Inleiding
Open vanuit het hoofdmenu Financieel (Financials), dan klik op de tegel Openstaande saldi (Outstanding balances). Het scherm heet Openstaand saldo klant (Customer outstanding). Het toont één rij per klant met minstens één echte boeking. Een rij geeft Klantnummer (Customer number), Naam (Name), Kredietlimiet (Credit limit) en twee geldbedragen: Factuursaldo (Invoice balance) en Boekingssaldo (Booking balance). Een kolom Binnen kredietlimiet (Within credit limit) zegt of de klant nog onder de limiet zit. Rechts in elke rij staan drie kleine iconen zonder tekst. Het persoonicoon opent de klant. Het muntje toont per boeking wat er openstaat. Het bankbiljeticoon laat je één betaling over meerdere facturen verdelen.
Je gebruikt dit scherm wanneer:
- een klant belt om af te rekenen en vraagt hoeveel hij nog verschuldigd is
- een bankoverschrijving binnenkomt die meerdere facturen tegelijk dekt
- een klantformulier een rode balk Kredietlimiet overschreden (Credit limit exceeded) toont en je de details wilt zien
- je aan het einde van de maand de lijst doorloopt om te zien wie nog geld verschuldigd is
Begrippen op dit scherm
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Factuursaldo | Tot nu toe betaald, min wat je tot nu toe hebt gefactureerd |
| Boekingssaldo | Tot nu toe betaald, min wat de boekingen in totaal kosten, borg inbegrepen |
| Openstaand (Outstanding) | Op de lijst per boeking: gefactureerd min betaald, voor één boeking |
| Toe te wijzen (To be allocated) | Op het bulkbetalingsscherm: het ontvangen geld dat nog niet aan een factuur is toegewezen |
Elke manier om dit te doen
| Route | Wat je krijgt |
|---|---|
| Menu Financieel, tegel Openstaande saldi | De saldi van elke klant; betaalicoontjes voor bedrijfsbeheerders |
| Bekijken (View) op de balk Kredietlimiet overschreden van een klantformulier | Dezelfde lijst per boeking die het muntje opent, voor die ene klant |
| Menu Financieel, tegel Betalingen (Payments), of de boeking zelf | Een betaling waarbij je zelf de methode en het type kiest. Hier niet behandeld |
Gebruik deze pagina wanneer het geld openstaat op boekingen die je al hebt gefactureerd en je het wilt zien of afhandelen. Voor een betaling aan de balie vóór de huur registreer je die op de boeking zelf.
Zo werkt het
Configuratie
Twee bedrijfsbrede instellingen raken deze pagina. Beide vereisen een bedrijfsbeheerdersaccount.
- Open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), dan Instellingen (Settings), en klik op de tegel Operationeel (Operational). Op de tab Algemeen (General) vind je Type openstaand bedrag (Outstanding amount type), met twee keuzes: Openstaand op boeking (Booking outstanding, de startwaarde) en Openstaand op factuur (Invoice outstanding). Laat dit zoals het is. Geen enkel scherm op deze pagina verandert als je dit omzet. De lijsten tonen altijd beide saldi, en de kredietlimietcontrole gebruikt altijd het factuursaldo.
- Open vanuit het hoofdmenu Beheer, dan Instellingen, en klik op de tegel Financieel (Financial). Betaalmethode bulkbetaling toewijzen (Assign bulk payment method) bepaalt welke betaalmethode wordt genoteerd bij betalingen die met het bankbiljeticoon worden gedaan. Deze start op Bank, en een leeg veld telt ook als Bank. Kies een andere methode als bulkbetalingen meestal op een andere manier binnenkomen. Dit geldt alleen voor de volgende bulkbetaling; al geregistreerde betalingen behouden hun methode.
Klik op elk scherm op Opslaan (Save).
Voordat je begint: de rijen op Openstaande saldi en beide betaalroutes vereisen een bedrijfsbeheerdersaccount. Met een gewoon medewerkersaccount kun je nog wel op Bekijken klikken op de balk Kredietlimiet overschreden van een klant, de lijst per boeking zien en er een boeking vanuit openen.
De lijst met openstaande saldi gebruiken
- Open vanuit het hoofdmenu Financieel, dan klik op de tegel Openstaande saldi.
- Zoek de klant op. Elke kolomkop heeft een eigen filterveld: typ een deel van een naam onder Naam, of zet Binnen kredietlimiet zo dat alleen klanten boven hun limiet getoond worden. Je filters worden onthouden op deze computer tot de volgende keer dat je de lijst opent.
- Om ook Boekingssaldo te zien, zet je die aan in het kolommenu rechts van de kolomkoppen. Deze staat standaard verborgen.
- Om een betaling op één boeking te registreren, klik je op het muntje op de rij van de klant. Een tweede scherm, ook getiteld Openstaand saldo klant, toont hun boekingen, met de grootste Openstaand bovenaan. Naast elke boeking staan een oogicoon dat de boeking opent en een euro-icoon.
- Klik op het euro-icoon bij de boeking. Het scherm Openstaande betaling registreren (Register outstanding payment) toont Boekingsnummer (Booking number), Klantnaam (Customer name), Totaal betaald (Total paid) en Openstaand gefactureerd bedrag (Outstanding invoiced amount). Die vier kun je niet wijzigen.
- Bedrag (Amount) bevat al het openstaande bedrag. Wijzig het als de klant maar een deel betaalt. Vul Betaalreferentie (Payment reference) in, en Externe referentie (External reference) als de betaling een eigen referentie had, zoals een banktransactienummer.
- Klik op Opslaan. De betaling wordt meteen vastgelegd. Annuleren (Cancel) sluit het scherm zonder iets vast te leggen.
- Om één betaling over meerdere facturen te verdelen, ga je terug naar Openstaande saldi en klik je op het bankbiljeticoon op de rij van de klant. Het scherm zegt Selecteer de facturen om een (bulk)betaling aan toe te wijzen (Select the invoices to allocate a (bulk) payment.). Vink de facturen aan die de betaling dekt. Bedrag en Datum (Date) verschijnen zodra er minstens één aangevinkt is. Vul het ontvangen bedrag en de ontvangstdatum in.
- Klik op (Bulk)betaling registreren (Register (bulk) payment). Het volgende scherm toont Toe te wijzen: (To be allocated:) bovenaan. Daaronder heeft elke aangevinkte factuur een eigen veld Toegewezen bedrag (Allocated amount), al gevuld met het volledige bedrag van de factuur.
- Wijzig de velden Toegewezen bedrag tot ze samen overeenkomen met het ontvangen bedrag. Zet een veld op 0 om die factuur buiten beschouwing te laten. Deze velden wijzigen legt nog niets vast; Annuleren gooit hier de hele bulkbetaling weg.
- Klik op Betalingen registreren (Register payments), dan op Doorgaan (Proceed) bij Weet je het zeker? (Are you sure?). De app registreert één betaling per factuur en brengt je terug naar Openstaande saldi.
Klik op Terug (Back) en open de lijst opnieuw om de nieuwe bedragen te zien.
Goed om te weten
Een klant die iets verschuldigd is, toont een minbedrag op de eerste lijst. Beide saldi daar zijn betaald min verschuldigd, dus −350,00 betekent dat de klant € 350 verschuldigd is, en een plusbedrag betekent dat hij meer heeft betaald dan gevraagd. De lijst per boeking werkt andersom: de kolom Openstaand daar is gefactureerd min betaald, dus diezelfde € 350 toont als 350,00.
Hoe de twee saldi verschillen:
| Factuursaldo | Boekingssaldo | |
|---|---|---|
| Telt mee als verschuldigd | Wat je hebt gefactureerd | De volledige boekingsprijs inclusief btw, plus de borg |
| Een nog niet gefactureerde boeking | Telt niets mee | Telt volledig mee |
| De borg | Alleen als je die hebt gefactureerd | Telt mee, behalve bij boekingen die zijn ingeleverd, geannuleerd of een no-show |
Conceptboekingen, offertes en verlopen boekingen blijven buiten beide saldi, en buiten de lijst per boeking.
Een uitgewerkt voorbeeld. Een klant heeft twee boekingen. De eerste bestelwagen is teruggebracht: € 600 inclusief btw, gefactureerd voor € 600, met de borg van € 250 betaald en nog geen huur betaald. De tweede is bevestigd voor volgende week: € 400 plus een borg van € 200, nog niet gefactureerd en niets betaald.
| Factuursaldo | Boekingssaldo | |
|---|---|---|
| Ingeleverde boeking | 250 − 600 = −350 | 250 − 600 = −350 (borg telt niet mee) |
| Aankomende boeking | 0 − 0 = 0 | 0 − 400 − 200 = −600 |
| Rij toont | −350,00 | −950,00 |
Het muntje toont de ingeleverde boeking met Openstaand 350,00 en de aankomende met 0,00. Ontvang € 350 via het euro-icoon en het factuursaldo keert terug naar 0,00.
De kredietlimiet telt alleen gefactureerd geld, en de limiet precies bereiken telt al als erover. Een klant blijft binnen de limiet zolang gefactureerd min betaald strikt onder de Kredietlimiet blijft. Met € 350 openstaand zet een limiet van 350,00 de klant erover. Een limiet van 350,01 houdt hem erbinnen.
Het klantformulier van een klant boven de limiet openen blokkeert die klant. Zodra het klantformulier opent, of dat nu via het persoonicoon is of ergens anders vandaan, zet de app Geblokkeerd (Blocked) meteen op ja en slaat dat op, nog voor je iets aanklikt. Het formulier toont Kredietlimiet overschreden met de tekst "Klant overschreed de kredietlimiet van {limit} met {amount}. Om de klant te deblokkeren, verhoog eerst de kredietlimiet of registreer betalingen." ("Customer exceeded cremit limit of {limit} with {amount}. To unblock the customer, first raise the credit limit or capture payments.") De spelfout ("cremit") zit al in de app zelf. De boekingen van een geblokkeerde klant kunnen niet worden bevestigd of opgehaald. Niets heft de blokkade vanzelf op, zelfs een betaling niet.
Wat een betaling vastlegt. Een betaling via de lijst per boeking registreren legt die vast op die boeking als huurbetaling, methode Bank, gedateerd op nu. Een bulkbetaling registreert één betaling per factuur, als huurbetaling op de boeking van die factuur. Deze gebruikt de methode uit Betaalmethode bulkbetaling toewijzen, de datum die je hebt ingevoerd en de referentie Inv- plus het factuurnummer. Geen van beide routes markeert een specifieke factuur als betaald. Waar het bedrijf een e-mail bij ontvangen betaling heeft aanstaan, stuurt het opslaan van een betaling boven nul die naar de klant.
Wat je hierna doet: als de klant boven de limiet zat, verhoog dan eerst de Kredietlimiet of ontvang eerst zijn betaling. Vink daarna Geblokkeerd uit op het klantformulier en klik op Opslaan. Zie Betaal- en factuurvoorwaarden van een klant instellen voor de limiet zelf.
Veelgestelde vragen
Waarom kan ik een boeking niet meer bevestigen voor een klant naar wie ik alleen maar heb gekeken? Het klantformulier openen terwijl de klant boven de kredietlimiet zat, zette Geblokkeerd op ja, en bevestigen of overdragen wordt nu geweigerd met Klant is geblokkeerd. (Customer is blocked.) Verhoog hun Kredietlimiet of ontvang een betaling op deze pagina. Open daarna de klant, vink Geblokkeerd uit en klik op Opslaan. Vink je dit uit terwijl de klant nog boven de limiet zit, dan wordt hij bij het volgende openen van het formulier opnieuw geblokkeerd.
Ik kreeg "Waarschuwing: toegewezen bedrag komt niet overeen met controlesom. Betalingen zijn alsnog geregistreerd." ("Warning: allocated amount did not match control sum. Payments still have been registered.") Is er iets gebeurd? Ja. Elke betaling is opgeslagen, ook al tellen de velden Toegewezen bedrag niet op tot Bedrag. De controle rondt af op tien cent: voor € 500 ontvangen, komen velden die optellen tot 499,96 erdoorheen, en 499,94 geeft de waarschuwing. Open elke boeking via het oogicoon op de lijst van het muntje en controleer de betalingen voordat je iets anders vastlegt.
Waarom toont de bulklijst een factuur die de klant al heeft betaald? Het bankbiljetscherm toont elke factuur op elke boeking van de klant die nog geld openstaat. Het toont elke factuur op haar volledige bedrag, niet het deel dat nog openstaat. Vink facturen uit die al zijn afgehandeld, of zet hun Toegewezen bedrag op 0.
Waarom ontbreekt een factuur op de bulklijst? Alleen facturen op boekingen die Onbevestigd (Unconfirmed), Bevestigd (Confirmed), PickedUp of DroppedOff zijn, en die nog geld openstaan, worden getoond. Geannuleerde en no-show-boekingen verschijnen daar nooit. Handel die via het muntje af.
Waarom werd de betaling die ik opsloeg geregistreerd als bankbetaling terwijl de klant met kaart betaalde? Het euro-icoon registreert altijd Bank. Registreer kaart- of contantbetalingen op de boeking zelf, waar je de methode zelf kiest. Open die met het oogicoon.
Waarom kon ik een betaling opslaan die groter was dan het openstaande bedrag? Niets controleert het bedrag tegen wat er verschuldigd is. De boeking toont dan een negatieve Openstaand, wat betekent dat de klant in credit staat.
Waarom verschijnt "Bedrag is leeg" ("Amount is empty") of "Bedrag moet positief zijn" ("Amount should be positive")? De eerste betekent dat Bedrag leeggemaakt was op Openstaande betaling registreren. De tweede betekent dat Bedrag op het bulkscherm 0 of minder was toen je op (Bulk)betaling registreren klikte. Vul het ontvangen bedrag in en probeer het opnieuw.
Waarom verscheen "Geen e-mailsjabloon beschikbaar. Maak eerst een sjabloon aan." ("No email template available. Please create a template first.") na Opslaan? De betaling is opgeslagen. Je bedrijf heeft geen actieve e-mail bij ontvangen betaling, dus er is niets verstuurd.
Waarom toont de lijst een klant met 0,00, of ontbreekt een klant? Elke klant met een echte boeking wordt getoond, ook wie niets verschuldigd is. Ontbreekt iemand, maak dan de filtervelden onder de kolomkoppen leeg; die worden van de vorige keer onthouden. Klanten van wie de enige boekingen concepten, offertes of verlopen zijn, worden helemaal niet getoond.
Waarom is de lijst leeg, of zijn er geen icoontjes? De rijen en de betaalicoontjes vereisen een bedrijfsbeheerdersaccount. Vraag het aan je beheerder.
Waarom veranderde het wijzigen van Type openstaand bedrag niets? Geen enkel scherm op deze pagina leest die instelling uit. Beide saldi worden altijd getoond.
Gerelateerde pagina's: Betaal- en factuurvoorwaarden van een klant instellen voor de kredietlimiet en betaaltermijnen, Een boeking annuleren voor wat een geannuleerde boeking nog kost, en Een boeking bevestigen voor de andere controles die een bevestiging weigeren.