Inleiding
Een transport is één rit van één voertuig van A naar B die geen verhuur is. Voorbeelden: een bestelbus naar de vestiging brengen waar de klant hem ophaalt, hem thuisbrengen nadat de klant hem elders heeft ingeleverd, of hem gewoon tussen twee van je vestigingen verplaatsen. Elk transport heeft een tijdvenster, een start- en eindpunt, een optionele bestuurder, en de kilometerstand en brandstofstand aan beide kanten.
Je werkt met transporten op het scherm met de kop Transport: een knop Nieuw (New) boven een tabel met elk transport van je bedrijf, één rij per rit, met drie pictogrammen aan het eind van elke rij. Een rij openen geeft een scherm met dezelfde kop, Transport, opgedeeld in drie blokken: het voertuig, de boeking en de datums links; status, bestuurder, adressen en een geel vak Locatiehulp (Location helper) rechts; en de vier standen daaronder.
Je komt hier wanneer:
- een klant een auto ophaalt bij een vestiging waar hij vandaag niet staat;
- een klant een bestelbus bij een andere vestiging heeft ingeleverd en hij terug moet naar zijn thuisvestiging;
- het wagenpark opnieuw verdeeld moet worden — drie auto's van Utrecht naar Amersfoort vóór het weekend;
- de bestuurder terug is en je de rit en de huidige locatie van het voertuig moet vastleggen;
- je gewoon checkt welke ritten vandaag gepland staan en welke nog open staan.
Begrippen op dit scherm. Neem deze tabel één keer door; je komt bij rijen hieronder nog terug op de rijen:
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Asset | Het voertuig, gekozen op kenteken |
| Locatie (Location) | Een van je eigen vestigingen of depots |
| Kenteken | Kenteken (een Nederlandse kolomkop in de tabel) |
| Van / Naar | Adres van vertrek / aankomst (tabelkolommen) |
| Vanaf / Tot | Begin / einde van het tijdvenster (tabelkolommen) |
| KM Start / KM Eind, Brandstof start / Brandstof eind | Kilometerstand en brandstofstand bij start en einde (verborgen kolommen) |
| Transportplanner (Transport planner) | De lijst met boekingen die nog een transport nodig hebben — zie Plan transporten voor boekingen |
Elke manier waarop een transport wordt aangemaakt
| Route | Wat je krijgt | Behandeld op |
|---|---|---|
| Nieuw op de lijst Transport | Een leeg transport; je vult alles zelf in | Deze pagina |
| Slepen over lege ruimte op het Planbord (Scheduler), dan Transport | Een transport voor dat voertuig op de gesleepte datums, startend vanaf waar het voertuig nu staat, standen al ingevuld | Deze pagina en Verzet boekingen op het Planbord |
| Inplannen (Schedule) op de Transportplanner | Een bezorging vóór ophalen of een ophaalrit na inlevering, gekoppeld aan de boeking | Plan transporten voor boekingen |
Hoe het ook is aangemaakt, je rondt elk transport af op het scherm dat hier wordt beschreven.
Zo werkt het
Configuratie
Er is niets om aan te zetten. Twee dingen zitten elders:
- Bestuurders. Het veld Bestuurder (Driver) biedt alleen mensen die al op de bestuurderslijst staan — zie Voeg bestuurders toe en wijs ze toe aan transporten.
- Vestigingsadressen. De Locatiehulp kopieert het adres van een vestiging naar de rit. Een vestiging zonder adres op record vult niets in — vraag je beheerder het toe te voegen.
Voordat je begint: een transport openen — om het te maken, te bewerken of af te ronden op zijn eigen scherm — vereist een beheerdersaccount (een account gemaakt met Nieuwe beheerder (New admin)). Met een gewoon medewerkersaccount kun je de lijst Transport zien en de pictogrammen op de rij gebruiken om een rit af te ronden of te verwijderen, maar de knop Nieuw, het potloodpictogram en de tegel Transportplanner worden niet aan je getoond. Zie Voeg een medewerker toe en stel diens rechten in.
Het scherm Transport gebruiken
Open via het hoofdmenu Boekingen (Bookings), dan Meer tonen (Show more). Scroll naar de sectie met de kop Transport en klik op de tegel Transport. De tegel Transporten (Transports) op je dagoverzicht (Operationeel) opent dezelfde lijst.
- Zoek of start de rit. Elke kolom heeft een filter onder zijn kop. Klik op Nieuw om een rit te starten, of op het potloodpictogram aan het eind van een rij om er een te openen.
- Linkerblok — wat en wanneer. Kies het voertuig bij Asset (op kenteken). Kies alleen een Boeking (Booking)-nummer als de rit voor een verhuur is. Zet Van (From) en Tot (To) op het begin en einde van het tijdvenster.
- Rechterblok — wie en waar. Laat Transportstatus (Transport status) op In behandeling (Pending) staan. Kies een Bestuurder. Kies dan, in de gele Locatiehulp, Startlocatie (From location) en Bestemmingslocatie (To location). Elke keuze vult de adresvelden Van en Tot erboven met het adres van die vestiging. Je ziet nu Van en Tot twee keer op het scherm: links staan tijden, rechts staan adressen.
- Bezorgen op een straatadres. Typ het adres van de klant in het rechter veld Tot, maar kies toch een Bestemmingslocatie — zie Goed om te weten.
- Standen. Onder de blokken staan Kilometerstand start (Mileage start), Kilometerstand eind (Mileage end), Brandstof start (Fuel start) en Brandstof eind (Fuel end). Alleen hele getallen; brandstof is een percentage, dus een volle tank is 100.
- Opslaan. Opslaan (Save) slaat de rit op en sluit het scherm. Sluiten (Close) en Terug (Back) sluiten af zonder op te slaan.
- Rond de rit af. Zodra de bestuurder terug is, open je de rit, vul je Kilometerstand eind en Brandstof eind in op basis van het dashboard, en klik je op Als voltooid markeren (Mark as completed) (groen, rechtsonder). Vanuit de lijst doet het dubbele-pijl-pictogram op de rij hetzelfde zonder de rit te openen.
Als het lukt, toont Transportstatus Afgerond (Completed), is elk veld op het scherm vergrendeld, en verliest de rij haar dubbele-pijl- en prullenbakpictogram.
Goed om te weten
Wat afronden doet. In één keer doet de app het volgende:
- zet de locatie van het voertuig op de Bestemmingslocatie (zie Check waar een voertuig staat en of het schoon is);
- voegt een kilometerstand van Kilometerstand eind en een brandstofstand van Brandstof eind toe, beide gedateerd op het tijdstip van Tot van de rit (zie Check en corrigeer de kilometerstand en brandstofstand van een voertuig).
De app controleert niet of de eindstand hoger is dan de startstand, en dit kan op het scherm niet ongedaan worden gemaakt.
Uitgewerkt voorbeeld. Boeking 10482 haalt bestelbus VX-123-B om 09:00 op 14 oktober op in Amersfoort, maar de bus staat in Utrecht. De planner maakt een bezorging vóór ophalen aan: Utrecht naar Amersfoort, 07:00 tot 09:00, met Kilometerstand start en Kilometerstand eind allebei 48.210 (de hoogste stand van de bus) en brandstof 100 aan beide kanten. De bestuurder komt na 23 km aan met de tank op 95%. Je vult Kilometerstand eind 48.233 en Brandstof eind 95 in en klikt op Als voltooid markeren: de bus toont nu Amersfoort, en zijn standenlijst krijgt er 48.233 km en 95% bij om 09:00 op 14 oktober.
De drie soorten ritten.
| Soort | Van → Naar | Tijdvenster |
|---|---|---|
| Bezorging vóór ophalen | Waar het voertuig nu staat → de ophaalvestiging van de boeking | Twee uur vóór ophalen, tot ophalen |
| Ophalen na inlevering | De inlevervestiging van de boeking → de huidige vestiging van het voertuig | Inlevering, tot twee uur erna |
| Verplaatsing tussen vestigingen | Elke vestiging → elke vestiging | Wat je zelf instelt |
De eerste twee komen alleen uit de Transportplanner; een rit die je maakt met Nieuw of op het bord is altijd een gewone verplaatsing. Ritten uit de planner en van het bord komen binnen met standen gekopieerd van de hoogste kilometerstand van het voertuig en een tank van 100%, dus overschrijf de eindwaarden met wat de bestuurder daadwerkelijk zag.
Elke rit die in de app wordt gemaakt is een Locatie-rit. De kolom Transporttype (Transport type) toont Locatie voor elke rit die in de app is gemaakt; Adres (Address) verschijnt alleen bij ritten die vanuit een extern systeem zijn binnengekomen.
Transporten blokkeren het voertuig. Zolang het tijdvenster van een rit overlapt met de datums van een verhuur, telt het voertuig als niet beschikbaar in Zoek een beschikbaar voertuig. Op het Planbord worden voltooide ritten grijs. Een rit op het bord aanklikken opent dit scherm — in een nieuw browsertabblad als Boeking openen in nieuw tabblad (Open booking in new tab) aan staat.
Wat je hierna doet: plan eerst ritten voor de boekingen van deze week op de Transportplanner, geef dan elke openstaande rit een bestuurder (bestuurders); rond ritten af zodra bestuurders terugmelden.
Veelgestelde vragen
Ik heb een transport afgerond en de kilometerstand van het voertuig ziet er nu verkeerd uit — ophalingen worden geweigerd met een stand "te laag". Afronden voegt Kilometerstand eind toe als nieuwe kilometerstand, en de app behandelt de hoogste stand als de waarheid. Een typefout zoals 482330 in plaats van 48.233 wordt de kilometerstand van het voertuig. Corrigeer of verwijder die stand bij het voertuig — zie Check en corrigeer de kilometerstand en brandstofstand van een voertuig.
Ik heb op Als voltooid markeren geklikt en kreeg Locatie/adres ontbreekt. (Location / address missing.) Er is geen Bestemmingslocatie gekozen. Kies er een in de Locatiehulp en probeer opnieuw. Een adres in het veld Tot typen is op zichzelf niet genoeg.
De rit toont Afgerond, maar het voertuig is nooit verplaatst en er zijn geen standen toegevoegd. Iemand heeft Transportstatus met de keuzelijst op Afgerond gezet en op Opslaan geklikt. Dat verandert alleen het label. Zet hem terug op In behandeling, sla op, open opnieuw en gebruik Als voltooid markeren.
Hoe maak ik een voltooid transport ongedaan? Dat kan niet, je kunt de rit niet opnieuw openen; elk veld is vergrendeld. De locatie van het voertuig en de twee standen blijven zoals ze zijn, zelfs als je de rit verwijdert. Wijzig de locatie bij het voertuig en verwijder de standen daar (locatie, standen).
Ik zie twee Verwijderen-links bovenaan een open rit. Beide verwijderen de rit meteen, zonder te vragen. Bij een voltooide rit blijft er één over, en die werkt nog steeds. Het prullenbakpictogram in de lijst verschijnt alleen bij ritten die niet zijn voltooid.
De klant wil dat het busje thuis wordt bezorgd — waar leg ik vast dat het op een aanhanger gaat? Nergens. Het scherm heeft geen veld voor het adres als eigen bestemming, voor gereden versus op een aanhanger, of voor notities. Typ het straatadres in het rechter veld Tot, kies de dichtstbijzijnde vestiging als Bestemmingslocatie, en vertel de rest aan de bestuurder. Afronden plaatst het voertuig bij die vestiging.
Mijn transport verschijnt niet op het Planbord. Het bord toont alleen ritten waarvan zowel de start- als de eindvestiging op jouw profiel staan. Een rit die op het bord is gemaakt heeft geen Bestemmingslocatie totdat je er een kiest. Kies er een, of vraag je beheerder de vestiging aan je profiel toe te voegen.
De kolommen Van en Naar zijn leeg bij ritten die door de planner zijn gemaakt. De planner vult de vestigingen in maar niet de adrestekst. Open de rit en kies opnieuw Startlocatie en Bestemmingslocatie in de Locatiehulp.
Ik heb op het Planbord op Transport geklikt en kreeg een toegangsmelding. Een rit openen vereist een beheerdersaccount. De rit is mogelijk al aangemaakt: zoek hem op de lijst Transport op kenteken en verwijder hem met het prullenbakpictogram.
De tegel op het dagoverzicht zegt 2, maar de lijst toont tientallen. De tegel telt de ritten van vandaag; de lijst toont ze allemaal. Gebruik het filter Vanaf om de datum van vandaag te kiezen. De tegel kan worden uitgezet — zie Wijzig welke tegels je dashboard toont.
Gerelateerde pagina's: Plan transporten voor boekingen om boekingen te vinden waarvan het voertuig op de verkeerde vestiging staat; Voeg bestuurders toe en wijs ze toe aan transporten voor de bestuurderslijst; en Verzet boekingen op het Planbord voor het maken van ritten door te slepen.