Stel je vestigingen in

Inleiding

Een vestiging (branch) is een bedrijfsnaam waaronder je handelt. Elke vestiging heeft zijn eigen logo, contactgegevens, bankrekening en registratienummers, en zijn eigen betaalinstellingen. Elke uitgiftelocatie hoort bij één vestiging. Een boeking gebruikt de vestiging van zijn uitgiftelocatie voor de administratie, voor het klantportaal en voor online betalen.

Je beheert vestigingen op het scherm Vestiging (Branch). Het opent met een tabel van je vestigingen, met de kolommen Naam (Name), Telefoonnummer (Phone number), E-mail (Email), Is actief (Is active), Bedrijf (Company) en Plaats (City), een filter boven elke kolom en een knop Nieuw (New). Aan het einde van elke rij staan twee pictogrammen: een potlood om de vestiging te openen en een prullenbak om die te verwijderen. Een vestiging openen toont een tweede scherm, ook met de kop Vestiging. Het heeft links een kolom met bedrijfsgegevens, rechts het vestigingsadres, en daaronder vier tabbladen: Logo, Klantportaal (Customer portal), Financieel (Financials) en Overig (Misc).

Je komt hier terecht wanneer:

• Je net met de app bent begonnen en de lijst nog een vestiging bevat genaamd Voorbeeldvestiging (Example branch).
• Je wilt dat klanten online betalen, of een QR-code op hun factuur scannen om te betalen.
• Het tabblad Contact van het klantportaal leeg is en klanten vragen waar ze kunnen parkeren.
• Je een tweede bedrijf opent, bijvoorbeeld een busverhuur naast je autoverhuur, met een eigen naam en bankrekening.

Begrippen op dit scherm

De bedrijfsgegevens die op je documenten staan, en het logo, worden uitgelegd in Zet je logo, bedrijfsgegevens en voorwaarden op je documenten.

Zo werkt het

Configuratie

Een vestiging aanmaken

1. Open Beheer (Admin) in het hoofdmenu, dan Productontwerp (Product design), en klik op de tegel Vestigingen (Branches). De lijst van je vestigingen opent.

2. Klik op Nieuw boven de lijst. Een leeg scherm Vestiging opent. De app heeft de nieuwe vestiging al aan je bedrijf gekoppeld.

3. Vul de linkerkolom en het adres rechts in. Deze velden zijn verplicht: Naam, Telefoonnummer, E-mail, Website, Iban, BIC, Btw-nummer (Vat number), Kamer van Koophandel (Chamber of Commerce), Postcode (Postal code), Huisnummer (House number), Plaats, Land (Country) en Straat (Street). Wat elk veld op een document doet, en wat het accepteert, staat in de tabel op de briefpapier-pagina.

4. Laat Is actief op Ja (Yes) staan. Zie Goed om te weten voor wat dit doet.

5. Open het tabblad Logo en upload het logo, zoals beschreven op de briefpapier-pagina.

6. Open het tabblad Klantportaal en vul de twee tekstvelden in:

   Veld	Wat je erin schrijft	Waar de klant het ziet
   Over (About)	Een of twee regels over je bedrijf	Het tabblad Contact van het klantportaal
   Instructies (Instructions)	Praktische instructies, zoals waar te parkeren en welke deur te gebruiken	Het tabblad Contact van het klantportaal

   Beide velden mogen leeg blijven. Het portaal toont dan niets onder Over en Instructies.

7. Open het tabblad Financieel en stel de twee schakelaars in. Beide worden uitgelegd onder De vestigingsinstellingen gebruiken hieronder.

8. Druk op Opslaan (Save). Is een verplicht veld leeg of onjuist, dan toont de app het bericht Vestiging ongeldig (Branch invalid) en markeert het veld, bijvoorbeeld Telefoon is ongeldig (Phone is invalid) of Iban is ongeldig (Iban is invalid). Corrigeer het en druk opnieuw op Opslaan. Annuleren (Cancel) gooit de nieuwe vestiging weg.

9. Koppel de juiste locaties aan de nieuwe vestiging. Open Beheer > Productontwerp > Locaties (Locations), open de locatie en kies de vestiging bovenaan het tabblad Core ervan; zie locaties.

Boekingen gebruiken een nieuwe vestiging pas zodra er minstens één uitgiftelocatie bij hoort.

Voordat je begint: het menu Productontwerp en de schermen Vestiging zijn alleen voor de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin). Andere medewerkers zien deze schermen niet. Zij krijgen wel de gegevens van de vestiging op hun documenten, maar kunnen een vestiging niet wijzigen. Vraag je bedrijfsbeheerder. Om online geld te ontvangen, heeft je bedrijf ook een koppeling met de online betaalprovider nodig; zie Accepteer pin- en onlinebetalingen.

De vestigingsinstellingen gebruiken

Open Beheer in het hoofdmenu, dan Productontwerp, en klik op de tegel Vestigingen. Klik op het potloodpictogram aan het einde van de rij van de vestiging, of klik op de rij zelf. Het scherm Vestiging opent. Niets wat je wijzigt, wordt bewaard tot je op Opslaan drukt.

1. Betalingen accepteren. Open het tabblad Financieel. Betalingen accepteren begint op Nee (No) bij elke vestiging, ook de voorbeeldvestiging. Zet het op Ja om klanten van deze vestiging online te laten betalen. Met Ja toont het klantportaal zijn Nu betalen-blokken (Pay now) en kunnen facturen een betaal-QR-code dragen. Met Nee verschijnt geen van beide. Zie Stel het klantportaal in voor de portaalkant.
2. De QR-code op documenten tonen. Op hetzelfde tabblad begint QR-code op factuur tonen op Ja. Dit heeft alleen effect zolang Betalingen accepteren op Ja staat. Laat het op Ja staan om een QR-code af te drukken in het blok Betalen via bankoverschrijving (Pay via bank transfer) van een factuur. Zet het op Nee om de online betaallink in het portaal te houden maar de QR-code weg te laten op facturen die uit een boeking zijn gemaakt. Waar de code staat en wat die opent, staat op Wijzig wat op je contracten en facturen staat.
3. Portaaltekst. Open het tabblad Klantportaal en wijzig Over of Instructies. Elke vestiging heeft zijn eigen tekst, dus een klant die in Utrecht ophaalt ziet de aanwijzingen van Utrecht en een klant die in Amsterdam ophaalt ziet die van Amsterdam.
4. Druk op Opslaan.

Wanneer de wijziging ingaat. Het portaal verandert de volgende keer dat de klant het opent. Een QR-code verschijnt alleen op documenten die na het opslaan zijn gemaakt.

Uitgewerkt voorbeeld. Jansen Autoverhuur B.V. heeft twee vestigingen. De vestiging Utrecht heeft Betalingen accepteren op Ja en QR-code op factuur tonen op Ja. De vestiging Amsterdam heeft Betalingen accepteren nog op Nee.

De inleverlocatie maakt niet uit; alleen de uitgiftelocatie telt. Betaalt de klant uit Utrecht via automatische incasso, dan heet het blok op de factuur SEPA-betaling (SEPA Payment) en draagt het geen QR-code, wat de schakelaars ook zeggen.

Goed om te weten

Welke vestiging een boeking gebruikt. Een boeking gebruikt de vestiging van zijn uitgiftelocatie, voor zijn documenten, het tabblad Contact van zijn portaal en zijn betaalschakelaars. Een factuur die je met de hand opmaakt gebruikt de vestiging die je op de factuur kiest; zie Maak een factuur met de hand op. Op een met de hand opgemaakte factuur verschijnt de QR-code zodra Betalingen accepteren op Ja staat; QR-code op factuur tonen heeft daar geen effect.

Andere plekken waar je een vestiging kiest.

Is actief (Is active). Dit begint op Ja. Nee haalt de vestiging alleen weg uit de lijst met vestigingen die de app aan je eigen website doorgeeft. Binnen de app verandert niets: hij blijft in elk vestigingsveld staan en diens locaties blijven boekingen aannemen.

De voorbeeldvestiging na aanmelding. Toen je bedrijf voor het eerst in de app werd opgeslagen, maakte de app een startset voorbeeldrecords aan zodat je het kunt uitproberen:

De voorbeeldvestiging heeft geen telefoonnummer, bankrekening, btw-nummer, registratienummer of adres. Tot je ze invult, tonen documenten de RentVisie-website en het RentVisie-e-mailadres in plaats van je eigen. De beste aanpak is om er je eigen eerste vestiging van te maken: wijzig Naam, Website en E-mail naar je eigen gegevens en vul de rest in. De locatie en voertuigklassen ervan blijven dan gekoppeld en blijven werken.

Een vestiging verwijderen. Het prullenbakpictogram aan het einde van een rij verwijdert de vestiging meteen. De app vraagt niet om bevestiging, en er is geen ongedaan maken. Het verwijderen van een vestiging verwijdert ook elke voertuigklasse waarvan Vestiging die vestiging is.

Locaties, voertuigen, facturen en verzekeringsrecords die ernaar verwezen, blijven bewaard, maar hun veld Vestiging wordt leeg. Een locatie met een leeg veld voor vestiging drukt geen briefpapier af en kan niet opnieuw worden opgeslagen tot je een nieuwe vestiging kiest (Vestiging is leeg, Branch is empty).

Verplaats, voordat je een vestiging verwijdert, alles naar de vestiging die blijft bestaan: elke locatie op diens tabblad Core, elke voertuigklasse en elk voertuig in het veld Vestiging. Verwijder hem pas daarna. Wil je een vestiging alleen een tijdje niet gebruiken, laat hem dan staan en verplaats zijn locaties naar een andere vestiging in plaats daarvan.

Wat je hierna doet: koppel elke locatie aan de juiste vestiging, zie locaties, en maak dan één testfactuur om het briefpapier en de QR-code te controleren.

Veelgestelde vragen

Al mijn voertuigklassen zijn verdwenen nadat ik de voorbeeldvestiging heb verwijderd. Kan ik ze terugkrijgen? Nee. Het verwijderen van een vestiging verwijdert ook elke voertuigklasse die eraan is gekoppeld, en er is geen ongedaan maken. Maak de klassen opnieuw aan onder Beheer > Productontwerp > Voertuigklassen (Asset groups); zie Stel je voertuigklassen in. Verplaats de klassen de volgende keer eerst naar een andere vestiging, zoals beschreven onder Een vestiging verwijderen.

Waarom heeft de factuur van een klant geen QR-code? Controleer de vestiging van de uitgiftelocatie van de boeking, niet die waarin je meestal werkt. Op diens tabblad Financieel moet Betalingen accepteren op Ja staan. Voor een factuur gemaakt vanuit een boeking moet ook QR-code op factuur tonen op Ja staan. De code blijft ook uit als de klant via automatische incasso betaalt, en op facturen gemaakt voordat de schakelaar werd gewijzigd. Maak voor een nieuw exemplaar het factuurdocument opnieuw aan; zie Vind en verstuur een document opnieuw.

Waarom ziet de klant geen knop Nu betalen in het portaal? Betalingen accepteren staat op Nee bij de vestiging van de uitgiftelocatie. Dit begint op Nee bij elke nieuwe vestiging. Zet het op Ja en druk op Opslaan.

Waarom toont het portaal de verkeerde parkeeraanwijzingen? Het portaal toont de Instructies van de vestiging van de uitgiftelocatie. Of de locatie hoort bij een andere vestiging, of de tekst van die vestiging is verouderd. Controleer de vestiging op het tabblad Core van de locatie, en dan het tabblad Klantportaal van die vestiging.

Waarom slaat de voorbeeldvestiging niet op, terwijl ik alleen de naam heb gewijzigd? De app controleert bij elke opslag elk verplicht veld, en de voorbeeldvestiging begint zonder telefoonnummer, bankrekening, btw-nummer, registratienummer en adres. Vul elk veld in waar het bericht naar verwijst en druk opnieuw op Opslaan.

Waarom tonen onze documenten de RentVisie-website en het RentVisie-e-mailadres? Je locaties horen nog bij Voorbeeldvestiging, die begint met www.rentvisie.com en onboarding@rentvisie.com. Wijzig Website en E-mail op die vestiging naar je eigen gegevens.

Waarom verschijnt een vestiging die ik op Is actief: Nee heb gezet nog steeds in de lijsten? Is actief heeft alleen effect op de vestigingslijst die je eigen website ontvangt. Om een vestiging in de app niet meer te gebruiken, verplaats je diens locaties, voertuigklassen en voertuigen naar een andere vestiging.

Waarom zie ik Productontwerp of de tegel Vestigingen niet? Deze schermen zijn alleen voor de rol Bedrijfsbeheerder. Vraag je bedrijfsbeheerder om de wijziging te maken; zie Voeg een medewerker toe en stel diens rechten in.

Waarom verschijnt een nieuwe voertuigklasse niet als ik vanuit een locatie zoek? De Vestiging van de klasse moet overeenkomen met de vestiging van de locatie vanwaar je zoekt. Zie Stel je voertuigklassen in.

Gerelateerde pagina's:

• Zet je logo, bedrijfsgegevens en voorwaarden op je documenten voor elk veld op de vestiging en hoe het wordt afgedrukt.
• Wijzig wat op je contracten en facturen staat voor waar de QR-code staat.
• Stel het klantportaal in en help klanten het te gebruiken voor het tabblad Contact en Nu betalen.
• Locaties om een uitgifte- of inleverpunt aan een vestiging te koppelen.
• Je bedrijfsrecord voor het bedrijf waar de vestigingen bij horen.