Een boeking annuleren

Inleiding

Je annuleert een boeking met Annuleren (Cancel) in de bovenbalk van het boekingsscherm. Een kleine pop-up biedt Annuleren met e-mail (Cancel with email) en Annuleren zonder e-mail (Cancel without email), en beide vragen om een bevestiging. Als het klaar is, opent het Factuuroverzicht (Invoice summary) van de boeking, dat laat zien wat de klant nog in rekening wordt gebracht. Alles vervalt van het totaal, behalve de annuleringskosten.

Wanneer gebruik je dit:

• een klant belt om de verhuur af te zeggen
• dezelfde boeking is per ongeluk twee keer gemaakt
• een klant stapt over naar een ander bedrijf en je wilt de auto vrijmaken voor anderen
• een stapel oude onbevestigde boekingen moet in één keer worden opgeruimd
• een klant annuleert laat, en je annuleringskosten moeten gelden

Elke manier waarop een boeking niet doorgaat:

Gebruik Annuleren op de boeking als een klant één boeking afzegt; gebruik de Annuleren van de lijst alleen om veel boekingen op te ruimen die niemand meer nodig heeft.

Zo werkt het

Configuratie

Twee dingen die een beheerder instelt, bepalen wat een annulering kost en zegt:

• Annuleringskostenschijven. Open de prijslijst, zoals beschreven in Prijslijsten, en klik op de tegel Annuleringskosten (Cancellation fees). Klik op Nieuwe annuleringsregel (New Cancellation rule), vul Uren vanaf (Hours from), Uren tot (Hours to) en Annuleringspercentage (Cancellation fee percentage) in, en klik op Opslaan (Save). De uren zijn hele getallen, teruggerekend vanaf het contractuele ophaaltijdstip; een nieuwe regel begint bij 1, 2 en 100. Bewerk of verwijder een regel met de icoontjes op zijn rij. Schijven berekenen alleen kosten voor een boeking die de extra draagt die je beheerder heeft ingesteld als annuleringskosten — een extra waarvan het speciale type Annulering (Cancellation) is.
• De e-mail. Annuleren met e-mail gebruikt het sjabloon Boekingsannulering (Booking cancellation), dat ingeschakeld moet zijn onder de Boekingen-lijst van het e-mailgebied. Zonder actief sjabloon wordt niets verstuurd en krijg je daar geen melding van.

Voordat je begint: elk medewerkersaccount kan een boeking annuleren vanaf het eigen scherm. De knop Annuleren verschijnt daar alleen zolang de boeking een concept, onbevestigd, bevestigd of een offerte is. De knop Annuleren op de lijst Boekingen wordt niet getoond op de meest beperkte medewerkersaccounts.

De annuleerknoppen gebruiken

Open eerst de boeking: open vanuit het hoofdmenu Boekingen en klik op de rij van de boeking. Het boekingsscherm heeft geen Opslaan-knop. De schakelaar Automatisch uitchecken (Auto checkout) wordt opgeslagen op het moment dat je hem omzet, dus laat die hier met rust; annuleren slaat op via zijn eigen knoppen.

Eén boeking annuleren

1. Klik op Annuleren in de bovenbalk.
2. Klik op Annuleren met e-mail of Annuleren zonder e-mail.
3. Bevestig. De eerste vraagt Weet je het zeker (dit stuurt ook een e-mail naar de klant)? (Are you sure (this will also send an email to the customer)?), de tweede Weet je het zeker (er wordt geen melding naar de klant gestuurd)? (Are you sure (no notification is sent to the customer)?). Klik op Doorgaan (Proceed); Annuleren in die vraag laat de boeking ongemoeid.
4. Als de boeking al is gefactureerd, verschijnt Let op, er zijn nog facturen in de boeking. (Please note that their are still invoices in booking.). Sluit het — de boeking wordt toch geannuleerd.

Als het is gelukt, opent het Factuuroverzicht. Dat laat zien wat er nog in rekening gebracht moet worden. Annuleringskosten verschijnen daar als één regel met de naam van de annuleringskosten-extra, in plaats van het huurtarief, de verzekering en de extra's die eerder op de boeking stonden.

Meerdere boekingen tegelijk annuleren

1. Open vanuit het hoofdmenu Boekingen en vink de te annuleren boekingen aan.
2. Klik op Annuleren boven de lijst. Er wordt gevraagd Weet je het zeker? Let op: alleen in aanmerking komende boekingen worden geannuleerd (bijv. concept, onbevestigd, bevestigd). (Are you sure? Note: only qualifying bookins will be cancelled (e.g. draft, unconfirmed, confirmed).); klik op Doorgaan.

Aangevinkte offertes worden ook geannuleerd. Boekingen met een andere status worden overgeslagen zonder melding, en er gaat naar niemand een e-mail. Deze route waarschuwt ook niet voor facturen: een gefactureerde boeking in de selectie wordt zonder enig woord geannuleerd. Elke geannuleerde boeking wordt nog steeds op dezelfde manier geprijsd als een losse annulering, dus annuleringskosten gelden, en de sleutelkasttoegang wordt ingetrokken.

Om een annulering ongedaan te maken, open je de boeking en klik je op Activeren (Activate). Hij wordt Onbevestigd en de prijs wordt opnieuw berekend.

Goed om te weten

Wat er nog in rekening wordt gebracht. Annuleren berekent het totaal helemaal opnieuw, en houdt alleen annuleringskosten over:

Het huurtarief, de verzekering, andere extra's en kortingen vallen allemaal af.

Hoe de uren worden geteld. Vanaf het moment dat je annuleert tot het contractuele ophaaltijdstip, inclusief gedeeltelijke uren; zodra het ophaaltijdstip is verstreken, telt het als 0. Een schijf geldt als de uren minstens Uren vanaf en hoogstens Uren tot bedragen. Neem een boeking van € 400 exclusief btw, met ophalen op vrijdag om 10:00, en twee schijven: 0 tot 24 uur tegen 100%, en 25 tot 72 uur tegen 50%.

Een offerte annuleren. Het offertescherm heeft dezelfde knop Annuleren en dezelfde pop-up, en de offerte wordt een geannuleerde boeking. Dat is anders dan Offerte afwijzen, dat het antwoord van de klant vastlegt maar de boeking laat bestaan. Annuleren met e-mail stuurt de e-mail Boekingsannulering ook voor een offerte, dus kies Annuleren zonder e-mail als de klant nooit ergens mee heeft ingestemd.

Wat er nog meer gebeurt. Het voertuig is meteen vrij voor andere boekingen, en de boeking verschijnt niet meer in de Scheduler. De sleutelkasttoegang wordt ingetrokken — zie Sleutelkastoverdracht voor wanneer dat mislukt. Al uitgegeven facturen worden niet gewijzigd. De annulerings-e-mail wordt één keer verstuurd en niet opnieuw geprobeerd als het versturen mislukt.

Wat je hierna doet. Breng de kosten in rekening vanuit het Factuuroverzicht met Factuur aanmaken (Create invoice). Als de boeking al was gefactureerd, blijft de oude factuur staan en moet die gecrediteerd worden.

Veelgestelde vragen

We hebben annuleringskosten, maar de klant werd niets in rekening gebracht. Waarom? Óf de boeking draagt de annuleringskosten-extra niet, óf de uren tot ophalen vielen tussen twee schijven — 24,5 uur past bij geen van beide, 0–24 noch 25–72. Vraag je beheerder om de extra aan de voertuigklasse toe te voegen en de schijven op elkaar te laten aansluiten, bijvoorbeeld 0–24 en 24–72.

Waarom werden de annuleringskosten twee keer in rekening gebracht? Twee schijven kwamen overeen. Dat gebeurt als schijven elkaar overlappen, of precies op het uur waarop twee schijven een grens delen, zoals 24 in 0–24 en 24–72. Vraag je beheerder om de overlap te verwijderen.

Er stond "Let op, er zijn nog facturen in de boeking." Is de boeking geannuleerd? Ja. De melding is alleen een waarschuwing. De factuur zelf blijft zoals hij was; die moet apart gecrediteerd worden.

Waarom liet Annuleren op de lijst Boekingen sommige boekingen ongemoeid? Alleen concepten, onbevestigde en bevestigde boekingen en offertes worden geannuleerd. Een boeking die is opgehaald of ingeleverd, wordt overgeslagen: neem in plaats daarvan het voertuig terug, zoals in Het voertuig terugnemen.

Waarom staat er geen knop Annuleren op de boeking? De boeking is opgehaald, ingeleverd, heeft een inlevermelding, is al geannuleerd, timed out, of een no-show. Voor een klant die nooit is gekomen, zet je No Show met Status, zoals in Boekingsgegevens en geschiedenis.

Wat kost een no-show de klant? No Show instellen verandert op zichzelf niets aan het totaal. De volgende keer dat de prijs opnieuw wordt berekend — bijvoorbeeld als je op Factuur (Invoice) klikt — wordt de boeking geprijsd als een annulering, met de uren geteld als 0. Een schijf die bij 0 begint, brengt dan het hele totaal van de boeking in rekening, niet zijn percentage; zonder een schijf die bij 0 begint, wordt niets in rekening gebracht.

Waarom kreeg de klant geen annulerings-e-mail? Je koos Annuleren zonder e-mail, het sjabloon Boekingsannulering staat niet ingeschakeld, of het versturen mislukte en werd niet opnieuw geprobeerd. Vraag je beheerder om het sjabloon onder de Boekingen-lijst van het e-mailgebied te controleren, en laat het de klant zelf weten.

Ik heb de verkeerde boeking geannuleerd. Hoe krijg ik hem terug? Open hem en klik op Activeren. Hij komt terug als Onbevestigd met opnieuw berekende prijs; bevestig hem om de klant een nieuwe bevestiging te sturen, zoals in Een boeking bevestigen.

Gerelateerde pagina's:

• Het voertuig terugnemen — te late boekingen opruimen die niemand heeft opgehaald
• Boekingsgegevens en geschiedenis — Status, en een no-show vastleggen
• Sleutelkastoverdracht — controleren of toegang is ingetrokken
• Prijslijsten — waar de tegel Annuleringskosten staat