Inleiding
Elk voertuig en elk ander item dat je verhuurt, wijst naar een instellingenprofiel — het scherm noemt dit Asset-instellingen (Asset Settings). Het profiel bepaalt welke velden op het record verschijnen en welke stappen de uitgifte- en inname-inspectie doorloopt, dus één profiel bepaalt het dagelijkse werk voor een hele groep voertuigen tegelijk.
Open het vanuit het hoofdmenu onder Beheer (Admin) > Instellingen (Settings), dan de tegel Asset-instellingen. Het scherm begint met een melding, Selecteer Asset-typen .... (Please select Asset types ....), en een keuzelijst Asset-type(s) (Asset type(s)). Daaronder staan drie tabs: Asset-instellingen voor individuele voertuigen en items, Voertuigklasse-instellingen (Asset Groups Settings) voor voertuigklassen, en Datuminstellingen (Dates Settings) voor de namen van de twee boekingsdatums. Deze pagina gaat over de eerste.
Je komt hier wanneer:
- de voertuigrecords velden tonen waar je bedrijf niets aan heeft;
- de uitgifte-inspectie langer of korter is dan de ronde die je medewerkers lopen;
- je items verhuurt zonder merk, model of brandstof en de velden in de weg zitten;
- er een partij voertuigen is binnengekomen die allemaal hetzelfde moeten werken.
Begrippen op dit scherm
| Begrip | Betekenis |
|---|---|
| Asset-instellingen | Een genoemd profiel met weergave-instellingen waar voertuigen en items naar wijzen |
| Voertuigklasse-instellingen | Hetzelfde idee voor voertuigklassen — een aparte tab op hetzelfde scherm |
| Asset-type | Het soort ding dat je verhuurt. Welke typen je gebruikt, bepaalt welke schakelaars bestaan |
| KeyCafe | Het sleutelkluissysteem voor onbemande uitgifte. Het andere scherm spelt het Key cafe |
Je ziet Naam en Standaard twee keer, eenmaal op de tab Asset-instellingen en nogmaals op de tab Voertuigklasse-instellingen. Het zijn verschillende records. Controleer op welke tab je zit voordat je gaat typen.
Zo werkt het
Configuratie
De schakelaars die je krijgt, liggen niet vast — ze hangen af van welke soorten dingen je bedrijf verhuurt. Een profiel voor iets zonder brandstoftank biedt nooit een schakelaar Brandstof (Fuel).
- Open vanuit het hoofdmenu Beheer > Instellingen, klik dan op de tegel Asset-instellingen.
- Klik helemaal bovenaan, naast Asset-type(s), op het kleine bedieningselement naast de melding Selecteer Asset-typen ....
- Vink elk soort ding aan dat je verhuurt en vink de rest uit.
- Klik op Opslaan (Save). De app vraagt Als je een Asset-type deselecteert, worden alle gerelateerde instellingen automatisch verwijderd. Weet je zeker dat je wilt doorgaan? (If you deselect any Asset Type, all related settings will be deleted automatically. Are you sure you want to continue?) met Doorgaan (Proceed) en Annuleren (Cancel). Doorgaan verwijdert elk instellingenprofiel dat bij een zojuist uitgevinkt type hoort, en bevestigt met De instellingen voor de gedeselecteerde asset-typen zijn succesvol verwijderd. (The settings for the deselected asset types have been successfully deleted.)
De knop Annuleren bewaart op dit specifieke scherm je vinkjes in plaats van ze weg te gooien. Het sluit het scherm met je selectie opgeslagen, maar zonder het opruimen dat Opslaan doet, dus profielen voor typen die je hebt uitgevinkt, blijven achter. Heb je het per ongeluk geopend, vink dan terug wat je hebt gewijzigd en klik op Opslaan in plaats van Annuleren te gebruiken.
Voordat je begint: instellingenprofielen aanmaken en wijzigen vereist een bedrijfsbeheerdersaccount. Gewone medewerkers kunnen het scherm wel zien maar niet wijzigen. Het opnieuw toepassen over het hele wagenpark, beschreven onder Goed om te weten, is verder beperkt tot een systeembeheerder, dus dat kun je zelf niet uitvoeren.
De instellingenprofielen gebruiken
Werk, nog steeds op dat scherm, op de tab Asset-instellingen, de eerste van de drie.
- Kies het asset-type waarvan je de profielen wilt, uit de kleine lijst links op de tab. Heeft dat type er nog geen, dan krijg je Geen instellingen gevonden voor dit asset-type (No settings were found for this asset type).
- Klik op Nieuwe asset-instellingen (New Asset Settings) om er een toe te voegen, of op Bewerken (Edit) op een rij om een bestaande te wijzigen.
- Vul Naam (Name) in. Deze moet afwijken van elk ander profiel voor datzelfde asset-type. Laat je het leeg, dan antwoordt Opslaan met Naam is leeg (Name is empty); hergebruik je een naam, dan antwoordt het met Deze naam bestaat al, kies een andere naam. (This name already exists please choose another name.)
- Zet Standaard (Default) aan als nieuwe voertuigen zonder verdere instelling naar dit profiel moeten terugvallen. Slechts één profiel per bedrijf kan de standaard zijn — Opslaan weigert een tweede met Er is al een standaardinstelling ingesteld. (A default setting is already set.)
- Stel de zes schakelaars in. Dat zijn Schade (Damage), Kilometerstand (Mileage), Brandstof, KeyCafe, Merk (Make) en Model, en elke schakelaar begint uitgeschakeld. Wat elke schakelaar doet, staat in de tabel onder Goed om te weten hieronder. Voor wat de eerste drie precies aan de uitgifte- en inname-inspectie toevoegen, zie De uitgifte-inspectie uitvoeren.
- Klik op Opslaan. Dit bevestigt met Instellingen zijn succesvol opgeslagen. (Settings has been saved successfully.) Annuleren ernaast vraagt Weet je het zeker? (Are you sure?) en gooit dan het hele record weg, niet alleen je laatste wijziging. Verwijderen (Delete) vraagt Alle assets die deze instelling gebruiken, worden bijgewerkt naar de nieuwste. Weet je zeker dat je wilt doorgaan? (All assets using this setting will be updated to the latest one. Are you sure you want to continue?)
Goed om te weten
Waar elke schakelaar zijn effect echt laat zien. Dit is het deel dat mensen verrast, want meerdere schakelaars doen helemaal niets op het eigen record van een voertuig.
| Schakelaar | Waar je het verschil ziet |
|---|---|
| Schade | Voegt de schadestap toe aan de uitgifte- en inname-inspectie. Op het record van een niet-voertuigitem laat het het veld Schadesjabloon (Damage template) verschijnen. Het laat de app ook zelf een schadediagram koppelen wanneer een item zonder diagram wordt opgeslagen |
| Kilometerstand | Voegt de kilometerstandstap toe aan de inspectie |
| Brandstof | Voegt de brandstofstap toe aan de inspectie |
| KeyCafe | Voegt een sleutelkluistab toe aan een boeking — en alleen bij een boeking die daadwerkelijk een sleutelkluis gebruikt |
| Merk | Op het record van een niet-voertuigitem laat dit het veld Merk verschijnen |
| Model | Op het record van een niet-voertuigitem laat dit het veld Model verschijnen |
Het eigen record van een voertuig negeert alle zes. De velden Merk, Model en Schadesjabloon staan altijd op een voertuigrecord, wat het profiel ook zegt — die drie schakelaars bereiken alleen het kortere record dat wordt gebruikt voor dingen die geen voertuig zijn, op de tab Overig (Other) van de wagenparklijst. Merk uitzetten ruimt je voertuigschermen dus niet op, en niemand moet daar een middag aan besteden.
Een profiel verwijderen verplaatst zijn voertuigen in plaats van ze te stranden. Alles dat naar het verwijderde profiel wijst, wordt verplaatst naar het standaardprofiel van je bedrijf voor datzelfde asset-type. Is er geen andere standaard om ze naartoe te verplaatsen, dan weigert de app en zegt Dit is de standaard of enige instelling voor dit asset-type. Maak er eerst een andere aan voordat je deze verwijdert. (This is the default or only setting for this asset type. Create another before deleting this one.)
Onbemande uitgifte toestaan stel je per voertuig in, niet hier. Dat is de schakelaar Self-service (Self service) op het eigen record van het voertuig, op de tab Web & afbeeldingen (Web & Images), en die begint uit. Hem aanzetten markeert dat ene voertuig als geschikt; of onbemande uitgifte überhaupt draait, is een aparte bedrijfsbrede instelling. Behandel de voertuigschakelaar als de toestemming en laat de rest aan wie het self-service-systeem heeft opgezet.
Een profiel opnieuw over het wagenpark toepassen is botter dan het klinkt. De actie die één profiel naar alles pusht, beperkt zich niet tot voertuigen van het bijpassende type — ze pakt elke asset die je bedrijf bezit, zet dit profiel op allemaal, en zet het asset-type op allemaal ook. Daarna meldt ze hoeveel ze heeft gewijzigd, als {number} Assets zijn bijgewerkt. ({number} Assets has been updated.) — maar dat getal telt elk voertuig dubbel, dus het komt hoger uit dan de omvang van je wagenpark. Er is geen bevestigingsstap en geen ongedaan maken.
Een uitgewerkt voorbeeld. Je bedrijf verhuurt auto's en aanhangers, tweeënveertig items in totaal, en je vraagt om een autoprofiel toe te passen op alle auto's. Elk van de tweeënveertig — aanhangers inbegrepen — komt terug wijzend naar het autoprofiel en getypeerd als auto. De melding toont een getal boven 42, omdat elk voertuig dubbel wordt geteld; lees het niet als een telling van wat er is veranderd. De aanhangers terugzetten gaat met de hand, één record tegelijk. Daarom is deze actie beperkt tot een systeembeheerder in plaats van aangeboden als een gemaksknop.
Wat je hierna doet. Behandel eerst de inspectie als je Schade, Kilometerstand of Brandstof hebt gewijzigd — die veranderen wat je balie-medewerkers vandaag bij de overdracht moeten doen, dus vertel het hun voordat ze ermee aan de slag gaan. Zie De uitgifte-inspectie uitvoeren.
Veelgestelde vragen
Waarom staat een profiel dat ik heb toegepast nu op voertuigen waarvoor het nooit bedoeld was? Het opnieuw toepassen over het hele wagenpark dekt elke asset die je bedrijf bezit in plaats van alleen die van het bijpassende type, en overschrijft zowel het asset-type als het profiel. Er is geen bevestiging en geen ongedaan maken, dus de enige oplossing is elk verkeerd gewijzigd record vanuit de wagenparklijst te openen en Asset type en Asset settings met de hand terug te zetten. Heb je er meer dan een paar, vraag dan degene die het heeft uitgevoerd om te helpen — zie Een voertuig aan je wagenpark toevoegen voor waar die twee velden staan.
Waarom verwijderde het uitvinken van een asset-type instellingen die ik nog wilde? Dat is waar de bevestiging voor waarschuwde: Als je een Asset-type deselecteert, worden alle gerelateerde instellingen automatisch verwijderd. Op Doorgaan klikken verwijdert elk profiel dat bij de uitgevinkte typen hoort, en ze komen niet terug door het type opnieuw aan te vinken. Vink het opnieuw aan en bouw de profielen opnieuw op met Nieuwe asset-instellingen.
Waarom bleven mijn wijzigingen aan de asset-typeselectie staan nadat ik op Annuleren heb geklikt? Omdat op dit specifieke scherm Annuleren opslaat in plaats van weggooit. Het is de enige plek in dit gebied waar de knop niet doet wat zijn naam doet vermoeden. Open de selectie opnieuw, zet de vinkjes zoals je ze wilt, en klik deze keer op Opslaan zodat het opruimen ook plaatsvindt.
Waarom accepteert Opslaan mijn profiel niet? Vier dingen houden het tegen, en de melding noemt elk ervan. Naam is leeg — vul Naam in. Deze naam bestaat al, kies een andere naam. — een ander profiel voor datzelfde asset-type heeft deze naam al. Er is al een standaardinstelling ingesteld. — zet Standaard uit, of zet het uit op het profiel dat hem nu heeft. Selecteer een Asset-type (Please select an Asset Type) — het profiel is niet aan een type gekoppeld, wat gebeurt als je de editor op een vreemde manier hebt bereikt; sluit het en begin opnieuw vanaf Nieuwe asset-instellingen.
Waarom kan ik dit profiel niet verwijderen? Je verwijdert het enige profiel voor dat asset-type, of het profiel dat gemarkeerd is als Standaard, en de app heeft nergens om zijn voertuigen naartoe te verplaatsen. De melding is Dit is de standaard of enige instelling voor dit asset-type. Maak er eerst een andere aan voordat je deze verwijdert. Maak een tweede profiel, markeer het als standaard, en verwijder dan het eerste.
Waarom verandert Merk uitzetten niets op mijn voertuigschermen? Omdat voertuigrecords die schakelaar niet uitlezen — Merk, Model en het veld schadediagram staan altijd op een voertuig. Die drie schakelaars raken alleen het kortere record dat wordt gebruikt voor dingen die geen voertuig zijn. Er is geen manier om vanaf dit scherm een veld op een voertuigrecord te verbergen.
Waarom heet dezelfde schakelaar op de ene plek KeyCafe en op de andere Key cafe? De lijst op het overzicht schrijft het als één woord en de aparte editor als twee woorden. Het is hoe dan ook één schakelaar, en hem op beide plekken instellen is hetzelfde.
Waarom kan ik de schakelaar die ik zoek niet vinden? Elke schakelaar bestaat alleen als het asset-type hem toestaat — een schakelaar voor iets wat jouw soort item niet heeft, ontbreekt echt, hij staat niet verder verborgen. Controleer eerst de selectie Asset-type(s) bovenaan het scherm; is het juiste type niet aangevinkt, dan wordt geen van zijn schakelaars aangeboden.
Waarom kan ik dit scherm wel zien maar niets wijzigen? Profielen aanmaken en bewerken vereist een bedrijfsbeheerdersaccount. Gewone medewerkersaccounts krijgen een alleen-lezen weergave. Vraag een bedrijfsbeheerder om de wijziging te maken.
Gerelateerde pagina's:
- De uitgifte-inspectie uitvoeren — wat de eerste drie schakelaars toevoegen aan de ronde
- Een voertuig aan je wagenpark toevoegen — waar het eigen veld Asset settings van een voertuig staat
- Uitgifte- en innamechecklists instellen — de andere helft van wat de inspectie vraagt