Stuur de Belastingdienst een lijst van wie je voertuigen langdurig heeft gehuurd

Inleiding

De Belastingdienst kan een verhuur- of leasebedrijf vragen welk bedrijf welk voertuig had, en voor hoe lang, telkens als een voertuig een maand of langer is uitgegeven. Het scherm Belastingautoriteiten lease (Tax authorities lease) stelt die lijst voor je samen. Onder de kop staan drie velden — Van (From), Tot (To) en Vestiging (Branch) — en daaronder een tabel met de knoppen Genereren (Generate) en CSV-export (CSV Export) links, en Filters resetten (Reset filters) en Exporteren (Export) rechts. De tabel blijft leeg tot je op Genereren drukt.

De lijst werkt voertuig voor voertuig. Voor elk voertuig geeft hij één regel per lange verhuur in je periode, en een regel voor elke periode waarin het voertuig tussendoor weer bij jou was, zodat de hele periode van elk voertuig zonder gaten is verantwoord.

Je gebruikt hem wanneer:

• een brief van de Belastingdienst om je langdurige-verhuurgegevens voor een kwartaal vraagt
• je accountant het jaaroverzicht van voertuigen op lease wil, in vier delen
• je het Kamer van Koophandel-nummer van een klant wilt controleren voordat de lijst de deur uitgaat
• iemand vraagt welk bedrijf een bepaald kenteken op een gegeven datum had

Begrippen op dit scherm

Elke belastinggerelateerde export in de app

Gebruik deze pagina alleen voor de lijst van langdurige verhuur. Btw-cijfers komen uit je facturen.

Zo werkt het

Configuratie

Het scherm heeft geen eigen instellingen, maar neemt drie dingen van elders over. Vul die eerst in, anders komt de lijst met nullen en lege velden eruit:

Voordat je begint: de tegel Belastingautoriteiten, het scherm dat hij opent en beide knoppen erop zijn alleen toegankelijk voor een bedrijfsbeheerdersaccount. Heb je de lijst nodig, vraag dan een collega met een bedrijfsbeheerdersaccount, of zie Voeg een medewerker toe en stel diens rechten in.

De lijst Belastingautoriteiten gebruiken

Open Dashboards in het hoofdmenu. Scrol naar de sectie Overig onderaan en klik op de tegel Belastingautoriteiten.

1. Zet Van en Tot op de periode waar de Belastingdienst om vroeg. Beide beginnen op de huidige week. Tot moet na Van liggen, en de periode mag maximaal 120 dagen zijn — maak voor een heel jaar één lijst per kwartaal.
2. Kies je Vestiging. De naam, het adres en het KvK-nummer ervan komen op elke regel waarop het voertuig bij jou was, en het nummer vult KvK-nummer 1 op elke regel. De lijst dekt nog steeds de voertuigen van al je vestigingen.
3. Druk op Genereren. De tabel vult zich met maximaal 100 regels per pagina; gebruik de pijlen onder de tabel voor meer. Elke kolom heeft er een filterveld boven, bijvoorbeeld om één kenteken te vinden.
4. Lees hem door. Zoek naar regels met KvK-nummer 2 00000000 bij een zakelijke klant — het nummer van die klant ontbreekt (zie de Veelgestelde vragen).
5. Druk op CSV-export. Je browser downloadt het bestand. Het wordt vers opgebouwd uit de datums en vestiging in de velden, dus je hoeft niet eerst op Genereren te drukken — maar de tabel op het scherm kan zichzelf leegmaken; druk opnieuw op Genereren om hem te zien.

Welke verhuren meetellen. Een boeking staat op de lijst als dit allemaal klopt:

Kortere verhuren vallen eruit, en het voertuig telt dan als bij jou gedurende die tijd.

Goed om te weten

Uitgewerkt voorbeeld. Je maakt de lijst voor 1 januari tot 31 maart 2026, vestiging Autoverhuur Utrecht, KvK 87654321. Bus AB-123-C kwam op 20 december 2025 terug van een lange verhuur. Op 15 januari neemt Bakkerij Jansen B.V. (KvK 12345678) hem voor 30 dagen, tot 14 februari. Daarna heeft een particuliere klant hem 10 dagen, en op 1 maart neemt Klusbedrijf De Vries hem tot 30 april. De bus krijgt vier regels:

De eerste regel begint vóór je periode, bij de inname van de laatste lange verhuur. De verhuur van 10 dagen verdwijnt in de derde regel. De laatste regel heeft geen einddatum omdat de bus na 31 maart nog uitgegeven is.

Waar de eerste regel van een voertuig begint. Begint de eerste lange verhuur in de periode na Van, dan gaat de lijst terug naar de inname van de vorige lange verhuur van het voertuig. Was er geen eerdere, dan begint hij op de datum Actief vanaf van het voertuig — die jaren terug kan liggen — of op Van als Actief vanaf leeg is.

Een lege einddatum betekent "loopt nog". Een verhuur die na Tot eindigt, of een periode bij jou die na Tot doorloopt, heeft geen einddatum. Elk voertuig dat je bedrijf ooit heeft gehad staat op de lijst, inclusief verkochte; een voertuig zonder enige lange verhuur krijgt één regel bij jou, zonder einddatum.

Hoe het CSV-bestand eruitziet. De kolommen zijn gescheiden door puntkomma's, met Nederlandse koppen, in deze volgorde: KvK-nummer1, Kenteken, BeginDatum, Einddatum, KvK-nummer2, RSIN, Naam, Straatnaam, Huisnummer, Huisnummertoevoeging, Postcode, Woonplaats. Datums hebben geen streepjes, en tekst staat tussen dubbele aanhalingstekens. De regel van Bakkerij Jansen uit het voorbeeld luidt:

87654321;"AB123C";15012026;14022026;12345678;;"Bakkerij Jansen B.V.";"Dorpsstraat";;;"3511 AB";"Utrecht"

Een KvK-nummer is altijd acht cijfers: een korter nummer krijgt voorloopnullen, een leeg nummer wordt 00000000.

Wat je hierna doet: open het bestand, vul de kolommen in die de app leeg laat (zie de Veelgestelde vragen), controleer de zakelijke klanten die in stap 4 zijn opgevallen, en stuur het naar de Belastingdienst zoals hun brief vraagt.

Veelgestelde vragen

Waarom zijn de kolommen Huisnummer (House number), Huisnummertoevoeging (House number addition) en RSIN altijd leeg? De lijst vult ze niet, zelfs niet als het adres van de klant een huisnummer heeft. Vul ze in Excel aan voordat je het bestand verstuurt. Bevat het Straat-veld (Street) van de klant alleen de straatnaam, dan ontbreekt het huisnummer helemaal in het bestand.

Waarom toont een zakelijke klant 00000000 in KvK-nummer 2? Het veld KvK van de klant is leeg. Vul het in op de klant (zie Maak een klantrecord aan) en druk opnieuw op CSV-export. Particuliere klanten tonen altijd 00000000.

Waarom toont elke regel 00000000 in KvK-nummer 1? De vestiging die je koos heeft geen KvK-nummer, of je liet Vestiging leeg. Kies een vestiging, vul het nummer aan als dat nodig is (zie Zet je logo, bedrijfsgegevens en voorwaarden op je documenten), en exporteer opnieuw. Zonder vestiging hebben de regels waarop het voertuig bij jou was ook geen naam of adres.

Waarom mist een verhuur waarvan ik weet dat die 30 dagen duurde? Hij is nooit als uitgegeven gemarkeerd, bijvoorbeeld omdat de overdracht is overgeslagen. Leg de uitgifte vast zoals beschreven in Voer de uitgiftecontrole uit, en genereer dan opnieuw.

Waarom begint de eerste regel van een voertuig jaren voor mijn periode? Het had geen eerdere lange verhuur, dus de regel begint op de datum Actief vanaf. Corrigeer de datum op het tabblad Financieel van het voertuig als die onjuist is, of pas de datum in het bestand aan.

Waarom krijg ik de melding "Periode moet maximaal 120 dagen zijn" (Period should be max. 120 days) of "Einddatum moet na startdatum liggen" (End date should be after from date.)? Je datums liggen meer dan 120 dagen uit elkaar, of Tot ligt niet na Van. Verkort de periode of verwissel de datums.

Waarom deed CSV-export niets toen ik erop drukte? Er is geen bestand gemaakt, en de app toont geen melding. Druk er nogmaals op; faalt het nog steeds, neem dan contact op met RentVisie-support.

Kan ik de lijst ook als Excel-bestand krijgen? Ja: Exporteren rechts van de tabel slaat op wat op het scherm staat op als spreadsheet, en Filters resetten wist eerst je kolomfilters. Het formaat van de Belastingdienst is het CSV-bestand, gebruik dus CSV-export voor het bestand dat je verstuurt. Zie een rapport exporteren voor hoe de knop Exporteren werkt.

Gerelateerde pagina's:

• Factureer een lange verhuur of een groepsmaatschappij zonder btw — de btw-kant van dezelfde verhuren van 30 dagen.
• Verwijder een conceptfactuur of exporteer facturen naar een spreadsheet — de factuurexport voor je btw-aangifte.
• Bekijk hoe intensief je wagenpark wordt gebruikt — het andere rapport voertuig-voor-voertuig op het scherm Dashboards.