Facturen naar je boekhoudpakket versturen

Inleiding

RentVisie kan elke afgeronde factuur rechtstreeks doorsturen naar je boekhouding, zodat niemand haar een tweede keer hoeft in te typen. Het boekhoudpakket waarmee de app koppelt is Exact Online, het Nederlandse boekhoudprogramma dat veel verhuurbedrijven al gebruiken. Het is het enige boekhoudpakket waarmee de app koppelt. Zodra de koppeling is ingesteld, worden elke factuur die je afrondt, elke betaling die je vastlegt en elke nieuwe klant naar Exact gestuurd. De app houdt een logboek bij van alles wat Exact niet heeft geaccepteerd.

Je werkt op drie plekken ermee. Het scherm Financieel (Financials) toont een banner Niet-gesynchroniseerde facturen (Unsynced invoices) met een knop Naar facturen (To invoices). De factuurlijst, met als titel Invoice, heeft een knop Sync en een verborgen kolom Sync ID. Het scherm met als titel Exact dashboard heeft een rij tabs, en de tab Logs toont elke verzending die is misgegaan.

Je komt hier wanneer:

• je boekhouder zegt dat een factuur van vorige week niet in Exact staat;
• het dagoverzicht de banner Exact-fouten (Exact errors) toont en je die wilt opruimen;
• de banner Niet-gesynchroniseerde facturen op Financieel een aantal toont en je wilt dat dit weer nul wordt;
• je een oude factuur met de hand in Exact hebt ingevoerd, en de app blijft haar als onverstuurd tellen;
• je aan het einde van de maand alleen controleert of alles de boeken heeft bereikt.

Begrippen op deze schermen. De schermen gebruiken deze woorden:

Elke manier waarop een factuur Exact bereikt

Gebruik deze pagina voor facturen en voor het Exact-logboek. Voor een betaling die Exact niet heeft bereikt, gebruik je de betalingspagina in de tabel.

Zo werkt het

Configuratie

De koppeling wordt één keer per vestiging ingesteld, meestal samen met RentVisie-support en je boekhouder, omdat je gegevens van Exacts eigen website nodig hebt.

Open de koppelingenlijst. Open vanuit het hoofdmenu Instellingen (Settings), klik op de tegel Integraties (Integrations), en klik op Setup (Instellen) op de rij Exact. Het scherm met als titel Exact-koppelingen (Exact Connections) toont één rij per vestiging. Het heeft de kolommen BranchName, is active en Division id, een knop Dashboard, en een potloodicoon en een prullenbakicoon aan het einde van de rij. Het prullenbakicoon verwijdert de koppeling.

Een koppeling aanmaken of herstellen. Klik op Nieuwe Exact OAuth-koppeling (New Exact O auth connections), of op het potloodicoon op een bestaande rij. Het scherm met als titel Exact integration leidt je door vijf genummerde stappen:

1. Kies de Branch (vestiging). Klik bij de stap met als titel 1 Generate redirect url (1 redirect-url genereren) op Klik hier om de redirect-url te genereren (Click here to generate the redirect url). Het vak Redirect url wordt ingevuld. Is er geen vestiging gekozen, dan zegt de app "Please populate the branch" (Vul de vestiging in).
2. Registreer de app in Exacts ontwikkelaarsportaal met dat adres. Kopieer wat Exact je geeft naar Client id, Client secret en Webhook secret.
3. Klik op Klik hier om de integratie te starten. (Click here to initiate the integration.) De inlogpagina van Exact opent. Log in en geef toegang. Je komt terug op dit scherm, en Access token en Refresh token zijn nu ingevuld.
4. Typ je administratienummer uit Exact in Division id.
5. Zet de optionele schakelaars in onderstaande tabel. Zet is active op Yes, en druk daarna op Opslaan (Save).

Er wordt niets naar Exact gestuurd zolang is active niet Yes is, en dit begint op No. Deze schakelaar is de echte aan/uit-knop van de koppeling. De schakelaar Exact op het scherm Integraties is alleen voor registratiedoeleinden; het scherm zegt dit zelf. Die schakelaar bepaalt wel of de banner Niet-gesynchroniseerde facturen wordt getoond. Zie Integratieschakelaars.

Loop de tabel eenmaal door; je komt terug naar losse rijen wanneer ze aan de orde komen. De schakelaars op het scherm Exact integration zijn:

Breng je boeken in kaart. Klik terug op Exact-koppelingen op Dashboard op de rij van de vestiging. Druk op het Exact dashboard op Sync op de tabs General ledgers (grootboekrekeningen), Cost centers (kostenplaatsen) en Cost units (kostendragers), zodat de app je Exact-rekeningen kent. Open daarna de tab Key mapping (koppeltabel) en werk haar vijf knoppen af:

Open ten slotte de tab RentVisie Items en druk op Populate (Vullen). Je krijgt één rij per soort kosten: voertuigklassen, verzekering, kilometerpakketten, extra's, brandstof, boetes en kortingen. Een rode cel in Synced of Grootboek betekent dat dat soort kosten nog geen Exact-item of -rekening heeft. Klik op de knop van de rij om Exact RV Item te openen, en stel Exact item en Exact general ledger in.

Klanten. Elke klant moet bekend zijn in Exact voordat zijn factuur erin kan. Als Exact je klanten al bevat, biedt de tab Customers (klanten) Link all customers (alle klanten koppelen) om ze te matchen en Import all customers (alle klanten importeren) om ze over te zetten. Daarna worden klanten die je in RentVisie aanmaakt of wijzigt naar Exact gestuurd zodra je ze opslaat.

Voordat je begint: alles op deze pagina vereist de rol bedrijfsbeheerder. Dat geldt voor het menu Financieel, de factuurlijst, de knoppen Sync en Mark as synced en elk Exact-scherm. Ander personeel ziet de banner Exact-fouten op hun dagoverzicht, maar de knop ervan gaat voor hen niet open. Vraag je bedrijfsbeheerder.

Accountingsynchronisatie gebruiken

Open vanuit het hoofdmenu Financieel. Toont de banner Niet-gesynchroniseerde facturen (Unsynced invoices) de melding Er zijn niet-gesynchroniseerde facturen: (There are unsynced invoices:) gevolgd door een aantal, klik dan op Naar facturen. Klik anders op de tegel Facturen (Invoices). Beide openen de factuurlijst.

1. Toon de kolom Sync ID. Open de kolomzichtbaarheidsknop rechtsboven de tabel, en zet Sync ID aan. Dit blijft voor jou aan staan. Een groene cel betekent dat Exact de factuur heeft. Een rode, lege cel betekent dat dit niet zo is.
2. Verstuur één factuur. Klik op de factuur om haar te openen. Klik rechtsboven, naast PDF, op Sync. Deze is alleen zichtbaar op een afgeronde factuur met een lege Sync ID. De factuur gaat meteen naar Exact. Er verschijnt geen bericht, dus heropen de factuur of controleer Sync ID om te zien of het is gelukt.
3. Verstuur er meerdere. Vink op de factuurlijst de facturen aan die je wilt en klik op Sync boven de tabel. De app verstuurt ze één per seconde en herlaadt dan de lijst. Conceptfacturen en al verstuurde facturen worden overgeslagen zonder bericht.
4. Markeer een factuur als al verstuurd. Gebruik dit wanneer de factuur op een andere manier al in Exact staat, bijvoorbeeld omdat je boekhouder haar met de hand heeft ingetypt. Open de factuur en klik op Mark as synced (als gesynchroniseerd markeren), naast Sync. Sync ID verandert meteen in Marked as synced. Er is geen bevestiging, geen knop om het ongedaan te maken, en er wordt niets naar Exact gestuurd.
5. Lees het logboek. Ga naar Instellingen → Integraties → Setup op Exact, en klik op Dashboard op je vestiging. Open de tab Logs. Deze heeft twee subtabs. Action Required (actie vereist) toont mislukte verzendingen. Queued (in de wacht) toont verzendingen die op de volgende halfuurlijkse run wachten. Elke rij toont Transaction type, Status, Reference (referentie, het factuurnummer, voor facturen), Error message (foutbericht) en Content.
6. Probeer één rij opnieuw. Klik op de rij. Het scherm met als titel Exact Log opent. Verhelp eerst de oorzaak (zie Veelgestelde vragen), druk dan op Retry (automatic). Dit herbouwt de factuur met de gegevens zoals ze nu zijn, en het scherm sluit. Is het gelukt, dan is de rij verdwenen uit Action Required.
7. Probeer een selectie opnieuw. Vink op beide subtabs de rijen aan en klik op Sync selection (selectie synchroniseren). Elke rij wordt op zijn beurt opnieuw geprobeerd, ongeveer een halve seconde na elkaar.
8. Verwijder een rij die je hebt afgehandeld. Op Exact Log verwijdert Ignore (negeren) de rij meteen, zonder te vragen. Er wordt niets verstuurd en de factuur wordt niet als verstuurd gemarkeerd. Gebruik dit alleen nadat het bedrag in Exact staat, of na Mark as synced.

Laat Retry (manual) met rust tenzij RentVisie-support je vraagt haar te gebruiken. Ze verstuurt precies wat de eerste keer is verstuurd, dus een correctie die je sindsdien hebt gemaakt, zit er niet bij. Het vak Submitted body erboven kan worden bewerkt. Wijzig het niet.

Goed om te weten

Sales invoice of sales entry. Met SalesInvoice ontvangt Exact een echt factuurdocument. Staat Auto process invoices op Yes, dan rondt Exact haar meteen af; anders wacht ze in Exact op je boekhouder. Met SalesEntry gaat de factuur rechtstreeks het verkoopboek in als een boeking, zonder factuurdocument in Exact. Vraag je boekhouder welke optie ze willen voordat de eerste factuur wordt verstuurd. De instelling verandert alleen facturen die na de wijziging worden verstuurd. Een factuur met een negatief totaal gaat erin als creditfactuur.

De pdf bijvoegen. Staat Attach RV invoices aan, dan wordt elke factuur-pdf zodra de app haar aanmaakt naar Exact geüpload. Ze wordt dan gekoppeld aan de factuur wanneer die wordt verstuurd. Wordt een factuur met de hand verstuurd voordat haar pdf bestaat, dan komt ze zonder bijlage aan.

Twee pogingen, dan geparkeerd. Een afgeronde factuur wacht minstens vijf minuten voordat de halfuurlijkse run haar oppakt. Die eerste verzending telt als poging één. Mislukt ze, dan probeert de run het nog eenmaal, minstens een half uur later. Na de tweede mislukking wordt de Status van de rij ManualActionRequired en stopt de app met proberen. Iemand moet de oorzaak verhelpen en op Retry (automatic) drukken. Elke run verwerkt maximaal 50 rijen per bedrijf. Staat Automatically retry failed syncs op No, dan wordt niets op de tab Queued ooit vanzelf verstuurd.

Voorbeeld: factuur 24518 voor € 605,00 (€ 500,00 plus € 105,00 btw) wordt om 10:02 afgerond. De run van 10:30 verstuurt haar, en ze mislukt met Customer not linked to Exact (klant niet gekoppeld aan Exact). De volgende run, een volledig half uur later, om 11:00 of 11:30, mislukt opnieuw en parkeert haar als ManualActionRequired. Je koppelt de klant, drukt op Retry (automatic), en de rij verdwijnt. Sync ID wordt groen.

Wat je hierna doet: controleer na het instellen van de koppeling dagelijks de banner Niet-gesynchroniseerde facturen en de tab Logs. Werk eerst Action Required af, want die facturen zijn al mislukt. Controleer daarna Queued op alles dat ouder is dan een uur.

Veelgestelde vragen

Waarom ontbreekt een factuur in Exact, terwijl er geen foutenbanner wordt getoond? De banner Exact-fouten op het dagoverzicht telt alleen rijen met Status Failed. Een rij geparkeerd als ManualActionRequired laat dat aantal dalen, ook al is het probleem er nog steeds. De rij staat nog op Action Required, en de factuur telt nog steeds mee in Niet-gesynchroniseerde facturen. Filter op die tab op Status om haar te vinden.

Hoe zoek ik uit waarom een bedrag in Exact ontbreekt? Loop deze controles in volgorde af:

Wat betekent "Customer not linked to Exact"? De klant op de factuur staat niet in Exact, of de app kent hun Exact-nummer niet. Open de klant. Op de tab Other is Financial accounting id leeg. Open en bewaar de klant om haar naar Exact te sturen, of gebruik Link all customers op de tab Customers van het dashboard. Druk daarna op Retry (automatic).

Wat betekent "No Exact payment condition"? De betalingsvoorwaarden van de klant hebben geen Exact-code voor deze vestiging. Het vak Content zegt Geen betalingsvoorwaarde gekoppeld voor deze vestiging. Stel de Exact-koppeling voor betalingsvoorwaarden in en probeer opnieuw (No payment condition is mapped for this branch. Configure the Exact payment conditions mapping and retry.) Vul Update terms mapping in op de tab Key mapping, en probeer dan opnieuw.

Waarom zegt elke rij plotseling "Unauthorized" of iets vergelijkbaars? De koppeling met Exact is verlopen en moet opnieuw worden geautoriseerd. De app vernieuwt haar eigen toegang, maar kan dat niet meer doen zodra de opgeslagen autorisatie volledig is verlopen. Open de koppeling met het potloodicoon en klik op Klik hier om de integratie te starten. (Click here to initiate the integration.) Log in bij Exact, druk op Opslaan, en gebruik dan Sync selection op Action Required. De link verschijnt alleen wanneer Client id, Client secret, Webhook secret en Exact api url allemaal zijn ingevuld.

Waarom deed Sync niets? Ze geeft hoe dan ook geen bericht. Controleer Sync ID. Is die nog leeg, dan staat de reden op de tab Logs. Is er ook geen logregel, dan is de koppeling niet actief, of is er geen dagboek ingevuld onder Update Journals mapping.

Ik heb Mark as synced op de verkeerde factuur geklikt. Hoe maak ik dat ongedaan? Er is geen knop om het ongedaan te maken, en de factuur wordt niet verstuurd. Neem contact op met RentVisie-support om de Sync ID leeg te maken.

Kan ik een ander pakket dan Exact koppelen, zoals Twinfield of Snelstart? Nee. Exact Online is het enige boekhoudpakket waarmee de app koppelt. Gebruik voor andere pakketten CSV Export op de factuurlijst. Zie Facturen verwijderen en exporteren.

Gerelateerde pagina's:

• Factureer een boeking en Handmatige facturen: hoe een factuur wordt afgerond, het moment waarop ze voor Exact wordt klaargezet.
• Creditfacturen: een credit gaat op dezelfde manier naar Exact.
• Betalingsproblemen: een betaling opnieuw naar Exact versturen.
• Stel de betaal- en factureringsvoorwaarden van een klant in: de voorwaarden die de voorwaardenkoppeling vertaalt.
• Controleer je dagoverzicht: waar de banner Exact-fouten staat.
• Integratieschakelaars: Exact aan- of uitzetten.

</content>