Inleiding
De schadestap is waar je vastlegt wat er mis is met het voertuig — voordat het vertrekt, en opnieuw als het terugkomt. Het is de stap die bepaalt of een klant voor een kras betaalt, dus het loont om het zorgvuldig te doen in de twee minuten die het kost.
Het scherm toont het voertuig als zes aparte panelen — de zijkanten, het dak en het interieur — en je markeert elk gebrek op de plek waar het daadwerkelijk zit. RentVisie bepaalt of een gebrek het probleem van de klant is puur op basis van wanneer je het hebt vastgelegd: alles wat wordt geregistreerd terwijl de boeking op weg naar buiten is, is uitgifteschade en wordt niet in rekening gebracht; alles wat bij terugkomst wordt geregistreerd, is innameschade en wordt dat wel.
Dat kies je zelf nooit. Het volgt uit de status van de boeking, en daarom komt een uitgiftegebrek dat laat wordt vastgelegd — nadat het voertuig al is vertrokken — aan de verkeerde kant van de streep terecht.
De stap verschijnt alleen als een beheerder Schade (Damage) voor dat voertuig heeft aangezet; zie De uitgifte-inspectie doorlopen.
Zo werkt het
Configuratie
Voordat je begint: je hebt een baliefunctie nodig — Medewerker (Employee), Medewerker (beperkt) (Employee (minimal)) of Bedrijfsbeheerder (Company admin) — om de schadestap te bereiken. Een schade opslaan vereist Medewerker of Bedrijfsbeheerder: een account Medewerker (beperkt) kan het schadeformulier wel openen vanuit de wizard, maar de Opslaan-knop werkt er niet voor. Nemen je medewerkers met beperkte toegang voertuigen terug, geef hen dan de volledige Medewerker-rol, anders wordt de schade nooit vastgelegd.
De schadestap wordt per voertuig aangezet onder Instellingen → Asset-instellingen (Settings → Asset Settings), met de schakelaar Schade. Hij staat standaard uit. De doorloop staat op De uitgifte-inspectie doorlopen.
Verder hoeft er niets te worden ingesteld voordat het personeel de stap gebruikt. Wil je dat het voertuigdiagram op je echte voertuigen lijkt, dan komt dat uit het schadesjabloon dat aan het voertuig hangt — het is de moeite waard dat eenmalig te controleren, want het diagram is waar het personeel op klikt.
De schadestap gebruiken
Bereik hem binnen de inspectie: open de boeking, klik op de tab Inspectie (Inspection), dan op de tegel Inspectie, en werk door naar Schades registreren (Register damages).
Het scherm toont het voertuig als zes aparte panelen — één elk voor de linkerkant, de rechterkant, de voorkant, de achterkant, het dak en het interieur. Elk paneel toont de al bekende schade voor dat deel van het voertuig en heeft een eigen knop om een nieuwe toe te voegen.
Om een gebrek vast te leggen:
-
Zoek het paneel voor het deel van het voertuig waar het gebrek zit.
-
Markeer de plek. De positie die je kiest, wordt bij de schade opgeslagen, zodat een latere collega kan zien waar de kras zat, niet alleen dat er een was.
-
Vul het schadeformulier in dat opent:
Veld Wat je erin zet Omschrijving (Description) Kort — "kras, rechter achterportier" Categorie (Category) Wat voor soort gebrek: Dent, Scratch, Broken, Dirty, Missing, Defect of Temporary Notities (Notes) Alles wat langer is en ertoe doet Bedrag (Amount) Je inschatting van de reparatiekosten, als je die hebt Datum (Date) Staat al op nu Status Begint op New. Laat dit staan tenzij jij de schade verwerkt Kant (Side) Al ingevuld vanuit het paneel waarop je klikte -
Klik op Schadefoto (Damage Photo) om een foto toe te voegen, en dan op Opslaan (Save) bij de foto. Een schade houdt één foto vast: een tweede toevoegen vervangt de eerste, kies dus de duidelijkste opname.
-
Klik op Opslaan op het schadeformulier.
Het formulier toont ook de ophaal- en inleverdatum van de boeking en de naam van de klant, beide alleen-lezen, zodat je kunt bevestigen dat je bij de juiste huur bent voordat je opslaat. Boeking tonen (Show booking) opent die boeking. Het prullenbakicoon verwijdert de schade definitief.
Herhaal voor elk gebrek en druk dan op Volgende (Next) om verder te gaan met de rest van de wizard.
De gekozen Categorie bepaalt wat blijft bestaan. Kies je Temporary, dan wordt de schade gemarkeerd als horend bij alleen deze huur — zodra de innameinspectie wordt afgerond, wordt elke Temporary-schade op de boeking verwijderd, inclusief de koppeling met de boeking. Gebruik dit voor iets dat volgende week niet meer geldt, zoals een missende hoedenplank die je terugverwacht. Gebruik het nooit voor een gebrek dat je op het record van het voertuig wilt houden.
Een uitgewerkt voorbeeld
Een Golf gaat op boeking B-10432 naar buiten. Bij de rondgang vind je een schram van 4 cm op de rechter achterbumper en een steenslag in de voorruit.
Je opent de inspectie en werkt door naar Schades registreren. Op het paneel voor de linkerkant markeer je de bumper, en op het formulier typ je "schram, rechter achterbumper", kies je categorie Scratch, laat je Status op New, maak je één foto en klik je op Opslaan. Op het voorpaneel markeer je de voorruit, typ je "steenslag, bestuurderszijde", categorie Broken, foto, Opslaan.
Beide worden als uitgiftegebrek gestempeld omdat de boeking nog Bevestigd (Confirmed) is. Drie dagen later brengt de klant de auto terug met een nieuwe deuk in het linkerportier. Je draait de inspectie opnieuw — de boeking staat nu op Opgehaald (Picked up), dus alles wat je toevoegt is innameschade — en legt de deuk vast op het paneel voor de rechterkant. Je carrosseriebedrijf schat € 280, dus dat typ je in bij Bedrag. De schram en de steenslag staan al vermeld en die laat je staan.
De boeking draagt nu twee uitgiftegebreken waar de klant niet voor verantwoordelijk is, en één innamegebrek waar wel. Die € 280 staat geregistreerd bij de deuk als jouw inschatting. Heeft je bedrijf ook een automatische schadevergoeding — zeg een afhandelingskosten van € 75 — dan wordt die eenmalig toegevoegd omdat er überhaupt innameschade is, niet omdat de deuk op 280 is geprijsd.
Goed om te weten
Timing bepaalt alles, en je kunt dat niet overschrijven. Een schade wordt als uitgifte of inname geregistreerd op basis van de status van de boeking op het moment dat je opslaat, zonder veld om dat te wijzigen. Wordt een rondgangsgebrek vastgelegd nadat het voertuig al is uitgecheckt, dan komt het aan de innamekant terecht en lijkt het alsof het de schuld van de klant is. Leg uitgiftegebreken vast voordat je de uitgifte afrondt.
Schade blijft op het voertuig staan, niet alleen op de huur. Elk gebrek wordt op het eigen record van het voertuig geschreven en ook gekoppeld aan deze boeking, dus het staat er nog bij de volgende huur en de volgende inspectie vermeldt het. Daarom toont het uitgiftescherm al gebreken die je niet zelf hebt ingevoerd.
Gearchiveerde schade verdwijnt van deze lijsten. De status van een schade op Archived zetten verwijdert hem uit elk inspectiepaneel. Het is de manier om een gebrek uit te faseren zodra het is gerepareerd — het record blijft bestaan, het stopt alleen de rondgang op te vullen.
Reparation verbergt een schade uit de tekening van het voertuig, niet uit inspecties. Een schade op status Reparation (het voertuig is bij, of ingepland voor, de reparatie) staat niet meer op de eigen tekening Schades beheren (Manage damages) van het voertuig, maar elke inspectie blijft hem tonen tot hij Archived is. De statussen worden toegelicht op Een schade aan een voertuig vastleggen.
Eén innamegebrek is genoeg om de kosten te triggeren. Heeft je bedrijf een schadevergoeding ingesteld, dan wordt die toegevoegd aan de boeking zodra er enige innameschade is. Vijf gebreken vastleggen in plaats van één verdubbelt dat niet, en het Bedrag dat je bij een schade typt, wordt tegen die schade geregistreerd in plaats van te bepalen wat deze automatische vergoeding in rekening brengt.
Er is geen onderkantpaneel. Het systeem kent een onderkant van het voertuig, maar het inspectiescherm biedt alleen de zes panelen hierboven. Schade aan de onderkant moet op welk paneel ook maar het dichtst in de buurt komt, met woorden beschreven worden.
Wat je hierna doet: rond de rest van de inspectie af en finaliseer die. Om te controleren wat er is vastgelegd, open je de tab Schades (Damages) van de boeking — die scheidt de uitgiftegebreken van deze boeking, de innamegebreken van deze boeking, en alles wat ooit op het voertuig is geregistreerd.
Veelgestelde vragen
Het uitgiftescherm toont al schade die ik niet heb vastgelegd. Waar komt dat vandaan? Van eerdere huren. Gebreken staan op het voertuig, dus alles wat nog niet gearchiveerd is verschijnt bij elke inspectie. Laat ze staan tenzij ze zijn gerepareerd.
Ik heb bij uitgifte een kras vastgelegd maar hij staat als schade van de klant. Hij is vrijwel zeker opgeslagen nadat de uitgifte al was afgerond, toen de boeking al op Opgehaald stond. Er is geen manier om hem vanaf het schadescherm terug te verplaatsen — de oplossing ligt bij de schaderegistraties van de boeking, dus vraag wie schadebeheer doet.
De Opslaan-knop op het schadeformulier doet niets. Je bent waarschijnlijk ingelogd met een account Medewerker (beperkt), dat het formulier wel kan openen maar niet opslaan. Vraag om de volledige Medewerker-rol.
Een schade die ik heb vastgelegd is verdwenen nadat het voertuig terugkwam. Controleer welke Categorie hij had. Temporary-schades worden verwijderd zodra de innameinspectie wordt afgerond — dat is wat de categorie betekent.
Hoe geef ik aan dat de schade er al was en is gerepareerd? Zet de Status op Archived. Hij verdwijnt dan uit inspecties maar het record blijft bestaan.
Kan ik een prijs op de schade zetten? Je kunt een Bedrag op de schade zelf typen, wat je inschatting vastlegt. Heeft je bedrijf ook een automatische schadevergoeding, dan is dat een aparte kostenpost die wordt getriggerd doordat er innameschade is, niet door het bedrag dat je hebt getypt.
Waar gaan foto's heen? Bij de schade, niet bij de boeking. Open de schade, klik op Schadefoto, en Opslaan. Elke schade houdt één foto vast — een nieuwe vervangt de oude — en die blijft bij de schade op het record van het voertuig.
Het voertuigdiagram lijkt niet op dit voertuig. Het diagram komt uit het schadesjabloon dat aan dat voertuig hangt. Klopt het niet, dan moet het sjabloon worden aangepast — de markeringen die je plaatst, worden ondertussen wel correct vastgelegd.
De schade zit aan de onderkant. Welk paneel gebruik ik? Er is geen onderkantpaneel. Kies het dichtstbijzijnde en zeg dat duidelijk in de Omschrijving en Notities.
Moet ik na het toevoegen van schade op Volgende drukken, of doet Opslaan dat al? Beide. Opslaan slaat één gebrek op en brengt je terug naar de panelen; Volgende verlaat de schadestap en gaat verder met de inspectie.