Inleiding
Een offerte is een boeking waar de klant nog geen ja tegen heeft gezegd. Ze heeft het gewone boekingsscherm, met status Offerte (Quote), plus een eigen offerteblok: Offertestatus (Quote status), Offertedatum (Date of quote) en Offerte geldig tot (Quote valid until), en daarna de knoppen die haar aanmaken en versturen. De boeking heeft ook Offerte accepteren (Accept quote) en Offerte afwijzen (Deny quote). Elke verstuurde offerte verschijnt ook op het scherm met als titel Offertes (Quotes), dat twee tabbladen heeft, Openstaand (Outstanding) en Verlopen (Expired).
Je bent hier omdat:
- Een klant wil de prijs zwart op wit voordat hij toezegt.
- Een bedrijf heeft goedkeuring van zijn manager nodig voor de huur, dus stuur je een aanbod in plaats van een boeking.
- De klant belt om ja of nee te zeggen.
- Een klant zegt dat de link in zijn offertemail niet meer werkt.
- Je controleert de offertes die zonder antwoord zijn verlopen.
Begrippen op dit scherm
| Begrip | Betekenis |
|---|---|
| Concept (Draft) | De offerte bestaat maar is nog niet uitgegeven |
| Send | De offerte is uitgegeven, per e-mail of als document |
| Geaccepteerd (Accepted) / Afgewezen (Denied) | Het antwoord van de klant, zoals door jou vastgelegd |
| Verlopen | Een tabblad op de offertelijst, voor verstuurde offertes waarvan de datum is verstreken |
Elke manier om een offerte te maken, versturen en accepteren
| Route | Wat er gebeurt | Hier behandeld |
|---|---|---|
| Offerte op een rij van de beschikbaarheidszoekopdracht | Een nieuwe offerte, zeven dagen geldig | Ja, vanaf stap 1 |
| Offerte op een bestaande boeking | De boeking wordt een offerte | Nee, zie De gegevens van een boeking corrigeren |
| Offerte aanmaken en versturen (Create and send quote), Offerte aanmaken (Create quote), Conceptofferte aanmaken (Create draft quote) | De offerte uitgeven | Ja |
| Offerte accepteren | Je bevestigt de boeking namens de klant | Ja |
| De accept-link in de e-mail van de klant | Bedoeld om de klant het zelf te laten bevestigen, maar klanten kunnen worden geweigerd; gebruik de ondertekenlink | Ja |
| De ondertekenlink in de e-mail van de klant | De klant ondertekent, wat hem bevestigt | Nee, zie De huurovereenkomst ter ondertekening versturen |
Gebruik deze pagina vanaf het moment dat een offerte bestaat tot de klant antwoordt.
Zo werkt het
Configuratie
Offertes hebben geen eigen instellingen. De e-mail die Offerte aanmaken en versturen verstuurt, wordt geschreven door het offerte-e-mailsjabloon van je bedrijf, en dat sjabloon bepaalt welke link de klant krijgt: een accept-link, een ondertekenlink, of beide. Kies de ondertekenlink: de accept-link laat alleen iemand door die is ingelogd als Bedrijfsbeheerder (Company admin), dus een klant die er in zijn e-mail op klikt kan worden geweigerd (zie Een klant een link sturen om te ondertekenen, te accepteren of te betalen). Bestaat er geen actief sjabloon, dan wordt de offerte toch uitgegeven maar gaat er geen e-mail uit; zie Een boeking bevestigen voor hoe de sjablonen worden gekozen.
Voordat je begint: elk medewerkersaccount kan offertes maken, versturen, accepteren en afwijzen.
Het offertescherm gebruiken
Zoek op de data en klik op Offerte bij de voertuigklasse die je wilt, zoals beschreven in Een beschikbaar voertuig zoeken. Het offertescherm opent meteen. Om later bij een offerte terug te komen, open je Offertes vanuit het hoofdmenu, of open je Boekingen en klik je op de tegel Offertes, en dan op het open-icoon op zijn rij.
- Controleer Offerte geldig tot. Een nieuwe offerte is zeven dagen geldig. Heeft de klant langer nodig, pas dan hier de datum aan; hij wordt opgeslagen zodra je op een van de knoppen hieronder klikt.
- Klik op Offerte aanmaken en versturen om de offerte uit te geven en te mailen met de pdf. Je ziet Offerte verstuurd.
- Of klik op Offerte aanmaken om haar uit te geven zonder e-mail. Je ziet Offerte aangemaakt. Je vindt de offerte onder het documententabblad. (Quote created. Please find the quote under the document tab.)
- Of klik op Conceptofferte aanmaken om een conceptpdf te downloaden en eerst te controleren. De offerte blijft een concept.
- Klik op Offerte accepteren op de boeking als de klant ja zegt. Er wordt gevraagd Weet je het zeker?; klik op Doorgaan (Proceed). De boeking wordt Bevestigd (Confirmed), de huurovereenkomst wordt gemaild, en de boeking opent opnieuw.
- Klik op Offerte afwijzen op de boeking als de klant nee zegt. Er wordt hetzelfde gevraagd; klik op Doorgaan.
Werken met de offertelijst. Open Offertes vanuit het hoofdmenu, of Boekingen dan Offertes, of klik op Verlopen offertes (Quotes overdue) op je dagoverzicht; die tegel staat standaard aan, en de bijbehorende schakelaar heet Verlopen offertes (Qoutes overdue), zoals beschreven in Wijzig welke tegels je dashboard toont. Openstaand bevat verstuurde offertes die nog geldig zijn; Verlopen bevat verstuurde offertes waarvan de datum is verstreken. Het icoon aan het eind van een rij opent de offerte; het andere icoon wijst haar af, na Weet je het zeker?
Goed om te weten
Concept, aangemaakt en verstuurd zijn verschillend.
| Knop | Status daarna | Document | Op de offertelijst | |
|---|---|---|---|---|
| Conceptofferte aanmaken | Concept | Conceptpdf, gedownload | Nee | Nee |
| Offerte aanmaken | Send | Officiële pdf, onder documenten | Nee | Ja |
| Offerte aanmaken en versturen | Send | Officiële pdf | Ja | Ja |
De zeven dagen lopen vanaf het moment dat de offerte is gemaakt, niet vanaf het versturen. Opnieuw klikken op Offerte aanmaken en versturen werkt Offertedatum bij, maar laat Offerte geldig tot zoals hij was. Een offerte wordt ook nooit vanzelf verlopen verklaard: zijn status blijft Send, en het tabblad Verlopen en de tegel Verlopen offertes vergelijken alleen de datum.
Wanneer de accept-link van de klant werkt. Alleen voor iemand die is ingelogd als Bedrijfsbeheerder; een klant kan worden geweigerd wat de offerte ook zegt. Daarnaast moeten alle drie waar zijn:
| Voorwaarde | Wat je controleert |
|---|---|
| De boeking is nog een offerte | Zijn status is Offerte |
| De offerte is uitgegeven | Offertestatus is Send, niet Concept |
| De datum is nog niet verstreken | Offerte geldig tot ligt nog in de toekomst |
Een offerte gemaakt op 1 september om 14:00 is geldig tot 8 september om 14:00. Opnieuw verstuurd op 3 september, blijft hij geldig tot 8 september. Klikt de klant op de link op 8 september om 15:00, dan wordt hij geweigerd. Verander Offerte geldig tot naar 15 september en klik op Offerte aanmaken en versturen, en de link in de nieuwe mail werkt.
Wat accepteren wel en niet controleert. Offerte accepteren bevestigt de boeking wat de datum ook is, en zonder de klantcontroles die Bevestigen uitvoert, zoals een geblokkeerde of op de blokkeerlijst staande klant, of een controle of het voertuig nog vrij is. Komt de accept-link wel door, dan bevestigt die de boeking ook, maar laat hij Offertestatus op Send staan in plaats van Geaccepteerd.
Afwijzen laat de offerte bestaan. De status wordt Afgewezen en de offerte verdwijnt van beide tabbladen. De boeking wordt niet geannuleerd en blijft op Offerte staan.
Wat je hierna doet: eenmaal geaccepteerd is de boeking een gewone bevestigde boeking; zie Een boeking bevestigen voor het opnieuw versturen van de overeenkomst, en De ophaalinspectie uitvoeren voor als de klant arriveert.
Veelgestelde vragen
Ik accepteerde een offerte voor een klant die geblokkeerd blijkt te zijn. Offerte accepteren voert de klantcontroles niet uit. Open het klantrecord en handel de blokkade af; moet de boeking niet doorgaan, annuleer haar dan met Annuleren in de bovenbalk van de boeking.
Er staan nu twee boekingen op één voertuig nadat ik een offerte accepteerde. Accepteren controleert de beschikbaarheid niet. Verplaats een van beide op de Scheduler.
De klant zegt dat de link "Offerte is verlopen." toont. De offerte is voorbij haar datum, of is nooit verstuurd. Verander Offerte geldig tot en klik op Offerte aanmaken en versturen.
De klant zegt dat de link "Offerte is niet meer geldig." toont. De boeking is geen offerte meer: iemand heeft hem geaccepteerd, of hij is teruggezet naar een boeking. Open hem vanuit Boekingen en controleer zijn status.
Waarom staat een offerte die ik maakte niet op de offertelijst? Hij is nog een concept, of hij is afgewezen of geaccepteerd. De lijst toont ook alleen offertes waarvan je in de ophaal- en inlevervestiging mag werken. Open de offerte vanuit Boekingen en klik op Offerte aanmaken of Offerte aanmaken en versturen.
Ik heb een offerte opnieuw verstuurd, maar hij staat nog op het tabblad Verlopen. Opnieuw versturen verzet de datum niet. Verander eerst Offerte geldig tot, en klik dan op Offerte aanmaken en versturen.
De klant accepteerde online, maar Offertestatus zegt nog steeds Send. Dat is normaal voor de accept-link. De boeking zelf staat op Bevestigd.
De klant klikte op accepteren en er gebeurde niets. De accept-link kan iedereen weigeren die niet is ingelogd als Bedrijfsbeheerder. Klik voor hem op Offerte accepteren, en vraag je beheerder om in plaats daarvan de ondertekenlink in het offertesjabloon te zetten.
De klant heeft de offertemail nooit ontvangen. Controleer of je bedrijf een actief offertesjabloon heeft, en zie de e-mailvraag in Een boeking bevestigen.
Oude verlopen offertes blijven zich opstapelen. Niets ruimt ze op. Wijs ze stuk voor stuk af met het icoon op hun rij op het tabblad Verlopen.
Gerelateerde pagina's: Een beschikbaar voertuig zoeken voor het starten van een offerte, De huurovereenkomst ter ondertekening versturen voor de ondertekenlink, en De gegevens van een boeking corrigeren en de geschiedenis bekijken voor het omzetten van een bestaande boeking naar een offerte.