Boekingen verzetten op de Scheduler

Inleiding

De Scheduler — ook wel het planbord genoemd — is het kalenderoverzicht van je wagenpark. Voertuigen lopen langs de linkerkant, elk op een eigen rij; de tijd loopt bovenaan van links naar rechts. Alles wat op een voertuig geboekt staat, verschijnt als een gekleurde balk op die rij, zodat je in één oogopslag ziet welke bus vrij is en welke al is toegezegd.

Je sleept die balken. Links of rechts verplaatst een verhuur naar andere data; omhoog of omlaag naar een andere rij zet hem op een ander voertuig; over lege ruimte heen start je een nieuwe boeking, een onderhoudsafspraak of een voertuigoverplaatsing.

Je gebruikt het wanneer:

• je in één oogopslag een visueel overzicht van het hele wagenpark wilt — wat is weg, wat is vrij, wat komt vandaag terug
• een klant belt en het contract met een paar dagen wil verlengen
• je een onderhoudsafspraak of een voertuigtransport moet inplannen

Begrippen op dit scherm

Zo werkt het

Configuratie

Het uiterlijk en gedrag van het bord — kleuren, kolommen, uitgelichte dagen en een handvol schakelaars — wordt één keer voor het hele bedrijf ingesteld, door een beheerder, onder Instellingen → Scheduler (Settings → Scheduler). Iedereen anders kan direct door naar Het bord gebruiken.

1. Open het hoofdmenu van de app, klik op Instellingen (Settings), klik dan op Scheduler.

2. Klik onder Extra kolommen op Nieuw (New) om een gegeven naast elke voertuigrij toe te voegen: kies wat het toont in Gegevensveld (Resource area field), geef het een Veldnaam (Resource title) (het label dat op het bord wordt getoond) en een getal in Volgorde (Order) om te bepalen waar het ten opzichte van de andere staat. Gebruik de icoontjes naast een bestaande rij om die te bewerken of te verwijderen.

   Opties voor Gegevensveld
   kenteken · kilometerstand · locatie · intern nummer · merk · model · geplande kilometerstand · iconen

3. Klik onder Kleuren (Colors) op Nieuw om de balkkleuren voor een locatie in te stellen. Voer voor elke boekingsstatus een hexcode in — Concept (Draft), Onbevestigd (Unconfirmed), Bevestigd (Confirmed), Opgehaald (Picked up), Ingeleverd (Returned) en Terugmelding (Return notification) — bijvoorbeeld #ff0000 is rood, #008000 is groen en #0000ff is blauw. Er staat hier ook een kleur Offerte (Quote), maar aangezien offertes nooit op het bord komen, verandert het instellen ervan niets. Gebruik de icoontjes naast een bestaande regel om die te bewerken of te verwijderen.

4. Klik onder Uitgelichte dagen (Highlighted days) op Nieuw, stel een Startdatum (Start date) en Einddatum (End date) in en sla op — het hele bord arceert die periode, bijvoorbeeld voor een vakantieweek. Bewerk of verwijder een bestaande met de icoontjes ernaast.

5. Stel de resterende schakelaars in:

   Instelling	Standaard	Wat het doet
   Contractperiode wijzigen (change contract period)	Aan	Of een boeking naar nieuwe data slepen het afgesproken contract wijzigt (controleert beschikbaarheid, kan de prijs raken) of alleen de werkelijke uitgifte-/innametijden
   Volledige herberekening (Full recalc, alleen zichtbaar als het bovenstaande aan staat)	Uit	Of een verplaatste boeking het oude dagtarief behoudt of opnieuw wordt geprijsd voor de nieuwe data
   Startdatum bewerkbaar (Start editable)	Uit	Of medewerkers de linkerrand van een balk kunnen slepen om het begin naar voren te verplaatsen
   Boeking openen in nieuw tabblad (Open booking in new tab)	Aan	Of het klikken op een balk de boeking in een tweede browsertab opent, zodat het bord open blijft
   Breedte gegevenskolom (Resource area width)	25	De breedte van de kolom met voertuiggegevens, in procent van het scherm
   Eerste dag (First day)	1 (maandag)	Op welke dag de week begint
   Taalinstelling (Locale)	—	Welke taal de datum- en knoplabels van het bord zelf gebruiken

6. Klik op Opslaan (Save) om je wijzigingen te bewaren, of op Annuleren (Cancel) om ze te verwerpen.

Voordat je begint: je hebt rechten als balie- of werkplaatsmedewerker of bedrijfsbeheerder nodig om het bord te openen en er iets op te verplaatsen. Elke sleepactie wordt direct opgeslagen; er is geen knop Opslaan op het bord en niets om ongedaan te maken, dus controleer welke balk je hebt vastgepakt voordat je loslaat.

Het bord gebruiken

1. Open het bord. Er zijn twee routes: Scheduler in het hoofdmenu van de app, of de knop Scheduler op je dagoverzicht. Beide komen op hetzelfde bord uit.
2. Zoek het voertuig dat je zoekt in de linkerkolom en lees zijn rij van links naar rechts.
3. Klik op de naam van het voertuig om de gegevens ervan te zien — kenteken, kilometerstand, merk en model, huidige locatie, brandstof en transmissie — in een pop-up, zonder het bord te verlaten.
4. Sleep een balk naar links of rechts om de verhuur naar nieuwe data te verschuiven.
5. Sleep een balk naar de rij van een ander voertuig om de verhuur naar dat voertuig te verplaatsen.
6. Sleep over lege ruimte op een rij om daar iets nieuws te starten.
7. Klik op een balk om de boeking, onderhoudsafspraak of overplaatsing erachter te openen.
8. Klik op Filters om de voertuiglijst te verkleinen, of op Reset om ze terug te zetten.

Goed om te weten

Welke voertuigen een rij krijgen. Een voertuig verschijnt alleen als het actief is, op een locatie staat en bij een voertuigklasse hoort. Ontbreekt een van de drie, dan blijft het van het bord. Daar komen je eigen filters nog bovenop.

Wat de kleuren op een balk betekenen. Balken krijgen hun kleur op basis van de boekingsstatus, met de kleuren die een beheerder heeft ingesteld onder Instellingen → Scheduler (zie Configuratie).

Geannuleerde boekingen, verlopen concepten, no-shows en offertes worden helemaal niet getekend.

Naar nieuwe data slepen doet één van twee dingen. Het hangt af van de instelling Contractperiode wijzigen uit Configuratie.

Staat de instelling uit, dan kun je een boeking zo over een andere heen slepen zonder dat er iets tegenhoudt — het bord toont dan gewoon twee overlappende balken. Staat hij aan, dan wordt een botsing geweigerd met Nieuwe asset is niet beschikbaar. (New asset is not available.) Langlopende leasecontracten worden hoe dan ook geweigerd: je krijgt de melding in plaats daarvan de werkelijke data aan te passen.

Twee verschillende manieren van herprijzen. Als de contractdata veranderen, bepaalt Volledige herberekening welke — zie Configuratie hierboven. Staat die uit, dan blijft het afgesproken dagtarief staan, toegepast over het nieuwe aantal dagen. Staat die aan, dan wordt het tarief opnieuw opgezocht voor de nieuwe data, zodat een boeking die in het hoogseizoen terechtkomt tegen hoogseizoenprijzen wordt herprijsd. Een boeking van € 55,00 per dag die van drie naar vijf dagen wordt gesleept, kost € 275,00 met de schakelaar uit; mét de schakelaar aan kost het vijf dagen tegen het dan geldende tarief — bijvoorbeeld € 65,00, dus € 325,00.

Verplaatsen naar een ander voertuig behoudt de prijs. De boeking neemt de voertuigklasse van het nieuwe voertuig over, maar niet het tarief ervan. Sleep een boeking voor een compacte auto op een minibus en de klant betaalt nog steeds de prijs van de compacte auto — pas dat daarna op de boeking aan. Is het nieuwe voertuig bezet op die data, dan wordt de verplaatsing geweigerd.

Slepen op lege ruimte maakt echte records aan. Je krijgt een conceptboeking op dat voertuig, geprijsd vanuit je standaardprijslijst, met uitgifte en inname op de eigen locatie van het voertuig, en die vervalt binnen tien minuten als je hem niet bevestigt. Hij opent meteen zodat je hem kunt afmaken. Heeft je bedrijf standaard balietijden ingesteld, dan worden de tijden die je sleepte daarop afgerond, zodat een ruwe sleep over twee dagen een nette rit van 08:00 tot 17:00 wordt. Onderhoud wordt aangemaakt als downtime; overplaatsingen starten vanaf waar het voertuig nu staat, met de kilometerstand al ingevuld.

Filters zijn van jou en van niemand anders. Onder Filters kies je Locaties (Locations), Voertuigklasse-categorieën (Asset group categories), Voertuigklassen en Voertuiglabels. Je keuzes gelden zodra je ze maakt en hebben geen effect op het bord van iemand anders. Een categorie kiezen selecteert elke klasse erin. Labels werken andersom: kies er twee, en alleen voertuigen met allebei worden getoond. Reset zet elke locatie en klasse terug en wist de labels.

Wat je hierna doet: een boeking die je door te slepen hebt aangemaakt, is nog een concept — open hem, voeg de klant toe en bevestig hem voordat de tien minuten om zijn. Een verhuur die je naar een ander voertuig hebt verplaatst, behoudt zijn oude prijs, dus controleer het tarief.

Veelgestelde vragen

Waarom wil een balk niet naar de rij van een ander voertuig slepen, wat ik ook probeer? Twee aparte dingen bepalen dit. Ten eerste de status van de boeking zelf: alleen een Concept-, Onbevestigd- of Bevestigd-boeking kan naar een ander voertuig worden verplaatst — zodra hij Opgehaald of Ingeleverd is, of er een Terugmelding voor is, kan het voertuig niet meer door slepen worden gewijzigd. Ten tweede: een balk met een klein slotje erop is met opzet aan zijn voertuig vastgezet. Open de boeking, klik op Asset wijzigen (Change asset) en zet Vergrendeling (Lock) uit op dat scherm — niet op het bord.

Waarom ontbreekt een voertuig, zelfs nadat ik de filters heb gereset? Het heeft geen locatie of geen voertuigklasse ingesteld, of het is niet langer actief. Los dit op bij het voertuig zelf; niets op het bord kan dat doen.

Waarom zie ik maar de voertuigen van één categorie terwijl ik er twee heb aangevinkt? Alleen de laatste categorie die je aanvinkt, wordt onthouden. Vink in plaats daarvan de klassen zelf aan onder Voertuigklassen, dan toont het bord ze allemaal.

Waarom is mijn labelfilter weg als ik morgen terugkom? Locaties en klassen worden onthouden, labels niet. Stel ze elke sessie opnieuw in.

Waarom maakt Annuleren op het filterscherm mijn wijzigingen niet ongedaan? Elke keuze wordt opgeslagen op het moment dat je hem maakt, dus Annuleren sluit alleen het paneel. Gebruik Reset op het bord om ongedaan te maken.

Waarom kan ik de linkerrand van een balk niet slepen? Achterwaarts verlengen staat standaard uit; een beheerder kan dit voor het hele bedrijf aanzetten met Startdatum bewerkbaar (zie Configuratie hierboven).

Waarom ontbreekt een overplaatsing op het bord die ik ken? Overplaatsingen worden alleen getoond als beide uiteinden van de rit op locaties liggen waarvoor jij bent ingedeeld. Boekingen en onderhoud kennen die beperking niet, en dat is waarom hetzelfde bord een collega meer toont dan jou.

Waarom waarschuwt het bord mij niet voor een botsing terwijl ik data aan het slepen ben? Staat Contractperiode wijzigen uit, dan is er helemaal geen beschikbaarheidscontrole — het bord dubbelboekt een voertuig zonder problemen, en je komt er pas achter aan de balie.