Inleiding
Vroeg of laat wil je gegevens kwijt: proefboekingen uit de tijd dat je de app aan het leren was, klanten die nooit iets hebben gehuurd, of je hele account wanneer je RentVisie verlaat. De grote schoonmaakacties zijn knoppen op het scherm Bedrijf (Company), geopend vanuit Beheer → Bedrijfsgegevens (Admin → Company details), maar alleen RentVisie-support ziet ze. Jij ziet dat scherm zonder die knoppen. Wat je zelf kunt doen is kleiner: één klant verbergen, of één foto, conceptfactuur, voertuig of vestiging verwijderen.
Bijna alles hier verwijdert definitief. Er is geen prullenbak en nergens een ongedaan-maken in de app.
Je komt hier wanneer:
- je de app hebt uitgeprobeerd met verzonnen boekingen en een schone start wilt voordat je live gaat
- je voertuigen en klassen verkeerd hebt ingesteld en het wagenpark opnieuw wilt opbouwen
- je klantenlijst vol staat met mensen die online een account hebben gemaakt maar nooit hebben geboekt
- een klant je vraagt zijn gegevens te verwijderen
- jouw bedrijf RentVisie verlaat
Begrippen op deze pagina:
| Woord | Betekenis |
|---|---|
| Account opschonen (zacht) (Clean account (soft)) | Verwijdert boekingen, klanten, facturen en betalingen. "Soft" betekent niet dat het omkeerbaar is. |
| Account opschonen (hard) (Clean account (hard)) | Hetzelfde, plus voertuigen, voertuigklassen en extra's |
| Klanten zonder boeking opschonen (Clean customers without booking) | Verwijdert elke klant die geen klant is op enige boeking |
| Gearchiveerd (Archived) | Een schakelaar op een klant: verborgen uit lijsten en keuzelijsten, niet verwijderd |
Elke manier om gegevens te verwijderen, en waar dat wordt uitgelegd:
| Wat je weg wilt hebben | Wie | Waar |
|---|---|---|
| Alle boekingen, klanten, facturen, betalingen — optioneel ook de catalogus | RentVisie-support | Deze pagina |
| Klanten die nooit hebben geboekt | RentVisie-support | Deze pagina |
| Eén klant, uit het zicht | Elk personeelsaccount | Deze pagina |
| Jouw hele bedrijf | RentVisie-support | Deze pagina |
| Een dubbele klant | Bedrijfsbeheerder | Voeg dubbele klantrecords samen |
| Een conceptfactuur | Bedrijfsbeheerder | Verwijder een conceptfactuur of exporteer facturen naar een spreadsheet |
| Een boeking (geannuleerd, nooit verwijderd) | Personeel | Annuleer een boeking |
| Een voertuig | Bedrijfsbeheerder | Voeg een voertuig toe aan je wagenpark |
| Een vestiging — dit verwijdert ook de voertuigklassen ervan | Bedrijfsbeheerder | Stel je vestigingen in |
Gebruik deze pagina om te bepalen wat je RentVisie-support vraagt, en om zelf losse klanten te verbergen.
Zo werkt het
Configuratie
Er hoeft niets te worden ingesteld. Elke schoonmaakactie verwijdert steeds dezelfde soorten records voor je hele bedrijf — elke vestiging, elke locatie, elke datum. Hij kan niet worden beperkt.
Voordat je begint: Account opschonen (zacht), Account opschonen (hard) en Klanten zonder boeking opschonen worden alleen aan RentVisie-support getoond. Voordat je om een van deze vraagt, exporteer je alles wat je later nog nodig kunt hebben — je boekhouder of de belastingdienst kan er jaren later nog naar vragen. Gebruik CSV-export op de factuurlijst (zie Verwijder een conceptfactuur of exporteer facturen naar een spreadsheet) en Exporteer een lijst of rapport naar Excel of CSV.
De schoonmaakacties gebruiken
Om een schoonmaakactie aan te vragen:
- Open vanuit het hoofdmenu Beheer, en klik dan op Bedrijfsgegevens. Noteer het nummer tussen haakjes achter je bedrijfsnaam, bijvoorbeeld Company Jansen Verhuur (412).
- Kies de schoonmaakactie uit de tabel onder Goed om te weten, en exporteer wat je wilt bewaren.
- Neem contact op met RentVisie-support met dat nummer, de exacte naam van de schoonmaakactie, en een regel waarin je aangeeft te begrijpen dat het niet ongedaan kan worden gemaakt.
- Open daarna Boekingen (Bookings), Klanten (Customers) en Financieel (Financials) en controleer de lijsten.
RentVisie-support klikt op de knop en beantwoordt Weet je het zeker? (Are you sure?) met Doorgaan (Proceed). De verwijdering gebeurt op dat moment.
Om één klant te verbergen (archiveren):
- Open vanuit het hoofdmenu Klanten, klik op de tegel Klanten, en klik op de rij van de klant.
- Klik op de tab Overig (Other) en zet Gearchiveerd aan.
- Druk op Opslaan (Save), rechtsboven. Er verandert niets tot je dat doet.
De klant verdwijnt uit de klantenlijst en elke klant-keuzelijst. Diens boekingen, facturen en betalingen blijven zoals ze waren. Om het ongedaan te maken, zet je Gearchiveerd weer uit op dezelfde tab en druk je op Opslaan — je moet de klant dan openen vanuit één van zijn boekingen, omdat de lijst hem niet meer toont.
Goed om te weten
Wat elke schoonmaakactie verwijdert:
| Verwijderd | Zacht (Soft) | Hard (Hard) | Zonder boeking (Without booking) |
|---|---|---|---|
| Boekingen, offertes en huurovereenkomsten | Ja | Ja | Nee |
| Betalingen, en terugbetalingsbankbestanden | Ja | Ja | Nee |
| Facturen en creditfacturen, inclusief verzonden exemplaren | Ja | Ja | Nee |
| Opgeslagen PDF-documenten | Ja | Ja | Nee |
| Klanten | Alle | Alle | Alleen die zonder boeking |
| Voertuigen, voertuigklassen, klassecategorieën, extra's | Nee | Ja | Nee |
Vestigingen, locaties, prijslijsten, medewerkers, e-mailsjablonen, checklists en instellingen blijven staan. Behandel alles wat bij een verwijderd record hoort als verdwenen samen met dat record — de schadegeschiedenis van een verwijderd voertuig, de prijzen van een verwijderde klasse. Facturen die al naar klanten, naar je boekhoudsoftware of via Peppol (het elektronische factuurnetwerk) zijn verstuurd, blijven waar ze zijn gebleven.
"Without booking" treft meer mensen dan je verwacht. Een klant blijft alleen bewaard als hij de klant is op minstens één boeking, zelfs een geannuleerde. Dus deze worden ook verwijderd: mensen die alleen ooit extra bestuurder of contactpersoon bij een bedrijfsklant waren, klanten die je hebt samengevoegd (hun boekingen zijn verhuisd), en klanten die alleen een handmatig gemaakte factuur hebben — die factuur blijft dan zonder klant over. Het afsluitende bericht, Verwerkt: (Processed:) met een getal, telt gecontroleerde klanten, niet verwijderde; bij een lange lijst kan één run er een paar missen, zodat RentVisie-support hem soms twee keer moet draaien.
Een uitgewerkt voorbeeld. Jansen Verhuur heeft de app een maand uitgeprobeerd: 40 proefboekingen, 25 verzonnen klanten, 18 facturen ter waarde van € 3.120,00, en 12 voertuigen in 5 klassen met 8 extra's. Ze vragen om Account opschonen (zacht). Daarna zijn boekingen, klanten en facturen leeg en staan de 12 voertuigen, 5 klassen en 8 extra's klaar voor echte boekingen. Met Account opschonen (hard) hadden ze dat allemaal opnieuw moeten invoeren.
De gegevens van één klant verwijderen. De app heeft geen knop die één klant verwijdert of anonimiseert. Zelf kun je de klant archiveren, de rijbewijsfoto's verwijderen (zie Leg het rijbewijs en paspoort van een klant vast), gegevens op het formulier overschrijven, en e-mails naar die klant stoppen. Om het record te laten verwijderen, vraag je RentVisie-support. Diens boekingen en facturen horen bij je boekhouding en blijven staan. Het rijbewijs, paspoort en de bankgegevens van een verwijderde klant kunnen apart bewaard blijven; vraag RentVisie-support om hun opschoonactie te draaien voor gegevens die zonder klant zijn achtergebleven.
Je bedrijf verwijderen. Aan jouw kant is er geen knop. RentVisie-support verwijdert het bedrijf uit hun eigen lijst. Exporteer eerst: daarna kan niemand bij jouw bedrijf meer inloggen.
Wat de app zelf opschoont. Klanten, boekingen, facturen en betalingen worden nooit verwijderd omdat ze oud zijn. De enige automatische opschoningen:
| Wat | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Een nieuwe boeking die als concept is achtergelaten | Na tien minuten wordt hij TimedOut, niet verwijderd — zie Maak een boeking aan |
| Voorlopige schade en handtekeningen | Verwijderd wanneer je de inname afrondt — zie Neem een voertuig terug aan het einde van een verhuur |
| Resultaten van de identiteitsdocumentscanner | Verwerkte scans ouder dan drie maanden worden maandelijks verwijderd, waar RentVisie-support dit heeft aangezet |
Wat niet ongedaan kan worden gemaakt: elke schoonmaakactie, je bedrijf verwijderen, en het verwijderen van een vestiging, voertuig, conceptfactuur of rijbewijsfoto. Alleen archiveren kan worden teruggedraaid.
Wat je hierna doet: herbouw na een harde schoonmaakactie de catalogus, te beginnen met Stel je voertuigklassen in.
Veelgestelde vragen
Kunnen verwijderde facturen, boekingen of klanten worden teruggehaald? Nee. De vraag Weet je het zeker? is de enige controle, en er is geen ongedaan-maken. Je export is je kopie.
Waarom verwijderde een schoonmaakactie ook echte facturen naast de testfacturen? Elke schoonmaakactie verwijdert alles van zijn soort voor het hele bedrijf; hij kan geen onderscheid maken tussen test en echt. Zodra je echte klanten hebt, verwijder je testgegevens met de hand: annuleer de testboekingen en verwijder hun conceptfacturen.
Waarom zijn mijn voertuigen weg na een opgeschoond account? Dat was Account opschonen (hard). Voer ze opnieuw in, zie Voeg een voertuig toe aan je wagenpark.
Waarom is een bedrijfscontact of extra bestuurder verdwenen? Die heeft nooit op eigen naam een boeking gehad, dus Klanten zonder boeking opschonen heeft hem verwijderd. Voeg hem opnieuw toe, zie Voeg extra bestuurders en bedrijfscontacten toe.
Waarom toont een factuur geen klant? Die is handmatig gemaakt voor een klant die daarna is verwijderd wegens geen boeking. Vraag je beheerder dit tegen je export te controleren.
Waarom zie ik de schoonmaakknoppen niet op het scherm Bedrijf? Die worden alleen aan RentVisie-support getoond. Neem contact met hen op met je bedrijfsnummer.
Waarom is er geen knop Verwijderen op een klant? Het formulier heeft er geen. Archiveer de klant op de tab Overig, of voeg een dubbele klant samen.
Gerelateerde pagina's: Bekijk je bedrijfsgegevens, abonnement en limieten voor je bedrijfsnummer.