Inleiding
De meeste documenten in de app worden door de app zelf gemaakt: de huurovereenkomst, de offerte, de factuur. Soms moet je er zelf een bestand bij bewaren of versturen, zoals een gescand tankbonnetje, een ondertekende brief, of een pdf met extra voorwaarden. Daar zijn twee plekken voor, en ze werken verschillend:
- Bij een boeking heeft de tab Overig (Other) een lijst met de knop Nieuwe documenten (New Documents). Bestanden hier worden bij de boeking bewaard voor je team. De app e-mailt ze nooit.
- Bij een factuur opent de link Bijlagen (Attachments) bovenaan een scherm met de kop Bijlagen. Bestanden hier kunnen met de factuur-e-mail meegaan, naast de factuur-pdf.
Je bent hier waarschijnlijk omdat:
- De klant je het bonnetje van het benzinestation geeft en je het bij de boeking wilt bewaren.
- Een zakelijke klant een ondertekende inkooporder stuurde en je collega's hem later moeten kunnen terugvinden.
- Je een handmatige factuur voor schoonmaakkosten verstuurt en de foto's van het vuile bestelbusje wilt meesturen.
- Een zakelijke klant vraagt om zijn raamovereenkomst bij elke handmatig verstuurde factuur te voegen.
Elke manier om een eigen bestand toe te voegen
| Waar het bestand bij hoort | Waar je het toevoegt | Hier behandeld |
|---|---|---|
| Een boeking of een offerte | Tab Overig, Nieuwe documenten | Ja |
| Een factuur die je vanaf het scherm Factuur versturen (Send invoice) verstuurt | Bijlagen bovenaan de factuur | Ja |
| Het rijbewijs of paspoort van een klant | Het klantrecord | Nee, zie Het rijbewijs en paspoort van een klant vastleggen |
| Een schadeclaim | De Documenten van de claim | Nee, zie Een schadeclaim afhandelen |
| Een verkeersboete | Nieuw boetedocument (New Fine document) bij de boete | Nee, zie Een verkeersboete aan de klant doorbelasten |
| Je algemene voorwaarden bij elke bevestiging | Bedrijfsinstellingen, eenmalig gedaan | Nee, zie Je logo, bedrijfsgegevens en voorwaarden toevoegen |
Gebruik deze pagina voor een eenmalig bestand bij één boeking of één factuur.
Zo werkt het
Configuratie
Er is niets in te stellen. Beide lijsten beginnen leeg bij elke boeking en elke factuur.
Voordat je begint: elk gebruikersaccount kan bestanden aan een boeking toevoegen. De factuurschermen, en daarmee Bijlagen, zijn alleen voor een account van een bedrijfsbeheerder; zie je Financieel (Financials) niet in het hoofdmenu, vraag dan je bedrijfsbeheerder. Zorg dat het bestand eerst op je computer staat. Maak er bij een factuur een pdf van.
De bestandslijsten gebruiken
Bij een boeking of offerte. Open vanuit het hoofdmenu Boekingen (Bookings), dan Overzicht (Overview), en klik op de rij van de boeking. Het boekingsscherm heeft twee rijen tabs. Klik in de onderste rij (E-mails, Betaalverzoeken (Payment Requests), Self-service, ROB, Overig, Keycafe) op Overig. Een offerte heeft dezelfde tab Overig.
- Klik boven de lijst op Nieuwe documenten. Er opent een klein venster met de titel Documenten bewerken (Edit Documents).
- Typ een Naam (Name) die een collega herkent, zoals Tankbon 12 sept. Grootte (Size) vult zichzelf zodra het bestand erin staat.
- Kies het bestand met de uploadknop onder Grootte.
- Druk op Opslaan (Save). Het venster sluit en het bestand verschijnt in de lijst met zijn Naam en Grootte. Annuleren (Cancel) sluit het venster en er wordt niets bewaard.
Klik later op het potloodicoontje aan het eind van de rij om een bestand te openen of te hernoemen. Klik op het prullenbakicoontje aan het eind van de rij om het te verwijderen; het gaat meteen weg, zonder vraag.
Bij een factuur. Open vanuit het hoofdmenu Financieel en klik op de tegel Facturen (Invoices), en klik dan op de rij van de factuur. Begin een nieuwe handmatige factuur zoals in Een factuur handmatig opstellen.
- Klik bovenaan de factuur op Bijlagen. Het scherm Bijlagen opent.
- Klik op Nieuw (New). Er opent een klein venster.
- Typ een Naam en kies het bestand. Druk op Opslaan.
- Herhaal dit voor elk bestand. Klik erboven op Verwijderen (Remove) om er een weer weg te halen; het gaat meteen weg.
- Klik op Terug (Back) om terug te gaan naar de factuur.
- Klik op Opslaan en volgende (Save and next). Het scherm Factuur versturen opent. Kies in het vak Bijlagen onderaan elk bestand dat je in de e-mail wilt. Alleen de bestanden die je kiest worden verstuurd.
- Druk op Versturen (Send). De e-mail vertrekt met de factuur-pdf plus de bestanden die je koos.
Als het is gelukt, ontvangt de klant de factuur-pdf en één extra pdf per gekozen bestand.
Goed om te weten
Bestanden bij de boeking blijven binnen de app. Ze worden niet toegevoegd aan de bevestiging, de huurovereenkomst of een andere e-mail, en ze verschijnen niet op de tab Documenten (Documents), die alleen de documenten bevat die de app heeft gemaakt. Ze zijn bedoeld om door je team te worden teruggevonden.
Wat met een factuur-e-mail meegaat, en wat niet.
| Je drukt op | Gaan je gekozen bestanden mee? |
|---|---|
| Versturen op het scherm Factuur versturen | Ja, met de factuur-pdf |
| Credit aanmaken en versturen (Create and Send credit) op het scherm Factuur versturen | Ja, met de credit-pdf |
| Verwerken (niet versturen) (Process (don't send)) of Credit verwerken (niet versturen) (Process credit (don't send)) | Nee, er vertrekt helemaal geen e-mail |
| Gecombineerde facturen die in een batch worden verstuurd | Nee, alleen de factuur-pdf |
Elke factuurbijlage wordt verstuurd als pdf, genoemd naar zijn Naam. De app voegt ".pdf" toe aan de Naam en labelt het bestand als pdf, wat het ook werkelijk is. Een foto of Word-bestand dat je hier toevoegt, bereikt de klant als een pdf die niet opent. Sla het eerst op als pdf.
Uitgewerkt voorbeeld. Je factureert Bakkerij de Vries € 250,00 plus btw voor het schoonmaken van een bestelbusje. Op de factuur voeg je twee bijlagen toe: Schoonmaakfoto's (Cleaning photos), een pdf van de foto's, en Raamovereenkomst 2026 (Framework agreement 2026). Op het scherm Factuur versturen kies je alleen Schoonmaakfoto's en druk je op Versturen. De klant ontvangt twee bestanden: de factuur-pdf en Schoonmaakfoto's.pdf. Raamovereenkomst 2026 blijft op de factuur staan voor de volgende keer.
Wat je hierna doet: om te controleren of de factuur-e-mail is vertrokken, of hem opnieuw te versturen, zie Een factuur naar een klant versturen. Om je algemene voorwaarden automatisch bij bevestigingen te laten voegen, zie Automatische e-mails.
Veelgestelde vragen
De klant zegt dat een bijlage bij de factuur-e-mail niet opent. Het bestand was geen pdf. Verwijder het op het scherm Bijlagen met Verwijderen, sla het bestand op je computer op als pdf, voeg het opnieuw toe met Nieuw, en verstuur de factuur opnieuw zoals in Een factuur naar een klant versturen.
Ik heb een bestand aan de factuur gehecht, maar het zat niet in de e-mail. Het was niet gekozen in het vak Bijlagen op het scherm Factuur versturen, of de factuur is uitgegeven met Verwerken (niet versturen). Verstuur hem opnieuw en kies dit keer het bestand.
Ik heb een bestand bij de boeking gezet, maar de klant heeft het nooit ontvangen. Bestanden op de tab Overig van de boeking worden nooit ge-e-maild. Hecht het bestand aan een factuur zoals hierboven om het naar de klant te sturen, of e-mail het vanuit je eigen mailbox.
De bijlage kwam aan als "Terms.pdf.pdf". De app voegt ".pdf" toe aan de Naam die je opgaf. Laat ".pdf" weg uit de Naam.
Ik heb per ongeluk een bestand van een boeking verwijderd. Het prullenbakicoontje vraagt niet eerst, en er is geen prullenbak om het uit terug te halen. Voeg het bestand opnieuw toe met Nieuwe documenten.
Ik zie Bijlagen of het menu Financieel niet. Factuurschermen zijn alleen voor een account van een bedrijfsbeheerder. Vraag je bedrijfsbeheerder om het bestand toe te voegen, of om je rechten te wijzigen zoals in Een medewerker toevoegen en zijn rechten instellen.
Kan ik een bestand toevoegen aan de bevestigings- of huurovereenkomst-e-mail? Niet een van jezelf voor één losse boeking. De app voegt alleen zijn eigen documenten toe en, indien ingesteld, de algemene voorwaarden van je bedrijf; zie Automatische e-mails en Je logo, bedrijfsgegevens en voorwaarden toevoegen.
Gerelateerde pagina's: Een factuur handmatig opstellen voor het opbouwen van de factuur waaraan je iets toevoegt, en Een factuur terugnemen met een creditfactuur voor het versturen van een credit met bijlagen.