Inleiding
Het scherm met de kop Klanten om goed te keuren (Customers to be approved) toont elk klantrecord dat nog niemand heeft gecontroleerd. Het is één tabel met de kolommen Klantnummer (Customer number), Factuurnaam (Invoice name), Telefoon (Phone), E-mail (Email), is bedrijf (is company) en Zoeknaam (Lookup name), met onder de meeste koppen een filtervak en aan het eind van elke rij een potloodicoon. Het potlood opent het formulier van de klant, waar je de gegevens controleert en de klant als geverifieerd markeert.
Elke nieuwe klant begint als niet geverifieerd, hoe het record ook is ontstaan: aan de balie ingetypt, geboekt via je website, aangemaakt in de klantapp, of doorgestuurd door een ander systeem. Een klant verdwijnt pas van deze lijst wanneer iemand met een bedrijfsbeheerdersaccount is geverifieerd (is verified) op zijn formulier op Ja zet.
Je gebruikt dit scherm wanneer:
- je de klanten doorloopt die sinds gisteren online hebben geboekt en hun gegevens controleert
- een nieuwe zakelijke klant aan de balie is aangemaakt en iemand anders die moet controleren voor de eerste factuur
- je onvolledige records wilt opschonen voordat ze bij een boeking of factuur terechtkomen
- je wilt nagaan of een bepaalde klant al is goedgekeurd
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| is geverifieerd (is verified) | Een collega heeft de gegevens van deze klant met de hand gecontroleerd. In te stellen op het tabblad Overig (Other) van het klantformulier |
| Zoeknaam (Lookup name) | De korte naam waarmee de app de klant snel vindt |
| is bedrijf (is company) | Ja voor een zakelijke klant, Nee voor een privépersoon |
Elke manier om dit te doen
| Route | Wat je krijgt |
|---|---|
| Menu Klanten (Customers), tegel Te verifiëren (To be verified) | De lijst met klanten die nog niet zijn geverifieerd, elk met een potloodicoon |
| Menu Klanten, tegel Klanten | De volledige klantenlijst. Geverifieerd (Verified) is daar een verborgen kolom; zet die aan in het kolommenmenu om erop te filteren |
Gebruik de lijst Te verifiëren voor een reguliere controle van nieuwe klanten. Gebruik de volledige klantenlijst als je één bepaalde klant zoekt.
Zo werkt het
Configuratie
Er is niets om aan te zetten. De lijst vult zichzelf met elke klant van wie is geverifieerd op Nee staat en die niet is gearchiveerd.
Voordat je begint: het scherm Te verifiëren en het veld is geverifieerd op het klantformulier vragen om een bedrijfsbeheerdersaccount. Gewone medewerkers zien de tegel of het veld niet.
De lijst Te verifiëren gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Klanten en klik op de tegel Te verifiëren. Het scherm met de kop Klanten om goed te keuren opent.
-
Zoek de klant. Typ een deel van de naam onder Factuurnaam, of een deel van een adres onder E-mail, of zet is bedrijf zo dat alleen zakelijke klanten worden getoond.
-
Klik op het potloodicoon aan het eind van de rij. Het formulier van de klant opent, met de kop Klant # en het klantnummer.
-
Controleer de gegevens en corrigeer wat niet klopt. De tabel hieronder zegt waar elk gegeven staat en waarop je let.
Wat te controleren Waar op het formulier Waarop te letten Naam en Factuurnaam Bovenaan het formulier Gespeld zoals op het rijbewijs, of de geregistreerde bedrijfsnaam voor een bedrijf E-mail en Telefoon Bovenaan het formulier Beide ingevuld, zodat bevestigingen en herinneringen de klant bereiken Adres Het adresblok onder de persoonlijke gegevens Straat, huisnummer, Postcode (Postal code), Plaats (City) en Land (Country) allemaal ingevuld Iban, BIC en Btw-nummer (VAT number) Tabblad Financieel (Financial) Geen waarschuwing Iban niet geldig, BIC niet geldig of Btw niet geldig onder het vak Rijbewijs en paspoort Tabblad Identificatie (Identification) Nummer en vervaldatum ingevuld; zie Het rijbewijs en paspoort van een klant vastleggen Dubbelen De volledige klantenlijst Geen tweede record met dezelfde naam of hetzelfde e-mailadres; is er een, zie Dubbele klantrecords samenvoegen -
Klik op het tabblad Overig en zet is geverifieerd op Ja.
-
Druk rechtsboven op het formulier op Opslaan (Save).
-
Klik op Terug (Back). De klant staat niet meer op de lijst. Zie je hem nog, sluit dan het scherm Te verifiëren en open het opnieuw.
Om de goedkeuring in te trekken, open je de klant, zet je is geverifieerd op het tabblad Overig op Nee en druk je op Opslaan. De klant komt terug op de lijst.
Goed om te weten
Een uitgewerkt voorbeeld. Op maandagochtend staan er drie klanten op de lijst die in het weekend via je website hebben geboekt. De eerste heeft alle gegevens ingevuld: je zet is geverifieerd op Ja en slaat op, en de lijst is nog twee lang. De tweede gaf geen telefoonnummer: je belt naar het e-mailadres, voegt het nummer toe, en verifieert dan. De derde blijkt een tweede record van een bestaande klant met hetzelfde e-mailadres: je laat hem op Nee staan en vraagt een collega de twee samen te voegen. Na het samenvoegen wordt het dubbel gearchiveerd en verdwijnt het vanzelf van de lijst, en het oorspronkelijke record houdt zijn eigen instelling voor is geverifieerd.
Goedkeuren verandert verder niets. is geverifieerd is een notitie voor je eigen team. Een klant die nog niet is geverifieerd kan gewoon worden geboekt, bevestigd en een voertuig meekrijgen; de app weigert niets omdat een klant nog niet is geverifieerd. Wat een klant wél tegenhoudt is een blokkade; zie Geblokkeerde en inactieve klanten vinden.
Het is niet de identiteitscontrole. De knop Klantidentificatie (Know your customer) bovenaan het klantformulier, en een scan van een identiteitsbewijs, laten zien of de klant de screening heeft doorstaan. Geen van beide zet is geverifieerd, en is geverifieerd instellen markeert de klant niet als gescreend. Zie Een klant screenen voordat je verhuurt en Het rijbewijs en paspoort van een klant vastleggen.
Gearchiveerde klanten blijven buiten beeld. Een dubbel dat in een ander record is samengevoegd, wordt gearchiveerd en verdwijnt van deze lijst, ook als niemand het heeft geverifieerd. Verifieer in plaats daarvan het record waarin het is samengevoegd.
Waar geverifieerd elders verschijnt. De volledige klantenlijst en de klantkiezer die je gebruikt als je een klant voor een boeking kiest, hebben allebei een kolom Geverifieerd.
Wat je hierna doet: zodra een klant is geverifieerd, ga je verder met zijn boeking; zie Een boeking bevestigen. Laat voor een klant van wie je de gegevens niet kon controleren is geverifieerd op Nee staan, zodat de volgende collega hem hier nog ziet.
Veelgestelde vragen
Waarom staat een klant die ik zelf heb aangemaakt op deze lijst? Elke nieuwe klant begint met is geverifieerd op Nee, ook degenen die je aan de balie intypt. Zet het op Ja zodra je het record hebt gecontroleerd.
Waarom staat een klant die de identiteitscontrole doorstond hier toch? Screening en documentscans zetten is geverifieerd niet. Zet het met de hand op Ja op het tabblad Overig.
Waarom vind ik is geverifieerd niet op het tabblad Overig? Het veld vraagt om een bedrijfsbeheerdersaccount. Vraag het je beheerder.
Waarom heeft mijn scherm Klanten geen tegel Te verifiëren? De tegel wordt alleen getoond aan een bedrijfsbeheerdersaccount. Vraag het je beheerder.
Waarom staat een klant nog op de lijst nadat ik is geverifieerd op Ja heb gezet? Het formulier is niet opgeslagen, of de lijst is niet ververst. Open de klant opnieuw, controleer is geverifieerd op het tabblad Overig, druk op Opslaan, en sluit dan Te verifiëren en open het opnieuw. Gaf Opslaan een foutmelding, zoals een ongeldig bankrekeningnummer, corrigeer die dan en sla opnieuw op; zie Een klantrecord aanmaken.
Waarom verdween een klant van de lijst zonder dat iemand hem goedkeurde? Hij is gearchiveerd, bijvoorbeeld door een samenvoeging. Kijk op het tabblad Inactief van de klantenlijst; zie Geblokkeerde en inactieve klanten vinden.
Gerelateerde pagina's: Een klantrecord aanmaken voor de rest van het klantformulier, Een klant screenen voordat je verhuurt voor de identiteitscontrole, en Dubbele klantrecords samenvoegen voor dubbelen die je bij het controleren vindt.