De kilometerstand en brandstofstanden van een voertuig controleren en corrigeren

Inleiding

Elk voertuig houdt een eigen lijst met kilometerstanden bij, los van elke huur. Je vindt die op het voertuigrecord — het scherm Voertuig bewerken (Edit Vehicle) — op de tab Kilometerstand (Odometer), de vijfde in de rij, na Core, Voertuigklassen (Asset groups), Labels (Tags) en Notities (Notes). De tab is één lijst met twee kolommen, Kilometerstand en Datum (Date), een knop Nieuw (New) in de balk boven de kolomkoppen, en een potlood en een prullenbak aan het einde van elke rij.

Daarnaast houdt de app één samenvattend getal per voertuig bij — de meest recent opgeslagen stand, getoond in de kolom Kilometerstand van de wagenparklijst en herschreven zodra er ergens een stand wordt opgeslagen, ook tijdens een overdracht.

Brandstof werkt anders: het voertuigrecord houdt geen tankniveau bij, dus een niveau dat er verkeerd uitziet, corrigeer je op de boeking.

Je komt hier wanneer:

• een overdracht een stand weigert omdat die lager is dan de laatst bekende waarde;
• de wagenparklijst een kilometerstand toont die duidelijk fout is, of nul;
• je een onderhoudsbeurt boekt en moet weten hoeveel kilometer het voertuig heeft gereden;
• elke huur van één voertuig terugkomt met de tank genoteerd als vol.

Begrippen op dit scherm

Standen bereiken een voertuig via verschillende routes:

Gebruik deze pagina als je naar het voertuig kijkt in plaats van naar één huur.

Zo werkt het

Configuratie

De tab Kilometerstand hoeft niet ingesteld te worden. Wat wel ingesteld moet worden, is of medewerkers tijdens een overdracht überhaupt om standen wordt gevraagd: open vanuit het hoofdmenu Instellingen (Settings), klik op de tegel Asset-instellingen (Asset Settings), klik op Bewerken (Edit) bij het profiel dat je voertuigen gebruiken, en zet Kilometerstand (Mileage), Brandstof (Fuel), of beide aan. Beide beginnen uit, en ze aanzetten verandert niets aan afgeronde huren. Volledige doorloop: Welke velden je voertuigrecords tonen, wijzigen.

Voordat je begint: de tab Kilometerstand lezen vereist een balierol — Medewerker (Employee), Medewerker (beperkt) (Employee (minimal)) of Bedrijfsbeheerder (Company admin). Met een Medewerker-account zie je alleen voertuigen die staan bij een locatie waaraan je bent toegewezen. Een stand toevoegen vereist Medewerker of Bedrijfsbeheerder. Een stand corrigeren of verwijderen, en een tankniveau op een boeking corrigeren, vereisen Bedrijfsbeheerder — op elk ander account staan het potlood en de prullenbak er helemaal niet. De tegel Asset-instellingen is alleen voor Bedrijfsbeheerder.

De kilometerstanden gebruiken

Klik vanuit het hoofdmenu op Assets, dan op de tegel Assets. Dubbelklik op de tab Voertuigen (Vehicles) op de rij van het voertuig, en klik dan op de tab Kilometerstand.

1. Lees de lijst. Deze toont elke stand die ooit voor dit voertuig is vastgelegd, 20 rijen per pagina, in geen bepaalde volgorde. Klik op de kolomkop Kilometerstand om op grootte te sorteren of op Datum om op tijdstip te sorteren; elke kolom heeft een zoekveld eronder.

2. Voeg een stand toe met Nieuw, in de balk boven de kolomkoppen. Een klein venster opent met twee velden:

   Veld	Begint als	Wat het doet	Wat het accepteert
   Kilometerstand	1	De stand zelf	Alleen hele getallen — geen decimaalteken
   Datum	Nu	Wanneer die is opgenomen	Een datum en tijd, gekozen of getypt

3. Klik op Opslaan. De stand wordt meteen vastgelegd. Daarna op Annuleren (Cancel) klikken op het voertuigrecord maakt dit niet ongedaan.

4. Corrigeer een stand met het potloodicoon aan het einde van de rij. Hetzelfde venster opent met de bestaande getallen erin.

5. Verwijder een stand met het prullenbakicoon aan het einde van de rij. Deze gaat meteen weg, zonder bevestigingsvraag en zonder ongedaan maken.

Een stand opslaan herschrijft het samenvattende getal van het voertuig. Wat je ook opslaat, wordt de laatst bekende kilometerstand van het voertuig. Een lagere stand vervangt een hogere, en een stand van nul vervangt een echte, zonder waarschuwing.

Een stand verwijderen herstelt het samenvattende getal niet. Dat getal blijft staan zoals het was tot er een andere stand wordt opgeslagen, dus corrigeer een foute stand met het potlood in plaats van hem te verwijderen.

De overdrachtscontrole kijkt naar de hoogste stand, niet naar het samenvattende getal. De weigering De kilometerstand van het voertuig is lager dan de laatst bekende waarde! Je kunt de laatst bekende waarde indien nodig corrigeren bij assets. (The mileage of the vehicle is lower than the last known value! You can correct the last known value under assets if needed.) vergelijkt met de grootste stand in deze lijst. Een stand gelijk daaraan wordt geaccepteerd; één kilometer eronder wordt geweigerd.

Om het samenvattende getal te zien, open je het kolomzichtbaarheidsmenu van de wagenparklijst — het kleine icoon rechtsboven in de tabel — en vink je Kilometerstand aan, die standaard uit staat. De kolom Brandstof ernaast is het soort brandstof dat het voertuig gebruikt, geen tankniveau.

Een uitgewerkt voorbeeld

Een bestelwagen met kenteken 12-ABC-3 heeft standen van 84.210 en 84.655 vastgelegd, dus de wagenparklijst toont 84.655. Bij de volgende uitgifte bedoelt een collega 84.900 te typen en typt 184.900. Dit wordt geaccepteerd, omdat het hoger is dan alles wat is vastgelegd, en elke latere overdracht van die bestelwagen wordt geweigerd.

Open de tab Kilometerstand van de bestelwagen, klik op de kolomkop Kilometerstand om de grootste stand bovenaan te krijgen, klik op het potlood bij de rij 184.900, wijzig hem naar 84.900 en klik op Opslaan. De wagenparklijst toont nu 84.900 en de volgende overdracht accepteert 84.950 — of precies 84.900 als de bestelwagen niet heeft gereden, terwijl 84.899 nog steeds wordt geweigerd. Op de prullenbak bij die rij klikken zou overdrachten ook deblokkeren, maar de wagenparklijst zou 184.900 blijven tonen.

Goed om te weten

Vier dingen gebruiken deze standen, allemaal vanuit de lijst in plaats van het samenvattende getal:

Een stand toegevoegd op de tab Kilometerstand van een boeking bereikt het voertuig nooit. De knop Handmatig toevoegen maakt daar een stand voor alleen die huur. Deze telt mee voor de berekende afstand, maar verandert niets op de tab Kilometerstand van het voertuig, op de wagenparklijst, of bij de volgende overdracht. Er een opslaan vereist Bedrijfsbeheerder.

De tab laat niet zien waar een stand vandaan komt. Standen van een overdracht, een inname, hier met de hand getypt en in bulk geladen zien er allemaal hetzelfde uit. Om er een aan een huur te koppelen, open je de tab Kilometerstand van de boeking.

Een stand verwijderen kan veranderen wat een huur in rekening heeft gebracht. De afstand van een huur is zijn inname-standen min zijn uitgifte-standen, dus een rij verwijderen die de uitgiftestand van een huur was, maakt de afstand van die huur de hele inname-stand de volgende keer dat de prijs wordt berekend. Er wordt niets herberekend terwijl je verwijdert, dus het komt later aan het licht, op een factuur.

Elke brandstofstand begint helemaal vol. Het veld Tankniveau bij een overdracht komt vooraf ingevuld op 100, als percentage, dus er voorbij klikken slaat een volle tank op. Een boeking die RentVisie zelf uitcheckt, een uur na een onbeantwoorde self-service-link, legt ook 100% vast en neemt de meest recente stand van het voertuig over, of 1 als dat voertuig er geen heeft. Die boekingen dragen de notitie Automatisch geaccepteerde uitgifte (Auto accepted pickup).

Wat je hierna doet: controleer of de kolom Kilometerstand van de wagenparklijst het getal toont dat je verwacht, en ga dan terug naar de overdracht die geweigerd werd en sla de echte dashboardstand op. Hoorde de stand die je hebt gewijzigd bij een afgeronde huur, controleer dan het totaal van die huur voordat die wordt gefactureerd.

Veelgestelde vragen

Een overdracht zegt dat de kilometerstand lager is dan de laatst bekende waarde, en de dashboardstand klopt zeker. Hoe deblokkeer ik dit? Iemand heeft een stand opgeslagen die hoger is dan de werkelijkheid. Open Assets en de tegel Assets, dubbelklik op het voertuig, klik op de tab Kilometerstand, klik op de kolomkop Kilometerstand om de grootste bovenaan te sorteren, klik op het potlood bij die rij, typ het echte getal en klik op Opslaan. Ga dan terug naar de overdracht en sla de dashboardstand op.

Een huur is teruggekomen met een enorme kilometerkost. Wat is er gebeurd? Zijn uitgiftestand is hoogstwaarschijnlijk verwijderd, dus de hele innamestand telt als gereden afstand. Open de boeking, klik op de tab Kilometerstand en controleer of er een stand is voor zowel de uitgifte als de inname. Ontbreekt er een, dan kan een Bedrijfsbeheerder hem terugzetten met Handmatig toevoegen op die tab.

De wagenparklijst toont nul voor een voertuig dat duidelijk is gereden. Of het heeft nog geen standen, of iemand heeft een stand van nul opgeslagen — de tab Kilometerstand accepteert nul zonder klagen, en de wagenparklijst toont gewoon de meest recent opgeslagen stand. Open de tab Kilometerstand, sorteer op Datum met de nieuwste eerst, en corrigeer de nulrij met het potlood. Een nul blokkeert geen overdrachten, omdat die vergelijken met de hoogste stand.

Elke huur van één voertuig legt de tank vast als 100% vol. Wordt de meter wel afgelezen? Waarschijnlijk niet — het veld begint vol, dus er voorbij klikken bij de brandstofstap slaat 100% op. Vraag balie-medewerkers om in te stellen wat de meter toont: driekwart is 75, half is 50. Dragen die boekingen ook de notitie Auto accepted pickup, dan stond er helemaal niemand aan de balie; zie Een voertuig terugnemen aan het einde van een huur.

Hoe corrigeer ik een tankniveau dat verkeerd is vastgelegd? Op de boeking, nooit op het voertuig. Open de boeking, klik op de tab Brandstof en zoek de lijst Brandstof vanuit inspectieperiode, met Tankperiode (Refueling period), Datum en Tankniveau. Klik op het potlood aan het einde van de rij, wijzig Tankniveau naar een heel getal tussen 0 en 100 en klik op Opslaan — Datum en Tankperiode kunnen niet gewijzigd worden. Geen gegevens: voer eerst een inspectie uit. (No data : please perform an inspection first.) betekent dat er voor die huur nooit een stand is opgenomen, dus er is niets te corrigeren. Je hebt een Bedrijfsbeheerder-account nodig.

Waar staat het brandstofniveau op het voertuigrecord? Dat is er niet, en er is ook geen lijst met eerdere niveaus. Fuel op het record is het soort brandstof dat het voertuig gebruikt en Tankinhoud (Tank size) op de tab Specificaties (Specs) is hoeveel de tank bevat. Niveaus bestaan alleen bij een huur.

Waarom zie ik het potlood en de prullenbak niet op de tab Kilometerstand? Die worden alleen getoond aan Bedrijfsbeheerder-accounts. Met een Medewerker-account kun je wel een stand toevoegen met Nieuw, maar er geen wijzigen of verwijderen. Vraag een collega met een Bedrijfsbeheerder-account — een nieuwe, correcte stand toevoegen verwijdert een foute niet, dus een per ongeluk te hoge stand zou overdrachten nog steeds blokkeren.

Een gloednieuw voertuig toont nul, en de eerste overdracht accepteert geen stand. Een voertuig zonder standen begint op nul, en de kilometerstandstap weigert nul of lager met De kilometerstand moet positief zijn (Mileage should be positive). Typ de echte dashboardstand; 1 is het kleinste dat wordt geaccepteerd. Er is niets eerst op het voertuigrecord te herstellen.

Kan ik vastleggen dat de kilometerteller is vervangen en teruggezet naar nul? Niet op een manier die de app respecteert. Standen worden alleen opwaarts vergeleken, dus een echte reset laat elke latere overdracht geweigerd worden tegen de oude hoge stand. De enige weg erdoorheen is dat een Bedrijfsbeheerder die oude stand op de tab Kilometerstand corrigeert naar iets onder de nieuwe, wat de echte geschiedenis kwijtraakt. Spreek met je beheerder af hoe je de wijziging eerst vastlegt.

Er staat een stand gedateerd op een dag waarop niemand het voertuig heeft gehuurd. Waar komt die vandaan? Hoogstwaarschijnlijk is die hier met de hand getypt, of in bulk geladen toen het wagenpark voor het eerst werd opgezet. Controleer de lijst Boekingen (Bookings) van het voertuig voordat je aanneemt dat een stand een vergissing is, en verwijder hem niet alleen omdat er geen huur voor de hand ligt.

Een voertuig ontbreekt helemaal in de wagenparklijst, dus ik kan zijn standen niet bereiken. Met een Medewerker-account zie je alleen voertuigen die staan bij een locatie waaraan je bent toegewezen, en een voertuig zonder locatie is voor jou onzichtbaar. Zie Controleren waar een voertuig is en of het schoon is; een Bedrijfsbeheerder kan de locatie terugzetten.

Wat doet Max. toegestane kilometerstand in actieve cyclus? Dit staat op de tab Specificaties en begint op 500.000. Niets op het voertuigrecord, de wagenparklijst of het planbord reageert erop — je krijgt geen waarschuwing en niets wordt geblokkeerd als een voertuig dit passeert — behandel het dus als een notitie voor je eigen referentie. Vertrouwt je bedrijf hierop, vraag dan je beheerder waarvoor ze het gebruiken.

Gerelateerde pagina's:

• Kilometerstanden en brandstofstanden vastleggen — de standen opnemen tijdens een overdracht of inname, en een brandstofkost aan een huur toevoegen.
• Een voertuig terugnemen aan het einde van een huur — de inname, en wat een onbeantwoorde self-service-link zelf vastlegt.
• Welke velden je voertuigrecords tonen, wijzigen — de schakelaars Kilometerstand en Brandstof die de twee stappen in een overdracht zetten.
• Een voertuig aan je wagenpark toevoegen — de rest van het voertuigrecord.
• Controleren waar een voertuig is en of het schoon is — waarom een voertuig kan ontbreken in de wagenparklijst.