om een rij te wijzigen.
Ik heb een bestuurder uitgesloten van bevestigingen, maar hij krijgt ze nog steeds. Waarom? De app kijkt alleen naar de hoofdklant van de boeking. Open de hoofdklant en voeg DriverBookingConfirmation toe op zijn tab E-mails.
Kan ik elke klant met een uitsluiting zien? Nee. Uitsluitingen worden alleen per klant getoond, op zijn tab E-mails. Open elke klant vanuit de tegel Klanten, Klanten.
Kan ik alle automatische e-mail naar een klant met één klik stoppen? Nee. Elke soort e-mail heeft zijn eigen rij nodig, dus een klant die helemaal niets wil heeft een rij nodig voor elke soort in de lijst. Vraag je bedrijfsbeheerder om het sjabloon uit te schakelen om één soort e-mail voor iedereen te stoppen; zie Stel de automatische e-mails in.
Gerelateerde pagina's:
- Een boeking bevestigen, voor Bevestigen zonder e-mail bij één boeking.
- Een boeking annuleren, voor Annuleren zonder e-mail.
- Een factuur terugnemen met een creditfactuur, voor Crediteren (geen e-mail).
- De uitgifte-inspectie doorlopen en Een voertuig terugnemen aan het eind van een verhuur, voor Afronden (geen e-mail).
- Stuur een klant een e-mail vanuit een boeking, als je zelf naar de klant wilt schrijven.