Inleiding
De bestuurdersapp is de self-service-pagina die een extra bestuurder op zijn telefoon opent via een link in zijn eigen boekingse-mail. Het is de versie voor extra bestuurders van de self-service-app die de hoofdhuurder gebruikt. Hiermee kan een bestuurder die op de boeking staat het voertuig fotograferen, de verhuur starten, de portieren tijdens de verhuur ontgrendelen en vergrendelen, en de verhuur beëindigen, allemaal zonder iemand aan de balie. Voordat de app iets toont, vraagt hij om de beveiligingscode (security PIN, personal identification number) van de boeking.
Medewerkers werken nooit in de bestuurdersapp. Het is een aparte pagina op de telefoon van de bestuurder, en niets in RentVisie opent hem voor jou. Jouw rol is het instellen ervan, de code voorlezen als een bestuurder erom vraagt, en de foto's controleren die de bestuurder heeft gemaakt. Beide staan op het tabblad Self-service (Self service) van de boeking: het vak Beveiligingscode (Security pin) bovenaan, en de foto's onder Foto-uploads klant (Customer photo uploads) eronder.
Je bent hier omdat:
- een bedrijfsauto is geboekt voor een heel team, en de collega die hem ophaalt, is niet degene die de boeking heeft gemaakt;
- een bestuurder belt vanaf de parkeerplaats omdat de app om een code vraagt die hij nooit heeft gekregen;
- een bestuurder zegt dat de portieren niet ontgrendelen vanuit de app;
- je wilt de uitgiftefoto's controleren die een bestuurder heeft gemaakt voordat een schade wordt gemeld;
- je stelt self-service in en wilt dat ook extra bestuurders het gebruiken, niet alleen de hoofdhuurder.
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Beveiligingscode | De beveiligingscode van de boeking, een getal dat de bestuurder in de app typt |
| DriverBookingConfirmation | De e-mail die de eigen link van de bestuurder bevat |
| Self-service | De schakelaar op een voertuig die uitgifte en inname zonder medewerkers toestaat |
| Opgehaald (Picked up) | De boekingsstatus zodra het voertuig is opgehaald |
| Traci | Het bedrijf dat de trackingbox in het voertuig maakt; de box voert het vergrendelen en ontgrendelen uit |
De zoektocht vond één manier naar de bestuurdersapp: de link in de e-mail DriverBookingConfirmation. De hoofdhuurder gebruikt een andere link en heeft meer stappen; zie Laat klanten zelfstandig een voertuig ophalen en inleveren.
Zo werkt het
Configuratie
Vijf dingen moeten geregeld zijn voordat een bestuurder de app kan gebruiken. Alleen het eerste heeft RentVisie nodig; de rest doet een bedrijfsbeheerder zelf.
1. Het webadres van de self-service-pagina's. Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), daarna Instellingen (Settings), en klik op de tegel Operationeel (Operational). Op het scherm met de kop Operationele instellingen (Operational settings) bevat het tabblad Klantportaal (Customer portal) Basis-URL klantportaal (Customer portal base url). Elke bestuurderslink begint met dit adres. RentVisie-support vult hem in; laat hem met rust tenzij ze je vragen hem te wijzigen. Is hij leeg, dan leiden de bestuurderslinks in je e-mails nergens heen.
2. Een e-mail die de link en de code bevat. Open vanuit het hoofdmenu Beheer, daarna Communicator, en klik op de tegel Boekingen (Bookings). Klik op Nieuwe automatisering (New Automated) en kies DriverBookingConfirmation onder Type automatisering (Automated type) (staat er al een sjabloon van dat type in de lijst, open het dan met het potloodicoon). Typ in Berichttekst (Body):
- ${driverSelfServiceUrl} op de plek waar de link moet komen. Wordt de e-mail verstuurd, dan verandert de app dit in de eigen link van deze bestuurder voor deze boeking;
- ${bookingSecurityPin} op de plek waar de code moet komen. De link zelf bevat de code niet, dus zonder dit moet de bestuurder jou ernaar vragen.
Zet Actief (Active) op Ja en klik op Opslaan (Save). Dit geldt voor elke e-mail die vanaf dat moment wordt verstuurd; bestuurders die al eerder een e-mail hadden, krijgen niet vanzelf een nieuwe. Hoe sjablonen in het algemeen werken, inclusief een tweede taal, staat op Stel de e-mails in die de app zelf verstuurt. Gebruik ${driverSelfServiceUrl} alleen in dit type e-mail: in elke andere e-mail wordt het in plaats daarvan een link naar de RentVisie-website.
3. Het voertuig moet zijn ingesteld voor self-service. De schakelaar Self-service moet aan staan, en er moet een Traci-tracker aan gekoppeld zijn. Zie Laat klanten zelfstandig een voertuig ophalen en inleveren en Koppel een tracker aan een voertuig en volg hem op de kaart. Zonder de schakelaar kan de bestuurder de verhuur nog wel starten en beëindigen in de app, maar wordt er niets gecontroleerd en kunnen de portieren niet vanaf de telefoon worden ontgrendeld of vergrendeld.
4. Of foto's verplicht zijn. Je bedrijfsinstelling voor verplichte foto's bij uitgifte en inname geldt ook voor bestuurders. Die staat beschreven in Laat klanten zelfstandig een voertuig ophalen en inleveren.
5. De bestuurder moet op de boeking staan, met een E-mail (Email) en een Factuurnaam (Invoice name) op zijn klantrecord. Zie Voeg extra bestuurders en bedrijfscontacten toe. De hoofdhuurder kan ook zelf bestuurders aan de boeking toevoegen vanuit zijn eigen self-service-app.
Voordat je begint: Instellingen en Communicator zijn voor een bedrijfsbeheerder. Een boeking openen en de Beveiligingscode aflezen staat open voor balie-medewerkers. De bestuurder heeft geen eigen account nodig: de link en de code zijn alles wat hij nodig heeft.
De bestuurdersapp gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Boekingen (Bookings), daarna Overzicht (Overview), en open de boeking. Klik in de onderste rij tabbladen, naast E-mails (Emails) en Betaalverzoeken (Payment Requests), op Self-service.
- Stuur de bestuurder zijn link. Elke bestuurder krijgt zijn eigen e-mail DriverBookingConfirmation zodra de boeking is bevestigd. Om hem opnieuw te sturen, klik je op Nieuwe gegevens bevestigen (Reconfirm new data) op het tabblad E-mails van de boeking. Bevestigingsmail opnieuw versturen (Resend confirmation email) verstuurt hem niet: die knop stuurt alleen de e-mail van de hoofdhuurder opnieuw.
- Geef de bestuurder de code als hij ernaar vraagt. Lees hem af uit het vak Beveiligingscode op het tabblad Self-service. Je kunt hem hier niet wijzigen; het vak is alleen-lezen. De twee vakken eronder, Automatisch uitchecken (Auto checkout) en Status automatische verwerking (Auto process status), slaan op zodra je ze wijzigt, zonder knop Opslaan; ze horen bij self-service uitgifte en inname, dus laat ze hier met rust.
- Controleer de foto's. Onder Foto-uploads klant toont elke foto het boekingnummer, de datum en tijd waarop hij is gemaakt, en de kant van het voertuig (Links (Left), Voorkant (Front), Rechts (Right), Achterkant (Back)). Klik op een foto om hem te vergroten.
Wat de bestuurder in de app doet, in volgorde:
| Stap | Wanneer de bestuurder dit kan doen | Wat er gebeurt |
|---|---|---|
| Foto's maken | Boeking Bevestigd (Confirmed) of Opgehaald | Elke foto wordt meteen op de boeking opgeslagen. Foto's gemaakt vóór uitgifte tellen als uitgiftefoto's; foto's gemaakt erna tellen als innamefoto's |
| De verhuur starten | Boeking Bevestigd, vanaf 15 minuten voor het uitgiftetijdstip tot één minuut voor het innametijdstip | De app controleert betaling en foto's, de tracker ontgrendelt de portieren en de motor, en de boeking wordt Opgehaald |
| Ontgrendelen of vergrendelen | Boeking Opgehaald | De tracker opent of vergrendelt de portieren. De motor wordt niet aangeraakt |
| De verhuur beëindigen | Boeking Opgehaald | Dezelfde innamecontroles als voor de hoofdhuurder; de tracker vergrendelt de portieren en de motor |
Goed om te weten
Eén code per boeking, gedeeld door iedereen erop. De app geeft elke boeking een willekeurige code zodra de boeking wordt aangemaakt, meestal zes cijfers. De hoofdhuurder en elke extra bestuurder gebruiken dezelfde. De hoofdhuurder kan hem wijzigen vanuit zijn eigen app; medewerkers niet. Wijzigt de huurder hem, dan werkt de oude code ook niet meer voor de bestuurders, en toont ${bookingSecurityPin} in latere e-mails de nieuwe.
De bestuurder kan minder dan de hoofdhuurder. De bestuurdersapp heeft geen schademelding, geen checklist, geen invoer van kilometerstand en brandstof en geen handtekening. De bestuurder kan ook geen foto meer verwijderen zodra hij is gemaakt. Maakt een bestuurder de verkeerde foto, dan blijft hij op de boeking staan; negeer hem bij het controleren. Schade die de bestuurder telefonisch meldt, leg je zelf vast zoals in Leg schade aan een voertuig vast.
Uitgewerkt voorbeeld. Boeking 24518 voor een bus, uitgifte vrijdag 09:00, inname zondag 18:00, huur € 240 inclusief btw en een borg van € 300. De huurder heeft de € 240 huur en € 200 van de borg betaald. Zijn collega Sanne staat als bestuurder op de boeking.
| Sannes poging | Resultaat |
|---|---|
| Vrijdag 08:40, start de verhuur | Geweigerd met Uitgifte niet binnen toegestane tijdsperiode (Checkout not within allowed time period): 20 minuten te vroeg valt buiten de toegestane 15 minuten. Vanaf 08:45 mag het |
| Vrijdag 08:50, start de verhuur | Geweigerd met Betaal eerst het openstaande bedrag (Please settle outstanding amount first): € 540 staat open en € 440 is betaald, dus € 100 staat open |
| Vrijdag 08:55, nadat de huurder de laatste € 100 betaalt | De portieren en de motor ontgrendelen en de boeking wordt Opgehaald |
| Zaterdag 14:00, vergrendelt de bus bij een supermarkt | De portieren vergrendelen |
| Had ze hem nooit opgehaald: zondag 17:59 | Geweigerd met Uitgifte niet binnen toegestane tijdsperiode: vanaf één minuut voor het innametijdstip kan een verhuur niet meer worden gestart |
De betaalcontrole laat tot € 0,05 open toe, dus een boeking die 5 cent tekortkomt, komt er nog doorheen, en een die 6 cent tekortkomt niet.
Wat je hierna doet: kan een bestuurder de verhuur niet beëindigen, ga dan naar Help een klant van wie de self-service-inname wordt geweigerd. Controleer na de inname de innamefoto's tegen de uitgiftefoto's op het tabblad Self-service voordat je factureert.
Veelgestelde vragen
De app zegt "Boeking niet gevonden" (Booking not found), terwijl de bestuurder de code heeft getypt. De code is onjuist. De gebruikelijke oorzaak is dat de hoofdhuurder hem heeft gewijzigd nadat de e-mail van de bestuurder is verstuurd. Lees het huidige nummer af uit het vak Beveiligingscode op het tabblad Self-service van de boeking en geef het aan de bestuurder. Beveiligingscode niet opgegeven (Security pin not provided) betekent dat het vak leeg is gelaten.
De app zegt "Bestuurder niet gevonden" (Driver not found). De persoon staat niet meer op de bestuurderslijst van de boeking, bijvoorbeeld omdat iemand op Bijwerken (Update) heeft gedrukt op het scherm Bestuurders (Drivers) zonder hem aan te vinken. Zet hem terug zoals in Voeg extra bestuurders en bedrijfscontacten toe.
De app zegt "Geen actieve boeking gevonden" (No active booking found). De boeking is niet Bevestigd of Opgehaald. Hij is misschien nog voorlopig, al ingeleverd, of geannuleerd. Controleer de status op de boeking en bevestig hem, als de boeking door moet gaan, zoals in Bevestig een boeking.
Ontgrendelen doet niets, en de app zegt "Werk eerst de boekingsstatus bij" (Please update booking status first). Ontgrendelen en vergrendelen werken pas zodra de verhuur is gestart. De bestuurder moet eerst de verhuur starten; die stap ontgrendelt de portieren vanzelf.
De app zegt "Self-service niet ondersteund" (Self service not supported), "Geen gekoppelde tracker gevonden" (No linked Tracker found) of "Geen traci-verbinding" (No traci connection). Het voertuig is niet ingesteld voor ontgrendelen op afstand: zijn schakelaar Self-service staat uit, hij heeft geen tracker, of je bedrijf is niet gekoppeld aan Traci. Geef de sleutel persoonlijk af zoals in Voer de uitgifte-inspectie uit, en vraag je beheerder het voertuig te herstellen.
De app zegt "Niet alle verplichte foto's zijn gemaakt" (Not all required images have been taken). Een van de vier kanten ontbreekt: Links, Voorkant, Rechts of Achterkant. Vraag de bestuurder de ontbrekende kant te fotograferen. Je kunt onder Foto-uploads klant zien welke kanten er al zijn.
Een bestuurder heeft zijn e-mail nooit ontvangen. Controleer of de bestuurder een E-mail en een Factuurnaam heeft, en of je sjabloon DriverBookingConfirmation bestaat en Actief is. Klik dan op Nieuwe gegevens bevestigen. Let op: opnieuw bevestigen maakt een nieuw conceptcontract en verwijdert een bestaande handtekening; zie Bevestig een boeking.
De link in de e-mail van de bestuurder opent de RentVisie-website. De link stond in een ander e-mailtype, niet in DriverBookingConfirmation. Verplaats hem naar dat sjabloon.
Gerelateerde pagina's: Stel het klantportaal in en help klanten het te gebruiken voor de eigen boekingspagina van de huurder, en Koppel een tracker aan een voertuig en volg hem op de kaart voor de box die het vergrendelen doet.