Laat klanten zelfstandig een voertuig ophalen en inleveren

Inleiding

Self-service laat een klant een voertuig ophalen en terugbrengen wanneer er niemand aan de balie is. De klant doorloopt de verhuur op zijn telefoon: hij leest jouw instructies, fotografeert de auto en drukt op een knop. Zit er een trackingbox in de auto, dan ontgrendelt RentVisie hem bij uitgifte en vergrendelt hem weer bij inname. De boeking gaat naar Opgehaald (Picked up) en later Ingeleverd (Dropped off) zonder dat iemand aan de balie er iets aan doet.

Alles wat je hiervoor instelt, staat op één scherm: open vanuit het hoofdmenu Beheer (Admin), daarna Self-service (Self service). Het scherm heeft de kop Self-service, met een link Terug (Back) erboven en vijf tegels eronder: Onboarding, Feedback, Veelgestelde vragen (FAQs), Asset-instructies (Asset instructions) en Instellingen (Settings). Het dagelijkse werk gebeurt op elke boeking, op het tabblad Self-service ervan.

Je bent hier omdat:

• je wilt dat een klant vrijdagavond een bus ophaalt nadat je bent gesloten;
• een nieuwe auto heeft een tracker gekregen en moet nu beschikbaar zijn voor self-service;
• klanten blijven bellen om te vragen waar de reservesleutel of de laadkabel is — de instructies die de app ze toont, hebben een extra stap nodig;
• je wilt zien wat klanten vinden van hoe schoon de auto's zijn;
• een boeking zegt Automatisch geaccepteerde uitgifte (Auto accepted pickup) en je wilt weten waarom.

Begrippen op dit scherm

Elke manier waarop een klant zonder medewerkers kan ophalen of inleveren

Gebruik deze pagina om self-service in te stellen en een self-service-boeking te volgen. Belt een klant omdat een inname niet lukt, ga dan direct naar Help een klant van wie de self-service-inname wordt geweigerd.

Zo werkt het

Configuratie

Lees de tabel eenmaal door; elke regel wordt uitgelegd in de genummerde onderdelen eronder.

1. De bedrijfsschakelaar. Self-service toestaan staat onderaan het scherm dat opent vanuit Beheer → Bedrijfsgegevens. Hij toont Ja of Nee en je kunt hem daar niet wijzigen; RentVisie-support stelt hem in. Hij regelt maar één ding: automatische uitgifte (zie Self-service gebruiken hieronder). Staat hij op Nee, dan kunnen klanten de app en de link nog gebruiken, maar wordt een boeking nooit vanzelf als opgehaald gemarkeerd. Zie Bekijk het record, plan en de limieten van je bedrijf.

2. Een voertuig als self-service markeren.

1. Klik vanuit het hoofdmenu op Assets, dan de tegel Assets, en open het voertuig.
2. Klik op het tabblad Web & afbeeldingen.
3. Zet Self-service op Ja.
4. Klik onderaan op Opslaan (Save).

De schakelaar wordt uitgelezen op het moment van uitgifte of inname, dus boekingen die al voor deze auto zijn gemaakt, volgen ook de nieuwe instelling. Om de auto zichzelf te laten ontgrendelen en vergrendelen, heeft hij ook een gekoppelde tracker nodig; zie Koppel een tracker aan een voertuig en volg hem op de kaart. Zet Self-service terug op Nee om het voertuig uit self-service te halen.

3. Verplichte foto's. Open Beheer → Self-service → Instellingen. Het scherm heeft de kop Self-service-instellingen (Self service settings), met Wijzigingen worden automatisch opgeslagen. (Changes will be auto-saved.) eronder en één tabblad, Foto's (Photos).

"De auto fotograferen" betekent vier foto's: Voorkant (Front), Achterkant (Back), Links (Left) en Rechts (Right). Er is geen keuze per kant — het is alle vier of geen. Elke klik wordt meteen opgeslagen; er is geen knop Opslaan. De regel geldt voor elk self-service-voertuig in je bedrijf.

Beide vakken tonen de eerste keer dat je dit scherm opent Ja, maar er is nog niets verplicht. De instelling bestaat pas zodra er iets op is gewijzigd. Zet foto's aan door op elke regel die je wilt eerst op Nee en dan weer op Ja te klikken.

4. Voertuiginstructies. Dit zijn de genummerde stappen die de klant in de app ziet — waar de sleutel ligt, hoe hij een elektrische bus start, waar hij hem oplaadt.

1. Open Beheer → Self-service → Asset-instructies. Er opent een lijst met de kolommen Naam (Name) en Innametype (Checkin type).
2. Klik op Nieuw (New). Het scherm met de kop Self-service asset-instructie (Self service asset instruction) opent.
3. Vul Naam in (voor jezelf, bijvoorbeeld Renault Master uitgifte) en kies Inspectietype (Inspection type): Uitgifte voor ophalen, Inname voor terugbrengen. NotApplicable wordt nooit aan een klant getoond.
4. Kies onder Assets de voertuigen op kenteken. Alleen actieve voertuigen staan in de lijst.
5. Klik op Nieuw boven de stappenlijst. Er opent een pop-up. Vul Stap (Step) in (een heel getal — 1, 2, 3 — het nummer van de stap), Titel (Title), en Omschrijving (Description) (tot 2.000 tekens, opmaak inbegrepen). Upload rechts één foto en geef hem een Naam. Klik op Opslaan.
6. Herhaal dit voor elke stap, en klik dan onderaan de instructie op Opslaan.

Gebruik het potloodicoon op een regel om een instructie of stap te wijzigen, en het prullenbakicoon om hem te verwijderen. Een voertuig heeft één instructie voor uitgifte en één voor inname nodig; elke instructie kan door meerdere voertuigen worden gedeeld.

5. Welkomstschermen (onboarding). Open Beheer → Self-service → Onboarding. Het scherm heeft de kop Onboarding self-service (Onboarding self service).

1. Zet Eigen onboarding gebruiken op Ja.
2. Klik op Nieuw. Upload bij Afbeelding onboarding (Image onboarding) de foto, en kies Kenmerk (Attribute): Mobiel (Mobile), Tablet of Desktop — het soort scherm waarvoor de foto is gemaakt. Stel Volgorde (Order) in (1 wordt het eerst getoond) en Naam, en klik dan op Opslaan.
3. Voeg één foto per scherm toe, per schermtype.
4. Klik onderaan Onboarding self-service op Opslaan. De schakelaar wordt pas behouden als je dat doet.

Staat hij op Nee, dan blijven je foto's bewaard maar toont de app ze niet. Om een foto te wijzigen of te verwijderen, selecteer je hem en klik je op Bewerken (Edit) of Verwijderen (Delete).

6. Vragen en antwoorden. De tegel Veelgestelde vragen opent dezelfde lijst als de FAQ op de website. De self-service-app toont elke categorie van het type SelfService; zie Voeg vragen en antwoorden toe aan de FAQ van je website.

7. Innames zelf controleren. Of een self-service-inname meteen als afgerond telt, of op jou wacht, stel je in met Self-service handmatige inspectiecontrole; zie Help een klant van wie de self-service-inname wordt geweigerd.

Voordat je begint: Beheer → Self-service, elke tegel erop, en de schakelaar Self-service van het voertuig vereisen een Bedrijfsbeheerder-account (Company admin); een Medewerker-account (Employee) ziet de schakelaar maar kan hem niet wijzigen. Het versturen van een self-service-link vanuit een boeking vereist een Medewerker- of Bedrijfsbeheerder-account. Self-service toestaan en de trackerkoppeling worden ingesteld door RentVisie-support. De e-mail van de klant bevat alleen een werkende link als je sjabloon Klant selfservice-link (Customer Selfservice Link) hem bevat — zie Stel de e-mails in die de app zelf verstuurt.

Self-service gebruiken

Open de boeking (open vanuit het hoofdmenu Boekingen en klik op de regel van de boeking). Onder de eerste rij tabbladen staat een tweede rij afgeronde tabbladen; klik op Self-service.

Het tabblad toont Beveiligingscode (alleen-lezen), Automatisch uitchecken (Auto checkout) (een datum en tijd), Status automatische verwerking (Auto process status), de knop Self-service-link klant (Customer self service link), en onder Foto-uploads klant (Customer photo uploads) de foto's die de klant heeft gemaakt, elk met zijn kant.

1. Stuur de link. Klik op Self-service-link klant. De app zegt E-mail verzonden (Email sent). De klant ontvangt de self-service-e-mail met zijn persoonlijke link.
2. Controleer het tijdstip van automatische uitgifte. Was Automatisch uitchecken leeg, dan staat hij nu op één uur na het moment van klikken, en staat Auto process status op In behandeling (Pending). Wijzig Automatisch uitchecken als de klant later komt; het wordt opgeslagen zodra je het vak verlaat.
3. Stop een automatische uitgifte door Status automatische verwerking op Overgeslagen (Skipped) te zetten. Alleen In behandeling-boekingen worden automatisch opgehaald. Klik je opnieuw op Self-service-link klant, dan gaat hij terug naar In behandeling.
4. Bekijk na uitgifte de foto's onder Foto-uploads klant. Filter op kant of datum met de vakken erboven.

Wat er gebeurt als de klant in de app op de uitgifteknop drukt. RentVisie controleert, in deze volgorde, en stopt bij de eerste die mislukt:

Lukt alles, dan leest RentVisie kilometerstand en brandstof uit de tracker, ontgrendelt de portieren en de motor, zet de boeking op Opgehaald en mailt het uitgiftebewijs.

Automatische uitgifte. Eén keer per uur, op het hele uur, zoekt RentVisie naar In behandeling-boekingen waarvan het tijdstip van Automatisch uitchecken is verstreken — alleen als Self-service toestaan op Ja staat. Elke boeking wordt Opgehaald met de uitgiftenotitie Automatisch geaccepteerde uitgifte, de laatst bekende kilometerstand, brandstof op 100, en een gemaild uitgiftebewijs. Er wordt niets gecontroleerd en er ontgrendelt niets.

Schoonmaakbeoordelingen. Open Beheer → Self-service → Feedback. Het scherm met de kop Feedback self-service (Feedback self service) toont elke beoordeling: Boeking (Booking), Datum (Date), Type (Uitgifte — gegeven bij uitgifte, Inname — bij inname), een verborgen kolom Naam, de score, en Opmerkingen (Remarks). Het potlood opent de beoordeling met een link Booking #…; de prullenbak verwijdert hem.

Een uitgewerkt voorbeeld

Boeking 10452, een Renault Master, uitgifte vrijdag 18:00, inname maandag 09:00. Huur € 245,00 plus een borg van € 300,00: € 545,00. De bus staat op Self-service, beide fotoregels staan op Ja, en hij heeft een Traci-tracker.

• Om 10:20 klik je op Self-service-link klant. Automatisch uitchecken wordt 10:20 + 1 uur = 11:20. Je zet het om naar vrijdag 19:00, voor het geval de klant laat is.
• Om 17:40 probeert de klant het: 20 minuten te vroeg — Uitgifte niet binnen toegestane tijdsperiode. Om 17:46 (14 minuten te vroeg) lukt die controle wel.
• Ze hebben € 544,96 betaald: 4 cent open, wat binnen € 0,05 valt, dus het lukt. Hadden ze € 544,90 betaald, dan had de openstaande 10 cent hen tegengehouden.
• Ze fotograferen de voorkant, achterkant en linkerkant en drukken opnieuw: Niet alle verplichte foto's zijn gemaakt. Ze voegen de rechterkant toe; de bus ontgrendelt. De boeking is Opgehaald.
• Waren ze nooit gekomen, dan was de boeking automatisch opgehaald bij de controle van 19:00, met brandstof 100 en geen foto's.

Goed om te weten

De voertuigschakelaar bepaalt welke controles lopen. Staat Self-service op Nee, dan laat de app de klant nog steeds alleen op betaling en tijd afronden, maar vraagt geen foto's, ontgrendelt de auto niet bij uitgifte en vergrendelt hem niet bij inname. De klant heeft dan op een andere manier een sleutel nodig — een sleutelkluis bijvoorbeeld.

De fotoregel en de instructies staan los van elkaar. Foto's gelden bedrijfsbreed; instructies gelden per voertuig. Een voertuig zonder instructie voor uitgifte toont er gewoon geen.

De link en de app zijn niet hetzelfde. De link in de e-mail laat de klant de inspectie doen — foto's, kilometerstand en brandstof, schade, handtekeningen — en afronden. Hij controleert geen betaling en ontgrendelt niets.

Niets wordt gedaan met een schoonmaakscore. Een lage score markeert de auto niet als vuil en waarschuwt niemand. Hij is er alleen om door jou gelezen te worden.

Wat je hierna doet: kijk na een self-service-uitgifte eerst naar de foto's op het tabblad Self-service — ze zijn je enige vastlegging van de staat van de auto. Volg bij inname de boeking zoals in Neem een voertuig terug aan het eind van een verhuur, en controleer de brandstof voordat je factureert.

Veelgestelde vragen

Waarom zegt een boeking "Automatisch geaccepteerde uitgifte" met brandstof op 100 en heeft niemand de auto gezien? Hij is automatisch opgehaald nadat de self-service-link was verstuurd en de klant hem niet had afgerond vóór Automatisch uitchecken. De kilometerstand en brandstof zijn aangenomen, niet afgelezen. Doe bij inname een echte aflezing, zoals in Leg kilometerstand en brandstofniveau vast.

Waarom is een klant nooit om foto's gevraagd, terwijl Instellingen Ja toont? Of de fotoregel is nooit echt opgeslagen — klik op de tegel Instellingen op Nee en dan op Ja — of de schakelaar Self-service van het voertuig staat op Nee.

Een klant zegt dat de app "Self-service niet ondersteund" (Self service not supported) toont. Wat is er mis? De schakelaar Self-service van het voertuig staat op Nee. Een Bedrijfsbeheerder zet hem op Ja op het tabblad Web & afbeeldingen.

Waarom ziet de klant de verkeerde instructies voor een auto? De auto staat in twee instructies van hetzelfde type, en de app toont er maar één. Open Asset-instructies en verwijder de auto uit een van beide.

Waarom gebeurde de uitgifte niet automatisch op het tijdstip van de boeking? Automatische uitgifte draait eens per uur, op het hele uur, dus kan tot een uur te laat zijn. Hij gebeurt ook nooit als Status automatische verwerking niet op In behandeling staat, of als Self-service toestaan op Nee staat — neem daarvoor contact op met RentVisie-support.

Waarom zie ik Beheer → Self-service niet? Dat wordt alleen getoond aan een Bedrijfsbeheerder-account. Vraag je beheerder; zie Voeg een medewerker toe en stel diens rechten in.

Kan ik vanaf de balie een auto ontgrendelen voor een klant die vastzit? Nee. Alleen de app van de klant stuurt vergrendel- en ontgrendelinstructies. Neem het voertuig zelf terug of geef het zelf af, zoals in Voer de uitgifte-inspectie uit, en geef de sleutel persoonlijk aan de klant of via een sleutelkluis.

Waar staan de andere feedbackantwoorden van klanten? De schoonmaakscores staan alleen op de tegel Feedback hier. Feedback uit de e-mail die na een verhuur wordt verstuurd, staat op Bekijk klantfeedback na een verhuur.