Inleiding
Deze pagina is voor wanneer het geld en de app het niet eens zijn: een onlinebetaling ontbreekt, een betaling is dubbel vastgelegd, of een betaling heeft je boekhoudpakket nooit bereikt. De oplossingen vind je op het Betalingsoverzicht (Payment overview) onder Financieel (Financials), het venster Betaling bewerken (Edit Payment) op een boeking, en de Mollie webhook inbox die RentVisie-support gebruikt.
Je komt hier wanneer:
- een klant per kaart of iDEAL op de website heeft betaald, maar de boeking nog steeds niets betaald toont en nooit is bevestigd;
- dezelfde betaling er dubbel in staat, en de boeking nu zegt dat de klant geld terugkrijgt;
- je boekhouder vraagt waarom een betaling ontbreekt in de boekhouding;
- je boekhouder een betaling met de hand in het boekhoudpakket heeft ingevoerd, en de app biedt nog steeds aan haar te versturen.
Begrippen op deze schermen
| Het scherm zegt | Het betekent |
|---|---|
| Mollie | De online betaalprovider die kaart- en iDEAL-betalingen voor je website en betaallinks afhandelt |
| Webhook | Het korte "deze betaling is gewijzigd"-bericht dat Mollie naar de app stuurt nadat een klant heeft betaald |
| Sync / Opnieuw synchroniseren (Resync) / Boekhoudsysteem synchroniseren (Sync financial system) | De betaling versturen naar je boekhoudpakket, Exact Online |
| SyncID / Financiële boekhoud-ID (Financial accounting id) | Het nummer dat het boekhoudpakket aan de betaling heeft gegeven. Leeg betekent dat ze daar nog niet is aangekomen |
Elk probleem heeft zijn eigen oplossing. Zoek het jouwe op in de tabel, en ga naar dat deel van de pagina:
| Wat je ziet | Waar je het oplost |
|---|---|
| Klant heeft online betaald, boeking toont geen betaling | Een onlinebetaling ontbreekt |
| Een betaling is onjuist of dubbel ingevoerd | Een betaling verwijderen |
| Een betaling staat niet in de boekhouding | Een betaling opnieuw naar de boekhouding versturen |
Zo werkt het
Configuratie
Er valt niets in te stellen voor deze oplossingen. Betalingen naar de boekhouding versturen werkt alleen wanneer je bedrijf een actieve Exact Online-koppeling heeft; het instellen daarvan staat beschreven in accountingsynchronisatie.
Voordat je begint: de rechten verschillen per oplossing.
Oplossing Wie het kan doen De betalingen van een boeking openen en op Boekhoudsysteem synchroniseren klikken Elk personeelsaccount Financieel → Betalingen (Payments) openen, betalingen verwijderen, Sync, Opnieuw synchroniseren en Als gesynchroniseerd markeren (Mark synced) Alleen een Bedrijfsbeheerder (Company admin)-account De Mollie webhook inbox openen en op Retry klikken Alleen RentVisie-support Heb je niet het juiste account, vraag dan een collega met een Bedrijfsbeheerder-account, of RentVisie-support voor de inbox.
De betalingsoplossingen gebruiken
Een onlinebetaling ontbreekt
Wanneer een klant online betaalt, laat Mollie dit kort daarna aan de app weten. De app zet elk bericht in een inbox en werkt het af. Als alles goedgaat, verschijnt de betaling vanzelf op de boeking en wordt een conceptboeking automatisch bevestigd. Als het bericht niet kon worden afgehandeld, is de betaling nog niet vastgelegd.
1. Controleer eerst de boeking. Open de boeking en klik op Betalingen. De tabel toont elke betaling op de boeking; rechts staan Totaal betaald (Total paid) en Nog te betalen (To be paid). Een betaling die van Mollie is binnengekomen toont het Mollie-betaalnummer in Betalingsreferentie (Payment reference) — ze begint met tr_.
2. Wacht een paar minuten en vernieuw dan. Een trage reactie van Mollie kan een betaling vertragen.
3. Leg de betaling nog niet handmatig vast. Als je haar met de hand invoert en de onlinebetaling komt dan alsnog door, toont de boeking het bedrag dubbel.
4. Neem contact op met RentVisie-support. Geef hen het boekingsnummer en, als de klant die heeft, het Mollie-betaalnummer uit hun bevestigingsmail. Support opent de Mollie webhook inbox (vanuit het beheermenu, Mollie webhooks), zoekt de betaling op Mollie payment id, en klikt op Retry op haar rij.
Wat de inbox toont. Eén rij per bericht van Mollie, nieuwste eerst:
| Kolom | Wat het support vertelt |
|---|---|
| Status | In de wacht (Queued) — wacht op afhandeling. Wordt verwerkt (Processing) — wordt nu afgehandeld. Verwerkt (Processed) — klaar. Mislukt (Failed) — er ging iets mis; zie Fout (Error). Overgeslagen (Skipped) — het bericht bevatte niets waar de app actie op kon ondernemen |
| Bron (Source) | Booking voor website- en boekingsbetalingen, Invoice voor betaallinks van facturen |
| Pogingen / Laatste poging (Attempts / Last attempt) | Hoe vaak de app het al heeft geprobeerd, en wanneer |
| Fout | De reden waarom de laatste poging mislukte |
Een betaling verwijderen
Gebruik dit voor een dubbele betaling, of een betaling die op de verkeerde boeking is ingetypt. Open vanuit het hoofdmenu Financieel, en klik op de tegel Betalingen. Het scherm heet Betalingsoverzicht en toont 50 betalingen per pagina.
1. Zoek de betaling. Gebruik de filters onder de kolomkoppen, bijvoorbeeld Booking nr. of Betalingsreferentie. De kolom SyncID is groen wanneer de betaling de boekhouding heeft bereikt en rood wanneer dat niet zo is.
2. Vink de betaling aan. Je kunt er meer dan één aanvinken.
3. Klik op de rode prullenbakknop boven de tabel. Ze heeft geen tekst en stelt geen vraag — de betaling wordt meteen verwijderd.
Wat het verwijderen doet:
| Resultaat | Details |
|---|---|
| Betalingen die al in de boekhouding staan, blijven staan | Een betaling met een groene SyncID wordt overgeslagen zonder bericht. Corrigeer die in het boekhoudpakket, of met een terugbetaling; zie terugbetalingen |
| Maximaal tien per klik | Alleen de eerste tien aangevinkte betalingen worden verwijderd; klik opnieuw voor de rest |
| De totalen van de boeking worden herberekend | Totaal betaald, Nog te betalen en Terug te betalen (To be refunded) op de boeking worden direct bijgewerkt |
| Betaalverzoeken worden niet heropend | Een verzoek dat al Betaald (Paid) staat, blijft betaald; zie Stuur een klant een betaalverzoek |
| Het betaalde bedrag van een factuur wordt niet gewijzigd | Controleer de factuur daarna; zie een factuur versturen |
Er is geen ongedaan maken. Om een verwijderde betaling terug te zetten, leg je haar opnieuw vast; zie een betaling vastleggen.
Uitgewerkt voorbeeld. Boeking 20417 kost € 480 huur en heeft geen borg. De balie legt de € 480 per ongeluk dubbel vast, dus de boeking telt € 960 betaald tegenover € 480, en toont € 480 onder Terug te betalen. Geen van beide betalingen is al gesynchroniseerd (rode SyncID). Je vinkt een van de twee rijen van € 480 aan en klikt op de prullenbak. De boeking telt weer € 480 betaald, en Terug te betalen wordt vervangen door Nog te betalen. Was het duplicaat al gesynchroniseerd geweest (groene SyncID), dan had de prullenbak haar overgeslagen, en had je boekhouder haar moeten terugdraaien in Exact Online.
Een betaling opnieuw naar de boekhouding versturen
Elke keer dat een betaling wordt opgeslagen, stuurt de app haar zelf naar Exact Online. Als dat mislukt, blijft de betaling in de app staan met een lege SyncID. Er zijn drie manieren om haar opnieuw te versturen:
| Waar | Knop | Wie |
|---|---|---|
| Boeking → Betalingen → klik op de betalingsrij → venster Betaling bewerken | Boekhoudsysteem synchroniseren, bovenaan het venster | Elk personeelsaccount |
| Financieel → Betalingen → klik op de betalingsrij → venster Payment | Opnieuw synchroniseren, bovenaan het venster | Bedrijfsbeheerder |
| Financieel → Betalingen → vink meerdere rijen aan | Sync, boven de tabel | Bedrijfsbeheerder |
Elke knop verschijnt alleen zolang de betaling geen boekhoudnummer heeft; als het lukt, wordt Financiële boekhoud-ID ingevuld en verdwijnt de knop. Sync verstuurt betalingen één seconde na elkaar, dus een grote selectie duurt even.
Als gesynchroniseerd markeren (Mark synced) staat naast Opnieuw synchroniseren en Boekhoudsysteem synchroniseren, in rood met een waarschuwingsicoon. Gebruik hem alleen wanneer de betaling al in Exact Online staat, bijvoorbeeld omdat je boekhouder haar met de hand heeft ingevoerd. Hij verstuurt niets: hij schrijft Gemarkeerd als gesynchroniseerd (Marked as Synced) in Financiële boekhoud-ID, zodat de app stopt met aanbieden haar te versturen. Alleen een Bedrijfsbeheerder kan hem gebruiken. Om hem ongedaan te maken, open je de betaling vanuit Financieel → Betalingen, maak je Financiële boekhoud-ID leeg, en klik je op Opslaan — de app probeert haar dan opnieuw te versturen.
Als een betaling nog steeds niet synchroniseert, staat de reden op de accountingfoutenlijst; zie accountingsynchronisatie.
Goed om te weten
- Een betaling wordt maar één keer verstuurd. Het opnieuw versturen van een betaling die al een boekhoudnummer heeft, doet niets, dus de knoppen kunnen geen dubbele boeking in Exact Online veroorzaken.
- Geen Exact Online-koppeling, geen synchronisatie. Zonder actieve koppeling doen Opnieuw synchroniseren en Boekhoudsysteem synchroniseren niets en tonen ze geen bericht.
Wat je hierna doet: behandel eerst een ontbrekende onlinebetaling — de klant wacht en zijn boeking kan nog onbevestigd zijn. Verwijder daarna duplicaten, en sluit af door alles opnieuw te versturen wat nog in de boekhouding ontbreekt.
Veelgestelde vragen
Waarom toont een boeking de onlinebetaling van de klant dubbel? Iemand heeft haar met de hand vastgelegd terwijl de onlinebetaling nog onderweg was. Verwijder de handmatig ingevoerde betaling via Financieel → Betalingen — het is de rij zonder tr_-nummer in Betalingsreferentie — zoals beschreven in Een betaling verwijderen.
Waarom heeft de prullenbakknop een betaling die ik had aangevinkt niet verwijderd? Óf de betaling heeft de boekhouding al bereikt (groene SyncID), óf ze zat niet bij de eerste tien aangevinkte. Een gesynchroniseerde betaling kan niet in de app worden verwijderd; vraag je boekhouder haar in Exact Online terug te draaien, of betaal het geld terug via terugbetalingen.
Waarom ontbreekt de prullenbakknop, of doet ze niets, voor mij? Betalingen verwijderen en de tegel Betalingen vereisen een Bedrijfsbeheerder-account. Vraag een collega die er een heeft.
Waarom is de boeking nog een concept nadat de klant online heeft betaald? Het betalingsbericht is nog niet afgehandeld, dus de app weet nog niet dat het geld is binnengekomen. Volg Een onlinebetaling ontbreekt; zodra support het opnieuw probeert, wordt de boeking bevestigd en gaat de huurovereenkomst-mail uit.
Waarom staat de betaling van de klant wel op hun Mollie-bon maar niet op de factuur? Betalingen via een factuur-betaallink komen op dezelfde manier binnen als boekingsbetalingen. Geef RentVisie-support het factuurnummer en het tr_-nummer; zij zoeken een rij met Bron Invoice in de inbox.
Waarom houdt een betaling een rode SyncID nadat ik op Boekhoudsysteem synchroniseren heb geklikt? Het boekhoudpakket heeft haar geweigerd, of er is geen actieve Exact Online-koppeling. De weigeringsreden staat op de accountingfoutenlijst; zie accountingsynchronisatie.
Kan Retry de betaling dubbel vastleggen? Nee. Voordat er iets wordt vastgelegd, controleert de app of er al een betaling met dat Mollie-nummer op de boeking staat. Een bericht voor een betaling die bij Mollie is geannuleerd, mislukt of verlopen, wordt gemarkeerd als Verwerkt zonder iets vast te leggen, omdat er geen geld is binnengekomen.
Probeert de app het zelf opnieuw? Als automatische herhaling voor je omgeving is aangezet, probeert de app rijen met In de wacht, Wordt verwerkt en Mislukt elke 12 minuten opnieuw, tot maximaal 10 pogingen per rij. Na 10 pogingen probeert alleen Retry het nog. RentVisie-support kan je vertellen of dit is aangezet. Verwerkt-rijen worden na 90 dagen uit de inbox verwijderd.
Kan ik de Mollie webhook inbox zelf openen? Nee. Die is alleen toegankelijk voor RentVisie-support. Stuur hen het boekings- of factuurnummer en het tr_-nummer.
Gerelateerde pagina's:
- Kaart- en onlinebetalingen — hoe online- en kaartterminalbetalingen om te beginnen worden geïnd.
- Een betaling vastleggen — een betaling met de hand invoeren zodra je weet dat ze echt ontbreekt.
- Borgen en pre-autorisatie — wanneer een kaart alleen was geblokkeerd, niet belast.
- Terugbetalingen — geld terugbetalen dat niet zomaar kan worden verwijderd.
- Accountingsynchronisatie — de foutenlijst en de Exact Online-koppeling.