Inleiding
Een onderhoudsafspraak reserveert een voertuig voor de garage, zodat niemand het verhuurt terwijl het op de brug staat. De app noemt een afspraak een Onderhoud (Maintenance).
De meeste onderhoudsbeurten worden geboekt vanuit het scherm met de kop Voertuigonderhoudsplanner (Vehicle maintenance scheduler): een tabel met een Sync-knop erboven en één rij per voertuig, elk met twee klikbare getallen die aftellen naar het volgende onderhoud.
Je komt hier wanneer:
- de aftelling op een voertuig zegt dat zijn jaarlijkse onderhoud over een paar weken is;
- de garage je een tijdslot heeft gegeven en je het voertuig voor die dag moet blokkeren;
- een bestelwagen terugkomt met een waarschuwingslampje en gerepareerd moet worden;
- je wilt zien welke voertuigen deze week naar de garage gaan.
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Onderhoud (Maintenance) | Een onderhoudsafspraak — het voertuig is ingeboekt bij de garage |
| Onderhoudsplanner (Maintenance scheduler) | De terugkerende onderhoudsregel per voertuig, bijvoorbeeld elke 365 dagen of 30.000 km |
| DaysToService / OdometerToService | Dagen, en kilometers, tot het volgende onderhoud gepland staat |
Elke manier om onderhoud te boeken
| Waar je begint | Wat je krijgt | Behandeld |
|---|---|---|
| Tegel Onderhoudsplanner, klik op een afteltal | Een Onderhoudsbeurt (Checkup) een week vanaf nu; het schema schuift op | Hier |
| Het record van het voertuig, tab Onderhoud, Nieuw (New) | Een afspraak met de data, het type en de kosten die je zelf kiest | Hier |
| Tegel Onderhoud, Nieuw onderhoud (New Maintenance) | Hetzelfde, maar je kiest zelf het voertuig | Hier |
| Slepen over lege ruimte op het Planbord | Een Uitval-afspraak (Downtime) voor de gesleepte data | Planbord |
| Een ASI plannen | Een ASI-afspraak | Veiligheidsinspectie |
Gebruik de aftelling wanneer een gepland onderhoud ophanden is; gebruik de eigen tab Onderhoud van het voertuig voor al het andere.
Zo werkt het
Configuratie
Onderhoud boeken vraagt geen eigen instelling. De aftellingen verschijnen alleen voor voertuigen die een onderhoudsregel hebben; die regels instellen staat op Stel het onderhoudsschema van een voertuig in en volg het op.
Voordat je begint: afspraken boeken, wijzigen en verwijderen werkt zowel op een Medewerkersaccount als met de rol Bedrijfsbeheerder (Company admin). Een onderhoudsregel zelf wijzigen — bijvoorbeeld om een schema dat per ongeluk is opgeschoven terug te zetten — vraagt de rol Bedrijfsbeheerder. Vraag je beheerder als je die niet hebt.
De onderhoudsschermen gebruiken
Een gepland onderhoud boeken vanuit zijn aftelling
Open vanuit het hoofdmenu Assets en klik op de tegel Onderhoudsplanner (kalendericoon). Het scherm met de kop Voertuigonderhoudsplanner opent.
- Typ een deel van het kenteken in het filtervak onder Voertuig (Vehicle).
- Klik boven de tabel op Sync als de getallen verouderd lijken; de aftellingen worden niet uit zichzelf herberekend.
- Klik op het getal onder DaysToService of onder OdometerToService. Beide doen hetzelfde.
- Klik op Doorgaan (Proceed) bij de vraag Onderhoud aanmaken en schema resetten? (Create maintenance and reset schedule?) (Annuleren (Cancel) verandert daar niets).
- Klik op OK bij de herinnering Controleer de beschikbaarheid van het voertuig voor het nieuwe onderhoud. (Please double check vehicle availability for new maintenance.)
- Zet in het venster Onderhoud bewerken (Edit Maintenance) dat opent Van (From) en Tot (To) op het tijdslot dat de garage je heeft gegeven, pas Titel (Title) en Omschrijving (Description) aan als je dat wilt, en klik op Opslaan (Save).
Lukt het, dan sluit het venster en toont de rij weer het volledige interval, bijvoorbeeld 365 en 30000.
Doorgaan slaat op, niet Opslaan. De afspraak wordt opgeslagen, en het schema schuift op, op het moment dat je op Doorgaan klikt. Annuleren in het venster gooit alleen je wijzigingen weg: de afspraak blijft staan, gedateerd een week later, en het schema blijft opgeschoven.
Elk ander onderhoud of elke andere reparatie op een voertuig boeken
Open vanuit het hoofdmenu Assets. Dubbelklik op de rij van het voertuig op de tab Voertuigen (Vehicles), open dan de tab Onderhoud. De tabel onder Gepland onderhoud (Scheduled maintenance) toont de afspraken van dit voertuig.
- Klik op Nieuw. Er opent een scherm met de kop Onderhoud (Maintenance) gevolgd door het kenteken.
- Vul de velden in en klik dan op Opslaan. Loop de tabel hieronder eenmalig door; kom terug naar een rij als je bij dat veld komt:
| Veld | Begint als | Wat het doet | Wat het accepteert |
|---|---|---|---|
| Van | Het moment waarop je op Nieuw klikte | Wanneer het voertuig niet meer beschikbaar is | Een datum en tijd; moet voor Tot liggen |
| Tot | Het moment waarop je op Nieuw klikte | Wanneer het weer beschikbaar is | Een datum en tijd; moet na Van liggen |
| Titel | Leeg | De naam van de afspraak | Tot 200 tekens |
| Omschrijving | Leeg | Notities | Elke lengte |
| Onderhoudstype (Maintenance type) | Onderhoudsbeurt (Checkup) | Het soort bezoek, zie hieronder | Een van de vijf opties |
| Externe referentie (External ref) | Leeg | Het klus- of ordernummer van de garage | Tot 200 tekens |
| Kosten (Costs) | 0 | Wat het bezoek kost | Een bedrag in euro's, decimalen toegestaan |
De knop Onderhoud plannen (Scheduled event) naast Nieuw wijzigt de onderhoudsregel, niet een afspraak.
De tegel Onderhoud op het scherm Assets toont elke afspraak binnen het bedrijf. De knop Nieuw onderhoud opent het kleinere venster Onderhoud bewerken, waar je ook het voertuig kiest bij Voertuig op kenteken. Dat venster heeft geen Kosten of Externe referentie; voeg die later toe vanaf de tab Onderhoud van het voertuig.
Een afspraak wijzigen of verwijderen
Klik op het potloodicoon aan het eind van zijn rij, op de tab Onderhoud van het voertuig of in de lijst Onderhoud. Om hem te verwijderen, klik op het prullenbakicoon aan het eind van de rij, of op de rode knop op de geopende afspraak (Borrar op het scherm van het voertuig, Delete op het venster Onderhoud bewerken). Het voertuig is meteen weer vrij.
Goed om te weten
Afspraaktypen. Het type beschrijft het bezoek. Alleen ASI verandert het gedrag van de app: het voedt de ASI-lijsten. Elk type blokkeert het voertuig op dezelfde manier.
| Type | Gebruik het voor |
|---|---|
| Onderhoudsbeurt | Een routineonderhoud; de aftellingsroute gebruikt altijd dit |
| Reparatie (Repair) | Iets repareren dat kapot is |
| Uitval (Downtime) | Het voertuig staat om een andere reden stil; de sleepactie op het Planbord gebruikt dit |
| ASI | De ASI — boek deze via zijn eigen lijst |
| Overig (Other) | Al het andere |
Vaste data en titel op de aftellingsroute. De afspraak begint altijd precies zeven dagen nadat je op Doorgaan klikt, op de minuut nauwkeurig, en duurt 24 uur. Zijn Titel en Omschrijving zijn beide Geplande onderhoudsbeurt (Scheduled Checkup). Het schema schuift op vanaf de vorige vervaldatum, niet vanaf vandaag, en de aftellingen tonen het volledige interval tot de volgende Sync.
Een uitgewerkt voorbeeld. Vandaag is dinsdag 29 september 2026. Bestelwagen GV-482-K wordt elke 365 dagen of 30.000 km onderhouden, is aan de beurt op 15 oktober 2026 of bij 90.000 km, en staat op 88.200 km, dus zijn rij toont 16 en 1800.
- Om 10:15 uur klik je op 16, dan op Doorgaan. De app slaat een Onderhoudsbeurt op van dinsdag 6 oktober 10:15 uur tot woensdag 7 oktober 10:15 uur, en het schema zegt nu 15 oktober 2027 en 120.000 km.
- De garage neemt de bestelwagen op donderdag 8 oktober, dus je zet Van op 08:00 uur en Tot op 17:00 uur die dag, en klikt op Opslaan.
- Later voeg je op de tab Onderhoud van de bestelwagen het ordernummer WO-11873 van de garage toe bij Externe referentie en 385,00 bij Kosten. De € 385,00 telt nu mee in de onderhoudskosten van de bestelwagen.
Onderhoud blokkeert beschikbaarheid. Van Van tot Tot komt het voertuig niet als vrij naar voren in een beschikbaarheidszoekopdracht, op de website, of wanneer de app een voertuig kiest voor een boeking. Elke overlap telt, ook maar een uur. Na Tot is het weer vanzelf beschikbaar.
Onderhoud boeken op een verhuurd voertuig. De controle werkt maar één kant op: een onderhoud op een voertuig dat al een boeking heeft in die data wordt zonder enige waarschuwing opgeslagen, op elke route. De herinnering in stap 5 is geen controle, en niets markeert de botsing later. Kijk eerst naar de rij van het voertuig op het Planbord voor die data.
Wat je hierna doet: komt het voertuig terug van de garage, leg dan het uitgevoerde werk vast — zie Leg het onderhoudswerk vast dat aan een voertuig is uitgevoerd. De afspraak staat ook op je dagoverzicht onder Aankomend onderhoud (Upcoming maintenance) in de week voordat hij begint.
Veelgestelde vragen
Waarom is een klant geboekt op een voertuig dat bij de garage staat? De app houdt je niet tegen om onderhoud te boeken op een voertuig dat voor die data al verhuurd is. Verplaats de klant naar een ander voertuig — zie Het voertuig of de voertuigklasse op een boeking wijzigen — of verplaats de afspraak door hem met het potloodicoon te openen en Van en Tot te wijzigen.
Ik heb op Annuleren geklikt in het venster Onderhoud bewerken. Waarom staat er toch nog een afspraak, en waarom sprong de aftelling naar 365? Beide zijn opgeslagen toen je op Doorgaan klikte bij de vraag ervoor. Annuleren gooit alleen weg wat je in het venster had getypt. Verwijder de afspraak met het prullenbakicoon op de tab Onderhoud van het voertuig als je hem niet wilde. Het schema blijft opgeschoven naar het volgende onderhoud; een gebruiker met de rol Bedrijfsbeheerder kan de volgende onderhoudsdatum en -stand terugzetten met het potloodicoon op het scherm Voertuigonderhoudsplanner — zie Stel het onderhoudsschema van een voertuig in en volg het op.
Waarom werd het voertuig aan een klant aangeboden terwijl ik het had ingeboekt voor onderhoud? Controleer Van en Tot van de afspraak. Een onderhoud geboekt vanuit de aftelling loopt 24 uur, een week na je klik, tot je het wijzigt. Houdt de garage het voertuig langer, verleng dan Tot. Ook kijken de optie Asset wijzigen (Change asset) op een boeking en een sleepactie op het Planbord zonder beschikbaarheidscontrole helemaal niet naar afspraken; zie Het voertuig of de voertuigklasse op een boeking wijzigen en het Planbord.
Waarom toont Opslaan Van moet voor Tot liggen (From should be before To)? Tot is gelijk aan Van, of eerder. Geef de afspraak een echte lengte, ook al is het maar een uur. Lege datums tonen in plaats daarvan Van is leeg (From is empty) of Tot is leeg (To is empty).
Waarom krijg ik twee onderhoudsafspraken als ik twee keer op de aftelling heb geklikt? Elke klik gevolgd door Doorgaan boekt nog een afspraak en schuift het schema nog een heel interval op. Verwijder de extra afspraak, en vraag een gebruiker met de rol Bedrijfsbeheerder om het schema terug te zetten.
Waarom zegt elke afspraak in de lijst Geplande onderhoudsbeurt? De aftellingsroute gebruikt altijd die titel. Open een afspraak met het potloodicoon en wijzig Titel in iets dat collega's vertelt waar het bezoek voor is.
Kan ik zien of een geboekt onderhoud daadwerkelijk heeft plaatsgevonden? Niet vanuit de afspraak. Die heeft geen "klaar"-markering, en het werkrecord wordt apart bijgehouden — zie Leg het onderhoudswerk vast dat aan een voertuig is uitgevoerd. Het ordernummer van de garage in Externe referentie op beide zetten maakt ze gemakkelijk te matchen.
Gerelateerde pagina's:
- Stel het onderhoudsschema van een voertuig in en volg het op — de regels en aftellingen waar deze pagina uit boekt
- Plan en leg de veiligheidsinspectie van een voertuig vast — voor de inspectie, die zijn eigen lijst en afspraaktype heeft
- Maak een waarschuwing op de inspectielijst leeg — wanneer een inspectie-afspraak er verkeerd uitziet
- Planbord — om de boekingen van een voertuig te controleren voordat je het inboekt