Inleiding
Niet elke boeking wordt getypt aan jouw balie. Sommige komen binnen via je website of het systeem van een partner, en sommige bedrijven ronden hun verhuur af in een apart programma en gebruiken RentVisie alleen om vast te leggen dat de verhuur klaar is. Deze pagina behandelt drie dingen: zien waar een boeking vandaan komt, wat er gebeurt met een lange boeking die van buitenaf binnenkomt, en het scherm met als titel Externe afsluiting (External closing), met daaronder Markeer de boeking als officieel afgesloten voor externe verwerking. (Mark the booking as officially closed for external processing.). Dat scherm is een lijst van ingeleverde boekingen met een zoekvak boven elke kolom en een knop Verwerken (Process) eronder.
Je bent hier omdat:
- Er verschijnt een boeking op de Scheduler die niemand van je team heeft getypt.
- Een boeking van zes weken vanaf de website toont een contractuele inleverdatum één maand na het ophalen.
- Het is het einde van de maand, je andere programma heeft zijn verhuur afgesloten, en RentVisie moet hetzelfde zeggen.
- Je wilt de kilometers en brandstof die je andere programma in rekening bracht, vergelijken met wat bij de overdracht is vastgelegd.
- Je wilt zien welke boekingen binnenkwamen via een broker of je eigen website.
Begrippen op deze schermen
| Begrip | Betekenis |
|---|---|
| Kanaal (Channel), als kolom op de boekingenlijst | Hoe de boeking bij RentVisie is binnengekomen. Portal voor boekingen gemaakt in deze app; een andere waarde als een ander systeem hem heeft gestuurd |
| Een kanaalnaam, als badge naast het boekingsnummer | Het verkoopkanaal dat het verzendende systeem noemde, zoals een broker |
| RA | Het referentienummer van de boeking in het andere systeem |
| Unit | Het eigen vlootnummer van het voertuig |
| #CoC | Hoeveel change-of-condition-registraties de boeking heeft |
Elke manier waarop een boeking van buitenaf binnenkomt
| Hoe de boeking binnenkomt | Kolom Kanaal | Wordt een lease als langer dan 29 dagen |
|---|---|---|
| Je website of een partnersysteem | Niet Portal | Ja |
| Een self-service-boeking voor één specifiek voertuig | Niet Portal | Nee |
| Getypt aan de balie | Portal | Alleen als je dat zelf hebt ingesteld |
Gebruik deze pagina als een boeking van buitenaf kwam, of als een ander programma de afsluiting doet.
Zo werkt het
Configuratie
Twee instellingen horen bij een bedrijfsbeheerder.
Een afgesloten boeking als afgesloten tonen. Open vanuit het hoofdmenu Instellingen (Settings), en klik op Integraties (Integrations).
- Zoek Externe afsluiting. Hij staat standaard uit.
- Zet hem aan en klik op Opslaan (Save).
Als hij aanstaat, toont elke boeking die op het scherm Externe afsluiting is verwerkt, Deze boeking is officieel afgesloten (This booking has been closed officially) op het eigen scherm. Dit geldt ook voor boekingen die al afgesloten waren voordat je hem aanzette.
De lijst met verkoopkanalen bijhouden. Open vanuit het hoofdmenu Productontwerp (Product design), en klik op Kanalen (Channels).
- Klik op Nieuw (New), typ het kanaal in Naam (Name), en klik op Opslaan.
- Om er een te hernoemen, klik je op het icoon op zijn rij. Om er een te verwijderen, klik je op het andere icoon op zijn rij. Verwijderen vraagt niets en kan niet ongedaan worden gemaakt.
Hier een kanaal toevoegen zet het niet op een boeking. Het systeem dat de boeking stuurt, noemt het kanaal; er is geen vak ervoor op de boeking zelf.
Voordat je begint: elk medewerkersaccount kan het scherm Externe afsluiting gebruiken en op Verwerken klikken. Alleen een bedrijfsbeheerder kan Instellingen openen of een kanaal toevoegen.
Het scherm Externe afsluiting gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Boekingen, en klik op de tegel Externe afsluiting.
- Verklein de lijst met de zoekvakken boven de kolommen. Datum in (Date in) pikt een maand eruit; RA vindt één boeking op het nummer van het andere programma.
- Vergelijk elke rij met je andere programma: KM uit (KM Out), KM in (KM In), KM totaal (KM Total), Brandstof uit (Fuel Out), Brandstof in (Fuel In), Uitgifte door medewerker (Checkout by employee), Inname door medewerker (Checkin by employee) en #CoC.
- Klik op de rij van een boeking om hem te openen, als iets een nadere blik verdient.
- Vink de af te sluiten boekingen aan. Het vakje in de kopregel vinkt elke rij in de lijst aan.
- Klik op Verwerken. Er wordt niets eerst gevraagd. De aangevinkte boekingen worden als afgesloten gemarkeerd en vallen van de lijst af.
Zien waar een boeking vandaan komt. Open Boekingen en kijk naar de kolom Kanaal; die toont Portal voor boekingen gemaakt in deze app en iets anders voor boekingen die een ander systeem heeft gestuurd, en het filter pikt beide soorten eruit. Op de boeking zelf toont een badge naast het boekingsnummer het verkoopkanaal, als het verzendende systeem er een heeft meegegeven.
Goed om te weten
Wat de lijst bevat. Ingeleverde boekingen, status DroppedOff, die nog niet verwerkt zijn, voor je hele bedrijf in plaats van alleen je eigen vestigingen. Boekingen die nog lopen, geannuleerd zijn of al verwerkt zijn, verschijnen nooit.
Waar de cijfers vandaan komen. Lees dit nu even door; je komt later terug op losse rijen:
| Kolom | Komt van |
|---|---|
| Datum uit (Date out) / Datum in | De werkelijke tijdstippen van ophalen en inleveren, niet de contractuele tijdstippen |
| Locatie uit (Location out) / Locatie in (Location in) | De ophaal- en inlevervestiging van de boeking |
| KM uit / KM in | De hoogste kilometerstand die bij de boeking is opgeslagen bij het ophalen, en bij het inleveren |
| KM totaal | KM in min KM uit; leeg als een van beide ontbreekt |
| Brandstof uit / Brandstof in | Het hoogste brandstofniveau dat is opgeslagen bij het ophalen, en bij het inleveren |
| Uitgifte door medewerker / Inname door medewerker | Wie de ophaal- en de inlever-inspectie deed |
Omdat de hoogste meting wint, krijgt een verkeerd getypte meting die nooit is verwijderd de overhand. Een ophaalmeting van 45.210 km en een inlevering bij 46.030 km geeft KM totaal 820. Als iemand bij het ophalen eerst 54.210 typte en die meting nog steeds staat, toont KM uit 54.210 en KM totaal -8.180.
Wat Verwerken verandert. Het markeert de boeking als afgesloten en verder niets. De status, de prijs, facturen en betalingen blijven zoals ze zijn. De wijziging verschijnt in het Logboek (Logs) van de boeking. Er wordt niet gevraagd of de boeking klaar is, dus elke aangevinkte rij wordt afgesloten. Een rij waarvan de boeking niet meer te vinden is, bijvoorbeeld omdat hij is verwijderd nadat de lijst was geladen, wordt overgeslagen zonder melding.
Lange boekingen van buitenaf worden leases. Een boeking die je website of een partnersysteem stuurt en die langer dan 29 dagen duurt, wordt meteen ingericht als lease. De contractuele inleverdatum wordt verzet naar 30 dagen na het ophalen, en de lease krijgt één factuurperiode voor elke volle 30 dagen plus één. Een boeking van 1 maart tot 15 april duurt 45 dagen: meer dan 29, dus hij wordt een lease met een contractuele inlevering van 31 maart en twee factuurperiodes. De werkelijke inleverdatum van de klant blijft 15 april. Een boeking van 29 dagen blijft een gewone boeking. Self-service-boekingen worden nooit een lease, hoe lang ze ook duren. Klik op Lease op de boeking om de factureringsinstellingen te zien.
Wat je hierna doet: als je andere programma de facturatie doet, markeer dan elke verwerkte boeking als gefactureerd zodat hij van de lijst met nog te factureren boekingen verdwijnt — zie De gegevens van een boeking corrigeren en de geschiedenis bekijken.
Veelgestelde vragen
Ik heb de verkeerde boeking verwerkt. Hoe heropen ik hem? Geen scherm maakt Verwerken ongedaan. Open het Logboek van de boeking om te zien wie hem verwerkte en wanneer, en meld het dan via het feedbackformulier beschreven in Wat is er nieuw en hulp krijgen, met vermelding van het boekingsnummer.
Waarom staat een verwerkte boeking nog op de lijst van te factureren boekingen? Extern afsluiten raakt de facturatie niet. Gebruik Als gefactureerd markeren, zoals beschreven in De gegevens van een boeking corrigeren en de geschiedenis bekijken, als de factuur in je andere programma is gemaakt.
Waarom toont KM totaal een negatief of heel groot getal? Er staat nog een verkeerde meting bij de boeking, en de lijst gebruikt de hoogste. Corrigeer de metingen op de boeking, zoals beschreven in Kilometer- en brandstofmetingen vastleggen.
Waarom is KM totaal leeg? De boeking heeft geen ophaalmeting of geen inlevermeting.
Waarom ontbreekt een boeking op de lijst Externe afsluiting? Hij is nog niet ingeleverd, hij is geannuleerd, of iemand heeft hem al verwerkt. Rond eerst de inlevering af, zoals beschreven in Een voertuig terugnemen aan het eind van een verhuur.
Waarom zegt een verwerkte boeking niet dat hij officieel is afgesloten? De instelling Externe afsluiting onder Integraties staat uit. Vraag je bedrijfsbeheerder om hem aan te zetten, zoals beschreven onder Configuratie hierboven.
Waarom staat er geen kanaalbadge op een boeking van een broker? Het verzendende systeem noemde geen kanaal. Dat kan niet alsnog worden toegevoegd vanaf de boeking.
Ik heb per ongeluk een kanaal verwijderd. Klik op Nieuw en voeg het opnieuw toe met dezelfde naam. Boekingen die het oude kanaal droegen, tonen zijn badge niet meer.
Gerelateerde pagina's: De gegevens van een boeking corrigeren en de geschiedenis bekijken voor het als gefactureerd markeren van een boeking en het lezen van zijn logboek, en Een voertuig terugnemen aan het eind van een verhuur voor de inlevering die een boeking op deze lijst zet.