Hoe doe ik dit in RentVisie?

Inloggen

Inloggen met je werk-e-mailadres, waarom het menu per persoon verschilt, en in welke locaties je mag werken

Het dagelijkse overzicht

Het startscherm: wat elke tellertegel telt, de werklijsten en de waarschuwingsbanners

De Scheduler (planbord)

De wagenparkkalender: de tijdlijn lezen, boekingen naar nieuwe data of een ander voertuig slepen, werk aanmaken vanaf het bord, en de rijen filteren

Je dashboard personaliseren

De achttien persoonlijke schakelaars achter het dagoverzicht, de drie die standaard uitstaan, en de lijst met aankomende inspecties

Kanban (taakborden)

Borden, kolommen en kaarten: wie wat mag aanmaken, de vervaldatumaftelling, reacties plaatsen, en waarom er geen archief is

Wat is er nieuw en hulp krijgen

Release notes, de waarschuwingsstrook en het uitgelichte blok op je startscherm, en het feedbackformulier

Zoeken en beschikbaarheid

Data, locaties en categorie; wat het beschikbaarheidscijfer werkelijk telt, de drie wagenparkmodellen, overboeken, en waarom de prijs alleen indicatief is

Een boeking maken

Elke route die een boeking maakt: de zoek-en-Selecteren-route, een boeking kopiëren, de terugkerende planner; de tien-minuten-conceptklok, automatische voertuigtoewijzing, en de extra's die voor je toegevoegd worden

Een boeking bevestigen

Bevestigen versus Voorlopig, opnieuw bevestigen na een wijziging, de vier controles die een bevestiging blokkeren, waarom bevestigen handtekeningen wist, en welke bevestigingsmail de klant krijgt

De data van een boeking wijzigen

Contractperiode wijzigen versus Werkelijke wijzigen; het dagtarief behouden of opnieuw opzoeken; de verlengingsmail en het betaalverzoek; doorgaan ondanks een botsing; de 3-uurs afwijkingswaarschuwing in het factuuroverzicht

Het voertuig of de klasse wijzigen

Asset wijzigen versus Groep wijzigen versus Upgrade en wat elk behoudt; Huidige prijs behouden?; extra's op een nieuwe klasse; waarom de borg meeverhuist met de verzekering; statussen die Groep wijzigen verbergen

De prijs van een boeking aanpassen

De schermen Korting en Afwijkingen: algemene versus geavanceerde kortingen, bedrag, percentage of prijs na korting, Alles overschrijven en Reset, de Per dag-valkuil, kortingscodes en vaste kortingen, een tarief of de borg wijzigen

Een boeking annuleren

Annuleren met e-mail of zonder, de factuurwaarschuwing die niet blokkeert, meerdere boekingen annuleren vanaf de lijst Boekingen, wat een annulering of no-show nog rekent, en hoe annuleringskostenbanden de uren tellen

Boekingsgegevens en -geschiedenis

De uitgifte- of innamevestiging wijzigen, wie rijdt, Logboek lezen, een boeking omzetten naar een offerte, de status handmatig instellen, en Als gefactureerd markeren — inclusief de twee die geen spoor achterlaten in het logboek

Boekingen uit andere bronnen

Waar een boeking vandaan komt, waarom een lange websiteboeking een lease wordt, en het scherm Externe afsluiting: wat de kilometer- en brandstofkolommen echt tonen en waarom Verwerken niet ongedaan gemaakt kan worden

Offertes

Concept-, aangemaakte en verstuurde offertes, waarom opnieuw versturen de zeven dagen niet verlengt, wanneer de accepteerlink van de klant werkt, wat Offerte accepteren overslaat, en het werken met het tabblad Verlopen

Offerteaanvragen

Een telefonisch doorgegeven aanvraag vastleggen, wat Omzetten naar offerte controleert en aanmaakt, waarom Lease-aanvragen geweigerd worden, welke klant de offerte krijgt, en Status handmatig actueel houden

Websiteberichten van klanten

De lijst Contact: websiteberichten lezen en archiveren, waarom de tegel en de lijst niet overeenkomen, wie een bericht mag wijzigen, en waarom niemand gewaarschuwd wordt als er een binnenkomt

Klantfeedback na een verhuur

De lijst Boekingsfeedback: de vijf voorwaarden die bepalen of de feedbackmail gaat, het venster van één nacht, klachten terugvinden, feedback handmatig toevoegen, en waarom sommige feedback voor je verborgen blijft

Een lease opzetten

De vier manieren waarop een lease start, het scherm Nieuw shortlease-abonnement en hoe Maanden data en cycli wordt, het minimum van dertig dagen, wat klikken op Lease op een boeking reset, en de contractdata overschrijven

Instellingen voor leasefacturatie

Vooraf versus Achteraf, de factuurdag en waarom dagen 29 tot en met 31 korte maanden overslaan, één factuur per boeking of per klant, het tabblad Lease van het bedrijf, de prijsvoorbeeld van 30 dagen, en wat elke Reden betekent

De lease laten lopen

Handmatig factuur triggeren en waarom elke klik een nieuwe cyclus start, facturen controleren en versturen op Overzicht openstaande facturen, Cyclus wijzigen, een voertuig factureren dat voorbij zijn Einddatum gehouden wordt, Alle te late leases verlengen, en leases die doorlopen zonder factuur

Btw op langdurige verhuur

De schakelaars Btw-verlegging, Btw-verlegging dertig dagen negeren en Fiscale eenheid btw, waarom de btw-verlegging meer dan dertig contractdagen (of een lease) vereist, en wat er met de btw gebeurt als een verhuur na facturering wordt verlengd of verkort

Het voertuig overdragen

De uitgiftewizard: welke van de vijf stappen jouw wagenpark ziet en waarom ze standaard uitstaan, de twee dingen die hem stoppen, en afronden met of zonder ontvangstbewijs

Checklists

De rondgangvragen schrijven, de vier vraagtypen, wat ervoor zorgt dat een verplichte vraag weigert door te gaan, en een lijst aan een voertuig koppelen

Kilometerstand- en brandstofaflezingen

De kilometerstand- en brandstofstappen: waarom het vak vooraf gevuld is, de drie aflezingen die de app weigert, het brandstofpercentage, en een tankkost toevoegen

Schade geconstateerd bij uitgifte

De zes voertuigpanelen, wat elk veld op het schadeformulier doet, waarom timing bepaalt wie betaalt, en de categorie Temporary die zichzelf verwijdert

Handtekeningen

De ondertekenlink versturen, wat de klant ziet, waarom het ondertekenen van een offerte deze bevestigt, en de twee dingen die een handtekening wissen

Het voertuig innemen

Wat het afronden van een inname met het voertuig doet, te late innames en de twee bulkknoppen die boekingen annuleren, en bewijs van tanken archiveren

Sleutelkasttoegang

De connector en zijn buffer in minuten, toegang verlenen vanaf de boeking, en de drie manieren waarop toegang mislukt zonder het je te melden

Een klantdossier aanmaken

De vier routes die een klant aanmaken, particulier versus zakelijk, de vier controles die Opslaan echt uitvoert, waarom een telefoonnummer met een plusteken geweigerd wordt, en de controle op dubbele e-mailadressen

Adressen

Het blok Adres op het klantformulier: wanneer de postcode-opzoeking afgaat, waarom het land op een contract kan afwijken van dat op het scherm, en waarom het scherm Adressen een kaart is

Rijbewijs, paspoort en ID

Het tabblad Identificatie: waarom alleen het rijbewijsnummer verderop telt, de lijst Rijbewijscategorieën instellen, voor- en achterkant uploaden, en een Belgische identiteitskaart inlezen

Extra bestuurders en contacten

Subaccounts versus medewerkers, het korte formulier dat niets controleert, mensen koppelen vanaf beide kanten, en waarom een genoemde bestuurder zijn bevestigingsmail mist

Betalings- en factuurinstellingen

Het tabblad Financieel: betalingstermijnen en de vervaldatum, waarom de kredietlimiet niets tegenhoudt, de borgregels op volgorde van prioriteit, de dertig-dagen-btw-verleggingstoets, en de vier knoppen die elke klant herschrijven

Wat een klant verschuldigd is

Openstaande saldi: waarom een schuld als een minus getoond wordt, factuursaldo versus boekingssaldo, de instelling die niets verandert, een betaling per boeking opnemen of over meerdere facturen spreiden, en waarom het openen van een klant boven de limiet hem blokkeert

Blokkeerlijst

De lijst Blokkeerlijst en Toevoegen aan blokkeerlijst: waarom alleen het rijbewijsnummer telt, de drie momenten waarop gecontroleerd wordt, waarom een klant zonder rijbewijsnummer erdoorheen glipt, en waarom opheffen een verwijdering plus het uitvinken van Geblokkeerd vereist

Een klant screenen

Klantidentificatie en de Verhuurcheck-service: een controle uitvoeren, het KYC-resultaat en de bijbehorende PDF lezen, wat de groene of rode knop betekent (en dat hij niets blokkeert), de zakelijke Opzoeken op naam of KvK-nummer, en waar het tegoed niet getoond wordt

Dubbele klanten samenvoegen

Klant samenvoegen op het tabblad Overig van het dossier dat blijft: welk dossier blijft bestaan, wat meeverhuist (boekingen, facturen, bestuurders) en wat achterblijft op het gearchiveerde duplicaat (rijbewijs, bankgegevens, sommige betalingen, zakelijke contacten), en waarom het niet ongedaan gemaakt kan worden

Een voertuig toevoegen

De route Nieuw voertuig: wat de app voor je koppelt, de acht velden waar Opslaan op aandringt, eigen wagenpark versus derde partij, waarom de actieve periode de beschikbaarheid niet beïnvloedt, en wat het uitzetten van een voertuig doet met zijn boekingen

Voertuiggegevens uit het kentekenregister

RDW-import versus Gegevens verrijken: wat het register invult en wat het met rust laat, waarom de ene route merken aanmaakt en de andere ze leeg laat, en waarom verrijken de inspectiedatum kan wissen

Voertuiginstellingen en weergave

Asset-instellingenprofielen: de zes schakelaars en waar elk zijn effect echt toont, waarom een voertuigdossier ze allemaal negeert, wat het verwijderen van een profiel doet met zijn voertuigen, en waarom het wagenparkbreed opnieuw toepassen botter is dan het klinkt

Locatie en staat

Huidige locatie en wat een inname ermee doet, Conditie versus de verborgen schoonmarkering, de lijst Vuile assets en Als schoon markeren, en de onzichtbare vlag "is verhuurd"

Kilometerstand en brandstof

Het tabblad Kilometerstand van het voertuigdossier en wie het mag wijzigen, de verborgen kolom Kilometerstand op de wagenparklijst, waarom het verwijderen van een aflezing de kilometerafrekening van een verhuur kan verpesten, waarom een tankniveau alleen op de boeking gecorrigeerd wordt, en aflezingen van nul

Telematica

De lijst Apparaten en de kaart Track and Trace, de twee trackingaanbieders instellen, wat een fetch wijzigt en wat het met rust laat, waarom alleen de trackers van één aanbieder op de kaart verschijnen, en de vier commandowoorden achter het ontgrendelen op afstand door een klant

Verzekering en pechhulp

De lijsten Verzekeringen en Noodcontacten en het tabblad Verzekering van het voertuig, waarom de dossiers gedeeld worden tussen voertuigen, waarom de knop Nieuw van het tabblad het vak leeg laat, wat het verwijderen van een verzekeraar doet, en waarom niets daarvan een boeking bereikt

Aanschaf en afschrijving

De lijst Asset financieel en het scherm Asset financieel profiel: de maandelijkse afschrijvingssom, waarom beide afschrijvingsmethoden hetzelfde antwoord geven, waarom Boekwaarde nooit vanzelf verandert, een dossier toevoegen via Ongekoppelde assets, en waar de bedragen terugkomen op Kostenoverzicht

Een schade vastleggen

Schade vastleggen buiten een inspectie om, vanaf het diagram van het voertuig of het register Schades (met of zonder voertuig): categorie, positie, bedrag, foto, en wat elke status doet

Schadediagrammen

De zeszijdige voertuigtekeningen bouwen waarop medewerkers schade markeren, ze koppelen aan merken en modellen, en ze synchroniseren naar elk voertuig

Schadeclaims

Een schadeclaim ("conditiewijziging") openen vanaf een boeking, dekking, politie- en andere-partij-gegevens en documenten invullen, en hem door New, Pending, Completed en Archived bewegen

Corresponderen over een claim

Claimmails versturen vanuit een sjabloon, inspectierapporten en geüploade claimdocumenten bijvoegen, de herbruikbare claimsjablonen instellen, en het e-maillogboek van de claim lezen

Referentielijsten voor claims

De schadecategorieën, -subcategorieën en documentcategorieën die een claim gebruikt; wat het Type en Verplicht? van een document doen; en wat het verwijderen van een regel doet met bestaande claims

Onderhoudsschema's

Een onderhoudsritme per voertuig instellen in dagen of kilometers, op Sync drukken om de afteltellers te vernieuwen, te late voertuigen opsporen, en een onderhoudsbeurt boeken vanaf een aftelling

Een onderhoudsbeurt boeken

Onderhoud boeken vanaf de aftelling in de Maintenance scheduler, waarom Doorgaan al opslaat en het schema vooruitzet, boeken vanaf het tabblad Onderhoud van het voertuig, de vijf afspraaktypen, en waarom onderhoud verhuur blokkeert maar nooit waarschuwt voor verhuur die al op het voertuig staat

Het werk vastleggen

Garagewerk aan een voertuig loggen (datum, kilometerstand, soorten werk, garagereferentie), de lijst met soorten werk bijhouden, en waarom een logboekregel niet aan zijn onderhoudsafspraak gekoppeld kan worden

Statutaire veiligheidsinspectie

Het inspectie-overzicht (APK) van vervaldata: de dagen lezen, een afspraak inplannen rond verhuur, de nieuwe vervaldatum vastleggen, en fouten herstellen

Waarschuwingsvlaggen voor inspecties

Wat elke waarschuwing in de kolom Meldingen van het inspectie-overzicht (ASI) betekent, wat hem veroorzaakt, hoe je hem oplost, en waarom een voertuig op de lijst kan ontbreken

Transportopdrachten

Een transport aanmaken (vanaf de lijst, het Scheduler-bord of de planner), er een voertuig, tijdvenster, vestigingen, bestuurder en aflezingen aan geven, en het als afgerond markeren zodat het voertuig verhuist en zijn kilometerstand en brandstof worden vastgelegd

Bestuurders

De lijst met je eigen bezorg- en ophaalbestuurders bijhouden (naam en telefoon) en de bestuurder op een transport kiezen — niet de extra bestuurders van de klant

Boekingen die transport nodig hebben

De transportplanner: aankomende uitgiftes waarvan het voertuig bij een andere vestiging staat, en de verplaatsing voor meerdere tegelijk inplannen met Plannen

Prijslijsten

De container waar elk tarief in leeft: er een maken, wat hij overneemt van de standaardlijst, van welke lijst een boeking geprijsd wordt, en de tien tegels erin

Periodes en durationbanden

De twee tegels waar elk tarief aan hangt: gedateerde periodes, durationbanden in uren, afsluitingstijden, uitgiftedagen, en een periode vooruit rollen met een indexfactor

Tarieven en kilometrage

Quick populate versus het geavanceerde raster, de dagtariefcalculator en zijn btw-schakelaar, kilometerstappen en inbegrepen kilometers, en de vier controles die een tarief blokkeren

Hoe een prijs wordt opgebouwd

De vier stappen op volgorde, waarom het goedkoopste tarief wint in plaats van het specifiekste, zes controles voor een prijs die er niet goed uitziet, en waarom de balie en de website kunnen verschillen

Seizoenen

Datumbereiken die je tarieven aanpassen: de vermenigvuldiger versus een vaste overschrijving, waarom de factor over de boeking gemiddeld wordt, en de drie voorwaarden waaraan een seizoen moet voldoen

Dagprijsaanpassingen

Een vermenigvuldiger per weekdag per voertuigklasse, de schakelaar op de durationband die ze aanzet, en waarom het resultaat gemiddeld wordt tot één dagtarief

Last-minute deals

De vijf voorwaarden waaraan een deal moet voldoen, waarom de startwaarden een nieuwe deal tegenhouden aan de balie, vinkjes die zichzelf opslaan, en één deal per voertuigklasse

Dynamische prijzen

Dynamische prijzen aanzetten voor een voertuigklasse zodat online prijzen stijgen als de klasse bijna vol zit en dalen als hij grotendeels vrij is: de twee factoren, de vaste 25%- en 60%-punten, en waarom balieboekingen niet beïnvloed worden

Kortingscodes

De tegel Kortingscodes op een prijslijst: een code maken, de voertuigklassen kiezen, de huurdata beperken, hem uitzetten, waarom de website een code weigert, en de lijst Gebruik kortingscode

Brandstofprijzen

De prijs per brandstoftype instellen op elke prijslijst, de drie standaardprijzen controleren, en een ontbrekend brandstoftype toevoegen zodat tanken gerekend kan worden

Annuleringskostenbanden

Het percentage instellen dat een klant betaalt bij annuleren, naar hoeveel uur voor uitgifte geannuleerd wordt, op de tegel Annuleringskosten van elke prijslijst — en waarom banden zonder gaten op elkaar moeten aansluiten

Prijzen voor volgend jaar

Een prijsperiode kopiëren naar volgend jaar en de prijzen verhogen met de drie indexatiefactoren, wat de kopie achterlaat (seizoenen, brandstof, kosten), en een foute kopie ongedaan maken

Wie een prijs mag wijzigen

De twee lagen die bepalen wie een prijs mag verlagen (accounttype, dan de vier profielschakelaars), wat elke schakelaar bepaalt, en hoe een geweigerde wijziging eruitziet

De drie soorten extra's

De drie soorten extra's (extra's, verzekering, kilometerpakketten) en waar elk wordt ingesteld; prijzen per dag of per huurperiode, gratis extra's, extra's groeperen, de Prijzen opties per prijslijst, en welke prijs wint

Bijzondere extra-typen

Het vak Option special op een extra: de elf types en wanneer elk gerekend wordt (schade, annulering en annuleringsdekking, jonge bestuurder, AdBlue, tanken, servicekosten, niet-ingeleverd-vergoeding, upsell-items), en waarom Overig de standaard is

Een extra aanbieden

Beslissen waar een extra wordt aangeboden (website, huurlengtes, icoon, één klasse of elke klasse) en hem toevoegen aan een boeking met de tegel Opties

Verzekeringsopties

Het scherm Verzekeringen onder Beheer → Productontwerp: de borg en het eigen risico die een optie op een boeking zet en welk cijfer wint, een borg van 0, de vier dekkingsschakelaars, Voorwaarden, de Beoordeling van 0 tot 3 die opties online ordent, en een optie verwijderen

Kilometerpakketten

Kilometerpakketten maken geprijsd per dag, week of maand, ze koppelen aan voertuigklassen, er een op een boeking zetten, en hoe de extra kilometers de meerkilometerprijs veranderen

Verhuurklassen

Een voertuigklasse maken en zijn code, weergavevolgorde, de vier beschikbaarheidsschakelaars, borg, hoe een dag geteld wordt, zijn voertuigen, upgrades en huurvoorwaarden instellen (Beheer → Productontwerp → Asset groups)

Catalogustekst en afbeeldingen

De websiteteksten, foto's, webadres (slug en doorverwijzing), voertuigspecificaties en categoriebanner voor een voertuigklasse, en welke foto's en velden de website echt bereiken

Labels

Labelcategorieën, voertuiglabels en klasselabels maken, hun volgorde instellen, uitlichten en iconen, ze koppelen aan voertuigen en klassen, en kapotte iconkoppelingen herstellen

Veelgestelde vragen

FAQ-categorieën en vragen schrijven, een categorie koppelen aan een voertuigklasse, waarom een vraag niet online verschijnt, en waarom verwijderen vanaf het tabblad Faqs van een klasse de hele categorie verwijdert

Vrije tekstblokken op de website

Vrije tekstblokken schrijven (met afbeeldingen, per locatie) voor de pagina van een categorie op je website, hun volgorde instellen, en waarom ze leeg kunnen terugkomen

Sitebrede meldingen

Meldingen schrijven, uitzetten en verwijderen die je website aan bezoekers toont (Beheer → Web): de limiet van 200 tekens, waarom een melding bij opslaan direct live gaat, en de limiet van tien meldingen

Vertalingen

Duitse, Engelse en andere kopieën toevoegen van klasseteksten, extra's, verzekering, labels en FAQ's op het tabblad Vertaling van elk scherm, welke velden verplicht zijn, en wat bezoekers zien als een vertaling ontbreekt

De online boeking

De boekingswidget op je website bouwen en wijzigen (Beheer → Instellingen → Iframes): widgettype, kleuren, zoekopties, standaard data en tijden, online betaling, minimale boekingsperiodes, toegestane uitgifte- en innamedagen, en de code voor je websitebouwer

Een boeking factureren

Het scherm Factuuroverzicht: Factuur aanmaken en versturen versus Factuur aanmaken, waarom alleen het verschil gefactureerd wordt, de tien-cent-controle die niet blokkeert, gecombineerde leasefacturen, en welke leaseperiode een factuur dekt

Handmatige facturen

Een factuur starten zonder boeking erachter (Financieel → Handmatige factuur): regels toevoegen uit de factuuritemslijst, bijlagen, de controles bij Opslaan en Versturen, de vaste vervaltermijn van 14 dagen, en Versturen versus Verwerken (niet versturen)

Factuurnummers en -data

Concept- versus uitgegeven facturen, wanneer elk type factuur zijn nummer krijgt, waarom een nummer dubbel is of ontbreekt, Min. factuurnummer op Financiële instellingen, en waar de factuurdatum en vervaldatum vandaan komen

Creditfacturen

Het crediticoon op het tabblad Facturen van een boeking (Crediteren en versturen / Crediteren (geen e-mail)), handmatige en Gecombineerde facturen crediteren, gedeeltelijk crediteren door de boeking te verlagen, foute btw herstellen, en een leasefactuur crediteren

Een factuur versturen

E-mailsjablonen voor facturen en hun plaatshouders, het scherm Factuur versturen, de knoppen PDF / Onofficiële kopie / Document, en hoe je ziet of een factuur betaald of te laat is

Btw en afronding

Het hoge en lage btw-tarief instellen, kiezen welk tarief een extra of algemene korting draagt, en decimale afronding aanzetten — die niet meer uitgezet kan worden zodra de startdatum voorbij is

Facturen verwijderen en exporteren

Conceptfacturen één voor één of in bulk verwijderen, een factuur met een dubbel nummer verwijderen, en facturen regel voor regel downloaden (CSV-export) of de lijst zoals getoond (Exporteren) onder Financieel → Facturen

Een betaling vastleggen

Een borg- of huurbetaling vastleggen op een boeking (aan de balie of met terugwerkende kracht), de methode en het type kiezen, en een betaling vastleggen tegen een factuur vanaf de tegel Betalingen

Kaart- en online betalingen

Een kaartbetaling op een betaalterminal vanaf een boeking aannemen, de online betaalaanbieder koppelen en terminals synchroniseren, en waarom kaart- en online betalingen als borg op de boeking terechtkomen

Borg en pre-autorisatie

Een borg vastleggen als ontvangen geld, of hem blokkeren op de creditcard van de klant en innen of vrijgeven voor de inningstermijn, en Verrekenen gebruiken om huur en borg te splitsen na facturering

Betaalverzoeken

Een verzoek sturen vanuit een boeking voor Totaal verschuldigd of een Aangepast bedrag, wanneer een verzoek verloopt of Te laat wordt, opnieuw versturen en verwijderen, welke betalingen een verzoek verrekenen, en het Overzicht openstaande betalingen

Terugbetalingen

Het scherm Refund process: huur en borg verrekenen, bankgegevens controleren, een bankoverschrijvingsbestand genereren, het opnieuw downloaden vanaf Batches, de Verrekenen-knop per boeking, en waarom de terugbetaling vastgelegd wordt voordat de bank betaalt

Betalingen in bulk importeren

De bankoverschrijving van één klant tegelijk boeken op meerdere openstaande facturen — er is geen bankafschriftimport: facturen aanvinken, elk aandeel aanpassen, en de controlesom-waarschuwing lezen

Betalingsproblemen

Wat te doen als een online betaling ontbreekt, een betaling dubbel binnenkwam, of een betaling de boekhouding nooit bereikte: de inbox voor online betalingen en Opnieuw proberen, betalingen verwijderen, en opnieuw versturen of als gesynchroniseerd markeren

Automatische incasso

Een klant uitnodigen om een incassomachtiging te tekenen, hoe elke nieuwe factuur wordt overgedragen aan de incassodienst, het inningsplafond, en het SEPA-foutenlogboek doorwerken

Synchronisatie met de boekhouding

Exact Online koppelen (het enige boekhoudpakket dat de app ondersteunt), afgeronde facturen automatisch of handmatig ernaartoe sturen, de teller niet-gesynchroniseerde facturen leegmaken, en het Exact-foutenlogboek lezen en opnieuw proberen

E-facturatie via Peppol

Peppol aanzetten, je vestigingen en klanten registreren, afgeronde verkoopfacturen en creditfacturen versturen, en omgaan met mislukte, vastgelopen of genegeerde documenten

Verkeersboetes

Opzoeken wie het voertuig had ten tijde van een boete (Boekingen → Boetezoeker), de boete met de scan vastleggen, en hem één voor één of in bulk, met of zonder behandelingskosten, factureren aan de klant

Wagenparkkosten

Reparatie-, banden- en andere kosten één voor één tegen een voertuig vastleggen, een leveranciersfactuur splitsen over meerdere voertuigen op het Kostenoverzicht, en kostencategorieën en leveranciers instellen

Terugkerende en automatische kosten

De Kostenplanner (Financieel → Kosten): eenmalige, maandelijkse, kwartaal- of jaarlijkse kosten die de app zelf toevoegt, hoe Volgende uitvoerdatum vooruitschuift, pauzeren met Automatisch genereren, gemiste maanden inhalen, en Kostenbron lezen

De documenten die de app maakt

Elke PDF die de app maakt (overeenkomst, offerte, uitgifte- en innameformulieren, borgbewijs, factuur, creditfactuur): wanneer elk gemaakt wordt, hoe hij op het scherm heet, en waar je hem vindt

Een document terugvinden en opnieuw versturen

Waar elke PDF bewaard wordt (de tabbladen Documenten en Facturen van de boeking, Financieel → PDF's), het bestaande bestand opnieuw versturen, waarom documenten laat of dubbel aankomen, welke van meerdere kopieën telt, en een gebundelde factuur-PDF vinden

Wat op een document wordt afgedrukt

Welke blokken en waarden afgedrukt worden op overeenkomsten, facturen en formulieren: het tabblad Documenten van de operationele instellingen (kop- en voettekststijl, btw per regel, betalingenlijst, bankrekening), uitgelichte voorwaarden, QR-codes per vestiging, eigen risico en borg, en "Alle kilometers vrij"

Briefhoofd en huisstijl

Het logo, de handelsnaam, ondertitel, btw-, KvK- en bankgegevens van een vestiging invullen, de zakelijke en particuliere voorwaarden-PDF's uploaden die bij boekingsmails gaan, en welke gegevens in elke kop- en voettekststijl worden afgedrukt

Documenttaal

De Taal van een klant instellen zodat overeenkomsten, facturen en e-mails hem in het Engels, Nederlands, Duits, Frans of Spaans bereiken, en een document opnieuw in de juiste taal opvragen

Je eigen document bijvoegen

Je eigen bestanden bijhouden op het tabblad Overig van een boeking (New Documents), PDF's bijvoegen aan een factuur, en kiezen welke meegaan met de factuurmail

Automatische e-mails

De e-mails die RentVisie zelf verstuurt: elk sjabloontype en wanneer het uitgaat, sjablonen per taal, merge-velden, en betaal- en ondertekenlinks (Beheer → Communicator → Bookings)

Bevestigingsmails

De bevestigingsmails voor vooruitbetaling en volledige betaling instellen: de twee sjablonen schrijven, de drempels op Geavanceerde betalingsvoorwaarden bewerken, en welk bedrag elke versie aan de klant vraagt

Herinneringen

De nachtelijke herinneringen (betaling, borg, uitgifte, inname en feedback): wanneer elke uitgaat, de regels van zeven dagen en maandag/woensdag/vrijdag, de drempels onder Instellen, de knop Betalingsherinnering, en waarom een gemiste nacht nooit wordt ingehaald

Handmatige e-mails

Een eenmalige e-mail schrijven en versturen naar de klant van een boeking via de knop Handmatig, met of zonder sjabloon: welk document wordt bijgevoegd, CC en BCC, en waarom de e-mail altijd naar de klant gaat

E-mail stoppen en onderdrukken

Automatische e-mails stoppen voor één klant op het tabblad E-mails, één type tegelijk; de eenmalige "zonder e-mail"-knoppen; factuur- en bevestigingsmails stoppen; en waarom een gestopte e-mail toch Verzonden kan tonen

Wanneer een e-mail niet aankomt

De lijst Verzonden e-mails en wat die bewijst, timeouts vastgelegd als verzonden, wachtrijverzending en herhalingen, en de e-mails die nooit een regel krijgen

Het klantportaal

Wat klanten zien in hun boekingsportaal, de portaallink in e-mails zetten, welke instellingen het gegevensformulier veranderen, Betalingen accepteren per vestiging en de blokken Nu betalen, wat een profiel Completed maakt, en waarom een portaallink nooit gedeeld mag worden

Ondertekenen en accepteren via een link

Teken-, accepteer- en betaallinks in e-mailsjablonen zetten, wat elke link doet als de klant erop klikt, en wat de klant ziet als een link geweigerd wordt

Onbemande uitgifte en inname

Self-service-uitgifte en -inname instellen onder Beheer → Self-service (de voertuigschakelaar, verplichte foto's, voertuiginstructies, onboardingschermen, netheidsbeoordelingen), de self-service-link versturen, wat de app controleert bij uitgifte, en automatische uitgifte

Wanneer een self-service-inname geweigerd wordt

Waarom de self-service-inname van een klant geweigerd wordt (betaling, foto's, innamegebied, contact, portieren, sleutel), de auto controleren op Track and Trace, en wanneer je het voertuig zelf moet innemen

De bestuurdersapp

De self-service-link en pincode van een extra bestuurder instellen, de pincode aan een bestuurder doorgeven, zijn foto's controleren, en wat elk appbericht betekent

Bezettingsgraad

De twee bezettingsgraadschermen: boekbare versus geboekte dagen per voertuig en per klasse, welke boekingen meetellen, en waarom een voertuig kan ontbreken

Omzetrapportages

De omzettegels op Dashboards: geboekte versus gefactureerde omzet per klant, locatie, klasse, voertuig en maand, en gefactureerde boekingen per locatie

Verkochte extra's en kortingscodes

Tellen hoe vaak elke verzekering, kilometerpakket en extra geboekt is per maand, optellen wat extra's hebben opgebracht bij een locatie, en zien welke kortingscodes de website geaccepteerd heeft, allemaal vanaf Dashboards

Wagenpark- en schaderapportages

De rapporten Onderhoudskosten, Schade buiten verhuur en Gemiste schades onder Dashboards lezen, en de schadeclaimlijsten per fase terugvinden

Overdrachtsrapportages

Het rapport Inspecties onder Dashboards: uitgiftes en innames tellen over een periode van tot een jaar, zien wie elke deed, en waarom de uitgifte-/innamesplitsing niet altijd betrouwbaar is

Belasting- en nalevingsexports

Het scherm Belastingautoriteiten lease (Dashboards → Belastingautoriteiten): de periode en vestiging kiezen, welke verhuur meetelt, de regels voor tijd dat een voertuig weer bij jou was, CSV-export, en de kolommen die leeg blijven

Een rapport exporteren

De knop Exporteren / Selectie exporteren naar Excel boven lijsten en dashboardrapporten (wat er in het bestand komt: filters, sortering, zichtbare kolommen en elke pagina, niet alleen aangevinkte regels) en de twee knoppen CSV-export

Je bedrijfsdossier

Wat je bedrijfsdossier bevat (naam en nummer, tijdzone, taal, voertuig- en gebruikerslimieten, plan, betaalde extra's, self-service), wie het mag wijzigen, en wat het venster Upgrade required betekent

Gebruikers en rechten

Accounts aanmaken, blokkeren versus verwijderen, beveiligingsprofielen, de vier prijsrechten, en locatietoegang

Vestigingen

Een vestiging aanmaken, online betaling aanzetten (Betalingen accepteren) en de factuur-QR-code per vestiging, portaaltekst, wat Is actief doet, de Voorbeeldvestiging die bij aanmelding wordt gemaakt, en een vestiging veilig verwijderen (dit verwijdert ook de voertuigklassen van de vestiging)

Locaties

Een uitgifte- of innamelocatie toevoegen, de openingstijden instellen, sluitingen, e-mailadres, links naar reviews en kaarten, en de weblijst, en er een veilig verwijderen

Operationele instellingen

Beheer → Instellingen → Operationeel: de bedrijfsbrede regels op elk van de elf tabbladen (standaard boekingstijden, wagenparkmodel, hoe een voertuig gekozen wordt, klantvalidatie, minimumleeftijd), met links naar de pagina's die elk tabblad uitleggen

Financiële instellingen

Elk vak op Beheer → Instellingen → Financieel: wat het doet, waar het mee begint en welke pagina het behandelt; standaard betalingstermijnen, kredietlimieten en betaalmethode; en de vier knoppen die elke bestaande klant overschrijven

Juridische tekst

Het scherm Legal: de zakelijke en particuliere voorwaarden-PDF's die bij boekingsmails gaan, Highlighted Terms toevoegen en verwijderen voor de huurovereenkomst, welke klant welk bestand krijgt, en waar de geavanceerde betalingstermijnen echt leven

Integratieschakelaars

Het scherm Beheer → Instellingen → Integraties: elke schakelaar en wat hij werkelijk doet, welke alleen een dossier zijn en waar de echte aan/uit-stand zit, en de Key cafe-valkuil bij opslaan

Menu's en functieschakelaars

Wie bepaalt wat medewerkers zien (rol, plan, RV Control-instellingen), het scherm RV Control met de tabbladen Routes, Sections en Features en de volgorderegels voor uitgiftestappen, en welke hoofdmenu-items elke rol krijgt

Referentiegegevens

Waar elke opzoeklijst leeft (assettypes, merken en modellen, rijbewijscategorieën, landen en netnummers, getalnotaties, klassen, labels, claim- en kostenlijsten), wie hem onderhoudt, en wat wel en niet bijgewerkt wordt nadat een lijst verandert

Het wijzigingslogboek

Beheer → Logboek: wie een boeking heeft aangemaakt, gewijzigd of verwijderd, wat het wijzigingslogboek weglaat, en waar de geschiedenis van een verwijderde boeking overleeft

Gegevens opschonen

Wat de opschoningen van de RentVisie-support verwijderen (boekingen, klanten, facturen, catalogus, klanten zonder boekingen), één klant archiveren, je bedrijf verwijderen, wat de app zelf verwijdert, en wat niet ongedaan gemaakt kan worden

Importeren vanuit een spreadsheet

Klanten, voertuigen, klassen, extra's, onderhoudsgeschiedenis, onderhoudsschema's of boekingen laden vanuit een Excel-sjabloon met de Data importer, plus de merken-en-modellenlijst