Inleiding
RentVisie neemt kaartbetalingen op twee manieren aan: op een betaalterminal aan je balie, en online, waarbij de klant op zijn eigen telefoon of computer betaalt. Beide lopen via Mollie, het betaalbedrijf waarmee je RentVisie-account is verbonden. Je start een terminalbetaling vanuit het venster met de titels 1. Borg of huur? (Deposit or Rent?), 2. Betaalbedrag? (Payment amount?) en 3. Betaalwijze? (Payment method?), dat opent als je op Nieuwe betaling (New Payment) klikt op een boeking. Het bedrag verschijnt op de terminal, de klant tikt of steekt zijn kaart in, en even later verschijnt de betaling vanzelf op de boeking. Online betalingen vragen helemaal geen actie van jou: die komen op dezelfde manier op de boeking terecht.
Je komt hier terecht wanneer:
- een klant aan de balie de huur of de borg met kaart op de terminal wil betalen;
- een nieuwe terminal is binnengekomen en in de lijst aan de balie moet verschijnen;
- een klant op de website heeft betaald en je wilt weten waar dat geld terechtkomt;
- de boeking toont dat de borg dubbel is betaald en de huur helemaal niet, na een kaartbetaling;
- een terminalbetaling niet startte, of er niets op de terminal verscheen.
Begrippen op deze schermen
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Mollie | Het betaalbedrijf dat je terminals en onlinebetalingen verzorgt |
| POS, PointOfSale | De betaalterminal aan je balie ("point of sale") |
| POS Id | Mollie's nummer voor één terminal, beginnend met term_ |
| Betaalreferentie (Payment reference) | Mollie's nummer voor één betaling, beginnend met tr_ |
| Verhuur (Rental) | Huur, tegenover Borg (Deposit) |
Elke manier waarop kaart- en onlinegeld een boeking bereikt
| Route | Wie start het | Hier behandeld |
|---|---|---|
| Terminal aan de balie | Jij, vanuit Nieuwe betaling op de boeking | Hier |
| Boeken en betalen op je website | De klant | Instellen in De boekingswidget op je website instellen; hoe het geld landt staat hier |
| Een betaallink, of Betalen (Pay) in het klantportaal | Jij stuurt de link; de klant betaalt | Een klant een betaalverzoek sturen; hoe het geld landt staat hier |
| Een borg op een kaart vasthouden zonder die te belasten | Jij, met Autoriseren (creditcard) (Authorize (credit card)) | Borg en pre-autorisatie |
| Kaart, contant of bankbetaling die je zelf intypt | Jij | Een betaling vastleggen |
Gebruik deze pagina wanneer de kaart fysiek aan je balie is, of wanneer je een al binnengekomen onlinebetaling moet begrijpen.
Zo werkt het
Configuratie
Een bedrijfsbeheerder verbindt je bedrijf eenmalig met Mollie en voegt daarna de terminals toe.
1. Verbind je Mollie-account.
- Open in het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings), klik dan op de tegel Integraties (Integrations).
- Zoek op het scherm met de titel Integraties de rij Mollie. Die heeft twee knoppen. Klik op OAuth (beta). (De knop Instellen (Setup) ernaast bevat een ouder soort sleutel die de betalingen op deze pagina niet meer gebruiken. Laat die met rust.)
- Klik op het scherm met de titel Mollie Connector (OAuth) op Autorisatie starten (Init authorization). De eigen inlogpagina van Mollie opent. Log in op het Mollie-account van je bedrijf en keur de verbinding goed. Mollie stuurt je daarna terug naar RentVisie, naar je dagoverzicht.
- Open het scherm Mollie Connector (OAuth) opnieuw (stappen 1 en 2) en vul de rest in:
| Veld | Begint als | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| is actief (is active) | Nee | Moet op Ja staan voordat je terminals kunt ophalen | Ja of Nee |
| recurring inschakelen (enable recurring) | Nee | Staat herhaalde incasso's via automatische incasso toe. Zie Automatische incasso | Ja of Nee |
| Profile id | Leeg | Vertelt Mollie bij welke van je Mollie-websites de betalingen horen | Het profielnummer uit je Mollie-dashboard, beginnend met pfl_ |
| Access token, Refresh token, Token expiration date | Ingevuld door stap 3 | De sleutels van de app voor je Mollie-account. De app vernieuwt ze zelf | Typ hier niets in |
| Redirect URI, Scope | Ingevuld door stap 3 | Technische details van de verbinding | Kunnen niet worden gewijzigd |
- Klik op Opslaan.
De schakelaar Mollie op het scherm Integraties zelf is alleen een notitie voor RentVisie. Hij schakelt niets aan of uit.
2. Voeg je terminals toe.
- Klik op het scherm Mollie Connector (OAuth) op POS Terminals. Het scherm met de titel Terminals opent.
- Klik op Terminals synchroniseren (Sync terminals). De app haalt elke terminal op die Mollie voor je account heeft geregistreerd en toont die met POS Id, Omschrijving (Description), Modus (Mode) en Status.
- Om een terminal een naam te geven die medewerkers herkennen, klik op het potloodicoon op zijn rij, wijzig Omschrijving (bijvoorbeeld Balie Utrecht) en klik op Opslaan. Een latere synchronisatie houdt je naam aan. Het vak Locatie (Location) in hetzelfde venster is alleen voor je eigen referentie: de lijst aan de balie toont elke terminal, ongeacht de locatie.
Je hebt een nieuwe terminal nodig van Mollie zelf; het scherm zegt "Neem contact op met support als je extra terminals nodig hebt." ("Please contact support if you need additional terminals.")
Voordat je begint: Mollie verbinden en terminals beheren vereist een bedrijfsbeheerdersaccount. Een terminalbetaling aannemen werkt voor elk medewerkersaccount. De boeking moet een klant hebben, en minstens één terminal moet de status actief (active) hebben.
De terminal gebruiken
Open eerst de boeking: open in het hoofdmenu Boekingen (Bookings) en klik op de rij van de boeking. Klik bovenin de boeking op Betalingen (Payments). Het scherm met de titel Boekingsbetalingen (Booking payments) opent.
- Klik op Nieuwe betaling. Er opent een venster met drie genummerde onderdelen.
- 1. Borg of huur? — kies Borg of Verhuur bij Betaalmethode (Payment type). Dit begint op Borg.
- 2. Betaalbedrag? — controleer Bedrag (Amount). Dit begint op alles wat nog openstaat op de boeking: de huur en de borg samen, min wat al is betaald. Het wijzigen van Betaalmethode verandert dit bedrag niet, typ dus het bedrag dat je wilt afschrijven.
- 3. Betaalwijze? — klik op de kaart Terminal. Die krijgt een groene rand, en een lijst van je actieve terminals verschijnt, met de naam van elke terminal in de kolom POS.
- Klik op Betalen (Pay) op de rij van de terminal voor de klant. Het bedrag wordt meteen naar de terminal gestuurd; er is geen tweede vraag.
- Laat de klant op de terminal betalen. Ondertussen zegt een venster met de titel POS Payment "Volg de instructies op de terminal" ("Follow the instructions on the terminal").
- Klik op Sluiten (Close) zodra de terminal toont dat de betaling is gelukt. Het venster zegt "Je kunt deze pagina gerust sluiten nadat de betaling is afgehandeld." ("Feel free to close this page after handling the payment.")
Wat je ziet als het is gelukt: een nieuwe rij in de tabel Boekingsbetalingen, met Betaalwijze PointOfSale en een Betaalreferentie beginnend met tr_. Het kan een paar seconden duren voordat hij verschijnt. Sluit het scherm en open Betalingen opnieuw om het te verversen.
Ongedaan maken: je kunt een kaartbetaling niet annuleren vanuit de app. Om geld terug te geven, zie Terugbetalingen.
Goed om te weten
Hoe kaart- en onlinebetalingen landen. Na elke kaart- of onlinebetaling stuurt Mollie de app een kort bericht. De app vraagt Mollie dan om het werkelijke resultaat en voegt, als de betaling paid is, zelf een rij toe aan Boekingsbetalingen. Een betaling die is geannuleerd, mislukt, verlopen of nog open is, voegt niets toe. De tabel toont dus alleen geld dat echt is betaald. Een boeking die nog onbevestigd was wordt op dat moment Bevestigd (Confirmed), en de klant krijgt de bevestigingsmail.
Elke kaart- en onlinebetaling wordt vastgelegd als Borg. Dit geldt voor de terminal (zelfs als je in stap 2 Verhuur koos), de website en betaallinks. De betaalde-huur- en betaalde-borgtotalen van de boeking volgen dat type.
Uitgewerkt voorbeeld. Boeking 30152 heeft € 480 huur en een borg van € 300, nog niets betaald, dus Bedrag begint op € 780. Je neemt twee terminalbetalingen aan: € 300 als Borg, dan € 480 als Verhuur. Beide komen binnen als Borg, dus de boeking toont € 780 betaalde borg en € 0 betaalde huur. Om dit te corrigeren, klik op de rij van € 480 in Boekingsbetalingen, zet Betaalmethode op Verhuur in het venster Betaling bewerken en klik op Opslaan. De boeking toont nu € 480 betaalde huur en € 300 betaalde borg. Voor één betaling die beide bevat, zie Borg en pre-autorisatie.
Welke methode wordt vastgelegd.
| Betaald met | Betaalwijze toont |
|---|---|
| De terminal | PointOfSale |
| Creditcard online | CreditCard |
| iDEAL of Bancontact | iDeal / Bancontact |
| Automatische incasso | DirectDebit |
| Elke andere methode, bijvoorbeeld Apple Pay of PayPal | iDeal / Bancontact |
Het adres van de klant houdt een betaling niet tegen. Ontbreekt het adres, e-mailadres of telefoonnummer van de klant, dan stuurt de app Mollie placeholdergegevens in plaats daarvan. De betaling gaat gewoon door, maar de gegevens van Mollie ervoor bevatten dan die placeholders in plaats van de eigen gegevens van de klant. Vul het adres eerst in als je boekhouding ze nodig heeft — zie Het adres van een klant vastleggen.
Echt geld of testgeld.
| Waar je werkt | Terminal, betaallinks, klantportaal | Boeking op de website |
|---|---|---|
| Je normale RentVisie-app | Echt geld | Echt geld |
| De eigen testkopie van RentVisie | Testgeld | Echt geld |
| Elke andere kopie van RentVisie | Echt geld | Echt geld |
Een websitebetaling gedaan vanuit een kopie van RentVisie wordt teruggemeld aan je normale app, niet aan de kopie. Probeer betalingen nooit uit in een kopie zonder eerst RentVisie-support te vragen.
Wat je hierna doet: is de boeking volledig betaald, ga dan verder met de boeking factureren. Komt een betaling van de klant niet binnen, ga dan naar Een betaling die ontbreekt, dubbel staat of niet in de boeken staat oplossen.
Veelgestelde vragen
Waarom toont de boeking de borg dubbel betaald en de huur helemaal niet? Kaart- en onlinebetalingen komen altijd binnen als Borg. Klik op de rij van de betaling, zet Betaalmethode op Verhuur en klik op Opslaan, zoals in het uitgewerkte voorbeeld hierboven.
Waarom opent het venster "Volg de instructies op de terminal", maar verschijnt er niets op de terminal? Mollie weigerde de betaling te starten. Vlak daarvoor verscheen een bericht "Betaling aanmaken niet mogelijk:" ("Cannot create payment:"), gevolgd door de reden van Mollie. Er is geen geld afgeschreven. Klik op Sluiten, controleer de reden en probeer opnieuw. Een veelvoorkomende oorzaak is een Mollie-verbinding die niet actief is: vraag een bedrijfsbeheerder het scherm Mollie Connector (OAuth) te controleren.
Laat een mislukte of geannuleerde poging iets achter op de boeking? Niet in Boekingsbetalingen. De app houdt achter de schermen een notitie bij van elke poging, maar alleen een betaalde betaling wordt een rij in de tabel en telt mee voor het saldo. Annuleerde de klant op de terminal, begin dan opnieuw met Nieuwe betaling.
Waarom zegt de app "Wijs eerst een klant toe." (Please assign a customer first.)? Een terminalbetaling vereist een klant op de boeking. Voeg de klant toe aan de boeking en klik dan opnieuw op Nieuwe betaling.
Waarom zegt de app "Selecteer een geldige POS" (Please select valid POS)? De terminal die je koos heeft geen POS Id. Vraag een bedrijfsbeheerder om Terminals te openen en op Terminals synchroniseren te klikken.
Waarom is de terminallijst leeg, of ontbreekt onze nieuwe terminal? De lijst toont alleen terminals met Status actief. Vraag een bedrijfsbeheerder om op het scherm Terminals op Terminals synchroniseren te klikken. Een terminal die Mollie nog niet heeft geactiveerd, blijft buiten de lijst.
Waarom zegt "Terminals synchroniseren" "Stel een actieve Mollie Connector in" (Please set up active Mollie Connector)? is actief staat op Nee op het scherm Mollie Connector (OAuth), of de verbinding is nooit gemaakt. Zet hem op Ja, klik op Opslaan en synchroniseer opnieuw.
Waarom verschijnt een terminal die we aan Mollie hebben teruggegeven nog steeds aan de balie? Een synchronisatie voegt nieuwe terminals toe maar verwijdert geen oude. Verwijder hem met het prullenbakicoon op zijn rij op het scherm Terminals. Een terminal die bij Mollie nog bestaat, komt bij de volgende synchronisatie terug.
De klant heeft op de website betaald maar de boeking toont niets. Wat nu? Wacht een paar minuten en ververs. Ontbreekt hij nog steeds, volg dan Een betaling die ontbreekt, dubbel staat of niet in de boeken staat oplossen.
Gerelateerde pagina's:
- Een betaling vastleggen — voor contant, bankoverschrijving of een kaartmachine die niet met RentVisie is verbonden.
- Borg en pre-autorisatie — om een borg op een kaart vast te houden in plaats van die te belasten.
- Een klant een betaalverzoek sturen — om de klant online te laten betalen vanaf een link.
- De boekingswidget op je website instellen — om betalen tijdens het boeken op je website in te stellen.