Inleiding
Sommige voertuigkosten komen elke maand, elk kwartaal of elk jaar terug: een leasetermijn, een trackerabonnement, wegenbelasting. Je voert elke kost eenmalig in op het scherm Geplande kosten (Planned Cost), met Registreer hieronder je terugkerende kosten. (Register your recurring costs below.) eronder, en de app voegt de kostenregel voor je toe telkens wanneer ze vervalt. Het scherm is één lijst met een knop Nieuw (New) erboven, en aan het einde van elke rij een potloodicoon (openen) en een prullenbakicoon (verwijderen). De regels die de app toevoegt, komen terecht op het scherm Kostenoverzicht (Cost overview), waar Kostenherkomst (Cost Origin) ze onderscheidt van kosten die met de hand zijn ingetypt.
Je komt hier wanneer:
- een nieuwe bestelwagen op lease komt en de maandelijkse termijn drie jaar lang moet worden geboekt;
- de jaarlijkse wegenbelasting in je kostencijfers moet staan zonder dat iemand het hoeft te onthouden;
- een abonnement is beëindigd en de app moet stoppen met het toevoegen ervan;
- een regel op Kostenoverzicht door niemand is ingetypt en je wilt weten waar ze vandaan komt;
- de kostencijfers van de maand laag lijken en de automatische regels misschien ontbreken.
Begrippen die deze schermen gebruiken
Loop dit eenmaal door:
| De app zegt | Het betekent |
|---|---|
| Geplande kosten, Kostenplanner (Cost planner) | Een kost die je de app hebt verteld zelf toe te voegen, eenmalig of volgens een schema |
| Automatisch genereren (Auto generate) | Of de app haar echt toevoegt. No pauzeert haar zonder haar te verwijderen |
| Volgende uitvoerdatum (Next execution date) | De datum waarop de app er voor haar weer een regel toevoegt |
| Asset, Object | Het voertuig waartoe de kost behoort. Object is hetzelfde ding op Kostenoverzicht |
| Kostenherkomst (Cost Origin) | Waar een kostenregel vandaan kwam: Manual, Planned, Depreciation of Integration |
Elke manier om hier te komen
| Route | Wat je krijgt |
|---|---|
| Financieel (Financials), dan de tegel Kostenplanner onder Kosten (Costs) | De lijst met geplande kosten, waar je ze instelt en pauzeert |
| Financieel, dan de tegel Kostenoverzicht onder Kosten | De kostenregels zelf, inclusief elke regel die de app heeft toegevoegd |
| Financieel, dan de tegel Financieel overzicht asset (Asset financial overview) onder Kosten | De aanschafgegevens achter de maandelijkse afschrijvingen; zie Leg de aanschafprijs en afschrijving van een voertuig vast |
Gebruik deze pagina voor kosten die de app zelf toevoegt. Voor een eenmalige reparatierekening, zie Vastleggen wat een voertuig je kost.
Zo werkt het
Configuratie
Er is geen schakelaar om de automatische run voor je bedrijf aan te zetten; die draait al. Eenmaal per dag — het schema staat op 15:00 — voegt de app de afschrijvingen toe die vervallen voor je voertuigen, en de regels voor elke geplande kost waarvan de Volgende uitvoerdatum is aangebroken. Niemand drukt hiervoor op een knop en geen scherm toont wanneer het voor het laatst is uitgevoerd. Wat jij bepaalt, is welke geplande kosten bestaan en of elke ervan Automatisch genereren op Yes heeft staan; dat gebeurt allemaal op het scherm Kostenplanner hieronder.
Voordat je begint: je hebt een bedrijfsbeheerdersaccount nodig. Het scherm Financieel, de schermen Kostenplanner en Kostenoverzicht, en het opslaan van een geplande kost zijn allemaal beperkt tot beheerders. Staat Financieel niet in je hoofdmenu, dan is dat de reden; vraag je beheerder. Het voertuig moet al in het wagenpark bestaan, en wil je de regel onder een kostencategorie laten vallen, dan moet die categorie ook al bestaan (zie Vastleggen wat een voertuig je kost).
De kostenplanner gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Financieel, ga naar beneden naar de kop Kosten en klik op Kostenplanner. Het scherm Geplande kosten opent.
-
Klik op Nieuw, boven de lijst, of op het potloodicoon op een bestaande rij. Een pop-up met als titel Geplande kosten bewerken (Edit Planned Cost) opent.
-
Vul de pop-up in, van boven naar beneden:
Veld Begint als Wat het doet Wat het accepteert Frequentie (Frequency) Monthly (maandelijks) Hoe vaak een regel wordt toegevoegd. One-time (eenmalig) voegt één regel toe en schakelt zichzelf dan uit One-time, Monthly, Quarterly (per kwartaal), Yearly (jaarlijks) Automatisch genereren Yes No houdt de geplande kost aan maar stopt nieuwe regels Yes of No Bedrag (Amount) 0 Het bedrag van elke regel Bedragen met decimalen Omschrijving (Description) Leeg Gekopieerd op elke regel, zodat je haar later herkent Tekst, tot 200 tekens Startdatum (Start date) Eén maand vanaf vandaag Er wordt niets toegevoegd vóór deze datum Een datum; verplicht Einddatum (End date) Drie jaar vanaf vandaag Er wordt niets toegevoegd ná deze datum Een datum; verplicht Volgende uitvoerdatum Eén maand vanaf vandaag De datum waarop de volgende regel wordt toegevoegd — het veld dat echt bepaalt wanneer Een datum Kostencategorie (Cost category) Leeg De categorie waaronder elke regel wordt ingedeeld Kies uit je categorieën Kostensubcategorie (Cost sub category) Leeg Alleen bewaard bij de geplande kost; wordt niet gekopieerd naar de regels Kies uit de subcategorieën van de gekozen categorie Asset Leeg Het voertuig waartoe de kost behoort, gekozen op kenteken Kies uit je wagenpark -
Klik op Opslaan (Save). Annuleren (Cancel) gooit je wijzigingen weg. Opslaan voegt niet meteen een kostenregel toe; de eerste verschijnt bij de eerste dagelijkse run op of na de Volgende uitvoerdatum.
Om een geplande kost te pauzeren, open je haar, zet je Automatisch genereren op No en klik je op Opslaan. Om haar voorgoed te stoppen, verwijder je haar met het prullenbakicoon aan het einde van haar rij.
Om te zien waar een kostenregel vandaan komt, open je Kostenoverzicht (de tegel naast Kostenplanner) en kijk je naar Kostenherkomst; de keuzelijst boven die kolom filtert erop:
| Kostenherkomst | Waar de regel vandaan kwam |
|---|---|
| Handmatig (Manual) | Ingetypt door iemand, met Nieuw of Kosten in bulk toevoegen op Kostenoverzicht |
| Gepland (Planned) | Toegevoegd door de app, vanuit een geplande kost op dit scherm |
| Afschrijving (Depreciation) | Toegevoegd door de app, als maandelijkse afschrijving van een voertuig, vanuit Financieel overzicht asset |
| Integratie (Integration) | Beschikbaar in het filter, maar niets in de app maakt er momenteel regels mee aan |
Een Gepland-regel zegt niet welke geplande kost haar heeft gemaakt. Open haar met haar potloodicoon en vergelijk haar Omschrijving met de kolom Description op Kostenplanner.
Goed om te weten
Hoe de data opschuiven. Elke dagelijkse run zoekt geplande kosten waarbij deze vier allemaal waar zijn:
| Voorwaarde | Wat je controleert |
|---|---|
| Automatisch genereren is Yes | De kolom Auto generate |
| Volgende uitvoerdatum is vandaag of eerder | De kolom Next execution date |
| Startdatum is vandaag of eerder | De kolom Start date |
| Einddatum is vandaag of later | De kolom End date |
Voor elke daarvan voegt de run één regel toe, gedateerd op de dag van de run, en schuift Volgende uitvoerdatum op met één maand (Monthly), drie maanden (Quarterly) of één jaar (Yearly). Een One-time-kost wordt in plaats daarvan op No gezet. Het wijzigen van Startdatum verschuift Volgende uitvoerdatum niet; wijzig beide.
Uitgewerkt voorbeeld. Een tracker voor bestelwagen 12-VKL-3 kost € 29,50 per maand. Je zet Frequentie op Monthly, Bedrag op 29,50, Startdatum op 1 november 2026, Einddatum op 31 oktober 2028 en Volgende uitvoerdatum op 1 november 2026. Op 1 november verschijnt een Gepland-regel van € 29,50 op Kostenoverzicht en wordt Volgende uitvoerdatum 1 december. Over de twee jaar is dat 24 regels, € 708 in totaal. Daarna verstrijkt de volgende datum de einddatum, en blijft de geplande kost op de lijst staan zonder nog iets toe te voegen.
Gemiste maanden worden ingehaald, één dag per keer, één regel per dagelijkse run. Pauzeer het voorbeeld in november en zet Automatisch genereren op 10 februari 2027 weer aan: Volgende uitvoerdatum staat nog op 1 december 2026, dus de regels voor december, januari en februari komen binnen op 10, 11 en 12 februari, elk gedateerd op de dag dat ze zijn toegevoegd. Om de gepauzeerde maanden over te slaan, verschuif je Volgende uitvoerdatum naar voren voordat je weer aanzet.
Einde-van-de-maand-data schuiven op. Een maandelijkse kost die vervalt op 31 januari verschuift naar 28 februari en blijft vanaf dan op de 28e staan. Kies de 28e of eerder als de dag ertoe doet.
Wat elke regel draagt. Het voertuig, Bedrag, Omschrijving en Kostencategorie — niet de subcategorie, en geen leverancier. Het wijzigen van een geplande kost verandert alleen de regels die nog moeten komen: verhoog Bedrag van € 29,50 naar € 32,00 en de al toegevoegde regels blijven op € 29,50 staan.
De afschrijvingen draaien op hetzelfde moment, getoond als Afschrijving (Depreciation). Hoe dat bedrag wordt berekend, en hoe je het voor een voertuig uitzet, staat op Leg de aanschafprijs en afschrijving van een voertuig vast.
Wat je hierna doet: filter de dag na een Volgende uitvoerdatum Kostenoverzicht op Gepland en controleer of de regel met het juiste bedrag is binnengekomen.
Veelgestelde vragen
De Volgende uitvoerdatum is verstreken en er verscheen geen Gepland-regel op Kostenoverzicht. Controleer de vier voorwaarden in de tabel onder Goed om te weten bij de rij Kostenplanner. De gebruikelijke oorzaken zijn Automatisch genereren op No, een Startdatum die nog in de toekomst ligt, of een Einddatum die is verstreken. Een geplande kost met een lege Volgende uitvoerdatum wordt nooit toegevoegd; vul de datum in en klik op Opslaan. Zijn alle vier voorwaarden voldaan en komt er na de run van de volgende dag nog steeds niets binnen, dan is de automatische run zelf mislukt — zie de vraag over het foutenlogboek hieronder.
Er verschenen drie of vier identieke Gepland-regels op opeenvolgende dagen. De geplande kost haalde maanden in die ze had gemist, omdat haar Volgende uitvoerdatum in het verleden lag — meestal nadat Automatisch genereren weer was aangezet, of nadat een geplande kost met een oude datum was ingevoerd. Zijn de regels niet gewenst, verwijder ze dan op Kostenoverzicht met het prullenbakicoon aan het einde van elke rij, en controleer of Volgende uitvoerdatum op Kostenplanner nu in de toekomst ligt.
Een Gepland-regel heeft geen subcategorie, terwijl de geplande kost er wel een heeft. De subcategorie wordt nooit naar de regel gekopieerd. Open de regel met haar potloodicoon op Kostenoverzicht, kies daar de Kostensubcategorie, en klik op Opslaan. Dit moet je voor elke regel doen; het wijzigen van de geplande kost vult het niet in.
Een One-time-kost is toegevoegd en toont nu Automatisch genereren No. Zo werkt een eenmalige kost: ze schakelt zichzelf uit na haar enkele regel. Om haar opnieuw toe te voegen, zet je Automatisch genereren terug op Yes en stel je Volgende uitvoerdatum in op de gewenste datum.
Ik heb een geplande kost verwijderd. Zijn haar regels ook weg? Nee. Het verwijderen van een geplande kost met het prullenbakicoon op Kostenplanner stopt alleen toekomstige regels. Elke al toegevoegde regel blijft op Kostenoverzicht staan, gemarkeerd Gepland, en moet daar worden verwijderd als ze onjuist is.
Waar is het kostenfoutenlogboek? Er is geen scherm hiervoor. Wanneer de dagelijkse run mislukt, schrijft de app de mislukking naar het technische logboek op de server, met het bericht "Fout bij het genereren van geplande kosten." ("Error in generating planned costs.") of "Fout bij het genereren van afschrijvingskosten." ("Error in generating depreciation costs."), en toont niets in de app. Het item Logboek (Logs) onder Beheer (Admin) in het hoofdmenu is een registratie van wijzigingen aan andere records en bevat deze berichten niet. Ontbreken geplande of afschrijvingsregels en verklaren de controles hierboven dat niet, vraag dan RentVisie-support die berichten voor de datum in kwestie op te zoeken. Een mislukking bij de afschrijvingen stopt de geplande kosten niet, en andersom ook niet.
Een regel verscheen één dag later dan de Volgende uitvoerdatum. De run gebeurt eenmaal per dag op een vast tijdstip. Een Volgende uitvoerdatum die een later tijdstip op de dag bevat — wat gebeurt wanneer je de datum aanhoudt die de app zelf invulde bij Nieuw — wordt pas door de run van de volgende dag opgepakt. Zelf de datum kiezen in de datumkiezer voorkomt dit.
Gerelateerde pagina's. Vastleggen wat een voertuig je kost voor het intypen van eenmalige kosten, kostencategorieën en leveranciers; Leg de aanschafprijs en afschrijving van een voertuig vast voor de maandelijkse afschrijvingsbedragen.