Inleiding
Elke euro die je aan een voertuig uitgeeft — een reparatie, een set banden, een voorruit, een wegenbelastingaanslag — kan tegen dat voertuig worden weggeschreven, zodat je later kunt zien wat elk voertuig echt kost om op de weg te houden. Dit doe je op het scherm Kostenoverzicht (Cost overview): één tabel met kostenregels, met een knop Nieuw (New) en een knop Kosten in bulk toevoegen (Bulk add costs) erboven, een filter onder elke kolom, en een potlood- en prullenbakicoon aan het einde van elke rij.
Drie kleinere schermen staan ernaast en bevatten de lijsten waar de kostenregels uit kiezen: je Kostencategorieën (Cost categories), hun subcategorieën, en je Leveranciers (Suppliers).
Je komt hier wanneer:
- de factuur van de garage voor de reparatie van vorige week is binnengekomen en moet worden vastgelegd tegen de bestelwagen waarvoor hij was;
- één leveranciersfactuur meerdere voertuigen dekt — vier sets winterbanden op één rekening — en elk voertuig zijn eigen deel moet dragen;
- je controleert wat dit jaar tegen een voertuig is geboekt, inclusief de maandelijkse afschrijvingen die de app zelf toevoegt;
- een nieuwe garage of bandendealer voor je gaat werken en als leverancier moet worden toegevoegd.
Begrippen op deze schermen
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Object | Het voertuig, getoond met zijn kenteken (kolom op Kostenoverzicht) |
| Asset | Het voertuig, in de vakken waar je er een kiest |
| Kostentype (Cost type) | De kostencategorie — dezelfde lijst als Kostencategorieën |
| Kostensubcategorie (Cost sub category) | Een fijnere onderverdeling onder een categorie, zoals Banden onder Onderhoud |
| Kostenherkomst (Cost Origin) | Waar een kostenregel vandaan kwam — zie Goed om te weten |
| Kosten in bulk toevoegen (Bulk add costs) | Eén leveranciersfactuur invoeren en opsplitsen over voertuigen |
Elke manier om een kostenregel toe te voegen
| Route | Wat je krijgt | Waar het wordt uitgelegd |
|---|---|---|
| Kostenoverzicht → Nieuw | Eén kostenregel, met de hand ingetypt | Hier |
| Kostenoverzicht → Kosten in bulk toevoegen | Eén leveranciersfactuur opgesplitst in meerdere kostenregels | Hier |
| Tegel Kostenplanner (Cost planner) | Een terugkerende kost die de app zelf toevoegt | Stel kosten in die zichzelf herhalen |
| Tegel Financieel overzicht asset (Asset financial overview) | Maandelijkse afschrijvingen, toegevoegd door de app | Leg de aanschafprijs en afschrijving van een voertuig vast |
De kosten die je invoert op een service-afspraak blijven bij die afspraak, niet op dit scherm — zie Boek een voertuig in voor onderhoud.
Gebruik deze pagina voor kosten die je zelf intypt, één regel of één factuur tegelijk.
Zo werkt het
Configuratie
Stel eerst je categorieën en leveranciers in, zodat de keuzelijsten iets bevatten. Beide bereik je via het menu-item Financieel (Financials), onder de kop Kosten (Costs) onderaan dat scherm.
Kostencategorieën en subcategorieën
- Klik op de tegel Kostencategorieën (Cost categories). Het scherm Kostencategorie (Cost category) opent, met een kleine lijst Navigatie (Navigation) links: Kostencategorie (Cost Category) en Kostensubcategorie (Cost Subcategory).
- Klik op Nieuw. Een klein venster opent met één vak, Naam (Name) — bijvoorbeeld Onderhoud, Schadeherstel, Verzekering of Wegenbelasting. Klik op Opslaan (Save).
- Klik op Kostensubcategorie in de lijst Navigatie, dan op Nieuw. Kies de bovenliggende categorie in Kostentype, typ een Naam zoals Banden, en klik op Opslaan.
- Om een van beide te hernoemen, klik je op het potloodicoon aan het einde van haar rij. Om haar te verwijderen, klik je op het prullenbakicoon — ze wordt meteen verwijderd, zonder vraag.
Vul altijd Kostentype in op een subcategorie. Een subcategorie die zonder categorie is opgeslagen, verschijnt daarna in geen enkele lijst meer, zelfs niet op het scherm Kostensubcategorie zelf.
Het verwijderen van een categorie verwijdert geen kostenregels. De regels blijven staan, met een lege kolom Category (categorie), en de subcategorieën eronder verdwijnen uit je lijsten.
Leveranciers
-
Klik op de tegel Leveranciers (Suppliers). Het scherm Leveranciersoverzicht (Supplier overview) toont elke leverancier met hun contactgegevens.
-
Klik op Nieuwe leverancier (New Supplier). Vul in:
Veld Wat erin gaat Naam (Name) De naam van de leverancier zoals ze in de keuzelijsten verschijnt — het enige veld dat je echt nodig hebt Kamer van Koophandel (Chamber of commerce) Hun KvK-registratienummer Btw-nummer (VAT number) Hun btw-nummer Contactnaam, Contact-e-mail, Contacttelefoon (Contact name, Contact email, Contact phone) Met wie je daar te maken hebt Niets hiervan wordt gecontroleerd of is verplicht. Een alleen-lezen Financiële boekhoud-ID (Financial accounting id) verschijnt bovenaan alleen wanneer die al een waarde heeft; je kunt er zelf niets in typen.
-
Klik op Opslaan. Het potloodicoon op de rij heropent een leverancier; het prullenbakicoon verwijdert haar meteen. Kostenregels die een verwijderde leverancier noemden, houden hun bedrag maar verliezen de leverancier.
De adresvakken rechts op het leveranciersscherm (Postcode, Straat, Plaats enzovoort) worden niet bij de leverancier bewaard — heropen haar en ze zijn leeg. Bewaar het adres van de leverancier in plaats daarvan in je boekhouding.
Voordat je begint: elk scherm op deze pagina vereist een bedrijfsbeheerdersaccount. De tegels zijn zichtbaar voor iedereen, maar een gewoon medewerkersaccount kan ze niet openen. Je ziet alleen de kosten, categorieën en leveranciers van je eigen bedrijf.
Kostenoverzicht gebruiken
Klik vanuit het hoofdmenu op Financieel, ga naar beneden naar de kop Kosten, en klik op de tegel Kostenoverzicht.
1. Zoek een kost. De tabel heeft vijf kolommen: Object, Bedrag (Amount), Datum (Date), Kostenherkomst (Cost Origin) en Categorie (Category). Typ een kenteken in het vak onder Object om de kosten van één voertuig te zien; het vak onder Kostenherkomst is een keuzelijst. Klik op een kolomkop om erop te sorteren.
2. Leg één kost vast. Klik op Nieuw. Een scherm opent met een link Terug (Back) bovenaan en deze vakken:
| Veld | Begint als | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| Kostentype (Cost type) | Leeg | De categorie | Een van je kostencategorieën |
| Kostensubcategorie (Cost sub category) | Leeg | De fijnere onderverdeling | Alleen de subcategorieën van de gekozen Kostentype — leeg tot je er een kiest |
| Datum | Vandaag | De datum waarop de kost telt | Elke datum |
| Bedrag | 0 | Wat het kostte, in euro's | Bedragen met decimalen |
| Omschrijving (Description) | Leeg | Waarvoor het was | Tot 200 tekens |
| Asset | Leeg | Het voertuig, op kenteken | Elk voertuig in je wagenpark |
| Leverancier (Supplier) | Leeg | Aan wie je hebt betaald | Een van je leveranciers |
Klik op Opslaan. Niets is verplicht, dus controleer of je het voertuig hebt gekozen — een kost zonder voertuig opgeslagen toont een lege kolom Object en telt tegen geen enkel voertuig.
3. Voer een leveranciersfactuur in en splits haar. Klik op Kosten in bulk toevoegen. Een scherm met als titel Bulk kosteninvoer (Bulk cost import) opent.
- Typ bij Bedrag het factuurtotaal. Kies de Leverancier. Er is hier ook een vak Datum, maar de datum die telt is die op elke regel hieronder.
- Klik op Nieuw boven de lege tabel. Een klein venster opent voor één deel van de factuur: Bedrag, Omschrijving, Datum (vandaag), Kostencategorie, Kostensubcategorie en Asset. Klik op Opslaan in dat venster.
- Herhaal voor elk voertuig of elk deel van de factuur. Het potloodicoon wijzigt een regel, het prullenbakicoon verwijdert haar.
- Klik onderaan het scherm op Opslaan.
Er wordt niets opgeslagen tot die laatste Opslaan. De Opslaan in het kleine venster voegt de regel alleen aan dit scherm toe. Annuleren (Cancel) of Terug (Back) gooit de hele factuur weg, regels en al.
De controlesom-controle. Bij Opslaan telt de app de regels op. Komen ze precies overeen met het Bedrag bovenaan, dan wordt elke regel een kost op Kostenoverzicht, elk met de leverancier van bovenaan, en sluit het scherm. Zo niet — al is het maar één cent — dan zie je "De controlesom komt niet overeen." ("Control sum doesnt match"), wordt er niets opgeslagen, en blijven je regels staan om te corrigeren.
4. Corrigeer of verwijder een kost. Gebruik het potloodicoon aan het einde van de rij om haar te heropenen, wijzig haar en klik op Opslaan. Het prullenbakicoon verwijdert de regel meteen — er is geen bevestiging en geen ongedaan maken.
Goed om te weten
Een uitgewerkt voorbeeld
Garage Van den Berg stuurt één factuur van € 1.250,00: een nieuwe koppeling op bestelwagen 12-ABC-3 voor € 820,00 en vier banden op auto 45-XY-67 voor € 430,00.
Vul op Bulk kosteninvoer Bedrag 1250.00 in en kies Garage Van den Berg. Voeg twee regels toe: € 820,00, Koppeling vervangen, categorie Onderhoud, Asset de bestelwagen; en € 430,00, Vier banden, categorie Onderhoud, subcategorie Banden, Asset de auto. De regels tellen op tot € 1.250,00, dus Opslaan maakt twee kostenregels aan. Had je de banden als € 43,00 ingetypt, dan zouden de regels op € 863,00 uitkomen en zou de app weigeren met "De controlesom komt niet overeen." tot je het had hersteld.
Waar een kostenregel vandaan komt
De kolom Kostenherkomst vertelt je hoe elke regel is ontstaan:
| Kostenherkomst | Toegevoegd door |
|---|---|
| Handmatig (Manual) | Jij — via Nieuw of Kosten in bulk toevoegen |
| Gepland (Planned) | De app, vanuit een terugkerende kost op de Kostenplanner |
| Afschrijving (Depreciation) | De app, vanuit de maandelijkse afschrijving van het voertuig |
| Integratie (Integration) | Een gekoppeld extern systeem |
Regels die de app heeft toegevoegd, kunnen hier net zo worden bewerkt en verwijderd als je eigen regels.
Twee verschillen tussen de twee manieren om kosten in te voeren
- In het venster Kosten in bulk toevoegen toont Asset voertuigen op hun interne wagenparknummer, niet hun kenteken. Nieuw toont ze op kenteken.
- In het venster Kosten in bulk toevoegen toont Kostensubcategorie elke subcategorie, ongeacht welke categorie je hebt gekozen. Controleer of de twee bij elkaar horen.
Wat je hierna doet: komt een kost elke maand of elk jaar terug, stel haar dan eenmaal in op de Kostenplanner in plaats van haar opnieuw in te typen — zie Stel kosten in die zichzelf herhalen.
Veelgestelde vragen
Ik heb per ongeluk op het prullenbakicoon van een kost geklikt. Kan ik haar terugkrijgen? Nee. De regel wordt meteen verwijderd en er is geen ongedaan maken. Voer haar opnieuw in met Nieuw.
Waarom blijft "De controlesom komt niet overeen." (Control sum doesnt match) verschijnen terwijl mijn regels er goed uitzien? Het totaal bovenaan moet tot op de cent overeenkomen met de regels. Controleer het bedrag van elke regel met het potloodicoon, en controleer of het factuurtotaal btw bevat terwijl je regels dat niet doen (of andersom). Voer elk bedrag in op dezelfde basis die je boekhouding gebruikt.
Waarom is het vak Kostensubcategorie leeg wanneer ik op Nieuw klik? Het toont alleen de subcategorieën van de categorie in Kostentype. Kies eerst de categorie. Is het nog steeds leeg, dan heeft die categorie nog geen subcategorieën — voeg ze toe onder Kostencategorieën → Kostensubcategorie.
Waarom staat de € 385 van een service-afspraak niet op Kostenoverzicht? Een kost die op een service-afspraak is ingetypt, blijft bij die afspraak en wordt hier niet gekopieerd. Wil je haar ook op dit scherm, voeg haar dan toe met Nieuw.
Waar zie ik van welke leverancier een kost afkomstig was? Kostenoverzicht heeft geen leverancierskolom. Open de regel met het potloodicoon — de leverancier staat in het vak Leverancier rechts.
Gaan deze kosten naar onze boekhouding? Nee. Kostenregels blijven in de app; voer leveranciersfacturen zoals gewoonlijk in je boekhoudpakket in.
Waarom kan ik de tegel Kostenoverzicht, Leveranciers of Kostencategorieën niet openen? Ze vereisen een bedrijfsbeheerdersaccount. Vraag je beheerder.
Gerelateerde pagina's
- Stel kosten in die zichzelf herhalen — voor terugkerende kosten, en het kostenfoutenlogboek.
- Leg de aanschafprijs en afschrijving van een voertuig vast — waar de Afschrijving-regels (Depreciation) vandaan komen.
- Boek een voertuig in voor onderhoud — de kosten op een service-afspraak.