Beta: shortlease-contracten zijn nieuw in RentVisie en worden als beta uitgebracht.
Inleiding
Een shortlease-contract factureert één boeking per maand (of om de zoveel dagen) tegen een vast tarief, zolang de klant het voertuig houdt. Je start het vanaf de boeking met de knop Shortlease contract. Die opent het scherm met de kop Shortlease contract # en een nummer, met een gekleurde status ernaast. Bovenaan staan de actieknoppen, daaronder een strook met de klant, de prijs Per maand (excl. btw) (Per month (excl. VAT)), Gefactureerd tot (Billed through) en Volgende factuur (Next invoice). Daaronder vult het factuurschema de linkerkant, en rechts staan de kaarten Voorwaarden (Terms), Kosten (Charges), Voertuigen (Vehicles), Wisselinspecties (Swap inspections), Kilometers (Kilometres) en Indexatie (basistarief) (Indexation (base rate)).
Je komt hier omdat:
- een klant die voor drie maanden boekte maand voor maand wil betalen
- een zakelijke klant een bestelbus zonder einddatum neemt en later opzegt
- een boeking van vandaag vanaf de eerste dag als lease gefactureerd moet worden
- je een contract op de verkeerde boeking hebt gestart en het weg wilt hebben
Elke manier waarop een shortlease-contract start
| Route | Wat je krijgt | Hier behandeld |
|---|---|---|
| Shortlease contract op de boeking | Een contract met status Concept (Draft), dat je controleert en activeert | Ja |
| Een nieuwe lease, als Gebruiken voor nieuwe leases (Use for new leases) aan staat | Meteen een Actief (Active) contract, voor een lease die op het boekingsscherm, door een ander systeem of door het omzetten van een offerteaanvraag is gemaakt | Ja, onder Goed om te weten |
| Lease op de boeking | Het oude leasescherm, geen shortlease-contract | Nee, zie Een lease opzetten |
Gebruik deze pagina voor een boeking die vanaf nu als shortlease gefactureerd moet worden.
Zo werkt het
Configuratie
De knop Shortlease contract verschijnt op boekingen zodra een bedrijfsbeheerder shortlease-contracten heeft ingeschakeld, zoals beschreven in Shortlease-contracten voor je bedrijf inschakelen. Het nieuwe contract neemt zijn factureringsvoorwaarden over van dat scherm.
Voordat je begint: alleen een bedrijfsbeheerder kan vanaf de boeking een contract openen, activeren of verwijderen; ander personeel ziet de contracten van hun locaties op het overzicht (zie Shortlease-contracten factureren en mislukkingen opvolgen). De boeking heeft een uitgiftedatum en prijzen nodig. Een boeking die al op het oude Lease-scherm gefactureerd wordt, kan geen shortlease-contract krijgen.
De knop Shortlease contract gebruiken
Open in het hoofdmenu Boekingen, dan Overzicht, en open de boeking. Op het klassieke boekingsscherm is Shortlease contract de knop direct onder Lease. Op het scherm Boekingsdetails staat hij rechtsboven, links van Meer (More).
-
Klik op Shortlease contract. De eerste keer maakt de app een contract met status Concept en opent het. Latere klikken openen hetzelfde contract.
-
Controleer de kaart Voorwaarden: begin- en einddatum, de dag waarop periodes beginnen, Vooraf (Advance) of Achteraf (Arrears), en de groepering. Om ze te wijzigen klik je op Voorwaarden bewerken (Edit terms). De pop-up Contractvoorwaarden (Contract terms) opent; wijzig wat je nodig hebt en klik op Opslaan. Loop de tabel één keer door:
Veld Begint als Kan wijzigen Startdatum (eerste gefactureerde dag) (Start date (first day billed)) De uitgiftedatum Alleen zolang er niets gefactureerd is Einddatum (laatste gefactureerde dag, leeg = onbepaalde tijd) (End date (last day billed, empty = open-ended)) De dag vóór de inleverdatum; leeg als de boeking er geen heeft Alleen op een concept; na Activeren gebruik je Einddatum wijzigen (Change end date) Factureringsperiode (Billing period), Dagen per periode (Days per period), Periodes beginnen op dag (Periods start on day), Factuur (Invoice) De standaarden van je bedrijf, of de eigen leasevoorwaarden van de klant Alleen zolang er niets gefactureerd is Dagen vóór (vooraf) of na (achteraf) de periode (Days before (Advance) or after (Arrears) the period) Bedrijfsstandaard Altijd; 0 tot 60 Factuurgroepering (Invoice grouping), het samenvoegen van de eerste periode, Opzegtermijn (maanden) (Notice period (months)) Bedrijfsstandaarden Altijd -
Controleer de kaart Kosten: het basistarief en elke extra, verzekering en kilometerpakket, met zijn prijs / maand of eenmalig. Heb je achteraf prijzen op de boeking gewijzigd, klik dan op Prijzen ophalen van boeking (Fetch prices from booking). De kosten worden vervangen door de huidige prijzen van de boeking.
-
Klik op Activeren (Activate). De status wordt Actief en het contract begint te factureren.
Om een contract te verwijderen dat nog niets heeft gefactureerd, klik je op de rode knop Contract verwijderen (Remove contract). De app vraagt Remove this shortlease contract? Only possible while nothing is invoiced; the booking is then billed the regular way again. Klik op Verwijderen (Remove) (of Behouden (Keep) om het te laten staan). De melding zegt The shortlease contract was removed. The booking is billed the regular way again. De boeking krijgt de inleverdatum terug die hij daarvoor had.
Goed om te weten
Wat een concept doet. Niets. Een contract met status Concept factureert niets en laat de boeking met rust: de boeking wordt nog gewoon geprijsd en gefactureerd. Vanaf Activeren factureert het contract de boeking, en volgt de inleverdatum van de boeking het contract.
Hoe het vaste tarief wordt berekend. Het basistarief wordt één keer opgezocht, voor de looptijd van het contract: een contract van drie maanden krijgt het driemaandstarief. Een contract voor onbepaalde tijd wordt geprijsd voor de Minimumduur (Minimum term) in de instellingen. Extra's, verzekeringen en kilometerpakketten nemen de prijs per dag of per verhuur van de boeking over, minus eventuele korting. Een dagprijs wordt een maandbedrag: dagtarief × Dagen per maand (Days per month) (30). Een dagtarief van € 40 is € 1.200 per maand; een verzekering van € 6 per dag is € 180. De kaart Voorwaarden toont Rate fixed on de datum for hoeveel dagen.
Verhuur die al op de boeking is gefactureerd. Activeer je een contract op een boeking waarvan de verhuur al op de gewone manier is gefactureerd, dan krijgt het schema een regel Conversiecredit (Conversion credit). Die crediteert die verhuur op de eerste leasefactuur, zodat niets dubbel wordt gefactureerd.
Gebruiken voor nieuwe leases. Met die schakelaar aan krijgt een nieuwe lease die op het boekingsscherm of door een ander systeem wordt gemaakt, of door een offerteaanvraag om te zetten in een offerte, meteen een Actief contract, in plaats van het oude Lease-scherm. Kan het contract niet worden geactiveerd, dan houdt de boeking het oude Lease-scherm en krijgt hij geen contract.
Wat een datumwijziging onder Voorwaarden bewerken doet. Opslaan berekent het schema opnieuw vanaf de nieuwe datums.
| Je wijzigt | Wat er met de boeking gebeurt |
|---|---|
| Startdatum (eerste gefactureerde dag) | De facturering begint op de nieuwe datum. De uitgiftedatum en -tijd van de boeking blijven zoals ze zijn, en de inleverdatum ook |
| Einddatum (laatste gefactureerde dag, leeg = onbepaalde tijd) (alleen concept) | Vanaf Activeren verschuift de inlevering van de boeking naar de dag na de nieuwe einddatum, op het tijdstip waarop de boeking zou worden ingeleverd toen het contract werd gemaakt (de uitgiftetijd als er geen was). Een contract dat op 30 juni eindigt op een boeking die om 17:00 terug moest, heeft zijn inlevering op 1 juli om 17:00 |
Een reservering voor een geplande voertuigwissel, of voor een vervangend voertuig dat uit is, schuift ook mee naar de nieuwe einddatum. De einddatum kun je hier alleen wijzigen zolang het contract een concept is. Zodra het actief is, weigert Opslaan een nieuwe einddatum met Change the end date of this contract with Change end date: it applies the notice period, and on an open-ended contract it gives notice. Gebruik Einddatum wijzigen (zie Een shortlease-contract opzeggen of beëindigen).
Contracten voor onbepaalde tijd blokkeren het voertuig. Tot er is opgezegd, geldt het voertuig 10 jaar vooruit als verhuurd, zodat niemand anders het kan boeken. Documenten tonen open-ended in plaats van een inleverdatum.
Wat de huurovereenkomst, het uitgifteformulier en de offerte tonen. Voor een boeking met een contract laten ze het totaal van de boeking over de periode weg. In plaats daarvan tonen ze de Startdatum en de Einddatum; een contract voor onbepaalde tijd toont de Minimumduur (N days, until een datum) en, onder Na de minimumduur (After the minimum term), de opzegging. Dan volgen de Factuurperiode (Invoice Period), een tabel Prijs per maand (Price per month) (of Prijs per N dagen) met elke maandelijkse post, btw en Totaal, en Eenmalige kosten (One-off costs). Twee opmerkingen volgen: een deel van een periode wordt naar rato gerekend, en de kilometers per dag die inbegrepen zijn.
Als het contract korter is dan de minimumduur, zegt een gele opmerking This contract is shorter than the minimum term in the company's Shortlease settings. Het wordt gefactureerd zoals afgesproken.
Wat je hierna doet
Lees het schema op het contract, zoals beschreven in Een shortlease-contract en zijn factuurschema lezen. Zorg dat de nachtelijke run aan staat, of factureer met de hand, zoals in Shortlease-contracten factureren en mislukkingen opvolgen.
Veelgestelde vragen
Waarom zegt Shortlease contract "This booking is billed by the old lease screen."? De boeking loopt al op het oude Lease-scherm. Een boeking kan niet beide hebben. Laat die lease doorlopen (zie Een lopende lease factureren en verlengen), of vraag een bedrijfsbeheerder of hij daar eerst beëindigd moet worden.
Waarom zegt Shortlease contract "Shortlease is not switched on for this company."? Geen van beide schakelaars in de Shortlease-instellingen staat aan. Een bedrijfsbeheerder schakelt het in, zoals beschreven in Shortlease-contracten voor je bedrijf inschakelen.
Waarom zegt Activeren "This contract has no charges yet, so it cannot be activated."? De boeking had geen prijzen om over te nemen. Controleer de prijzen van de boeking, klik dan op Prijzen ophalen van boeking of Herberekenen (Recalculate) op het contract, en Activeren opnieuw.
Waarom is er geen knop Voorwaarden bewerken? De status van het contract is Beëindigd (Ended) of Omgezet (Converted); de voorwaarden kunnen niet meer wijzigen. (Een pop-up die al open stond zegt bij Opslaan This contract has ended; its terms can no longer change.; klik op Annuleren.)
Waarom zegt Opslaan onder Voorwaarden bewerken "This contract has invoiced periods, so its start date, billing period and timing can no longer change. Credit its invoices first."? Een gefactureerde periode legt de startdatum, de factureringsperiode en de timing vast, ook als de velden nog open stonden in een pop-up die je eerder opende. Klik op Annuleren. Om ze te wijzigen moet elke factuur eerst gecrediteerd worden (zie Een shortlease-factuur corrigeren).
Waarom kan ik de startdatum, einddatum of factureringsperiode niet wijzigen onder Voorwaarden bewerken? De einddatum: het contract is geen concept meer. De startdatum en factureringsperiode: het contract heeft een gefactureerde periode. Wijzig de einddatum met Einddatum wijzigen (zie Een shortlease-contract opzeggen of beëindigen). Om de rest te wijzigen moet elke factuur eerst gecrediteerd worden (zie Een shortlease-factuur corrigeren).
Waarom zegt Prijzen ophalen van boeking dat het contract gefactureerde periodes heeft? Een vast tarief wordt na het factureren nooit herschreven. Wijzig in plaats daarvan een prijs vanaf een datum, met Prijs (Price) op de post (zie Prijzen, extra's en indexatie op een shortlease-contract wijzigen).
Waarom is er geen knop Contract verwijderen? Er is iets gefactureerd. Beëindig het contract in plaats daarvan met Einddatum wijzigen; de afrekening volgt vanzelf.
Waarom is er geen knop Shortlease contract op de boeking? Shortlease-contracten zijn niet ingeschakeld voor je bedrijf, of je account is geen bedrijfsbeheerder. Ander personeel opent contracten via het Shortlease-overzicht.
Gerelateerde pagina's: Een shortlease-contract en zijn factuurschema lezen, en Een lease opzetten voor het oude Lease-scherm.