Beta: shortlease-contracten zijn nieuw in RentVisie en worden als beta uitgebracht.
Inleiding
Shortlease-periodes worden op datum gefactureerd. Als de factuurdatum van een periode aanbreekt, is die Verschuldigd (Due), en de nachtelijke run maakt de factuur en verstuurt hem, via Peppol of per e-mail. Twee schermen laten zien hoe het ervoor staat. Het scherm met de kop Shortlease te factureren (Shortlease to invoice) toont wat nu aan de beurt is en wat eraan komt, met totalen bovenaan. Het scherm met de kop Shortlease-overzicht (Shortlease overview) en een jaar toont één rij per contract en één cel per maand, op twee tabs, Alle contracten (All contracts) en Aandacht vereist (Attention required); onder de tabs staat de lijst Periodes die aandacht nodig hebben (Periods that need attention).
Je bent hier omdat:
- je in één oogopslag wilt zien welke leases deze maand worden gefactureerd en welke niet
- je wilt weten hoeveel leaseomzet er de komende 30 dagen binnenkomt
- het overzicht een rode cel Mislukt (Failed) toont en de klant geen factuur heeft gehad
- een klant vandaag zijn factuur nodig heeft, vóór de nachtelijke run
Elke manier waarop een shortlease-periode wordt gefactureerd
| Route | Wat er gebeurt | Hier behandeld |
|---|---|---|
| De nachtelijke run | Elke verschuldigde periode van elk lopend contract wordt gefactureerd en verstuurd: via Peppol naar Peppol-klanten, per e-mail naar de overige | Ja |
| Wat aan de beurt is factureren (Invoice what is due) op het contract | Hetzelfde, nu, voor één contract; je kiest e-mail, Peppol, beide of geen van beide | Ja |
| Nu opnieuw proberen (Retry now) op het overzicht | Wat aan de beurt is factureren voor het contract van een mislukte of verschuldigde periode | Ja |
| Crediteren en opnieuw uitgeven (Credit and re-issue) op een gefactureerde periode | Crediteert die factuur en factureert de dagen opnieuw | Nee, zie Een shortlease-factuur corrigeren |
Zo werkt het
Configuratie
Een bedrijfsbeheerder vinkt Nachtelijke factureringsrun aan en kiest Factuurgroepering op de Shortlease-instellingen (zie Shortlease-contracten voor je bedrijf inschakelen).
Voordat je begint: de nachtelijke run wordt voor de hele RentVisie-omgeving uitgeschakeld geleverd. Tot RentVisie-support hem inschakelt, wordt er 's nachts niets gefactureerd; gebruik Wat aan de beurt is factureren. Elk personeelsaccount kan beide schermen openen. Alleen een bedrijfsbeheerder kan Wat aan de beurt is factureren en Nu opnieuw proberen gebruiken.
De factureringsschermen gebruiken
Open vanuit het hoofdmenu Boekingen (Bookings), dan Meer tonen (Show more). Klik onder de kop Shortlease op de tegel Shortlease te factureren of de tegel Shortlease-overzicht. De tegels verschijnen zodra je bedrijf shortlease heeft ingeschakeld, of shortlease-contracten heeft.
Zien wat aan de beurt is en wat eraan komt
- Stel op Shortlease te factureren Dagen vooruit (Days ahead) in (begint op 30) en vink Periodes meenemen die nu aan de beurt zijn (Include periods that are due now) aan of uit (begint aangevinkt). Klik op Tonen (Show).
- Lees de totalen bovenaan: Nu verschuldigd (factuurdatum vandaag of eerder) (Due now) en Komt eraan tot (Coming up until) een datum, elk met het aantal periodes en het bedrag inclusief btw (value-added tax).
- Elke rij toont Factuurdatum (Invoice date), Klant (Customer), Contract, Boeking (Booking), Periode (Period), Soort (Kind), Status, Reden (Reason), Excl. btw en Incl. btw. Klik op Factuur bekijken (Preview invoice) om de factuur te zien die die datum gaat maken, of op Contract openen (Open contract).
Het jaar per contract controleren
- Op Shortlease-overzicht toont elke cel de status van de periodes die in die maand beginnen. Zijn het er meer, dan toont hij de slechtste: Mislukt, dan Verschuldigd, Gepland (Planned), Gefactureerd (Invoiced), Gecrediteerd (Credited). Een lege cel betekent dat er die maand niets begint.
- Gebruik Vorig jaar (Previous year) en Volgend jaar (Next year) om tussen jaren te wisselen. De laatste twee kolommen zijn Gefactureerd (incl. btw) en Nog te factureren (incl. btw) voor het jaar.
- Klik op de tab Aandacht vereist om alleen de contracten met een mislukte of verschuldigde periode te zien.
Een contract nu factureren
- Open het contract en klik op Wat aan de beurt is factureren. Is het contract niet actief, of is er nog niets aan de beurt, dan zegt een melding dat.
- Laat in de pop-up met de kop Wat aan de beurt is factureren De factuur per e-mail versturen (Send the invoice by e-mail) (aangevinkt) en Naar Peppol versturen (Send to Peppol) staan of vink ze uit, en klik dan op Factureren (Invoice), of op Annuleren om te stoppen. Naar Peppol versturen is er alleen voor een zakelijke klant van een bedrijf dat Peppol gebruikt, en begint aangevinkt als de Peppol-code van de klant in orde is.
Het resultaat. Met Naar Peppol versturen aangevinkt controleert de app eerst de Peppol-code van de klant; is die niet in orde, dan zegt een melding waarom en wordt er niets gefactureerd. Anders zegt een melding Done. of Not invoiced. met het resultaat, bijvoorbeeld Invoice 1234 for 1 period(s) and 0 extra line(s) – e-mailed – sent to Peppol. Met beide vakjes uitgevinkt wordt de factuur toch gemaakt en definitief, alleen niet verstuurd; verstuur hem zelf (zie Een factuur naar een klant versturen).
Een mislukte of verschuldigde periode afhandelen
- Lees in Periodes die aandacht nodig hebben, onder de tabs, de Reden.
- Klik op Contract openen, los de oorzaak op (zie de veelgestelde vragen hieronder), en klik dan op Wat aan de beurt is factureren op het contract, of op Nu opnieuw proberen op de rij. Beide openen de pop-up Wat aan de beurt is factureren hierboven.
Goed om te weten
Wat de nachtelijke run doet, per contract. Hij past de jaarlijkse prijsverhoging toe wanneer die aan de beurt is, plant en prijst de openstaande periodes opnieuw, factureert elke periode waarvan de factuurdatum is aangebroken, en zet een contract waarvan de einddatum voorbij is en waarvan niets meer te factureren is, op Beëindigd (Ended).
Welke contracten meedoen. Alleen Actieve (Active) contracten en contracten met Opgezegd (Notice given) van bedrijven met Nachtelijke factureringsrun aangevinkt. Concepten en beëindigde contracten worden overgeslagen.
Eén bedrijf tegelijk. De run slaat elk bedrijf op voordat hij aan het volgende begint. Stopt hij halverwege, dan blijven de al gemaakte facturen behouden en volgt de rest de volgende nacht; een mislukking bij één bedrijf maakt de facturen van een ander bedrijf niet ongedaan.
Eén factuur per factuurdatum. Heeft de run een paar nachten gemist, dan krijgt elke achterstallige datum toch zijn eigen factuur, oudste eerst. Twee periodes met dezelfde datum delen één factuur.
Extra's komen op de leasefactuur. Brandstof, extra kilometers, schade, kosten en andere regels op de boeking komen op de volgende leasefactuur. Zijn er geen leaseperiodes meer, dan worden ze apart gefactureerd. Ze staan niet in de lijst Shortlease te factureren. Elke extra wordt één keer gefactureerd: een latere leasefactuur factureert hem niet opnieuw.
Gecombineerde facturen. In de nachtelijke run deelt een contract dat op Gecombineerd staat één factuur met de andere Gecombineerde contracten van de klant die op dezelfde datum aan de beurt zijn. Een contract waarbij een financier een deel betaalt, wordt altijd apart gefactureerd. Wat aan de beurt is factureren en Nu opnieuw proberen maken de eigen factuur van het contract, ook voor een Gecombineerd contract.
Hoe de factuur de klant bereikt. De nachtelijke run verstuurt een factuur via Peppol in plaats van e-mail wanneer de klant een bedrijf is, je bedrijf Peppol gebruikt, en de Peppol-code van de klant in orde en niet uitgesloten is; iedereen anders krijgt de e-mail. Een gecombineerde factuur volgt dezelfde regel. De regel "laatste run" van het contract zegt welke, bijvoorbeeld – sent to Peppol of – e-mailed. Het versturen gebeurt even later, op de achtergrond. Mislukt het versturen via Peppol, dan wordt de factuur in plaats daarvan gemaild, met dezelfde PDF, en de regel noteert Invoice 1234: Peppol failed, e-mailed instead. Hetzelfde geldt voor Crediteren en opnieuw uitgeven (zie Een shortlease-factuur corrigeren) en voor shortlease-creditnota's.
Welke e-mail eruit gaat. De factuur van één contract gaat met het e-mailsjabloon Lease renewal; een gecombineerde factuur met het sjabloon Aggregated Invoice (zie De e-mails instellen die de app zelf verstuurt). Het aandeel van een financier gaat op een eigen factuur, gemaild naar de financier, niet via Peppol verstuurd.
Een uitgewerkt voorbeeld. Een contract van € 1.200 per maand, gefactureerd Vooraf, verschuiving 0, met € 75 schoonmaakkosten op de boeking. Op 1 juni is de juni-periode Verschuldigd. De run maakt één factuur: € 1.200 huur plus € 75 schoonmaak, € 1.275 exclusief btw. Kan de factuur niet worden gemaakt, dan wordt er niets van bewaard: juni toont Mislukt met de reden, en zodra de oorzaak is opgelost maakt Nu opnieuw proberen de hele factuur.
Wie welke contracten ziet. Personeel dat geen beheerder is, ziet op beide schermen alleen contracten waarvan de boeking begint en eindigt op hun eigen locaties; de totalen Nu verschuldigd en Komt eraan tot tellen alleen die. Bedrijfsbeheerders zien elk contract van het bedrijf.
Wat je hierna doet
Werk eerst de lijst Periodes die aandacht nodig hebben af: die klanten zijn niet gefactureerd. Controleer Shortlease te factureren aan het begin van elke maand voor wat eraan komt.
Veelgestelde vragen
Waarom is er 's nachts niets gefactureerd, terwijl periodes Verschuldigd zijn? De run staat uit: voor je omgeving (vraag het RentVisie-support), of voor je bedrijf (een bedrijfsbeheerder vinkt Nachtelijke factureringsrun aan op de Shortlease-instellingen). Klik tot die tijd op Wat aan de beurt is factureren op elk contract.
Waarom kreeg een klant gisteravond geen factuur-e-mail? De klant ontvangt facturen via Peppol: de nachtelijke run heeft hem daarheen gestuurd. De regel "laatste run" van het contract eindigt op – sent to Peppol. Wil de klant de e-mail ook, verstuur hem dan vanaf de factuur (zie Een factuur naar een klant versturen).
Wat gebeurt er als het versturen via Peppol mislukt? Bij de nachtelijke run, Crediteren en opnieuw uitgeven en een shortlease-creditnota wordt de factuur in plaats daarvan naar de klant gemaild, en de regel "laatste run" van het contract zegt Peppol failed, e-mailed instead. Heb je alleen in de pop-up Wat aan de beurt is factureren voor Naar Peppol versturen gekozen, dan wordt hij niet gemaild, want je koos Peppol; de regel zegt Invoice 1234: Peppol failed, not e-mailed. See the Peppol log. Verstuur hem zelf (zie Een factuur naar een klant versturen). Met beide vakjes aangevinkt heeft de klant de e-mail al; de regel noteert Peppol failed (it was e-mailed). Mislukt ook de e-mail, dan zegt de regel Peppol failed, and the e-mail instead failed.: er is niets bij de klant aangekomen, verstuur de factuur dus zelf (zie Een factuur naar een klant versturen). Vraag in alle gevallen RentVisie-support naar het Peppol-log te kijken als het blijft gebeuren. Een afwijzing die Peppol later meldt, nadat de factuur was overgedragen, wordt zo niet opgevangen: controleer de Peppol-status van de factuur.
Kan een klant de factuur tweemaal krijgen na een mislukte Peppol-verzending? Ja, wanneer de geplande Peppol-run van de app voor je omgeving is ingeschakeld: die verstuurt facturen van Peppol-klanten die nog geen Peppol-document hebben, en een verzending die vroeg mislukte (bijvoorbeeld omdat de Peppol-verbinding uit was) laat er geen achter. De klant krijgt dan de e-mail en later de Peppol-factuur.
Waarom ontbreekt Naar Peppol versturen in de pop-up Wat aan de beurt is factureren? De klant is een particulier, of je bedrijf gebruikt geen Peppol. Alleen zakelijke klanten van bedrijven met Peppol ingeschakeld krijgen de optie.
Waarom is Naar Peppol versturen niet aangevinkt? De Peppol-code van de klant ontbreekt, is niet geldig of is uitgesloten. Vink hem toch aan en klik op Factureren om de melding te zien die zegt wat je moet herstellen, of laat hem uitgevinkt om de factuur te mailen.
Waarom zegt een periode Mislukt? De factuur kon niet worden gemaakt; de kolom Reden geeft de eigen melding van de app. Herstel wat daarin genoemd wordt op de boeking of het contract en klik op Nu opnieuw proberen. De volgende nachtelijke run probeert het ook opnieuw, en er wordt niets dubbel gefactureerd.
Waarom is een periode Gefactureerd terwijl er geen factuur is gemaakt? De regels tellen op tot 0, bijvoorbeeld een eerste maand die de omzettingscredit precies opheft. De laatste runmelding zegt Nothing to bill for 2 period(s): the lines add up to 0, so no invoice was made. Zulke periodes worden niet elke nacht opnieuw geprobeerd. Maken extra's (brandstof, schade, kosten) deel uit van de 0, dan wordt de periode niet als gefactureerd gemarkeerd, zodat de extra's niet verloren gaan. Hij mislukt dan met No invoice was made: the lines add up to 0, extras included, so the extras could not be recorded as invoiced. Controleer het contract en de extra's van de boeking, en klik op Nu opnieuw proberen.
Betaalt geld dat de klant vooraf heeft betaald de eerste leasefactuur? Ja. Van een onlinebetaling op een shortlease-boeking wordt het deel dat de borg aanvult als borg opgeslagen en de rest als huur, die de openstaande leasefacturen betaalt en de volgende zodra die is gemaakt. Vraag het aan met een verzoek Deposit + next lease invoice (zie Stuur een klant een betaalverzoek).
Waarom heeft een leasefactuur een negatieve regel voor brandstof, schade of kosten? Vóór de oplossing van 2026-11-05 factureerde elke leasefactuur de extra's van de boeking opnieuw. De eerste start van de app na de update koppelde de extra's op die oudere leasefacturen eenmalig aan hun boeking, zodat ze niet opnieuw worden gefactureerd. Een extra die een oudere factuur dubbel factureerde, wordt op de volgende leasefactuur gecrediteerd: dat is de negatieve regel. Klik op Regels (Lines) bij de periode om hem te zien.
Waarom zegt Wat aan de beurt is factureren "Nothing is due today."? Van geen enkele periode is de factuurdatum al aangebroken. De volgende staat onder Volgende factuur (Next invoice) op het contract.
Waarom zegt Wat aan de beurt is factureren "Only an active contract can be invoiced."? Het contract is een Concept (Draft) of is Beëindigd. Activeer eerst een concept (zie Een boeking omzetten in een shortlease-contract).
Waarom ziet een collega meer periodes, of hogere totalen, op Shortlease te factureren dan ik? Personeel dat geen beheerder is, ziet alleen contracten waarvan de boeking begint en eindigt op hun eigen locaties, en de totalen tellen alleen die. Een bedrijfsbeheerder ziet het hele bedrijf. Ontbreekt er een locatie voor jou, vraag het dan je beheerder (zie Voeg een medewerker toe en stel diens rechten in).
Waarom staat een conceptcontract in geen van beide lijsten? Concepten worden met opzet weggelaten: ze factureren niets tot ze zijn geactiveerd.
Waarom wijkt het factuurtotaal van de klant af van Shortlease te factureren? Extra's op de boeking worden toegevoegd wanneer de factuur wordt gemaakt, en het aandeel van een financier gaat eraf. Klik op Factuur bekijken om beide te zien.
Gerelateerde pagina's: Een shortlease-contract en het factuurschema lezen, Een shortlease-factuur corrigeren, en Een factuur naar een klant versturen voor de e-mailsjablonen.