Beta: shortlease-contracten zijn nieuw in RentVisie en worden als beta uitgebracht.
Inleiding
Klopt een shortlease-factuur niet, dan crediteer je hem vanuit het Factuurschema (Billing schedule) van het contract. Elke rij met status Gefactureerd (Invoiced) heeft rechts twee links: Crediteren en opnieuw uitgeven (Credit and re-issue) en Crediteren en aanpassen (Credit and adjust). Beide maken een volledige creditnota. De eerste factureert dezelfde dagen meteen opnieuw; de tweede laat de periode open, zodat je eerst iets kunt wijzigen.
Je bent hier omdat:
- een factuur met een oud adres naar de klant is gegaan en opnieuw verstuurd moet worden
- de maandprijs op een factuur niet klopte en de klant erover belde
- er een extra is gefactureerd die de klant nooit had
- de startdatum of factuurdag van het contract verkeerd was ingesteld en moet veranderen
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Creditnota (Credit note) | Het document dat een factuur volledig terugneemt |
| Gecrediteerd (Credited) | De factuur van de periode is teruggenomen |
| Verschuldigd (Due) | De periode is weer open en wacht om gefactureerd te worden |
| Opnieuw uitgeven (Re-issue) | Dezelfde dagen opnieuw factureren |
Elke manier om een shortlease-factuur te crediteren
| Route | Wat je krijgt | Hier behandeld |
|---|---|---|
| Crediteren en opnieuw uitgeven bij de periode | Creditnota, en meteen een nieuwe factuur voor dezelfde dagen | Ja |
| Crediteren en aanpassen bij de periode | Creditnota; de periode wacht op jouw wijzigingen | Ja |
| Het creditpictogram op het tabblad Facturen (Invoices) van de boeking | Creditnota; het contract merkt het op en plant de dagen opnieuw | Onder Goed om te weten |
Zo werkt het
Configuratie
Er is niets in te stellen.
Voordat je begint: alleen een bedrijfsbeheerder ziet Crediteren en opnieuw uitgeven en Crediteren en aanpassen. Geen van beide links vraagt om bevestiging: de creditnota wordt meteen gemaakt.
De creditlinks gebruiken
Open het contract: klik op de boeking op Shortlease contract, of open het via het Shortlease-overzicht (Shortlease overview) (zie Een shortlease-contract en zijn factuurschema lezen).
De factuur klopte inhoudelijk maar moet opnieuw weg
- Zoek in het Factuurschema de rij van de periode, met status Gefactureerd.
- Klik op Crediteren en opnieuw uitgeven. Een melding zegt De factuur is gecrediteerd en opnieuw gefactureerd. (The invoice was credited and invoiced again.) en wat er is gefactureerd.
Er moet iets veranderen voordat je opnieuw factureert
- Klik op de rij van de periode op Crediteren en aanpassen. Een melding zegt De factuur is gecrediteerd en de periode is weer open. (The invoice was credited and its period is open again.)
- Wijzig wat nodig is: een prijs met Prijs (Price), een extra op de boeking, de einddatum met Einddatum wijzigen (Change end date), of, als er geen factuur meer overeind staat, de voorwaarden met Voorwaarden bewerken (Edit terms).
- Klik op Factuur bekijken (Preview invoice) om te controleren, en dan op Wat aan de beurt is factureren (Invoice what is due). Doe je niets, dan factureert de nachtelijke run het.
Wat je daarna ziet: de oude rij toont Gecrediteerd, met het nummer van de creditnota onder Creditnota, en een nieuwe rij voor dezelfde dagen is Verschuldigd, of Gefactureerd na een opnieuw uitgeven.
Goed om te weten
Welke dagen opnieuw worden gefactureerd. Precies de dagen van de gecrediteerde periode, tegen de prijzen die het contract nu heeft. Een prijs die je na het crediteren wijzigde, telt dus mee op de nieuwe factuur. De regels van de creditnota behouden de perioddata van het origineel, zodat de klant de twee kan vergelijken.
Alleen gefactureerde rijen hebben de links. Een rij met Gepland, Verschuldigd of Mislukt (Failed) heeft in plaats daarvan Factuur bekijken, en een rij met Gecrediteerd heeft er geen. De creditnota zelf staat op het tabblad Facturen van de boeking, zoals elke andere creditnota.
Bijzondere regels komen ook terug. Een gecrediteerde Afrekening (Settlement) of Conversiecredit (Conversion credit) wordt opnieuw gepland, en een regel Kilometers (Kilometres) ook, uitgerekend uit de standen zoals ze nu zijn.
Een gecombineerde factuur wordt als geheel gecrediteerd. Dekte de factuur meerdere contracten van de klant, dan wordt elke periode erop weer open. Die andere contracten worden bij hun volgende run opnieuw gefactureerd, of met Wat aan de beurt is factureren op elk ervan.
De factuur van een financier wordt meegecrediteerd. Waar een financier meebetaalde, wordt zijn factuur voor die periodes ook gecrediteerd, en de nieuwe factuur verdeelt het bedrag opnieuw. De financier wordt niet dubbel gefactureerd. De creditnota van de financier wordt meteen gemaakt; het document ervan wordt even later op de achtergrond gemaakt en naar de financier gemaild, net als de creditnota van de klant. Kan dat document niet worden gemaakt, dan blijft de creditnota staan; alleen het document ontbreekt.
Een periode die de financier volledig betaalde, heeft geen klantfactuur; die crediteren crediteert de factuur van de financier, en een contract dat Beëindigd (Ended) was, wordt hier ook weer Actief (Active), zodat de periode opnieuw wordt gefactureerd.
Hoe de creditnota en de nieuwe factuur de klant bereiken. Een creditnota voor de factuur van één boeking volgt dezelfde regel als de nachtelijke run. Hij gaat via Peppol naar een klant die facturen zo ontvangt: een bedrijf, je bedrijf gebruikt Peppol, en de Peppol-code van de klant is in orde en niet uitgesloten. Alle anderen krijgen hem per e-mail met het creditsjabloon. Mislukt het Peppol-versturen, dan wordt de creditnota in plaats daarvan gemaild. De opnieuw uitgegeven factuur gaat op dezelfde manier als de andere facturen van het contract (zie Shortlease-contracten factureren en mislukkingen opvolgen). De creditnota van een gecombineerde factuur wordt niet verstuurd, zoals voorheen.
Crediteren vanuit de factuurschermen. Een shortlease-factuur crediteren met het creditpictogram op het tabblad Facturen van de boeking (zie Een factuur terugnemen met een creditfactuur) doet hetzelfde als Crediteren en aanpassen: het contract markeert de periode als Gecrediteerd en plant de dagen opnieuw.
Wat opengaat als elke factuur is gecrediteerd. Zodra er geen factuur meer overeind staat, kun je met Voorwaarden bewerken de startdatum, factuurperiode en timing weer wijzigen (de einddatum nog steeds met Einddatum wijzigen, tenzij het contract een concept is), en komt Prijzen ophalen van boeking (Fetch prices from booking) terug. Een contract dat Beëindigd was, wordt weer Actief.
Uitgewerkte voorbeelden. Een factuur van € 1.452 inclusief btw ging naar het oude adres van de klant. Corrigeer het adres bij de klant en klik dan op Crediteren en opnieuw uitgeven: een creditnota van −€ 1.452 en een nieuwe factuur van € 1.452 met het nieuwe adres worden meteen gemaakt.
Een contract vanaf 1 mei werd voor mei € 1.200 gefactureerd, maar € 1.150 was afgesproken. Klik op Crediteren en aanpassen bij mei: een creditnota van −€ 1.200 (plus btw) wordt gemaakt en mei is weer open. Klik op Prijs bij het basistarief, typ 1150, laat de datum leeg en klik op Prijs opslaan (Save price). Klik op Wat aan de beurt is factureren: een nieuwe meifactuur van € 1.150 wordt gemaakt.
Wat je hierna doet
Controleer de nieuwe factuur onder Factuur op de rij, en verstuur hem opnieuw als de klant hem nodig heeft (zie Een document terugvinden en opnieuw versturen).
Veelgestelde vragen
Ik klikte per ongeluk op Crediteren en aanpassen. Hoe maak ik dat ongedaan? Een creditnota kan niet worden ingetrokken. Klik op het contract op Wat aan de beurt is factureren: dezelfde dagen worden opnieuw gefactureerd, tegen dezelfde prijzen als er niets is veranderd.
Waarom opende het crediteren van de factuur van het ene contract periodes op een ander contract? De factuur was een Gecombineerde (Combined) factuur voor meerdere contracten. Hij wordt altijd als geheel gecrediteerd. Klik op Wat aan de beurt is factureren bij elk van die contracten, of laat de nachtelijke run ze factureren.
Waarom zegt Contract verwijderen dat het contract al gefactureerde periodes heeft, terwijl elke factuur is gecrediteerd? Een contract met gecrediteerde facturen behoudt zijn geschiedenis en kan niet worden verwijderd. Beëindig het in plaats daarvan met Einddatum wijzigen (zie Een shortlease-contract opzeggen of beëindigen).
Waarom zie ik Crediteren en opnieuw uitgeven niet bij een rij? De rij is niet Gefactureerd, of je account is geen bedrijfsbeheerder.
Waarom krijgt de klant op dezelfde dag een creditnota en een nieuwe factuur? Dat is wat Crediteren en opnieuw uitgeven doet. Gebruik Crediteren en aanpassen als de nieuwe factuur moet wachten.
Gerelateerde pagina's: Shortlease-contracten factureren en mislukkingen opvolgen, en Een factuur terugnemen met een creditfactuur voor andere facturen.