Inleiding
Sommige wijzigingen aan een boeking gaan over het dossier eromheen, niet over de prijs of de data. Ze beginnen allemaal op het eigen scherm van de boeking, het scherm met als titel Booking # en het boekingsnummer. Bovenaan staat een balk met knoppen, te beginnen met Logboek (Logs). Onder de klantgegevens staan de wijzigingsknoppen, waaronder Locatie wijzigen (Change location), en daaronder een rij tegels, waaronder Bestuurders (Drivers).
Deze pagina behandelt zes taken: de ophaal- of inlevervestiging verplaatsen, aangeven wie rijdt, lezen wie wat heeft gewijzigd en wanneer, een boeking omzetten naar een offerte, de status handmatig instellen, en een boeking als gefactureerd markeren wanneer de factuur elders is gemaakt.
Je bent hier omdat:
- De klant wil de bus bij een andere vestiging terugbrengen.
- Een tweede persoon gaat rijden en moet op de boeking staan.
- Een klant betwist een wijziging en je wilt zien wie die heeft gemaakt, en wanneer.
- Een klant aan de telefoon wil nog niets vastleggen, en je wilt in plaats daarvan een offerte aanbieden.
- Een boeking is gefactureerd in je oude boekhoudpakket en blijft terugkomen op de lijst van nog te factureren boekingen.
- Een verhuur is op papier beëindigd en de boeking zegt nog steeds PickedUp.
Begrippen op dit scherm
| Begrip | Betekenis |
|---|---|
| Asset | Het voertuig op deze boeking |
| Voertuigklasse (Asset group) | De voertuigklasse |
| Inleverlocatie (Dropoff location) | De vestiging waar het voertuig naar terugkomt |
| Logboek | De wijzigingsgeschiedenis van de boeking |
Elke manier om deze taken te doen
| Taak | Waar je begint | Checks die worden uitgevoerd | Laat een rij achter in Logboek |
|---|---|---|---|
| De ophaal- of inlevervestiging verplaatsen | Locatie wijzigen | De data en beschikbaarheid, tenzij je op Opslaan (beschikbaarheid negeren) klikt | Ja |
| Aangeven wie rijdt | De tegel Bestuurders | Geen | Ja |
| De boeking omzetten naar een offerte | Offerte in de bovenbalk | Geen | Nee |
| De status handmatig instellen | Status in de bovenbalk | Geen | Ja |
| Markeren als gefactureerd | Factuur in de bovenbalk, dan Als gefactureerd markeren | Geen | Nee |
Gebruik deze pagina voor kleine correcties op een boeking die al bestaat. Om de data te verzetten of op een ander voertuig te zetten, gebruik je de Scheduler in plaats daarvan.
Zo werkt het
Configuratie
Slechts één van deze taken hangt af van een instelling. De tegel Bestuurders verschijnt op een boeking alleen als de instellingen van de voertuigklasse de schakelaar Bestuurder (Driver) aan hebben staan. Dezelfde schakelaar drukt de bestuurders af op de huurovereenkomst.
Open vanuit het hoofdmenu Instellingen (Settings), en klik op Asset-instellingen (Asset Settings).
- Zoek de instellingen van de voertuigklasse op dat scherm en de schakelaar Bestuurder.
- Zet hem aan en klik op Opslaan (Save).
| Instelling | Begint als | Wat het doet |
|---|---|---|
| Bestuurder | Aan voor de voorbeeldklasse-instellingen die je bedrijf kreeg bij de aanmelding; uit voor elke klasse-instelling die sindsdien is toegevoegd | Toont de tegel Bestuurders op boekingen voor die voertuigklassen, en zet de bestuurders op hun huurovereenkomst |
De wijziging geldt ook voor bestaande boekingen, zodra ze opnieuw geopend worden.
Voordat je begint: elk medewerkersaccount kan Locatie wijzigen, Bestuurders en Logboek gebruiken. Offerte vereist een volledig medewerkersaccount of een bedrijfsbeheerder. Status en Als gefactureerd markeren worden alleen getoond aan een bedrijfsbeheerder, en alleen een bedrijfsbeheerder kan Instellingen openen.
Het boekingsscherm gebruiken
Open eerst de boeking. Open vanuit het hoofdmenu Boekingen (Bookings) en klik op de rij van de boeking. Het blok van een boeking op de Scheduler, en de ophaal- en inleverlijsten op je dagoverzicht, openen hetzelfde scherm.
- Om de geschiedenis te lezen, klik je op Logboek in de bovenbalk. Het scherm met de titel Log heeft één rij per keer dat de boeking is opgeslagen, met Datum tijd (Date time), Aantal gewijzigde velden (Number of changed members), Logtype (Log type), Referentie-id (Reference id) en Naam (Name), de persoon die het opsloeg. Elke kolom heeft een filtervak erboven. Klik op het icoon aan het eind van een rij om die wijziging in detail te openen, en klik dan op Terug (Back).
- Om de boeking als gefactureerd te markeren, klik je op Factuur (Invoice) in de bovenbalk. Klik op het factuurscherm op Als gefactureerd markeren (Mark as invoiced). Er wordt gevraagd Weet je het zeker? Hierdoor wordt de boeking als volledig gefactureerd gemarkeerd en kun je daarna geen facturen meer aanmaken. (Are you sure? This will mark the booking as fully invoiced and you will not be able to create invoices afterwards.) Klik op Doorgaan (Proceed).
- Om de status handmatig in te stellen, klik je op Status in de bovenbalk. Er opent een klein venster met de waarschuwing Wijzig de boekingsstatus zorgvuldig. We raden af om inspecties over te slaan, want dat kan tot inkomstenverlies en/of extra kosten leiden. (Changing the booking status should be done carefully. We do not recommend to skip inspections as this can result in loss of income and/or additional costs.) Kies de nieuwe status uit de lijst en klik op Opslaan, of klik op Annuleren (Cancel) om het zo te laten.
- Om de boeking om te zetten naar een offerte, klik je op Offerte in de bovenbalk. Er wordt gevraagd Weet je het zeker? Hierdoor verandert de status van de boeking naar Offerte. (Are you sure? This will change the status of the booking to Quote.) Klik op Doorgaan. De boeking sluit en opent opnieuw als offerte. Er wordt nog niets naar de klant gestuurd.
- Om de ophaal- of inlevervestiging te verplaatsen, klik je op Locatie wijzigen. Kies in het venster dat opent een vestiging bij Ophaallocatie (Pickup location) of Inleverlocatie, en klik dan op Opslaan. Het vak Voertuigklasse staat er ter referentie en kan niet gewijzigd worden.
- Om aan te geven wie rijdt, klik je op de tegel Bestuurders, vink je iedereen aan die deze boeking rijdt, en klik je op Bijwerken (Update). Het icoon aan het eind van een bestuurdersrij verwijdert die ene persoon direct, zonder te vragen. Hoe de bestuurderslijst werkt, en hoe je iemand toevoegt die nog geen klant is, staat op Extra bestuurders en bedrijfscontacten toevoegen.
De statuslijst biedt Offerte, Onbevestigd, Bevestigd, PickedUp, DroppedOff Notification, Ingeleverd en No Show. Hij biedt geen Concept, Geannuleerd of TimedOut; om te annuleren gebruik je Annuleren in de bovenbalk.
Goed om te weten
Wat Locatie wijzigen controleert. Opslaan voert drie controles uit, in deze volgorde, en stopt bij de eerste die mislukt:
| Controle | Melding bij mislukken |
|---|---|
| De ophaaldatum ligt vóór de inleverdatum | Controleer de data. (Please check the dates.) |
| De voertuigklasse heeft een vrij voertuig voor deze data | Geen beschikbaarheid in de voertuigklasse voor de gekozen periode. (No asset group availability in selected period.) |
| Het voertuig op de boeking is vrij voor deze data | Asset niet beschikbaar in de gekozen periode. (Asset not availability in selected period.) |
Opslaan (beschikbaarheid negeren) slaat alle drie over, inclusief de datumcontrole. Beide knoppen slaan de boeking vervolgens op en berekenen de hele prijs opnieuw: tarief, verzekering, kilometerpakketten, extra's en totaal. Het vak Asset in hetzelfde venster wisselt het voertuig, onder dezelfde controles.
Wanneer elke vestiging nog kan wijzigen. Ophaallocatie kan worden gewijzigd zolang de boeking Concept, Offerte, Onbevestigd of Bevestigd is. Inleverlocatie kan ook nog gewijzigd worden zolang hij PickedUp is. Zodra het voertuig terug is, of de boeking is geannuleerd, timed out of een no-show, zitten beide vast. Beide lijsten tonen alleen de vestigingen waar je mag werken.
Wat Status niet doet. Het verandert alleen de status en verder niets. Geen inspectie, geen kilometerstand of brandstofmeting, geen e-mail, geen nieuwe overeenkomst, en niets van de klantcontroles die bevestigen uitvoert. De locatie van het voertuig zelf verandert alleen wanneer een inlever-inspectie wordt afgerond, dus Ingeleverd hier kiezen laat het voertuig geregistreerd staan waar het was. No Show en DroppedOff Notification kunnen alleen hier worden ingesteld.
Een boeking omzetten naar een offerte. Offerte staat alleen in de bovenbalk zolang de boeking Concept of Onbevestigd is. De boeking komt meteen op je offertelijst terecht. Zijn vervaltermijn van zeven dagen begint pas als je de offerte aanmaakt of verstuurt vanaf het offertescherm, dus tot die tijd toont de lijst er geen vervaldatum voor. Er is geen weg terug; een bedrijfsbeheerder kan Status gebruiken en Onbevestigd kiezen.
Als gefactureerd markeren, met cijfers. Het Overzicht nog te factureren (To be invoiced overview) toont ingeleverde en geannuleerde boekingen waarvan het gefactureerde bedrag meer dan één cent van het boekingstotaal afwijkt. Als gefactureerd markeren zet het gefactureerde bedrag gelijk aan het totaal. Een ingeleverde boeking van € 450,00 die in je oude pakket is gefactureerd, heeft hier € 0,00 gefactureerd, dus staat hij op de lijst. Markeer hem als gefactureerd en € 450,00 telt als gefactureerd, en hij valt van de lijst af. De marge van één cent werkt beide kanten op: een boeking gefactureerd voor € 449,99 zit één cent ernaast en blijft van de lijst af, terwijl € 449,98 twee cent ernaast zit en hem terugzet op de lijst. Na het markeren kan de boeking niet meer gefactureerd of geannuleerd worden.
Logboek toont alleen gewone opslagacties. Offerte en Als gefactureerd markeren slaan de boeking op een manier op die het logboek overslaat, dus geen van beide laat een rij achter. Betalingen, facturen en documenten verschijnen hier ook niet.
Wat je hierna doet: zodra de gegevens kloppen, klik je op Nieuwe gegevens bevestigen (Reconfirm new data) zodat de overeenkomst van de klant overeenkomt met de boeking. Lees eerst Een boeking bevestigen, want opnieuw bevestigen verwijdert een al verzamelde handtekening.
Veelgestelde vragen
Ik klikte per ongeluk op Als gefactureerd markeren. Hoe maak ik dat ongedaan? Geen scherm maakt het ongedaan, en Logboek heeft er geen rij voor. Meld het via het feedbackformulier beschreven in Wat is er nieuw en hulp krijgen, met vermelding van het boekingsnummer.
Waarom weigert Annuleren met "Let op, er zijn nog facturen in de boeking."? Iets op de boeking telt als gefactureerd: een echte factuur, of Als gefactureerd markeren. Klik op Uitgegeven facturen (Issued invoices) in de bovenbalk om te zien of er een echte factuur bestaat. Is de lijst leeg, dan is de boeking als gefactureerd gemarkeerd; zie de vraag hierboven.
Opslaan weigert met "Asset niet beschikbaar in de gekozen periode." Wat zijn mijn opties? Het voertuig op de boeking is bezet voor deze data. Kies een ander voertuig bij Asset, of kijk op de Scheduler naar een vrij voertuig. Opslaan (beschikbaarheid negeren) slaat toch op en laat twee boekingen op hetzelfde voertuig staan, dus gebruik dit alleen als je de andere boeking al hebt opgelost.
De prijs veranderde nadat ik de vestiging wijzigde. Waarom? Beide opslaanknoppen berekenen de hele prijs opnieuw. Controleer de prijs op de boeking voordat je op Nieuwe gegevens bevestigen klikt.
Ik heb een boeking op Ingeleverd gezet, maar het voertuig staat nog bij de oude vestiging en er is geen inlever-kilometerstand. Status registreert alleen de status. Voer in plaats daarvan de inlever-inspectie uit, zoals beschreven in Een voertuig terugnemen aan het eind van een verhuur.
Waarom staat Ophaallocatie grijs? Het voertuig is al opgehaald. Inleverlocatie blijft open totdat het terugkomt.
Waarom ontbreekt een vestiging in de locatielijst? Je ziet alleen de vestigingen waar je account mag werken. Een bedrijfsbeheerder kan er een toevoegen, zoals beschreven in Een medewerker toevoegen en rechten instellen.
Waarom staat er geen knop Offerte op deze boeking? De boeking is voorbij Onbevestigd, of je account heeft er geen toegang toe. Op een Bevestigde boeking kan een bedrijfsbeheerder Status gebruiken en Offerte kiezen.
Waarom staat er geen tegel Bestuurders op deze boeking? De schakelaar Bestuurder staat uit in de instellingen van de voertuigklasse. Vraag je bedrijfsbeheerder om hem aan te zetten, zoals beschreven onder Configuratie hierboven.
Gerelateerde pagina's: Een boeking bevestigen voor het sturen van een bijgewerkte overeenkomst aan de klant na deze wijzigingen, Extra bestuurders en bedrijfscontacten toevoegen voor het opbouwen van de lijst met mensen die mogen rijden, en Boekingen verzetten op de Scheduler voor het verplaatsen van data of voertuigen.