Inleiding
Deze pagina brengt een factuur bij de klant als PDF, als afdruk of als e-mail, en laat zien hoe je controleert of hij is betaald. Er zijn twee schermen. Het eerste is het scherm met de titel Factuur (Invoice). Bovenaan staan de links Bijlagen (Attachments), PDF en, afhankelijk van de factuur, Verwijderen (Delete), Credit, Sync en Als gesynchroniseerd markeren (Mark as synced). Daaronder staan de links naar de boeking en de klant, dan de gegevens van de factuur, de regels, de notities en de totalen. Onderaan staan Opslaan en volgende (Save and next), Opslaan (Save), Document, Onofficiële kopie (Unofficial copy) en Annuleren (Cancel). Het tweede scherm heeft de titel Factuur versturen (Send invoice) en bevat de e-mail: Sjabloon (Template), Aan (To), Antwoordadres (Reply to), Onderwerp (Subject), CC, BCC, Categorie (Category), Berichttekst (Body) en Bijlagen.
Je komt hier terecht omdat:
- Je zojuist een factuur met de hand hebt gemaakt en die moet vandaag naar de klant.
- Een klant vraagt aan de balie om een papieren kopie van een factuur.
- Je de factuur precies wilt zien zoals de klant hem krijgt voordat je hem uitgeeft.
- De e-mail die uitging toonde nog tekst zoals ${invoiceNumber} in plaats van een nummer.
- Je gaat de facturen langs om te zien welke betaald zijn en welke hun vervaldatum voorbij zijn.
Begrippen op deze schermen
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Concept (Draft) | De factuur wordt nog voorbereid. Hij heeft nog geen nummer en er is nog niets uitgegaan |
| Send | De factuur is uitgegeven. De app gebruikt dit woord ook als er geen e-mail is verstuurd |
| Sjabloon | Een kant-en-klare factuur-e-mail: onderwerp, tekst en adressen. Het instellingenscherm noemt ze Facturatie-communicator (Invoice Communicator) |
| Placeholder | Een woord in een sjabloon tussen ${ en }, zoals ${invoiceName}. De app vervangt het door de echte waarde |
| Onofficiële kopie | Een nieuwe PDF van de factuur voor eigen gebruik, bijvoorbeeld om af te drukken |
Elke manier waarop een factuur bij de klant komt
| Route | Wat er gebeurt | Hier behandeld |
|---|---|---|
| Versturen (Send) op het scherm Factuur versturen | Je kiest een sjabloon, controleert de e-mail en verstuurt hem met de PDF | Ja |
| Verwerken (niet versturen) (Process (don't send)) op hetzelfde scherm | De factuur wordt uitgegeven en krijgt zijn PDF, maar er gaat geen e-mail uit | Ja |
| Factuur aanmaken en versturen (Create and send invoice) op een boeking | De eigen factuur-e-mail van de boeking wordt gebruikt | Nee, zie Een boeking factureren |
| Gecombineerde facturen die de app zelf maakt | De app kiest zelf het sjabloon | Alleen de sjabloonkeuze, onder Goed om te weten |
| Peppol, het netwerk om facturen rechtstreeks tussen bedrijfssystemen te versturen | Helemaal geen e-mail | Nee, zie E-facturatie via Peppol |
| Een uitgegeven factuur opnieuw versturen | De opgeslagen PDF gaat opnieuw uit | Nee, zie Een document terugvinden en opnieuw versturen |
Gebruik deze pagina voor een factuur die je met de hand hebt gemaakt, vanaf het concept tot hij is betaald.
Zo werkt het
Configuratie
De e-mails komen uit factuur-e-mailsjablonen, die een bedrijfsbeheerder eenmalig instelt.
- Open in het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Communicator, en klik op de tegel Factuur (Invoice). Het scherm met de titel Facturatie-communicator toont de sjablonen met hun Automatiseringstype (Automation type), Antwoordadres (Reply to), CC, BCC, Naam (Name) en Taal (Language).
- Klik op Nieuw (New), of op het bewerk-icoon aan het einde van een rij om een sjabloon te wijzigen.
- Vul het scherm met de titel Facturatie-communicator (Invoice communicator) in. Loop deze tabel eenmaal door; je komt bij bepaalde rijen terug zodra ze aan de orde komen:
| Veld | Begint als | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| Automatiseringstype | Manual | Voor welke facturen het is: Manual (met de hand gemaakt), Fine (een doorbelaste verkeersboete) of Aggregated Invoice (een gecombineerde factuur) | Eén keuze; verplicht |
| Naam | Leeg | De naam waaruit je kiest op het scherm Factuur versturen | Tekst; verplicht |
| Taal | Leeg | De klanttaal waarin hij is geschreven. Het scherm legt uit in welke volgorde de app die bepaalt | Eén taal, of geen |
| Getalnotatie (Number format) | Leeg | Hoe bedragen in de e-mail worden geschreven | Eén formaat uit de lijst |
| Antwoordadres | Leeg | Waar het antwoord van de klant naartoe gaat | Een e-mailadres; verplicht |
| CC, BCC | Leeg | Extra en verborgen kopieën | E-mailadressen |
| Onderwerp (Subject) | Leeg | De onderwerpregel van de e-mail | Tekst; verplicht |
| Opgemaakte tekst (Rich Text) | Leeg | De tekst van de e-mail | Opgemaakte tekst met placeholders |
- Typ placeholders in de tekst precies zoals de lijst Variabelen (Variables) naast het formulier ze toont. Ze worden ingevuld vanuit de factuur:
| Placeholder | Wordt |
|---|---|
| ${invoiceName} | De factuurnaam van de klant |
| ${invoiceNumber} | Het factuurnummer |
| ${dueDate} | De vervaldatum |
| ${subtotal}, ${totalDiscountExclVat}, ${totalAmountVat}, ${totalAmountInclVat} | Subtotaal, korting zonder btw (value-added tax), btw, en het totaal inclusief btw |
| ${branchName}, ${branchIban} | De naam van de vestiging en het bankrekeningnummer |
| ${fineLicensePlate}, ${fineOffenceDate}, ${fineFineAmount}, ${finePayableAmount}, ${finePortalURL} | Gegevens van een verkeersboete; alleen op een factuur voor een boete |
- Druk op Opslaan. Ontbreekt er iets verplichts, dan zie je Automatiseringstype is leeg (Automation type is empty), Naam is leeg (Name is empty), Antwoordadres is leeg (Reply to is empty) of Onderwerp is leeg (Subject is empty) onder het vak. Een wijziging geldt voor de volgende e-mail die vanuit het sjabloon wordt geschreven, niet voor e-mails die al verstuurd zijn. Het verwijder-icoon op een rij verwijdert een sjabloon.
Maak minstens één Manual-sjabloon per klanttaal die je gebruikt.
Voordat je begint: het menu Financieel (Financials), de factuurschermen en het instellen van sjablonen zijn alleen voor een bedrijfsbeheerdersaccount. De klant op de factuur heeft een e-mailadres nodig in zijn klantdossier.
Het factuurscherm gebruiken
Open in het hoofdmenu Financieel en klik op de tegel Facturen (Invoices), en klik dan op de rij van de factuur. Je kunt ook een klant openen, naar de tab Facturen gaan en op de rij klikken.
- Bekijk hem eerst. Klik onderaan op Onofficiële kopie om een PDF van de factuur te downloaden zoals hij er nu voor staat, of op Document om hem op het scherm te bekijken. Document staat er alleen wanneer Facturatie-aggregatie (Invoice aggregation) op Individual staat. Een concept heeft nog geen factuurnummer, dus de kopie toont nog niet het echte nummer.
- Klik op Opslaan en volgende. De app controleert de factuur eerst (zie Een factuur met de hand opstellen), en dan opent het scherm Factuur versturen.
- Kies een sjabloon. De e-mailvelden daaronder worden ermee ingevuld. Kies degene die qua type en taal past:
| De factuur is | Kies een sjabloon van type |
|---|---|
| Met de hand gemaakt | Manual |
| Voor een verkeersboete | Fine |
| Een gecombineerde factuur voor meerdere boekingen | Aggregated Invoice |
Kies daaruit degene in de taal van de klant; de lijst toont ze allemaal. 4. Controleer de e-mail. Aan bevat de E-mail (Email) van de klant. Controleer Antwoordadres, Onderwerp en Berichttekst, en lees de tekst na op alles wat nog tussen ${ } staat; typ zo nodig over een veld heen. Kies bij Bijlagen de bestanden die moeten worden meegestuurd; alleen gekozen bestanden gaan mee, plus de factuur-PDF (zie Je eigen bestand toevoegen aan een boeking of een factuur). 5. Druk op Versturen. De factuur krijgt zijn nummer en PDF, wordt gemaild en gezet op Send. Het scherm sluit zonder bericht. Is Aan, Antwoordadres, Onderwerp of Berichttekst leeg, dan zie je Vul alle (verplichte) velden in (Please populate all (required) fields) en wordt er niets uitgegeven. Verwerken (niet versturen) doet hetzelfde zonder de e-mail, en zonder die velden te controleren. 6. Om de PDF af te drukken of door te sturen, klik bovenaan op het factuurscherm op PDF. De uitgegeven PDF opent in de browser; druk hem vandaar af.
Controleren of hij is betaald. De factuur zelf heeft geen status betaald of onbetaald; Concept en Send zijn de enige twee. Kijk in plaats daarvan hier:
| Waar | Wat je ziet |
|---|---|
| Betalingen (Payments) onder de boekingslink op het factuurscherm (facturen bij een boeking) | Het scherm met de titel Boekingsbetalingen (Booking payments), met elke betaling op die boeking |
| Financieel, tegel Betalingen | Alle betalingen, met een kolom Factuurnummer (Invoice Number) |
| Financieel, tegel Openstaande saldi (Outstanding balances) | Wat elke klant nog verschuldigd is; zie Controleren wat een klant verschuldigd is en een betaling aannemen |
Een te late factuur opsporen. De app markeert een factuur zelf niet als te laat, en de tegels Te laat (Overdue) op je dagoverzicht gaan over voertuigen en betaalverzoeken, niet over facturen. Zet op de lijst Facturen de kolom Vervaldatum (Due date) aan met de kolominstelling rechtsboven de tabel, en sorteer erop. Een factuur die zijn vervaldatum voorbij is zonder bijbehorende betaling, is te laat. Om hem aan te manen, verstuur een betaalverzoek; zie Een klant een betaalverzoek sturen.
Goed om te weten
Wanneer placeholders worden ingevuld. Op het scherm Factuur versturen vult de app de placeholders in de Berichttekst in op het moment dat je het sjabloon kiest. Hij vult de Onderwerp niet, en komt daarna niet meer op de tekst terug. Alles wat hij niet kan invullen, blijft staan zoals getypt, inclusief een verkeerd gespelde placeholder.
Uitgewerkt voorbeeld. Een met de hand gemaakte factuur voor een vervangsleutel: € 250,00, plus 21% btw van € 52,50, maakt € 302,50. De tekst van het sjabloon Manual luidt Dear ${invoiceName}, please find invoice ${invoiceNumber} for €${totalAmountInclVat}. De klant is Bakkerij De Vries B.V. De Berichttekst wordt ingevuld als Dear Bakkerij De Vries B.V., please find invoice 0 for €302.5. Het nummer is 0 omdat de factuur nog een concept is op het moment dat het sjabloon wordt gekozen; het echte nummer, zeg 418, wordt pas gegeven zodra je op Versturen drukt. Het bedrag verloor een nul omdat het sjabloon geen Getalnotatie heeft. Corrigeer beide in de Berichttekst voordat je op Versturen drukt, of laat ${invoiceNumber} weg uit Manual-sjablonen: de bijgevoegde PDF draagt het nummer al.
De drie PDF-knoppen.
| Knop | Wat je krijgt |
|---|---|
| De opgeslagen PDF van de uitgegeven factuur, geopend in de browser | |
| Onofficiële kopie | Een nieuwe PDF, opgebouwd uit de factuur- en klantgegevens zoals ze nu zijn, gedownload |
| Document | De factuur op het scherm, zonder bestand |
Gecombineerde facturen kiezen hun eigen sjabloon. Wanneer de app zelf een gecombineerde factuur verstuurt, neemt hij het sjabloon Aggregated Invoice in de taal van de klant. Is er geen, dan probeert hij de taal van je bedrijf, dan de taal van de ingelogde persoon, dan een sjabloon zonder taal. Daarbij wordt, anders dan op het scherm Factuur versturen, ook het onderwerp ingevuld.
Wat je hierna doet: zodra de betaling binnenkomt, zie Een betaling van een klant vastleggen. Zegt de klant dat er niets is aangekomen, werk dan eerst als een e-mail niet aankomt door.
Veelgestelde vragen
Waarom staat er in de e-mail van de klant factuur 0? Het sjabloon gebruikte ${invoiceNumber}, en de factuur had nog geen nummer toen je het sjabloon koos. Zie het uitgewerkte voorbeeld onder Goed om te weten. De PDF bij de e-mail heeft het juiste nummer; zeg de klant dat hij daarop moet afgaan.
Waarom staat er in de onderwerpregel ${invoiceNumber} in plaats van het nummer? Het scherm Factuur versturen vult placeholders alleen in de Berichttekst in. Typ het onderwerp zelf voordat je op Versturen drukt.
Waarom staan ${fineLicensePlate} en de andere boete-placeholders nog in de e-mail? Die worden alleen ingevuld op een factuur voor een verkeersboete. Je koos een Fine-sjabloon voor een gewone factuur; kies in plaats daarvan een Manual-sjabloon. ${finePortalURL} blijft ook staan als de boete geen portaallink heeft.
Waarom ging de factuur naar het algemene e-mailadres van de klant en niet naar zijn factuur-e-mail? Aan wordt altijd gevuld met de E-mail van de klant, ook als een zakelijke klant een apart Factuur-e-mailadres (Invoice email) heeft. Typ het juiste adres in Aan voordat je op Versturen drukt.
Waarom staat er geen knop Versturen meer? De factuur is al uitgegeven: zijn status is Send. Om hem opnieuw te mailen, zie Een document terugvinden en opnieuw versturen.
Waarom toont de PDF-knop iets anders dan wat de klant heeft ontvangen? Onofficiële kopie bouwt een nieuwe PDF op uit de klantgegevens van vandaag. Bij een met de hand gemaakte factuur is die nieuwste kopie vanaf dan ook wat PDF opent. De kopie van de klant is degene die bij zijn e-mail zat.
Waarom ging een gecombineerde factuur uit zonder e-mail? Er paste geen sjabloon Aggregated Invoice. De factuur en zijn PDF zijn wel gemaakt. Voeg een sjabloon van dat type toe, zonder taal of in de taal van de klant, onder Beheer, Communicator, Factuur.
Waarom staat er in een e-mail een bedrag als 302.5 in plaats van 302,50? Het sjabloon heeft geen Getalnotatie. Kies er een op het sjabloon en druk op Opslaan.
Ik drukte op Versturen en er leek niets te gebeuren. Is hij verstuurd? Open de factuur opnieuw: staat Factuurstatus (Invoice status) op Send, dan is hij uitgegeven. Heeft de klant nog steeds niets, zie dan als een e-mail niet aankomt.
Gerelateerde pagina's:
- Een factuur met de hand opstellen, om de factuur te maken voordat je hem verstuurt.
- Factuurnummers en vervaldata controleren en instellen, voor waar het nummer en de vervaldatum vandaan komen.
- Een factuur crediteren, wanneer een uitgegeven factuur niet klopt.
- Documenttaal, voor in welke taal de PDF zelf is geschreven.