Kaarten maken en verplaatsen op Kanban

Inleiding

Kanban is de to-dolijst van de app voor een team. Het scherm heet Kanban, met Manage your teams to do's and increase your productivity. (Manage your teams to do's and increase your productivity.) eronder, en daaronder staat de lijst met de borden van je bedrijf. Werk staat op kaarten, kaarten staan in kolommen, en je verplaatst een kaart van de ene kolom naar de volgende naarmate de klus vordert. Het is bewust eenvoudig gehouden: geen goedkeuringen, niets dat een e-mail verstuurt. Het is een whiteboard dat iedereen bij jouw bedrijf op dezelfde manier ziet.

Er zijn drie niveaus. Een bord (Board) is één onderwerp — Damage follow-up, bijvoorbeeld. Daarbinnen zitten kolommen, die dit scherm lanes (Lanes) noemt, zoals Outstanding, In progress en Completed. In de lanes zitten de kaarten: één klus per kaart.

Je gebruikt dit wanneer:

• je in één oogopslag wilt zien waar je team mee bezig is en wat deze week moet
• jouw vestiging een terugkerend lijstje bijhoudt dat niet op een boeking thuishoort
• meerdere mensen één wachtrij delen en moeten zien wie wat heeft
• je een klus met een datum erop wilt vastleggen, zonder dat het formeler hoeft

Begrippen op dit scherm

Gebruik Kanban voor interne klussen die een naam en een datum nodig hebben. Alles wat aan een klant of een voertuig vastzit, hoort op die boeking of dat voertuig thuis, niet hier.

Zo werkt het

Configuratie

Borden en lanes worden ingesteld door een bedrijfsbeheerder; de rest werkt met kaarten.

Een bord aanmaken:

1. Klik in het hoofdmenu op Kanban.
2. Klik op Nieuw bord (New Board) boven de lijst. Er opent een formulier.
3. Typ de Naam (Name) van het bord.
4. Klik op Nieuwe lane (New Lane) boven de lanelijst. Er opent een klein Lane-venster.
5. Vul de Titel (Title) en de Sort key van de lane in — het laagste getal staat links. De Sort key accepteert decimalen, dus 1,5 schuift een lane tussen 1 en 2. Een nieuwe lane begint op 0. Het venster heeft ook een Bord-veld, al ingesteld op dit bord; verander dat alleen om de lane naar een ander bord te verplaatsen.
6. Klik op Opslaan (Save) in het Lane-venster. Herhaal stap 4 tot en met 6 voor elke lane.
7. Klik op Opslaan op het bordformulier.

De lane wordt opgeslagen zodra je op Opslaan in zijn eigen venster klikt; Annuleren (Cancel) op het bordformulier maakt dat niet ongedaan. Om een lane te verwijderen, gebruik je het prullenbak-icoon aan het einde van zijn rij. Om een lane te wijzigen, gebruik je het potlood-icoon ernaast.

Begin in plaats daarvan met een voorbeeld. Voorbeeldbord (Example board) op de bordenlijst bouwt een bord genaamd Example productivity board met vier lanes — Outstanding, In progress, Review en Completed — en één voorbeeldkaart, Populate cards, die over vijf dagen moet. Het opent meteen. Hernoem de lanes naar wens, en herstel eerst de Sort key: In progress en Review hebben allebei nummer 2 (zie Veelgestelde vragen).

Een bord hernoemen of verwijderen. Op de bordenlijst opent het potlood-icoon naast een bord zijn formulier; het prullenbak-icoon verwijdert het zonder te vragen. Een bord verwijderen verwijdert ook zijn lanes en elke kaart erin.

Voordat je begint: een bord of lane aanmaken, hernoemen of verwijderen vereist een bedrijfsbeheerdersaccount; alleen een bedrijfsbeheerder kan die knoppen en icoontjes gebruiken. Elk gewoon personeelsaccount kan met kaarten werken. Een beperkt account, alleen-lezen, ziet de bordenlijst maar kan er geen openen. Kaarten zijn zichtbaar voor iedereen bij jouw bedrijf — dit is geen privélijst.

Het Kanban-bord gebruiken

Klik in het hoofdmenu op Kanban. De bordenlijst opent.

1. Klik op Bord openen (Open board) bij het bord dat je wilt. Het bord opent, met zijn naam bovenaan en een Terug (Back) knop om terug te gaan naar de lijst.

2. Klik op Kaart aanmaken (Create card) onderaan de lane waar de klus bij hoort. Het venster Kaart bewerken (Edit Card) opent.

3. Vul de kaart in:

   Veld	Wat erin komt
   Titel	Een korte naam voor de klus; dit staat op het bord
   Omschrijving	Opgemaakte tekst, tot 200 tekens inclusief de opmaak; langere details horen in een reactie
   Toegewezen aan	Eén medewerker aan wie de klus toebehoort
   Vervaldatum	Een dag en een tijd; de kiezer stapt in sprongen van vijftien minuten en heeft een Vandaag-knop

4. Om een reactie toe te voegen, open je het tabblad Reacties (Comments), typ je in het vak en klik je op het Opslaan ernaast. Plaats de reactie voordat je de kaart opslaat.

5. Om bestanden toe te voegen, open je het tabblad Bestanden (Files) en voeg je ze toe — tot drie bestanden tegelijk, elk maximaal twee megabyte.

6. Klik onderaan de kaart op Opslaan om hem op te slaan en het venster te sluiten.

7. Sleep op het bord een kaart omhoog, omlaag of naar opzij, naar een andere lane, om hem te verplaatsen. De verplaatsing wordt opgeslagen zodra je loslaat.

Om een kaart later te wijzigen, klik je erop op het bord; hetzelfde venster opent. Om hem te verwijderen, gebruik je het rode prullenbak-icoon bovenaan het kaartvenster. Dat verwijdert meteen, zonder te vragen.

Als het gelukt is, staat de kaart in zijn lane met zijn titel, de naam van de medewerker en, als er een datum op staat, het aftelteken.

Goed om te weten

Het aftelteken wordt negatief als een kaart te laat is. Het bord drukt onder de titel het aantal hele dagen af dat nog rest, naar beneden afgerond. Een kaart die vrijdag om 17:00 moet, toont op woensdagochtend Over 2 dagen (Due in 2 days); op zaterdagochtend toont hij Over -1 dagen (Due in -1 days). Er is geen kleurverandering en geen aparte lane voor achterstallige kaarten, dus het minteken is de enige waarschuwing die je krijgt. Dit is dezelfde conventie als de inspectielijst op je dagoverzicht.

Reacties worden geplaatst, niet opgeslagen met de kaart. Het Opslaan-knopje naast het reactievak plaatst de reactie meteen, gestempeld met je naam, en maakt het vak leeg voor de volgende. Het Opslaan onderaan de kaart slaat juist de kaart op en gooit alles weg wat nog niet-geplaatst in het reactievak staat. Een lege reactie, of een die alleen uit spaties bestaat, wordt genegeerd in plaats van geplaatst.

Kaarten behoren toe aan het bedrijf, niet aan jou. Iedereen bij jouw bedrijf opent dezelfde borden en ziet dezelfde kaarten, wie ze ook heeft gemaakt, en elk gewoon personeelsaccount kan ze allemaal verplaatsen of bewerken — er is geen eigenaarschap en geen vergrendeling. Toegewezen aan legt vast aan wie de klus toebehoort; het verbergt de kaart niet voor anderen en stuurt hen ook niets. Wil je dat iemand het weet, vertel het dan zelf — het bord doet dat niet voor je.

Een kaart verslepen hernummert de hele lane. Zodra je loslaat, worden alle kaarten in de doel-lane vanaf boven hernummerd, zodat de volgorde altijd klopt. Daarom duurt een verplaatsing in een lange lane even. Een kaart precies terugzetten waar hij vandaan kwam, doet helemaal niets.

Lanes tonen twintig kaarten tegelijk. Daarna verschijnt onderaan een Meer laden-knop. Een lane die af lijkt, toont misschien gewoon zijn eerste twintig.

Er is geen archief. Niets op een kaart of een bord archiveert hem, dus een afgeronde klus verhuist naar een Completed-lane en blijft daar staan, of wordt van de kaart zelf verwijderd. Spreek met je team af welke van de twee je doet, want anders blijven de lanes maar groeien.

Wat je hierna doet: vraag bij een gloednieuw bord een bedrijfsbeheerder om op Voorbeeldbord te klikken, of om de lanes in te richten zoals beschreven onder Configuratie. Anders zet je gewoon je eerste echte klus op een kaart, geef je hem een datum, en sleep je hem mee als hij vordert.

Veelgestelde vragen

Iemand heeft een kaart of een bord verwijderd dat ik nodig had. Kan ik dat terugkrijgen? Nee. Er is geen prullenbak en geen archief, en een bord verwijderen neemt al zijn lanes en kaarten mee. Verplaats afgerond werk liever naar een Completed-lane dan dat je het verwijdert.

Waarom is de reactie die ik typte verdwenen? Hij was wel getypt maar nooit geplaatst. Alleen het Opslaan naast het reactievak plaatst hem; het Opslaan onderaan de kaart gooit hem weg. Open de kaart, open Reacties, typ hem opnieuw en klik op het Opslaan naast het vak.

Waarom wisselen twee lanes steeds van plek? Lanes worden gesorteerd op hun Sort key, laagste eerst, en niets voorkomt dat twee lanes hetzelfde nummer krijgen. Gebeurt dat, dan kan hun volgorde van het ene bezoek naar het volgende veranderen. Vraag een bedrijfsbeheerder om het bord te openen met het potlood-icoon en elke lane een ander nummer te geven. Het voorbeeldbord heeft dit probleem standaard: In progress en Review hebben allebei nummer 2.

Waarom vind ik geen knop om een lane toe te voegen? Lanes worden toegevoegd vanuit het eigen formulier van het bord met Nieuwe lane, dat alleen een bedrijfsbeheerder kan gebruiken. Vraag diegene erom; je kunt zelf nog steeds zoveel kaarten toevoegen als je wilt.

Een kaart waarvan ik zeker wist dat hij bestond, staat niet in de lane. Waar is hij? Scroll naar de onderkant van de lane en klik op Meer laden voordat je aanneemt dat iemand hem heeft verwijderd.

Hoe wis ik een vervaldatum? Gebruik de kleine Wissen-knop (Clear) bij het datumveld in plaats van de tekst te verwijderen, want dat kan het veld als ongeldige datum laten staan.